Управление библиотечным фондом

Теоретической основой функционирования библиотечного фонда служит концепция выделения в структуре информационных и духовных потребностей личности общего, особенного и единичного. Общее свойственно всему контингенту пользователей библиотеки, особенное – каждой их группе, выделенной по тому или иному признаку, единичное характеризует неповторимость потребностей того или иного пользователя.

Понятия общего, особенного и единичного в потребностях относитель­ны: то, что представляет собою общее или особенное в одной библиотеке, может быть единичным в другой, и наоборот. Поэтому структуру и величину своего фонда каждой библиотеке приходится определять самостоятельно.

Несмотря на относительную равноценность каждого из видов потреб­ностей, вызываемых той или иной их структурной составляющей, при формировании собственного фонда, библиотека ориентируется только на общее и особенное в потребностях своего контингента пользователей.

Иными словами, общественная библиотека существует для удовлетво­рения потребностей, характерных для большинства её пользователей.

Единичное в силу его исключительного разнообразия и непредсказуемо­сти удовлетворяют с помощью тех библиотек, где такие запросы имеют не единичный, а групповой или общий характер.

Такой подход к функционированию библиотечного фонда являет­ся реальным воплощением представления о нём как целостной системе, а не конгломерате изолированных друг от друга фондов.

Залог успешного функционирования библиотечного фонда состоит в умении определить, предвосхитить будущие информационные и духов­ные запросы, что требует от фондиста не только знать теорию, но и владеть искусством отбора. Если удастся найти формализованные способы опре­делять соответствие, то появится возможность достигать его не только на уровне интуиции, как главным образом происходит теперь, но на строгой математической основе.

Успешность функционирования библиотечного фонда напрямую за­висит от достаточной численности фондистов и уровня их квалификации. Здесь уровень соответствия фонда и библиотечного персонала прослежи­вается наиболее наглядно.

Состав и величина фонда непосредственно обусловлены материаль­но-технической базой библиотеки: месторасположением фондохранилищ в структуре библиотечного здания, их площадью, кубатурой и конфигу­рацией, наличием и номенклатурой стеллажного и иного библиотечного оборудования, мебели, технических средств поиска и доставки докумен­тов, ситуации с их оцифровкой. Технодокументы имеет смысл приобретать и хранить только при наличии средств, позволяющих воспроизводить, хранить, передавать их содержание.

Соответствия достигают не только с внешней, но и с внутренней средой библиотечного фонда как системы. Фонд приспосабливают к особенностям того или иного вбираемого в его состав вида документа: к его конструкции, специфике, источнику его получения, требованиям хранения и использова­ния. Это положение имеет в фондоведении тоже силу закона — закона мета­морфизма (от греч. metamorphodmai — «подвергаюсь превращению, преобра­жаюсь»).

Закон метаморфизма-, библиотека периодически трансформирует или видоизменяет формы комплектования, хранения и предоставления документов пользователям параллельно с появлением новых видов до­кумента, развитием технологий записи, хранения и передачи данных, а также средств коммуникации.

Метаморфизм есть одно из следствий более общего закона — закона адекватности: соответствие библиотечной деятельности задачам, ставя­щимся перед нею внешней средой, и собственным, т. е. внутрибиблиотеч­ным, возможностям достигается, в частности, метаморфизмом её элемен­тов, структуры и функций при сохранении их сущности.

Прагматические предпосылки функционирования библиотечного фонда

Помимо теоретических для оптимального функционирования библио­течного фонда существуют прагматические (от греч. pragma — «действие, дело») предпосылки.

Прагматические — значит нацеленные на извлечение пользы, выгоды, на рациональную организацию деятельности.

Предпосылкой нормального функционирования библиотечного фонда является достаточное финансирование комплектования, обработки и со­хранения документных ресурсов. Экспериментально установлено, что на поддержание сохранности требуется тратить средств приблизительно столько же, сколько их выделяют на комплектование и обработку. Кроме того, денежные средства нужны для оплаты труда фондистов, для приоб­ретения документовых средств и обеспечения технологического процесса.

Предварительным прагматическим условием успешного функциониро­вания библиотечного фонда является наличие помещений, соответствую­щей библиотечной и офисной мебели, а также технического оборудования.

Заблаговременно создают также микроклиматические, световые и иные материальные условия, соответствующие стандартам на производствен­ные библиотечные процессы и консервацию документов.

Ещё одной прагматической предпосылкой является наличие достаточ­ного количества квалифицированных кадров, способных осуществлять тех­нологические процессы функционирования библиотечного фонда.

§3. Движущие силы функционирования библиотечного фонда

Движущими силами функционирования библиотечного фонда являются

постоянные противоречия нескольких видов:

•  между фондом и внешней средой;

•  между фондом и остальными подсистемами библиотеки;

•  внутри самого библиотечного фонда.

Самые острые из них — противоречия между фондом и внешней средой, ставящей перед библиотеками всё новые социальные задачи, а также меж­ду фондом и контингентом пользователей с их непрерывно изменяющи­мися и возрастающими информационными и духовными потребностями, с одной стороны, и возможностями по их полноценному удовлетворению и развитию — с другой.

Фонд испытывает также возмущающее воздействие со стороны потока всё новых документов, причём возможности их приобретения ограничены рядом факторов; профилем фонда, финансовыми ресурсами, помещениями для хранения и иными. Кроме того, он обязан реагировать на факт старения как самих документов (физического — ветхость, изношенность материаль­ной основы документов), так и содержащейся в них информации (мораль­ная устареваемость). Такие документы подлежат либо выводу из фонда, либо их переводу на пассивный уровень хранения, либо реставрации.

Противоречие с подсистемой «Библиотечный персонал» состоит в том, что для повышения качества фонда библиотекарям, занятым его формиро­ванием и хранением, необходимо постоянно повышать свою квалификацию.

По мере увеличения объёма, включения новых видов и разновидностей документов библиотечный фонд предъявляет изменяющиеся требования к материально-технической базе библиотеки — условиям хранения фон­дов, системе доставки документов.

Имеются постоянные противоречия и внутри самого фонда и процесса его функционирования: нарастающее с течением времени несоответствие технологии новым техническим возможностям и методам научной орга­низации труда, постепенное переполнение отдельных фондохранилищ или их частей и другие.

Технологически цель функционирования библиотечного фонда реали­зуется активным пользованием им при одновременном обеспечении его сохранности. Основным способом снятия противоречий и поддержания таким образом соответствия являются:

♦  ввод документов по профилю фонда;

♦  придание фонду целостности;

♦  целесообразное распределение документов по структурным подразде­лениям библиотеки и их сохранение в течение всего времени, пока они представляют реальный и потенциальный интерес для пользователей;

♦  перераспределение документов в связи с меняющимися условиями ра­боты библиотеки;

♦  вывод тех документов, которые по различным причинам перестают от­вечать основной цели функционирования библиотечного фонда.

Содержание функционирования состоит в превращении неупорядочен­ного конгломерата документов в систематизированное их собрание, т. е. в библиотечный фонд.

Такое превращение представляет собой постоянный мониторинг внеш­него и внутреннего документного ресурса (т. е. из потока и массива доку­ментов), извлечение из него нужных документов, их приобретение, учёт, обработку, включение в фонд (первичный отбор), а затем — перемещение внутри фонда либо исключение из него (вторичный отбор).

