Глава 4. Технология создания баз данных и работы с ними в среде субд Microsoft Access

Лабораторная работа №1

Цель работы: получение практических навыков по созданию проекта базы данных и освоение технологии разработки баз данных.

 

Методические указания

 

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации. Будем использовать СУБД Access, входящую в интегрированный пакет Microsoft Office.

 Прежде чем переходить к работе по созданию базы данных на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных к модели, ориентированной на компьютерную реализацию.

База данных может быть основана на какой-либо модели данных. Модель данных – это набор принципов, определяющих организацию логической структуры хранения данных в компьютере, т. е. это правила взаимосвязи типов структур данных и операции над ними.

Существует три основных модели данных: реляционная, иерархическая и сетевая.

 Реляционная модель построена на взаимоотношении составляющих ее частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив (таблицу), а при создании сложных информационных моделей составляет совокупность взаимосвязанных таблиц. Каждая строка такой таблицы называется записью, а каждый столбец – полем. Все столбцы являются однородными, т. е. имеют один тип (числа, текст, дата и т. д.). Одинаковые строки в таблице отсутствуют.

Над этой моделью данных удобно производить следующие действия:

1) сортировку данных;

2) выборку данных по группам;

3) поиск записей.

Иерархическая модель представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Но в ней принята свободная связь между элементами разных уровней.

Для начинающих проще создавать реляционную модель базы данных.

 При работе с базой данных Access допустимы следующие типы данных:

1) текстовый – одна строка текста (до 2555 символов);

2) поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк;

3) числовой – число любого типа;

4) дата/время – поле, содержащее дату или время;

5) денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рублях, долларах);

6) счетчик – поле, вводимое автоматически с вводом каждой записи;

7) логический – содержит логическое значение (TRUE или FALSE).

8) поле объекта OLE – содержит рисунки, таблицы Excel и т. д.

 

Задание: При помощи СУБД создать базу данных, содержащую сведения о странах Западной Европы. В базу включить следующие пункты: страна, столица, население, площадь, сведения об экономике. Базу данных необходимо оформить географическими картами соответствующих стран.

  Вся работа по созданию базы данных разделяется на следующие этапы.

I этап. Постановка проблемы.

 На этом этапе формируется задание по созданию базы данных. В задании подробно описывается состав базы, назначение и цели ее создания, а также перечисляется, какие виды работ предполагается осуществлять в этой базе данных. В нашем случае имеем следующую постановку проблемы:

 При помощи СУБД создать базу данных, содержащую сведения о странах Западной Европы. В базу включить следующие пункты: страна, столица, население, площадь, сведения об экономике. Базу данных необходимо оформить географическими картами соответствующих стран. В процессе создания предусмотреть возможности поиска в базе данных, выборку сведений по заданным условиям и сортировку.

II этап. Анализ объекта.

На этом этапе необходимо рассмотреть, из каких объектов может состоять Ваша база данных, каковы свойства этих объектов.

В качестве объекта в нашем задании выступает база данных, которую мы назовем «Европа». В свою очередь, составляющими ее объектами будут страны Европы. Реляционная модель базы данных может быть представлена в виде одной таблицы, в которой хранятся сведения обо всех странах. Для удобства работы можно создать заставку к базе данных, в которой можно хранить сведения об Европе как об объекте (количество стран, население, площадь)

Страна	Столица	Население	Площадь	Экономика	Карта

В каждой строчке находятся сведения об одной стране. В отличие от реляционной модели в иерархической модели под каждую страну создается отдельная таблица.

  III этап. Синтез модели.

На этом этапе необходимо выбрать определенную модель базы данных. В создаваемой базе данных необходимо осуществлять поиск, выборку и сортировку данных. Этим требованиям полностью удовлетворяет реляционная модель. Кроме того, для начинающих создание такой модели проще, чем создание иерархической модели. Поэтому выберем реляционную модель в качестве исходной для нашего задания.

