Контроль по управлению информацией

1. Менеджмент в общепризнанном понимании — это вид деятельности или процесс по разработке и реализации управленческих решений, осуществляемый с целью повышения эффективности деятельности организации. Выделяют четыре основные общие функции менеджмента — планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Учитывая специфику деятельности по управлению документацией, можно дать следующее определение: документационный менеджмент — это деятельность, связанная с разработкой и реализацией управленческих решений по оптимизации документооборота в организации.

Основными задачами, решаемыми в процессе управления документацией предприятия, являются:

¨ организация рационального документооборота;

¨ контроль исполнения документов;

¨ оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

¨ последующее хранение документов в архиве.

В менеджменте принято выделять следующие виды планирования:

¨ стратегическое (более 1 года, обычно 3—5 лет);

¨ текущее (до 1 года);

¨ оперативное (месяц, квартал).

Сущность и содержание деятельности по документационному обеспечению управления организацией предполагает использование стратегического подхода к планированию.

Годовой план работы является основным документом планирования деятельности службы ДОУ. План — это документ, в котором излагаются перечень намечаемых к выполнению работ (мероприятий), их последовательность с указанием сроков исполнения (мест проведения), ответственных исполнителей и исполнителей. При подготовке проекта плана должны соблюдаться предписания и рекомендации нормативно-методических документов по вопросам планирования.

Разработка проекта годового плана работы службы ДОУ производится с учетом:

¨ приоритетных направлений деятельности службы ДОУ на планируемый период;

¨ видов и объемов работ по документационному обеспечению управления, возлагаемых на службу ДОУ с учетом ее реальных организационных возможностей.

Организационные вопросы. Служба документационного обеспечения является составной частью организа­ционной структуры управления, в ее рамках протекает управ­ленческий процесс, между участниками которого распределены функции и задачи управления. Организационная структура с этой позиции - форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организа­ции. Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями, связи, между которыми обеспечивают координацию их исполнения. Элементами структуры управления являются: звенья управления, уровни управления, связи, которые делятся на горизонтальные и вер­тикальные.

2. К звеньям управления относятся структурные подразделе­ния, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть (например, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений). В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Служба документационного обеспечения организуется на основе выделения работников, занимающихся документационным обеспечением деятельности предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются: организация, внедрение, эксплуатация и совершенствование интегрированной системы документационного обеспечения управления предприятием; надлежащее организационно-методическое руководство по соблюдению установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами; действенный контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Контроль за функционированием службы документационного обеспечения управления предусматривает разработку системы мер по оценке результатов деятельности сотрудников, ответственных за документационное обеспечение деятельности пред­приятия.

В реализации контрольной деятельности участвуют непосредственные руководители ответственных исполнителей (руководители структурных подразделений). Особое место в осуществлении контроля исполнения документов предприятия принадлежит специальному контрольному органу — отделу (группе) контроля исполнения документов — или специально уполномоченному должностному лицу.

Указанный орган (должностное лицо) может осуществлять свои полномочия в составе службы ДОУ или вне ее, подчиняясь непосредственно руководителю предприятия или одному из его заместителей, например, заместителю по управлению (последнее характерно для малых предприятий, где работает до 100 человек). Определенными полномочиями по контролю исполнения наи­более важных и срочных документов, как правило, наделяется секретариат (секретарь) руководителя предприятия. В конеч­ном счете контрольная деятельность всех перечисленных струк­турных подразделений (должностных лиц) должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.