Вторичный отбор служит продолжением первичного и составляет вме­сте с ним диалектическое единство функционирования библиотечного фонда.

Содержанием вторичного отбора служат:

♦ ♦ отсеивание ставших излишними документов из уже сформированного фонда; их передислокация внутри фонда, т. е. их перевод на другие уровни хранения в зависимости от интенсивности спроса на них, их ценности и иных факторов;

♦  увеличение экземплярности имеющихся документов;

♦  приобретение дезидерат и восполнение лакун.

Таким образом, сердцевиной функционирования библиотечного фонда является многоцелевой отбор документов. Теория отбора составляет одну из частей библиотечного фондоведения.

Резюме

Для того чтобы успешно формировать и сохранять библиотечный фонд, результативно управлять им, требуется строить эту деятельность на основе исходных теоретических постулатов, общих для всего цикла работ, связан­ных с деятельностью библиотечного фонда. Все эти постулаты объединя­ются понятием «функционирование библиотечного фонда». Содержание этого понятия составляют теоретические и прагматические предпосылки, движущие силы функционирования библиотечного фонда. Практически понятие «функционирование библиотечного фонда» объединяет все про­цессы, связанные с движением фонда в пространстве и во времени, т. е. его создание, оформление, сохранение и управление им.

Теоретическими предпосылками функционирования фонда является закон адекватности, предполагающий, что своим составом и величиной фонд соответствует условиям своей внешней и внутренней среды (миссии библиотеки, библиотечной политике, информационным потребностям пользователей, а также уровню квалификации фондиста, возможностям материально-технической базы библиотеки). В удовлетворении своим фондом библиотекарь ориентируется на общее и особенное в инфопотреб- ностях пользователей. Для удовлетворения единичного широко исполь­зуют документные фонды других фондодержателей, вплоть до Всемирной паутины.

Другую теоретическую предпосылку составляет закон метаморфиз­ма, требующий от библиотеки периодически трансформировать формы комплектования, хранения и предоставления документов пользовате­лям параллельно с появлением новых видов документов, развитием тех­нологий записи, хранения и передачи данных, а также средств коммуни­кации.

Прагматическими предпосылками функционирования библиотечно­го фонда являются достаточное финансирование этого цикла, наличие помещений, соответствующей библиотечной и офисной мебели, а также технического оборудования, наличие достаточного количества квалифи­цированных кадров, способных осуществлять технологические процессы функционирования библиотечного фонда.

Движущими силами функционирования библиотечного фонда явля­ются постоянные противоречия между фондом и внешней средой. Содер­жание работы фондиста состоит в повседневном снятии этих противо­речий.

Вопросы для самопроверки

1.  Всё ли понятно вам в изученном тексте? Перечислите непонятные термины или их объяснения.

2.  Как вы полагаете: зачем нужна теория функционирования библиотечного фонда?

 В этой главе использованы самые широкие фондоведческие понятия: библи­отечное фондоведение, формирование библиотечного фонда, функциониро­вание библиотечного фонда, сохранение библиотечного фонда и др. Какое из этих понятий наиболее точно выражает всё самое общее, что объединяет все процессы, связанные с предпосылками функционирования библиотечно­го фонда, его политикой, моделированием, комплектованием, обработкой, размещением, сохранением, предоставлением в пользование? Предложите свой термин, если считаете, что применённые здесь самые общие терминосочетания неудачны. Ваше удачное предложение будет оценено высшим баллом безотносительно к тому, насколько правильно вы ответите на другие вопросы.

3. Какие не освещённые здесь фондоведческие вопросы общего характера нуж­даются в теоретическом исследовании?

4.  Насколько приложимы изученные вами общефондоведческие теоретические положения к фонду библиотеки того вуза, в котором вы обучаетесь?

 Убедились ли вы в процессе изучения этой темы в важности теории и в её практической значимости? Насколько трудным оказалось для вас освоение этого и в самом деле трудного материала?

 

 

Глава 3. Принципы функционирования библиотечного фонда

Фонд формируют исходя из основных правил, исходных положений, установок, или, иными словами, принципов. В отличие от законов, кото­рые проявляются объективно, отражая наиболее существенные, глубинные, устоявшиеся связи, принципы устанавливаются людьми и в зависимости от изменения конкретной исторической конъюнктуры и ряда привходящих факторов могут меняться.

Результат действия принципов проявляется независимо от того, сформу­лированы они явно или всего лишь присутствуют в виде интуитивных пред­ставлений. Если фондист принципов не знает, не имеет, не соблюдает, значит, он беспринципен, и его труд бесцелен и безрезультативен.

Принципом называется основное положение мировоззрения, кото­рым руководствуются в практической деятельности. Принцип — это ещё и внутреннее убеждение, определяющее нормы поведения личности.

В данном случае имеется в виду библиотекарь-профессионал.

При функционировании библиотечного фонда стоят перед необходимо­стью выбрать один документ из множества возможных, альтернативных. Этот выбор осуществляют в соответствии с критерием предпочтительно­сти, в свою очередь, определяемом законом адекватности.

Селективность. Достигнуть соответствия библиотечного фонда тре­бованиям внешней и внутренней среды можно, только выбрав (или оста­вив в фонде) из всей массы существующих документов нужные.

нужные.

Основной, сущностный принцип функционирования библиотечного фон­да — селективность (от лат. selectus — «избранный, выбранный»).

Реализацией принципа селективности является процесс отбора. Без от­бора фонд превращается в случайное, хаотичное множество документов, ис­ключающее возможность достижения поставленных целей. Иными словами, без отбора функционирование библиотечного фонда становится нецелесо­образным, неуправляемым. Благодаря отбору реализуется кумулятивная функция фонда, т. е. нужные документы извлекаются из их потока, оснаща­ются необходимым реквизитом для связи с другими документами, а также пользователями библиотеки, т. е. превращаются в документы библиотечного фонда.

Осуществить отбор — это значит установить необходимость документа библиотечному фонду с последующим его извлечением из потока (внеш­ней среды) или массива (сформированного фонда, или внутренней сре­ды) по критерию ценности, т. е. в наибольшей степени реализующего за­кон адекватности.

Затем фондист выбирает структурное подразделение библиотеки, в ко­торое было бы предпочтительно этот документ поместить.

Содержание отбора составляют: а) распознавание образа (модели) до­кумента; б) сопоставление этого образа с признаками модели фонда и критериями его формирования. С системной точки зрения он является результатом взаимодействия библиотечного фонда с внешней средой, реакцией фонда на входящие связи.

Нет смысла приобретать (хранить в фонде) документы, которые ни­чем не могут обогатить пользователя, содержание которых ему известно, не представляет для него интереса и т. д. Нецелесообразно иметь и про­изведения, которые он не может освоить в силу языкового или иного барьера.

Суть отбора — выделять документы, совпадающие с информационным тезаурусом пользователя, но одновременно дающие ему новое знание.

Лишь учёт феномена, так сказать, полузнания (вести в неведомое, опи­раясь на знаемое) обеспечивает успех пользования библиотечным фондом.

Отбор — это установление необходимости наличия документов в биб­лиотечном фонде с последующим их извлечением из потока (внешней среды) или массива (сформированного фонда, или внутренней среды) по критерию ценности, т. е. в наибольшей степени соответствующих зада­чам библиотеки, а также информационным и духовным потребностям её пользователей.