IV этап. Способ представления информации.

После создания модели необходимо, в зависимости от выбранного программного продукта, определить форму представления Вашей информации. В большинстве СУБД данные хранят с использованием форм или без использования форм. При просмотре больших текстов в качестве представления данных лучше использовать вид Форма. Форма – созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу.

 После выбора вида представления информации необходимо выбрать инструменты для создания того или иного вида представления информации. В качестве инструментария в базах данных могут служить Панели инструментов или Мастера по созданию форм и кнопок. Мастер – программный модуль для выполнения каких-либо операций. Он ускоряет процесс создания формы. Помимо Мастеров может применяться Конструктор – это режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы.

В качестве программного продукта выберем Access. Для хранения данных будем использовать таблицы, а для работы создадим формы для ввода и поиска нужной информации. В качестве программного инструментария для создания таблиц и форм в Access будем использовать возможности Мастера по подготовке форм, кнопок и таблиц. Для работы с формой будем пользоваться Панелями инструментов и Конструктором.

V этап. Синтез компьютерной модели и технология создания базы данных «Европа».

После рассмотрения инструментальных возможностей выбранного программного продукта можно приступить к реализации Вашей базы данных на компьютере. В процессе создания компьютерной модели необходимо пройти некоторые стадии, типичные для любой СУБД.

Стадия 1. Запуск приложения Access 2000.

После запуска Microsoft Access на экране появляется окно Access (рис.4.1), в котором необходимо указать Новая база данных или Открыть базу данных.

 

       

Рис. 4.1. Окно Access

Выбираем Новую базу данных и нажимаем кнопку  < OK >. На экране появляется окно Файл новой базы данных (рис. 4.2 ). В графе Имя файла вместо db 1 набираем Европа.

                                

 

Рис. 4.2. Окно Файл новой базы данных

 Теперь нажимаем кнопку Создать, после чего на экране появляется окно, в котором создается база данных.

 

  Стадия 2. Создание таблицы «Страны».

Начнем работу с создания исходной таблицы, которую мы будем создавать в окне Европа: база данных. В этом окне будем создавать базу данных в режиме Таблицы.

 Для этого выделим объект Таблицы и нажмем кнопку Создать. В появившемся окне Новая таблица выбираем режим Конструктор, нажимаем кнопку < ОК>   (рис.4.3) и переходим к окну Таблица1:таблица. В этом окне начинаем заполнять таблицу.

 

Рис. 4.3. Окно Новая таблица

   В графу Имя полей будем записывать имена полей:

·  страна,                        тип – текстовый;

·  столица,                         тип - текстовый;

·  население,                  тип – числовой;

·  площадь,                         тип – числовой;

·  экономика,                  тип – поле МЕМО;

·  карта,                             тип – поле OLE.

 

Внесем в таблицу имена полей и их тип, а затем закроем таблицу, нажав на кнопку, расположенную в правом верхнем углу окна таблицы. Теперь запишем в окне Сохранение нашу таблицу под именем «Страны». На вопрос Задать ключевые поля? ответим отказом, так как в нашей базе данных мы будем вызывать созданную таблицу по имени, а не по ключевому слову. Заполненное окно Таблица1:таблица показано на рис. 4.4.

 

 

Рис. 4.4. Окно Таблица1:таблица после заполнения полей и их типов

 

Теперь можно начинать заполнять таблицу, нажав кнопку Открыть в окне

Европа: база данных. Если Вы захотите дополнить поля или изменить их тип, то надо выбрать режим Конструктор.

Нажмем кнопку Открыть, и на экране появится окно Страны: таблица (см. рис. 4.5).

 

 

       

Рис. 4.5. Окно Страны: таблица

 

Теперь мы можем начинать заполнять таблицу, для чего установим курсор в графу Страна и наберем первую страну (см. табл. 4.1). Для перемещения в поле Столица можно нажать клавиши <Enter> или <Tab>. Следует помнить, что по нажатию клавиши <Enter> при работе с полем МЕМО осуществляется переход к следующему полю Карта. Поэтому нажимать на клавишу <Enter> можно только в конце текста.

