Описание функциональной модели процесса «TO-BE»

 

Модель TO-BE («как должно быть») описывает будущее состояние процессов, с учётом пожеланий заказчика, а также анализа и оптимизации существующих процессов.

Определение требуемых изменений процессов осуществляется на основании анализа полученной модели AS-IS («как есть») и требований заказчика к целевому состоянию исследуемых бизнес-процессов.

В рамках описания процессов TO-BE («как должно быть») выделяются все процессы исследуемой области деятельности, определяются участники, ответственные за результат, наделенные необходимыми полномочиями и правами и их взаимодействие между собой. [36]

В результате заказчик получает задокументированный перечень предложений по оптимизации процессов, что дает возможность внести соответствующие изменения и оптимизировать свою деятельность, значительно сократить издержки и повысить эффективность деятельности организации.

В процессе работы была спроектирована модель усовершенствованного процесса «Автоматизированная система управления учета студентов, получающих социальную стипендию» на примере ГБПОУ СО «Гуманитарный колледж», контекстная диаграмма которой представлена на рисунке 2, а диаграмма декомпозиции – на рисунке 3.

Как видно из диаграмм AS IS, TO BE и декомпозиции процесса TO BE (рисунок 2, 6 и 7), в усовершенствованной модели были более подробно уточнены входные и выходные данные, а также добавлено техническое задание и автоматизированная база данных.

Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит диаграмма Workflow (IDEF3), которая используется в моделировании процессов для анализа завершенности процедур обработки информации. [20]

На диаграмме декомпозиции в нотации IDEF3 иллюстрируется процесс «Создания отчёта» (рисунок 8).

 

Рисунок 6 - Контекстная диаграмма процесса TO BE

Рисунок 7 - Диаграмма декомпозиции процесса TO BE

 

После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее, до достижения нужного уровня подробности описания.

                         

Рисунок 8 - Диаграмма декомпозиции IDEF3 процесса «Создание отчёта»

Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3, называемая также workflow diagramming, - методология моделирования, использующая графическое описание информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектов, являющихся частью этих процессов. [31] Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании процессов для анализа завершенности процедур обработки информации. С их помощью можно описывать сценарии действий сотрудников организации, например, последовательность обработки заказа или события, которые необходимо обработать за конечное время. [29] Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и может быть использован для документирования каждой функции. IDEF3 -- это метод, имеющий основной целью дать возможность аналитикам описать ситуацию, когда процессы выполняются в определенной последовательности, а также описать объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Диаграмма дерева узлов показывает иерархию работ в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком, но не показывает взаимосвязи между работами. На рисунке 9 представлено итоговое расположение работ.

 

Рисунок 9 – Диаграмма дерева узлов

Таким образом, в построенной с помощью CASE средства BPwin усовершенствованной модели TO-BE были подробно уточнены входные и выходные данные, добавлено техническое задание на этапе управления. Результатам стала спроектированная база данных, которая поможет сотруднику учебного отдела сэкономить временной ресурс, выделенный на этот процесс, и оптимизирует выполнение этой процедуры.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО МОДУЛЯ «АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ УЧЕТА СТУДЕНТОВ, ПОЛУЧАЮЩИХ СОЦИАЛЬНУЮ СТИПЕНДИЮ»