Формирование фондов национальных библиотек предполагает не от­бор, а практически исчерпывающий сбор отечественных документов. Он позволяет осуществлять статистику печати, вести полный библиографи­ческий учёт документной продукции, хранить всё интеллектуальное до­стояние общества, выраженное в документарной форме.

Четвёртая часть Гражданского кодекса Российской Федерации (2006) определяет права и ограничения библиотек в отборе документов с точки зрения соблюдения прав на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации. К этим результатам причисляются все видь; документов, включая трёхмерные, составляющие библиотечный фонд.

Без ограничений библиотеки имеют право комплектовать служебные произведения, прежде всего официальные документы. О том, что автор документа защищён законом, свидетельствует специальный знак — ко­пирайт (©), помещаемый на самом документе. Информация такого рода может существовать в любой другой форме, лишь бы она идентифициро­вала произведение, его автора или иного правообладателя, или условия использования произведения.

В Кодексе предусмотрены и другие права и ограничения, распро­страняющиеся на библиотеки. При отборе документов, организации их хранения в фонде и выдаче пользователям фондист обязан строго следовать статьям Четвёртой части Гражданского кодекса, иначе право­обладатель будет вправе требовать возмещения убытков или выплаты компенсации.

Селективность проявляется в дифференциации технологических опера­ций и действий по приёмке поступающих документов, их учёту, обработке, сохранению, доставке пользователям.

Численно селективность может колебаться в очень широком диапазо­не — от практически полного отказа от содержания в фонде того или иного документа (нулевой отбор) до включения в фонд всех без исключения профильных документов (исчерпывающая полнота).

В процессе отбора реализуется сущностная, кумулятивная функция библиотечного фонда, т. е. нужные документы извлекаются из их потока, оснащаются необходимыми реквизитами, находят своё место на библи­отечной полке, получают соответствующие условия хранения. Пользо­ватель относится к библиотечному фонду тоже избирательно. Следова­тельно, селективность имеет место во всех фазах бытия библиотечного фонда.

Селективность — это исходный, сущностный принцип функциони­рования библиотечного фонда. Остальные принципы базируются на нём.

Правильную позицию в выработке отношения к отбору документов можно выстроить, опираясь на важнейшие государственные, международ­ные и общественные документы.

Первостепенная роль среди них принадлежит Федеральному закону Российской Федерации «О библиотечном деле», устанавливающему гаран­тии приобщения населения к ценностям национальной и мировой культуры. Согласно статье 13 библиотеки функционируют в соответствии с целями и задачами, указанными в их уставах. Из этого следует, что если в уставе прописаны социальная миссия библиотеки и вытекающие из нё меры обе­спечения информационной защиты пользователей, библиотека обязана осуществлять отбор, строго следуя статьям закона «О библиотечном деле» и своим уставным документам.

Юридическим и этическим основанием излагаемой политики функ­ционирования библиотечного фонда и принципа селективности отбо­ра служит также Федеральный закон Российской Федерации № 114-ФЗ «О противодействии экстремистской деятельности» от 25 июля 2002 г. с последующими изменениями и дополнениями. Экстремизмом считает­ся, среди прочего, «массовое распространение заведомо экстремистских материалов, а равно их изготовление или хранение в целях массового распространения», а также содействие экстремистской деятельности «в том числе путём предоставления учебной, полиграфической и мате­риально-технической базы <...> или оказание информационных услуг» (ст. 1). Непринятие мер по пресечению экстремистской деятельности влечёт за собой установленную законодательством ответственность (ст. 14). Экстремистскими информационные материалы признаёт феде­ральный суд. Список таких материалов размещают в Интернете и в СМИ (ст. 13).

Конвенция ООН о правах ребёнка, принятая в 1989 г. и ратифицирован­ная Советским Союзом в 1990 г., исходит из уважения права ребёнка на сохранение своей индивидуальности. Ему гарантируется право фор­мировать свои собственные взгляды, право свободно и в любой форме выражать эти взгляды. Предусмотрены и ограничения в осуществле­нии этого права: если они противоречат законам государства, правам и репутации других лиц, охране государственной безопасности, обще­ственного порядка, здоровья или нравственности населения. Этими ограничениями руководствуются и при отборе документов в фонд. Европейская конвенция о защите прав человека и основных свобод (1950) в статье «Свобода самовыражения» предполагает, что приме­нение свобод влечёт за собой обязанности и ограничения, необходи­мые в демократическом обществе в интересах национальной безопас­ности, для защиты здоровья или морали, для защиты репутации или прав других людей, а также по другим соображениям.

Эти же идеи проводятся в Международном пакте по гражданским и политическим правам (1996), Обращении Межпарламентской ассам­блеи государств-участников СНГ «О предотвращении информацион­ных войн» (1998), в Окинавской хартии глобального информационного общества, принятой на Саммите стран «большой восьмерки» в Япо­нии (2000), а также на Саммите тысячелетия в Нью-Йоркской штаб- квартире ООН, в котором приняли участие главы 187 государств и правительств (2000).

В России с 2012 г. действует Федеральный закон «О защите детей от ин­формации, причиняющей вред их здоровью и развитию». Он регулирует отношения, связанные в том числе с информационной продукцией. Специ­ально оговаривается, что закон распространяется на общедоступные би­блиотеки.

Необходимость защиты своих культурных приоритетов зафиксиро­вана в Кодексах профессиональной этики многих стран. Например, американские библиотекари честно признают: «Мы в значительной мере оказываем влияние и контролируем отбор, организацию, сохран­ность и распространение информации». На фоне этого утверждения заявление о защите интеллектуальной свободы и свободы доступа к информации следует понимать следующим образом: эта защита и эта свобода осуществляются по отношению к документам, пред­варительно отобранным и просеянным библиотекарем в соответ­ствии с его представлением об истинных американских ценностях. Такой подход правомерно принять и российским фондистам.

Кодекс этики школьных библиотекарей, разработанный Русской школьной библиотечной ассоциацией, принятый на I съезде россий­ских школьных библиотекарей в 2007 г., полностью соответствует социальной миссии библиотек, обслуживающих детей. Большое ме­сто в нём отведено вопросам функционирования фондов. Признано, что школьный библиотекарь в значительной степени определяет первичный контакт ребенка с информационным полем культуры, оказывая влияние на подбор, организацию и хранение документов. В Кодексе взвешенно соотносятся между собой положения о свободе и ограничениях: «Мы следуем принципам интеллектуальной свободы, не допускаем цензуры имеющейся литературы и других источников информации, вместе с тем оберегая детей от пропаганды насилия, порнографии, других противозаконных или специализированных ви­дов информации». Дети больше, чем взрослые, нуждаются в защите от «информационного шума» и суггестивной пропаганды, способной травмировать их, отвратить от стремления к знаниям, исказить восприятие мира.

Разъясняется отношение библиотекаря к своей профессиональной деятельности, к вопросам религии и политики: «Мы руководствуем­ся интересами всестороннего развития детей, стремясь привить им актуальное понимание свободы и социальной ответственности, любовь к идеалам добра и справедливости, понимание национальных и культурных традиций народов России, её исторического прошлого, уважение к прошлому и настоящему культур народов мира, ко всем людям Земли. Мы сознаём недопустимость религиозной и политиче­ской пропаганды в стенах школы».