Для вставки карты в поле Карта надо выполнить описанный ниже алгоритм.

  Алгоритм вставки рисунка в поле OLE:

1. Установить курсор в поле Карта.

2. Выбрать в главном меню пункт Вставка.

3. Выбрать пункт Объект.

4. В окне Вставка объекта выбрать пункт Microsoft Clip Gallery.

5. Выбрать из галереи карту нужной страны, находящуюся в разделе Maps.

Если раздел Maps отсутствует на Вашем компьютере, можно вставить любой рисунок из Microsoft Clip Gallery.

Мы заполнили одну строку в таблице «Европа», т. е. занесли первую запись в таблицу. Остальные записи сделаем после того, как создадим форму. Это является более удобным и наглядным способом заполнения базы данных.

 

  Стадия 3. Создание формы.

  Чтобы создать форму, необходимо создать таблицу, на которую будет опираться данная форма. Такую таблицу Страны мы уже создали. Теперь закрываем эту таблицу и переходим в окно Европа: база данных. Выберем объект Формы и нажмем кнопку «Создать».

 После нажатия этой кнопки появится окно Новая форма, в котором в качестве источника данных выберем таблицу Страны. Теперь мы должны выбрать пункт Мастер форм (рис. 4.6) и, следуя его подсказкам, выполнять алгоритм создания формы:

1. В окне Создание форм нажать кнопку и перенести «Доступные поля» в «Выбранные поля» в форму (путем нажатия кнопки “ > ” перенести все введенные поля).

2. Нажать кнопку Далее.

3. Выбрать В один столбец.

4. Нажать кнопку Далее.

5. Выбрать Международный.

6. Нажать кнопку Далее.

7. Оставить имя Страны.

8. Нажать Готово.

 

 

Рис. 4.6. Окно Новая форма

 

В результате появится окно Европа: база данных. Работать с такой формой неудобно из-за стандартного расположения полей. Перестроим полученную форму с помощью Конструктора форм. Для этого нажмем кнопку Конструктор, расположенную на панели инструментов (крайняя слева на главном меню).

После запуска режима Конструктор на экране появится окно, в нем можно выделить три поля: область данных, заголовок формы и примечание формы. Последние два поля являются необязательными, и от них можно отказаться. Для отказа от них необходимо в главном меню в пункте Вид выключить строку Заголовок/Примечание формы.

Теперь увеличим размеры нашей формы. Установим курсор на правой границе и, зафиксировав левую клавишу мыши, изменим размер границы. Для увеличения нижней границы курсор необходимо установить выше указателя Примечание формы.

Осталось настроить каждое поле нашей формы по следующему алгоритму:

1. Настройка размера поля:

a) установить курсор на поле Экономика;

b) щелкнуть левой клавишей мыши;

c) изменить размер этого поля.

2. Изменение местоположения поля:

a) переместить курсор вдоль выделенного поля Экономика;

b) нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее, установить поле у

правой границы.

3. Изменение свойств поля:

a) щелкнуть правой клавишей мыши на поле Экономика;

b) выбрать в меню пункт Свойства;

c) установить вкладку Все;

d) изменить свойства поля.

После установки всех параметров закроем окно Свойства и настроим остальные поля. Закроем окно и подтвердим сохранение созданной формы Страна –  < ОК >. (рис. 4.7).

 

Рис. 4.7. Перестроенная форма Страны

 

Стадия 4. Заполнение базы данных.

 В окне Европа: база данных выбираем Страна, в качестве объекта – Формы и нажимаем кнопку Создать. Переключатель номера записей (внизу окна) устанавливаем на вторую запись и начинаем заполнение всех полей формы, для чего установим курсор в поле Страна, наберем название страны и нажмем клавишу <Enter> и т. д.

Для заполнения графического поля Карта необходимо выделить данное поле и выбрать команду Вставка в главном меню Access.

После заполнения всех полей переходим к следующей записи и т. д., пока не введем все страны Европы.

VI. Работа с базой данных.

  После того как база заполнена, с ней можно работать. В окне Европа: база данных выбираем Страна, в качестве объекта – Формы и нажимаем кнопку Открыть. Для работы будем использовать Панель инструментов. Онарасположена вверху наднадписью Страна.

1. Сортировка данных в базе.

Выделим одно из полей базы данных. Выберем на панели инструментов Сортировку по возрастанию (от А до Я) или по убыванию (от Я до А). Все записи в этом поле отсортируются по указанному признаку.

2. Поиск данных в базе.

Для того чтобы найти данные, необходимо выделить поле, в котором они находятся, нажать кнопку Найти (нарисован бинокль) и далее выполнить следующий алгоритм в окне Поиск и замена:

a) в графе Образец указать искомое слово или часть слова.

b) в графе Поиск в указать Страна.

c) в графе Совпадение указать Поле целиком или С любой частью

 поля;

d) в графе Просмотр указать Все;

e) поставить флажок С учетом формата полей (если во всех полях,

 то флажок снять);

f) если необходимо, указать С учетом регистра;

g) нажать кнопку Найти далее.

3. Отбор данных с применением фильтра.

  Можно группировать записи разными способами. Для этого необходимо нажать кнопку Изменить фильтр. В появившемся окне указать в выбранных полях условия отбора, затем нажать кнопку Применить фильтр. После применения фильтра в окне базы данных будут только те записи, которые удовлетворяют условию отбора.

4. Создание отчета.

 Необходимо выбрать объект Отчет в окне Европа: база данных, выделить пункт Создание отчета с помощью Мастера и нажать кнопку Создать. На экране появится окно Новый отчет. Выбрав из меню Мастер отчетов, нажать кнопку < ОК>, появится окно Создание отчета, с ним надо провести серию операций, аналогичных созданию форм.

  VII. Работа с кнопками.

 Для более удобной работы базу данных можно дополнить кнопками, облегчающими переход от записи к записи или от одной формы к другой.

 Предварительно создадим форму Заставка по следующему алгоритму:

1. Создать таблицу со следующими полями (см. Стадия 2):

a)  количество стран – тип числовой;

b)  площадь – тип числовой;

c)  население – тип числовой;

d)  карта – тип OLE.

2. Введем исходные данные и назовем таблицу «Заставка».

3. Создадим форму, которая будет ссылаться на созданную таблицу

(см. Стадия 3).

4. В качестве фона выберем Камень.

5. Изменим размеры формы и размеры поля Карта.

6. В режиме Конструктор создадим надпись (для этого нужно на Панели инструментов нажать кнопку Аа и ввести текст Европа: база данных).

7. Назовем форму – Заставка.

Теперь создадим в Заставке кнопки Переход к странам и Выход из базы.

Для создания кнопки Переход к странам выполним следующий алгоритм:

1. В окне Европа: база данных выбрать Заставка, в качестве объекта – Формы и нажать кнопку Конструктор. Появится окно Заставка: форма.

2. На Панели элементов нажать на кнопку Мастера (2-я в верхнем ряду) и кнопку Кнопка (последняя в 4-м ряду). Если Панель элементов не отображается на экране, необходимо в меню Сервис выбрать команду Настройка и, нажав на кнопку Панель инструментов, активизировать (поставить «птичку») строку Панель элементов. Затем нажать на кнопку Закрыть. На экране появится Панель элементов.

3. Подвести курсор к тому месту формы, где будет находиться кнопка (курсор примет вид прямоугольника со знаком «+»), и щелкнуть «мышкой». Откроется окно Создание кнопок.