Кодекс профессиональной этики российского библиотекаря, принятый в 2010 г. РБА, также ориентирует библиотекаря в принципиальном подходе к отбору документов. Российский библиотекарь, провоз­глашается в Кодексе, способствует сохранению и распространению культурного достояния России, всего многообразия культур и языков, общественному развитию, социальной стабильности и справедливо­сти, руководствуется чувством социальной ответственности. При формировании фонда он исходит из принципов профессионализма би­блиотечной деятельности, а не из политических, моральных либо дру­гих предпочтений отдельных лиц или социальных групп. Противостоя любым формам цензуры и экономическим барьерам, он вместе с тем препятствует ограничению доступа к информации в связи с расши­рением прав авторов. В защиту прав авторов и издателей выступа­ют многие, пора подумать о защите прав библиотекарей, которые, в свою очередь, защищают конституционное право пользователей на беспрепятственное получение информации.

Библиотеки общественного пользования руководствуются при отборе «Основами законодательства о культуре» и другими законами, междуна­родными соглашениями, кодексами профессиональной этики, но главное — высшими этическими ценностями, заботой о нравственном здоровье народа, социальной миссией и политикой функционирования библиотечного фон­да. О принятых ограничениях в отборе и выдаче документов по морально- этическим соображениям библиотека широко информирует пользователей в Правилах пользования библиотекой, рекламной и иной документации.

Идея полной и безграничной свободы библиотечного доступа к любой информации — не более чем миф, причём миф опасный и вредный.

Информационная безопасность страны требует выработки защитных барьеров по отношению к деструктивной информации, способной дефор­мировать духовный и нравственный мир пользователей.

Своим фондом библиотека отражает, как того требует закон «О библи­отечном деле», сложившееся в обществе политическое и идеологическое многообразие. Но тот же Закон нормирует установку на предпочтение тем идеям, которые считает разумными, гуманными и справедливыми, наи­более соответствующими социально полезным информационным и ду­ховным потребностям личности. Их библиотека закладывает в свои ор­ганизационно-правовые документы, утверждает у учредителя и широко оповещает обслуживаемый контингент о своём профессиональном кредо. Своё понимание соответствия библиотека конкретизирует в структурной Модели библиотечного фонда и затем формирует его, руководствуясь этой Моделью.

Фонды личных библиотек, в отличие от фондов библиотек обществен­ного пользования, формируют исходя из личных интересов и этических ценностей их владельцев, сообразуясь при этом с Конституцией страны и соблюдая законодательные ограничения.

Толерантность. Отбор осуществляют исходя из принципа терпимости к различным общественным взглядам и позициям. В принятой в 1995 г. ЮНЕСКО Декларации принципов толерантности сказано, что в мире нет народов — изгоев, нет и не может быть народов неполноценных, нецивили­зованных. Нет и народов, имеющих право воспитывать и наказывать дру­гие народы. Терпимость и миролюбие должны противостоять всем видам экстремизма, межэтническим и межконфессиональным конфликтам.

В Декларации тысячелетия, принятой ООН в 2000 г., терпимость объяв­лена фундаментальной международной ценностью. При всём многообра­зии вероисповеданий, культур, языков люди должны уважать друг друга.

При отборе фондист исходит из того, что людей объединяет, а не разъ­единяет. Для успеха своей деятельности он стремится ориентироваться во всех особенностях национальных культур обслуживаемого населения и формирует фонд таким образом, чтобы всемерно и в позитивном плане отражать эти особенности. Комплектаторы избегают включать в фонд до­кументы, разжигающие религиозную нетерпимость, оскорбление чувств либо верующих любой конфессии, либо атеистов.

Статья 14 российской Конституции устанавливает, что наша страна — «светское государство. Никакая религия не может устанавливаться в качестве государственной или обязательной». Та же статья отделяет от го­сударства все религиозные объединения. Применительно к библиотекам, содержащимся за счёт государственного или местного бюджета, это озна­чает, что библиотеки не обязаны работать в пользу или против какого-ли­бо религиозного или атеистического учреждения. Короче говоря, фондист занимает равноудалённую позицию от всего, что вызывает конфронтацию в обществе. Напротив, он стремится к тому, чтобы собранные в фонде до­кументы сближали людей, олицетворяли культурное многообразие, про­пагандировали высшие этические ценности.

Вместе с тем в интересах библиотеки адекватно реагировать на повы­шенный интерес читателей к религиозной, эзотерической или литерату­ре иной подобной тематики. Приобретать такую литературу, содержать её в фонде и выдавать по запросам можно лишь при одобрении читательской общественности, обслуживаемого населения и учредителя. При этом ори­ентируются на тематику, интересующую именно данный читательский контингент. Поэтому, если библиотека обслуживает однородные нацио­нальные, религиозные, атеистические, экологические или иные общно­сти, отбор осуществляют в соответствии с теми убеждениями, которых придерживается эта общность. В случае когда мировосприятие фондиста в корне отличается от этих убеждений, ему следует поменять работу.

Узкий круг крупнейших библиотек включает в свой фонд конфессио­нальную и атеистическую литературу в силу закона об общегосударствен­ном или местном обязательном экземпляре.

Профилирование-координирование. Все библиотеки строят свой фонд на основании принципа профилирования-координирования. Этот принцип предусматривает специализацию, т. е. сознательное ограниче­ние тематики и других параметров и всего фонда, и его составных частей в зависимости от решаемых задач и информационных/духовных потреб­ностей (общего и особенного в них) данного контингента пользователей. Такая специализация оправдывает себя только при условии, что недоста­ющие документы можно получить из фондов иных библиотек или подфон- дов других структурных подразделений данной библиотеки, с которыми налажено взаимодействие, в том числе сетевое, в комплектовании и ис­пользовании документов.

Профилирование предполагает пропорциональное соотношение состав­ных частей фонда во всех существенных для библиотеки аспектах: с точки зрения тематики, экземплярности, видов, языка, назначения и т. п. содер­жащихся в нём документов. Учитываются также тип, вид, задачи и объ­ём работы библиотеки; профиль обслуживаемого микрорайона; контин­гент пользователей, их национальный и возрастной состав, особенности интересов; состав и особенности фондов библиотек, функционирующих в данной зоне обслуживания.

Наиболее полно подбирают документы по основной тематике. По смеж­ным отраслям знания библиотека комплектуется тем более выборочно, чем менее выражена их связь с основным профилем фонда библиотеки. Аналогично обстоит дело и с другими признаками. Этот принцип предпо­лагает также пропорциональное распределение документов по структур­ным подразделениям библиотеки.

Поскольку факторам, определяющим состав фонда, свойственна стохастичность, более точные нормы соотношения каждая библиотека устанав­ливает самостоятельно. Разумное соотношение частей фонда зависит от вида библиотеки, контингента её пользователей. Так, в массовых библио­теках научно-популярная литература составляет до четверти фонда, а в на­учных она в несколько раз меньше. Фонды научных библиотек более чем наполовину состоят из документов на иностранных языках, а в массовых библиотеках их доля незначительна.

Профилирование позволяет библиотекам в максимальной степени под­чинить свою работу социальным и хозяйственным задачам, стоящим пе­ред зоной библиотечного обслуживания, а содержание и структуру фонда в наибольшей мере приблизить к информационным и духовным потреб­ностям пользователей данной библиотеки.