4. Выбрать категорию Работа с формой и действие – Открыть форму (рис.4.8). Нажать кнопку Далее. В появившемся новом окне в графе Текст набрать название кнопки – Переход к странам. Затем нажать кнопки Далее и Готов.

 

Рис. 4.8. Создание кнопки Переход к странам

Аналогично создается кнопка Выход из базы. Только в качестве действия надо выбрать Закрытие формы.

Теперь по этому же алгоритму создать в форме Страны следующие кнопки: Вперед по записям (категория – Переход по записям, действие – Следующая запись), Назад по записям (Переход по записям, Предыдущая запись), Поиск (Переход по записям, Найти запись), Выход (Работа с формой, Закрыть форму).        

  VIII. Настройка запуска базы данных.

 После того как база создана, ее необходимо настроить. Это делается для того, чтобы после запуска на экране не появлялись лишние панели инструментов, которые необходимы при создании и наладке базы данных. Все эти настройки можно сделать в меню Access/Сервис. Для того чтобы после запуска нашей базы появлялась форма Заставка, необходимо настроить запуск базы. Для этого установим курсор на форму Заставка и выберем меню Сервис. Далее выполним следующий алгоритм:

1. Выбрать команду Параметры запуска.

2. На экране появляется окно Параметры запуска.

3. В графе Заголовок приложения напишем Запуск карты Европы.

4. В графе Форма укажем Заставка.

5. Поставим флажок Окно базы данных.

6. Снимем все остальные флажки.

После этого база данных полностью готова к работе. После запуска базы на экране сразу появится форма Заставка  и на экране будут только те панели инструментов, которые мы указали. Работа в режиме Конструктор будет закрыта.

Для изменений настроек в базе данных необходимо нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее, открыть базу. После запуска базы данных в этом режиме на экране появятся Панели инструментов и будет открыт доступ к режиму Конструктор.

  Результат выполнения всей работы показан на рис. 4.9.

  Информация, необходимая для заполнения базы данных «Европа», приведена в табл. 4.1.

 

Создание базы данных в среде СУБД Microcoft Office Access 2007

 

Чтобы запустить программу, выполните команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microcoft Office Access 2007 или дважды щелкните кнопкой мыши на соответствующем ярлыке Рабочего стола. В результате откроется окно, изображенное на рис.4.9.

Рис.4.9. Окно приветствия Microsoft Access 2007

 

С помощью параметров, имеющихся в данном окне, вы можете быстро приступить к эксплуатации программы независимо от уровня вашей подготовки.

В левой части окна находится область Категории шаблонов, включающая в себя набор готовых приложений баз данных, которые можно изменять в соответствии со своими требованиями. Вы можете выбрать шаблон из числа имеющихся в приложении, а если подходящего не нашли, то скачать его из Интернета (группа Из Microsoft Office Online). В центральной части интерфейса отображается список шаблонов, соответствующих той категории, которая в данный момент выделена.

Чтобы создать базу данных на основе шаблона, щелкните на нем и нажмите кнопку Создать, которая расположена внизу в правой части окна. Чтобы создать пустую базу данных, щелкните в центральной части интерфейса на значке Новая база данных и нажмите кнопку Создать. Над данной кнопкой находится поле, в которое вы можете ввести произвольное имя файла создаваемой базы данных. Справа от этого поля есть кнопка, с помощью которой можно изменить предложенный по умолчанию путь для сохранения (при подведении к данной кнопке указателя мыши отображается всплывающая подсказка Поиск расположения для размещения базы данных). Если вы нажмете эту кнопку, то откроете окно, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения, а также имя и тип файла базы данных. Возможности Access 2007 предусматривают сохранение баз данных в следующих форматах:

• базы данных Microsoft Office Access 2002–2003;

• базы данных Microsoft Office Access 2000;

• базы данных Microsoft Office Access 2007;

• проекты Microsoft Office Access.

Когда вы нажмете кнопку ОК, база данных будет сохранена в соответствии с указанными параметрами.