Общий подход к составу фонда с точки зрения его профиля был обосно­ван ещё в 1914 г. библиотековедом В. А. Невским. Он считал, что есть три группы книг:

а) книги ядра, которые должны быть везде (во всех без исключения мас­совых библиотеках) и всегда;

б) книги (например, составляющие национальное достояние той или иной народности), которые должны быть всегда, но не везде;

в) книги (уже не входящие в ядро), имеющие общий, но быстро преходя­щий интерес, которые должны быть везде, но не всегда.

Добавим, что если выделить ещё и г) книги, которые должны быть не везде и не всегда, получится законченная модель фонда.

В отношении документов групп б и г профилирование приносит эффект лишь в сочетании с координированием. Достаточно упразднить координа­цию фондов (выступающую средством практического воплощения прин­ципа координирования), как лишается смысла и специализация (профили­рование) фондов. В свою очередь, неопределённость, нечёткость профиля фонда (выступающего средством практического воплощения принципа профилирования) не позволяет координировать формирование фондов, поскольку порождает неуверенность в возможности получения докумен­тов из библиотек — участниц координированной системы.

Владимир Александрович Невский (1888- 1974) — библиотековед, библиограф. С 1911 г. служил в земских учреждениях, с 1921 г. — в Наркомпросе РСФСР, с 1932 г. — сотрудник Центрального управления народ­но-хозяйственного учёта, где занимался организацией всесоюзной переписи библиотек. Печататься начал в 1914 г. Автор указателей и методических материа­лов в помощь библиотекарям и читателям, занимаю­щимся самообразованием. Его труды отличаются новизной, радикальны­ми взглядами, остротой. Этим он привлекал профессионалов, но и вызывал острую критику с их стороны.

Осн. тр: Библиотечный сборник / под ред. В. А. Невского (1921); Беллетри­стика на социальные темы : краткий тематический указатель по худо­жественной литературе для общественных библиотек и для самообра­зования. 7-е изд. (1924).

Профилирование-координирование проводится с учётом общего, осо­бенного и единичного в информационных и духовных потребностях сво­их пользователей.

Те документы, которые отражают общее (литература ядра, обществен­но-политическая и др.), имеются в каждой библиотеке, и такое дублирова­ние фондов оправдано. Эта часть фонда имеет самую высокую экземпляр- ность, т. е. каждое название документа представлено в таком количестве изданий, которым можно без труда удовлетворить всех желающих.

Поскольку каждый пользователь принадлежит одновременно к не­скольким социально-демографическим группам (например, он учитель — притом учитель физики или географии и одновременно любитель поэзии или музыки), в его интересах выделяется особенное, позволяющее сформиро­вать в читательском контингенте родственные группы пользователей.

Формировать фонд отдельно взятой библиотеки в расчёте на единич­ные запросы пользователей нецелесообразно, но относиться к ним нужно с максимальным уважением. Ведь чтение каждого человека тем и дорого, что разнообразно, что его интересы отличны от интересов другого челове­ка. Именно своеобразие чтения создаёт уникальную, неповторимую лич­ность, и очень часто из индивидуальных читательских интересов выраста­ют новые направления науки, литературы и искусства. Для удовлетворения единичных запросов привлекают фонды других библиотек, имеющих дру­гой профиль фонда, тех, где такие запросы многочисленны, т. е. составля­ют либо особенное, либо даже общее в инфопотребностях пользователей иных библиотек. Особенно эффективен в этом отношении Интернет.

Относительность категорий общего, особенного и единичного обусловли­вает разницу в профиле различных библиотек и позволяет координиро­вать формирование и взаимоиспользование их фондов.

Документы, в равной мере отвечающие общему и особенному в интере­сах пользователей различных библиотек (в частности, ядра фонда), коор­динированию не подлежат.

Координирование предполагает учёт профилей фондов других библио­тек общей системы, взаимодействие между ними, взаимодополнение, взаимоподдержку.

В корпоративном фонде документы согласованно распределяются между библиотеками, и это позволяет повысить полноту и оперативность удовлет­ворения запросов, сократить неоправданный рост и дублирование фондов, обеспечить рациональное расходование средств на приобретение и хране­ние документов. Одновременно этой мерой повышается совокупный ин­формационный потенциал библиотек — участниц координационной систе­мы. Благодаря интегративному свойству целостности взаимодействующих фондов координация оказывается наиболее экономичным способом дости­жения полноты и эффективности пользования библиотечным фондом.

Систематичность. Поскольку библиотечный фонд представляет собой систему, все его составные части, все входящие в него элементы тесно со­прягаются друг с другом. Система потому представляет собою целостность, что в ней имеется всё нужное и ничего лишнего, причём нужное находится в пропорции, соответствующей профилю фонда. «Систематичность, закру­глённость, законченность» Н. А. Рубакин считал обязательным принципом подбора, делающим библиотеку «книжным отражением Вселенной». За ми­нувшие со времени обоснования этого принципа сто лет стало ясно, что его правомерно распространить на все процессы функционирования библиотеч­ного фонда: моделирование, комплектование, учёт, обработку, размещение, расстановку, хранение, доставку и выдачу в пользование. Каждый из этих процессов и все они в совокупности представляют целостность, систему.

Систематичность функционирования библиотечного фонда проявляет­ся в трёх аспектах.

Первый аспект — комплементарность (от лат. complementum — «допол­нение»), или дополнительность. Фонд ценен своей цельностью, при кото­рой каждый документ восполняет своим содержанием некую лакуну в рас­крытии того или иного вопроса, темы. В итоге один документ дополняет собою содержание других, так что тема или вопрос оказывается раскры­тым полностью и на таком уровне, который доступен восприятию каждой группы пользователей данной библиотеки. Конгломерат разрозненных документов вообще не имеет права называться библиотечным фондом.

Второй аспект относится к семантивной составляющей каждого про­цесса функционирования библиотечного фонда.

При моделировании систематичность проявляется в раскрытии фондом всех существенных для библиотеки аспектов.

При комплектовании со всей возможной строгостью следуют системной модели библиотечного фонда. Принцип систематичности требует выстраи­вать и поддерживать оптимальные соотношения между долей нонэлектрон- ных и электронных документов, а внутри первых — между долей книг, жур­налов, газет, других видов печатных и рукописных произведений. Он также требует выдерживать пропорциональность величины подфонда абонемен­та, читальных залов, других структурных подразделений библиотеки.

При учёте фонда систематичность проявляется в исчерпывающей полноте: регистрации подлежат буквально все приобретаемые и экс- регистрации — все исключаемые документы. Поскольку разные виды до­кументов учитывают по-разному, учётная документация в целом пред­ставляет собой рационально устроенную систему, позволяющую в любой момент дать представление о величине, содержании и структуре фонда, о местонахождении каждого документа.

Обработка фонда может быть охарактеризована как систематичная, если все технологические операции протекают слаженно, ритмично, в со­ответствии с плановыми нормативами трудозатрат в единицу времени.

В хранилище документы расставляют по системе, заранее разработан­ной для каждого вида документов, для каждого структурного подразде­ления библиотеки-фондодержателя. В основном фондохранилище ведут топографический каталог, дающий целостное представление о местона­хождении каждого элемента библиотечного фонда.

Системно подходят и к сохранению фонда. Все факторы, влияющие на сохранность, учитывают в комплексе, имея в виду, что нарушение любого из них сводит на нет всю систему сохранения библиотечного фонда.

Наконец, третий аспект систематичности имеет организационно­плановое содержание. Функционирование библиотечного фонда дости­гает цели, если документы включаются в фонд планомерно, регулярно, оперативно, т. е. систематически. В этом случае под систематичностью понимают: выполнение заранее намеченной системы мероприятий, со­блюдение последовательности и сроков выполнения операций, посто­янную повторяемость и непрерывность процессов, составляющих цикл. Синонимом слова «систематичность» в этом смысле является слово «пла­номерность».

Аттрактивность. С точки зрения читателя — а именно для него, как мы уже знаем, в конечном счёте и создаётся библиотечный фонд, — принципи­ально важно, чтобы документами было удобно и приятно пользоваться. Поэтому фонд функционирует на основе принципа аттрактивности (лат. attrahere — «привлекать», ср. «аттракцион»), или привлекательности, обе­спечения максимально возможной в данных условиях комфортности при пользовании библиотекой. То же по смыслу означает менее строгий (по- ных и электронных документов, а внутри первых — между долей книг, жур­налов, газет, других видов печатных и рукописных произведений. Он также требует выдерживать пропорциональность величины подфонда абонемен­та, читальных залов, других структурных подразделений библиотеки.

При учёте фонда систематичность проявляется в исчерпывающей полноте: регистрации подлежат буквально все приобретаемые и экс- регистрации — все исключаемые документы. Поскольку разные виды до­кументов учитывают по-разному, учётная документация в целом пред­ставляет собой рационально устроенную систему, позволяющую в любой момент дать представление о величине, содержании и структуре фонда, о местонахождении каждого документа.

Обработка фонда может быть охарактеризована как систематичная, если все технологические операции протекают слаженно, ритмично, в со­ответствии с плановыми нормативами трудозатрат в единицу времени.

В хранилище документы расставляют по системе, заранее разработан­ной для каждого вида документов, для каждого структурного подразде­ления библиотеки-фондодержателя. В основном фондохранилище ведут топографический каталог, дающий целостное представление о местона­хождении каждого элемента библиотечного фонда.

Системно подходят и к сохранению фонда. Все факторы, влияющие на сохранность, учитывают в комплексе, имея в виду, что нарушение любого из них сводит на нет всю систему сохранения библиотечного фонда.

Наконец, третий аспект систематичности имеет организационно­плановое содержание. Функционирование библиотечного фонда дости­гает цели, если документы включаются в фонд планомерно, регулярно, оперативно, т. е. систематически. В этом случае под систематичностью понимают: выполнение заранее намеченной системы мероприятий, со­блюдение последовательности и сроков выполнения операций, посто­янную повторяемость и непрерывность процессов, составляющих цикл. Синонимом слова «систематичность» в этом смысле является слово «пла­номерность».

Аттрактивность. С точки зрения читателя — а именно для него, как мы уже знаем, в конечном счёте и создаётся библиотечный фонд, — принципи­ально важно, чтобы документами было удобно и приятно пользоваться. Поэтому фонд функционирует на основе принципа аттрактивности (лат. attrahere — «привлекать», ср. «аттракцион»), или привлекательности, обе­спечения максимально возможной в данных условиях комфортности при пользовании библиотекой. То же по смыслу означает менее строгий (поскольку страдает антропоморфизмом, т. е. очеловечением неодушевлённо­го предмета) принцип западного фондоведения «friendly» — дружествен­ность по отношению к пользователю.

Главное, чем фонд привлекает читателя, — это, разумеется, наличие нужных документов. Важно, чтобы они предоставлялись по первому тре­бованию и учтиво, без излишних расспросов и выяснения цели обращения к данному источнику информации.

Ещё более привлекателен для читателя свободный, непосредственный доступ¹ к фонду, когда документным ресурсом можно пользоваться без об­ращения за посторонней помощью, бесплатно, в полном объёме потреб­ностей. Для этого фонды раскрывают перед читателем самым доступным образом, чтобы ему было можно самостоятельно ориентироваться в систе­ме расстановок. Стеллажи снабжают средствами визуального информиро­вания: вывесками, надписями, указателями, разделителями. Важны и их содержание — понятность, лаконичность, и внешний вид — эстетичный, удобочитаемый, красочный.

При обеспечении условий обращения к фонду стремятся сгладить за­труднения, которые могут возникнуть из-за физических недостатков чело­века, языкового или психологического барьеров, неумения грамотно сфор­мулировать информационный запрос, по другим причинам.

Можно руководствоваться и другими принципами функционирования библиотечного фонда, вырабатывая их для каждой конкретной библио­теки или ситуации. В отличие от законов и закономерностей, принципы устанавливают люди — в зависимости от своего представления о том, как следует действовать в тех или иных конкретно-исторических обстоятель­ствах. Они вправе как ввести те или иные принципы и руководствоваться ими, так и отменить или заменить их другими, более соответствующими изменившимся обстоятельствам общественной жизни.

Резюме

Фонд формируют, опираясь на основные правила, изначальные положе­ния, установки, или, иными словами, принципы. Исходным среди них яв­ляется принцип селективности, требующий отбирать/оставлять в фонде, обрабатывать, группировать, хранить только те документы, которые соот­ветствуют задачам библиотеки и информационным потребностям её пользо­вателей. При этом библиотека из принципиальных соображений формирует свой фонд только теми документами, которые защищают пользователей от документов, которые могут нанести вред его нравственности, психическо­му и социальному здоровью. Составом своего фонда библиотеки проводят принцип толерантности во всех социально важных аспектах. Реализуя принцип селективности применительно к составу фонда, фондисты разра­батывают профиль фонда, стремясь максимально конкретно перечислить в нём тематику, целевое и читательское предназначение требуемых доку­ментов. При этом они опираются на общее и особенное в информационных потребностях своих пользователей, для удовлетворения единичных запро­сов богатейшие возможности других библиотек координационной системы.

Профилирование осуществляется в тесном единстве с координиро­ванием функционирования фонда, поэтому профилирование и коорди­нирование рассматриваются как две стороны одного и того же принципа. Кроме того, при функционировании фонда соблюдают принцип система­тичности.

Важен также принцип аттрактивности, настраивающий библиотека­рей на создание пользователю максимально благоприятных условий поль­зования документами. Для этого документы содержат опрятными, прини­мают во внимание их эстетический вид, предоставляют со всей возможной оперативностью, создают наилучшие условия пользования ими.

Вопросы для самопроверки

1.  Как найти золотую середину между свободой чтения и обеспечением инфор­мационной защиты библиотечного фонда?

 Какой из раскрытых в этой главе принципов самый важный? Соподчиняются ли и, если да, то как именно, принципы функционирования библиотечного фонда?

Литература

1.  Морева О. Н. Документные фонды библиотек и информационных служб / О. Н. Морева. — Санкт-Петербург: Профессия, 2010. — С. 59-67.

2.  Столяров Ю. Н. Формирование библиотечного фонда : практ. пособие / Ю. Н. Столяров. — Санкт-Петербург : Профессия, 2015. — С. 220-246.

 Столяров Ю. Н. Эволюция библиотечного фондоведения / Ю. Н. Столяров, Н. Н. Кушнаренко, А. А. Соляник. — Москва : Изд-во «ФАИР», 2007. — 688 с.

Раздел III

УПРАВЛЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНЫМ ФОНДОМ

Гии 7. Управление библиотечным фондом как система

§1. Общие положения

Необходимость управления библиотечным фондом. Зная общие по­ложения библиотечного фондоведения, фондист получает возможность на научных основах управлять библиотечным фондом. Управлять — это значит приводить его в желаемое состояние, исходя из предполагаемых результатов его функционирования, соответствующих выработанной политике.

Управление библиотечным фондом — это постоянное, целе­сообразное упорядочение, изменение (при сохранении качественной специфики) состава, величины и структуры библиотечного фонда, его по­стоянное приведение в соответствие с задачами библиотеки и информа­ционными потребностями её пользователей.

Управлению подвержены все технологические циклы и процессы функ­ционирования библиотечного фонда. Более того, фондист стремится вли­ять на предпосылки функционирования фонда, участвует в выработке политики его развития, анализирует действенность самого управления функционированием библиотечного фонда и при необходимости коррек­тирует его.

Необходимость управления вызывается постоянной динамикой внешней по отношению к библиотечному фонду среды.

Цель управления библиотечным фондом. Рассмотрение фонда как це­лостной системы означает, что все её компоненты возникают, чтобы до­стичь той цели, ради которой эта система создана. Цель определяется ещё до создания системы, её кладут в основу будущего функциониро­вания библиотечного фонда, т. е. управлению библиотечным фондом предшествует целеполагание. Управленческая деятельность начинается с постановки цели и продолжается в непрерывном принятии мер по её достижению.

Целеполагание — это первый и наиболее ответственный этап управле­ния, поскольку предполагает определение того, к чему следует стремить­ся всем фондистам вместе и каждому по отдельности.

Деятельность каждого компонента системы сообразуют с поставленной целью, т. е. управление библиотечным фондом характеризуется целесообразностъю. На достижение этой цели направлена вся управленческая де­ятельность фондиста, в целенаправленности состоит самая суть управле­ния фондом.

Цель управления библиотечным фондом — благодаря направленным и слаженным усилиям фондистов достичь желательного состояния би­блиотечного фонда, т. е. выполнения им намеченных функций по удов­летворению информационных потребностей пользователей и сохране­нию документов в течение установленного времени.

Цель описывает, каким должно быть состояние фонда в тот или иной момент. Она является ориентиром, указывающим, в каком направлении следует двигаться, чтобы достичь успеха, преодолеть существующие про­блемы. Кроме того, она помогает определить пути достижения намеченно­го результата, распределить и координировать усилия фондистов, просчи­тать потребные ресурсы. Цель выступает как способ интеграции трудовых усилий людей, превращения их совокупности в единый коллектив, она ор­ганизует совместную деятельность. Цель является также и мерилом кон­троля, потому что с ней сравнивают состояние объекта управления и оце­нивают адекватность выбранного направления развития.

Правильной постановкой цели функционирования библиотечного фонда определяется успех всей библиотечной деятельности. В противном случае усилия и сред­ства направляются по ложному пути и не могут дать ожидаемого эффекта.

В формулировке цели управления заявляют ключевой, самый значимый результат, который обеспечит требуемое состояние фонда в запланиро­ванный срок.

Различают технологические цели, направленные на создание библио­течного фонда как продукта, и ресурсные цели, преследующие поиск и при­влечение необходимых материально-технических, финансовых, инфор­мационных и кадровых ресурсов формирования фонда. Соответственно этому управление библиотечным фондом разделяют на технологическое управление и на ресурсное управление. В совокупности два этих вида обра­зуют управление библиотечным фондом.

§2. Структура управления библиотечным фондом

Как всякая кибернетическая система, управление библиотечным фон­дом имеет собственную структуру и выполняет управленческие функции, реализует системные связи. Структура включает в себя две подсистемы — управляемую, или объект управления, и управляющую, или субъект управ­ления, — и информационные связи между подсистемами и внешней средой.

Субъект — это фондист (в том числе коллективный), объект — библио­течный фонд.

С системно-кибернетической точки зрения управление — это целена­правленное систематическое воздействие субъекта управления на его объект на основе законов, закономерностей, особенностей, тенденций его функционирования для достижения поставленной цели.

Объектом управления библиотечным фондом является поток доку­ментов, циркулирующий в процессах создания, развития и эксплуатации фонда. Этот объект имеет функциональную структуру, соответствующую технологическим процессам функционирования библиотечного фонда.

Субъектом управления библиотечным фондом выступает лицо (лица), которому (которым) поручено управлять либо подчинёнными ему людьми, занятыми формированием фонда, либо непосредственно самим формированием фонда.

Соответственно выделяются две подсистемы управления библиотечным фондом — социальное управление как способ воздействия на сотрудников библиотеки (субъект-субъектные отношения), и технологическое управление (управление технологическими процессами) функционирования библиотеч­ного фонда (субъект-объектные отношения).

Социальное управление функционированием библиотечного фонда как способ воздействия на сотрудников библиотеки, обеспечивающих функ­ционирование библиотечного фонда. Иными словами, это руководство функционированием библиотечного фонда.

Технологическое управление — это управление функционированием библиотечного фонда, а совокупность этих двух видов — социального и технологического — есть управление библиотечным фондом (рис. 12).

 

 

Рис. Структура понятия «Управление библиотечным фондом»

Руководство функционированием библиотечного фон­да — это воздействие на организационные, экономические, морально­психологические отношения между людьми, формирующими фонд.

Содержание руководящей деятельности состоит в:

♦  определении цели и выработке политики функционирования библио­течного фонда, выстраивании программы действий сотрудников;

♦  обеспечении процесса функционирования фонда достаточными финан­совыми, материальными и кадровыми ресурсами;

♦  распределении общих задач между исполнителями, координации их по­вседневной деятельности;

♦  контроле за достижением поставленных задач.

Управление осуществляется непрерывно, повседневно. В ходе него складываются производственные отношения, охватывающие весь персо­нал, имеющий отношение к фонду, начиная от верхнего звена и кончая ни­зовыми исполнителями.

Лица, принимающие управленческие решения либо реализующие тех­нологические процессы, образуют структуру субъекта управления, т. е. упорядоченную совокупность взаимосвязанных подразделений (отделов, секторов, филиалов и т. п.), предназначенную для того, чтобы устано­вить устойчивые взаимодействия и взаимоотношения между фондистами в процессе их совместной деятельности по достижению цели формирова­ния документного фонда.

Эта структура предусматривает распределение полномочий (прав) и от­ветственность за выполнение тех или иных работ, устанавливает соподчинённость и координационные связи между подразделениями и/или сотрудниками. Кроме того, она создаёт возможность формальных управ­ленческих коммуникаций, необходимых для успешного осуществления производственной деятельности.

Масштабность подсистем управления зависит от объёма работы с фон­дом. Этот фактор определяет сложность аппарата управления, количество занятых в нём сотрудников. Фонд библиотеки расчленяют с такой степе­нью дробности, чтобы им было удобно управлять, ибо лишь при этом ус­ловии он выполняет свои функции наилучшим образом.

Подсистема субъекта управления имеет, как правило, иерархическую структуру, которая позволяет дифференцировать характер решаемых за­дач и тем облегчать их решение.

Высший эшелон руководства — руководители библиотечного дела стра­ны, субъекта Российской Федерации, отдельно функционирующей библи­отеки — решает стратегические задачи, т. е. обеспечивает перевод фонда из реального состояния в желаемое, моделируемое. С этой целью намеча­ют перспективы развития библиотечного фонда, распределяют и перерас­пределяют финансовые, материальные и трудовые ресурсы, вырабатыва­ют политику комплектования фонда и т. п.

На средних уровнях — заведования отделом, сектором — решают не ме­нее важную, но тактическую задачу: поддерживать библиотечный фонд в состоянии динамического равновесия, его организационную устойчи­вость к постоянно меняющимся в зависимости от динамики общественной жизни задачам библиотеки, информационным потребностям пользовате­лей, условиям труда, квалификации сотрудников и т. д. Решение этой за­дачи предполагает создание и поддержание таких форм соединения людей, предметов и орудий их труда, технологических процессов и т. д., при ко­торых функционирование фонда осуществлялось бы в заданном режиме, в соответствии с намеченным планом и с наивысшей эффективностью.

Специалист низшего уровня иерархии управления реализует техноло­гию функционирования фонда: принимает документы, обрабатывает их, расставляет на полках фондохранилища, обеспечивает сохранность и т. д.

Руководство сочетает в себе единоначалие и коллегиальность в обсуж­дении и решении всех вопросов по функционированию библиотечного фонда. Оно требует строгого соответствия структурных подразделений положениям и должностным инструкциям, распределения ответствен­ности и функций руководства на каждом технологическом участке. При выстраивании структуры субъекта управления ориентируются на объём работы по формированию и сохранению библиотечного фонда: чем этот объём выше, тем более дробную управленческую структуру выстраивают.

Руководство персоналом строится по принципу единоначалия. Этот принцип состоит в том, что каждый сотрудник подотчётен в своей работе только одному, т. е. своему непосредственному руководителю.

Принцип единоначалия в руководстве функционированием библио­течного фонда сопрягается с демократическими началами: решения при­нимают с учётом мнения профессиональной общественности, руководи­тели периодически отчитываются перед коллективом. Коллегиальным органом руководства функционированием библиотечного фонда являет­ся совет при директоре (дирекция), в который входят ведущие работники библиотеки (заместитель директора, заведующие филиалами, отделами и т. п.), имеющие отношение к формированию, сохранению и использова­нию фонда.

Право принимать решения сопряжено с ответственностью за их по­следствия. Руководитель или сотрудник, наделённый полномочиями, от­вечает за свои действия или бездействие. Фондист несёт ответственность за выполнение порученной работы и её результаты только в том случае, если она соответствует уровню его полномочий. При этом он избегает воз­можности вторгаться в сферу полномочий другого руководителя или со­трудника, даже если тот занимает более низкую должность. Полномочия и ответственность распределяют по уровням управления таким образом, чтобы они не пересекались и не дублировались.

При управлении важно достигать однотипности управленческих воз­действий при схожих производственных ситуациях. Однако полной ал­горитмизации поддаются лишь около четверти принимаемых решений. В остальных случаях в большей или меньшей степени присутствует твор­чество, основой которого являются креативные способности человека. При этом к категории ярко выраженных творческих, когда отсутствуют аналоги для подражания, относятся до 7% управленческих решений.

§3. Связи в системе управления библиотечным фондом

Для нормального управления библиотечным фондом требуется посто­янно владеть как оперативной, так и стратегической информацией.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, пере­даче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработ­ки управленческого решения.

Без информации управление просто невозможно. Выполнение управ­ленческих функций предполагает систематический обмен информацией как между подсистемами управления фондом, так и между этими подси­стемами и внешней средой. Располагая полной информацией, библиоте­карь всегда имеет представление о состоянии фонда, о степени достижения фондом поставленной цели. Это позволяет управленцу воздействовать на фонд в нужном направлении.

Управление представляет собой непрерывный сбор и передачу инфор­мации о состоянии и использовании библиотечного фонда; логическую переработку этой информации (т. е. её анализ, осмысление, оценку); при­нятие решения и выдачу управляющих воздействий.

Контроль того, как выполняется принятое решение, позволяет гото­вить новую информацию для следующего витка управления. В то же время отсутствие информации, её недостаточность, избыточность, недостовер­ность, неоперативное поступление или игнорирование могут полностью разрушить управление, а с ним и саму управляемую систему.

Информация циркулирует по линиям связи внутри и вовне системы управления библиотечным фондом. Как объект управления библиотеч­ный фонд имеет четыре рода связей (рис. 13).

 

 

Рис. 13. Социально-кибернетическая схема управления библиотечным фондом

 

На входе он получает, во-первых, информацию от внешней среды — о цели формирования фонда данной библиотеки, о стоящих перед нею в на­стоящее время и в обозримом будущем задачах, характере и тенденциях развития информационных потребностей и запросов обслуживаемых поль­зователей; о профиле фондов смежных библиотек. На схеме о ней свидетель­ствует датчик Д₂.

Во-вторых, он получает управляющие воздействия (УВ) от субъекта управления.

В-третьих, фонд, в свою очередь, передаёт библиотечному персоналу информацию о своём состоянии (Д₃).

В-четвёртых, фонд имеет связь на выходе — с внешней средой. Эта связь предстаёт в виде результатов использования (либо неиспользования, т. е. отказов) фонда (Д₄).

Библиотечный персонал как субъект управления также имеет прямые и обратные связи. Он получает информацию непосредственно от внеш­ней среды — о финансовых возможностях библиотеки, состоянии рынка документов, наличии в нём источников информации по профилю фонда и вероятности их приобретения и др. (Д1), а также о тех сигналах, которые поступают на вход управляемой подсистемы (Д₂). Входящей для него яв­ляется информация о состоянии фонда (Д₃) и его воздействии на внешнюю среду (Д₄). Для фонда та же информация (Д₃ и Д,) является, наоборот, ис­ходящей. От субъекта управления исходят управляющие воздействия, на­правленные на библиотечный фонд.

Связи фондиста с внешней средой имеют двусторонний характер. Биб­лиотечный персонал тоже оказывает обратное воздействие на внешнюю среду (Д₅). Это воздействие имеет качественно иной характер, нежели влияние библиотечного фонда. С помощью датчиков, в роли которых выступают, главным образом, показатели использования фонда, библи­отекарь корректирует цикл его функционирования. От библиотекаря в определённой мере зависит, с каким источником снабжения и на каких условиях целесообразно контактировать, какие документы приобретать, а какие — не приобретать или возвращать источнику документоснабжения и т. д.

Информацию, поступающую от субъекта управления к объекту управ­ления и в обратном направлении, обобщают и конкретизируют в той мере, в какой это необходимо для принятия и исполнения решения. Поэтому би­блиотекарь, непосредственно работающий с фондом (самый нижний уро­вень управления), имеет дело с наиболее конкретными данными. По мере поступления исходящей от него информации на верхние уровни управ­ления — к заведующему сектором, отделом, директору библиотеки и ещё выше — учредителю, в органы статистики, и т. п. — она всё более обоб­щается, сжимается. И наоборот: руководящее указание по мере доведения до непосредственного исполнителя всё более раскрывается, приобретая в итоге предельно конкретный вид.