Информационно-справочные документы

Информационно-справочная документация кадровой службы очень разнообразна. В практике ее подготовки и оформления (допускаются различные варианты. Единые требования для этой (группы документов—четкое отражение факта, послужившего причиной появления такого документа.

К числу информационно-справочных документов относятся: (протоколы заседаний аттестационных комиссий, квалификационных и конкурсных комиссий; акты о нарушении трудовой дисциплины; переписка по вопросам работы с кадрами; докладные и (объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Составляется штатным секретарем или секретарем, избранным на собрании (конференции), подписывается председателем и секретарем собрания (комиссии), иногда подписывается председателем и членами комиссии (заседание аттестационной, конкурсной комиссий).

Формуляр протокола имеет такие реквизиты:

— наименование учреждения, предприятия (полное с подчинением);

— наименование документа (протокол);

— наименование органа, который заседает;

— дата заседания;

— номер;

— данные о председателе и секретаре (инициалы и фамилии);

— состав присутствующих (список или число);
—повестка дня;

— текст протокола;

— перечень приложений (если они есть);

— подписи Пример протокола приведен в приложении №11.
Текст протокола строится соответственно пунктам повестки

дня по разделам, каждый раздел начинается словами: слушали, выступили, постановили, после них ставится двоеточие, указываются фамилии и инициалы лиц, которые докладывают, а далее текст выступления.

Протокол может иметь любую форму изложения, главное, чтобы он был юридически полноценный (подписи, точное количество присутствующих). Иногда это может иметь решающее значение при решении трудового спора.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий определенные установленные факты или действия. Иногда составление актов регламентируется специальными правовыми нормами.

В формуляр акта входят такие реквизиты:

— автор документа;

— дата и место составления;

— номер и гриф утверждения (в случае необходимости);

— заголовок;

— основание (например, при окончании срока действия трудового соглашения, акт о приеме работ);

— состав комиссии;

— присутствующие лица (с перечислением фамилий и указанием должностей);

— текст.

Текст складывается из двух частей. В первой указываются основания для составления акта, члены комиссии, ее полномочия и период, охватываемый данным актом; во второй описываются суть и характер проведенной работы, установления факта, а также предложения и выводы Акт составляется в трех экземплярах. Первый высылается в вышестоящую организацию, второй — руководителю, третий — для оформления дела. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, а также присутствовавшие при этом. I

Если у членов комиссии или у присутствующих есть собственное отдельное мнение, они излагают его на первом экземпляре акта ниже подписей (можно изложить особое мнение на отдельном листе бумаги) и ставят подпись и дату.

Докладная и объяснительная записки — это документы, которые адресуются должностному лицу своей или вышестоящей организации, где в них освещаются определенные вопросы с выводами и предложениями. Характер этих документов «может быть отчетный, информационный, инициативный.

В формуляр акта входят такие реквизиты:

— автор документа;

— дата и место составления;

— номер и гриф утверждения (в случае необходимости);

— заголовок;

— основание (например, при окончании срока действия трудового соглашения, акт о приеме работ);

— состав комиссии;

— присутствующие лица (с перечислением фамилий и указанием должностей);

— текст.

Текст складывается из двух частей. В первой указываются основания для составления акта, члены комиссии, ее полномочия и период, охватываемый данным актом; во второй описываются суть и характер проведенной работы, установления факта, а также предложения и выводы Акт составляется в трех экземплярах. Первый высылается в вышестоящую организацию, второй — руководителю, третий — для оформления дела. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, а также присутствовавшие при этом. I

Если у членов комиссии или у присутствующих есть собственное отдельное мнение, они излагают его на первом экземпляре акта ниже подписей (можно изложить особое мнение на отдельном листе бумаги) и ставят подпись и дату.

Докладная и объяснительная записки — это документы, которые адресуются должностному лицу своей или вышестоящей организации, где в них освещаются определенные вопросы с выводами и предложениями. Характер этих документов «может быть отчетный, информационный, инициативный.

Вместе с тем они имеют общие реквизиты:

· адресат (кому адресована записка), наименование должности, фамилию и инициалы должностного лица;

· наименование вида документа (докладная записка);

· заголовок (краткое содержание текста);

· текст;

· приложение (если такое есть);

· подпись и дата.

Наименование вида документа, дата, наименование структурного подразделения — эти реквизиты пишутся в правом углу. Образец докладной записки:

Директору кинотеатра «Буревестник»
A. M. Исаеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О результатах, проверки состояния трудовой дисциплины на предприятии

 Довожу до вашего сведения, что в результате проверки состояния трудовой дисциплины на предприятии, проведенной 10 04 98, выявлено опоздание на работу на 2 часа контролера кинотеатра ЛП Савченко.

Начальник отдела кадров подпись        Л.И. Петрова

10.04.98

Объяснительная записка фиксирует факты, связанные с осуществлением трудовых отношений.

Образец объяснительной записки:

Директору кинотеатра «Буревестник»
A.M. Исаеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

По поводу моего опоздания на работу на 2 часа 10.04.97 поясняю следующее: в 7 часов утра в моей квартире случилась авария системы водоснабжения. Пришлось вызывать аварийную службу для ликвидации аварии и ее последствий.

Контролер кинотеатра подпись         Л. П. Савченко.

10.04.97

Заявление — документ, который содержит просьбу к должностному лицу учреждения, организации.

В отделах кадров наиболее распространенной формой являются личные заявления граждан по трудоустройству, переводу, расторжению трудового договора, предоставлению Отпусков.

Заявления, как правило, составляются в произвольной форме и в зависимости от смысла и содержания имеют некоторые особенности. Например, в заявлениях о приеме на работу обязательно указывается адрес места жительства, в других заявлениях (перевод, увольнение, отпуск) указываются место работы и должность.

Вместе с тем все заявления должны иметь следующие реквизиты:

— наименование организации, должность, фамилию и инициалы лица, имеющего право приема на работу или решения других кадровых вопросов;

— сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, домашний адрес или
должность и место работы);

— наименование документа (заявление);

— содержание просьбы;

— перечень прилагаемых документов (если они имеются и нужны) с указанием количества страниц или обоснования;

— дата заявления;

— личная подпись.

Склад реквізитів
організаційно-розпорядчих документів

1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2. Емблема підприємства, установи, організації.

3. Зображення нагород.

4. Код підприємства, установи, організації за Єдиним державним реєстром підприємств, організацій, установ (ЄДРПОУ).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державної адміністрації, органу місцевого самоврядування.

7. Найменування підприємства, установи, організації.

8. Найменування структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

14. Місце складення або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документів.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів, тощо).

Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

Розцінки на здійснення робіт.

Статути державних підприємств (об'єднань).

Структура і штатна чисельність.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розписи.

Устав

№ 3/2004 стр. 49

Устав – это нормативно-правовой акт, которым оформляется создание предприятия, заведения, организации любой формы собственности, определяется структура предприятия, функции, правовой статус, взаимоотношения с другими предприятиями.

Устав утверждается организацией высшего уровня, соответствующей подчиненности.

После утверждения устава согласно с требованиями законодательства подлежит обязательной регистрации в органе государственной власти, который выдает предприятию свидетельство о государственной регистрации с указанием его регистрационного номера, юридического адреса.

Устав составляется для каждого предприятия на основе типового.

Оформление устава имеет свою специфику.

Печатается на чистых листах с одной стороны ф. А4.

Гриф утверждения (правый верхний угол).

Название документа в центре страницы.

Протокол заседания конференции, номер, дата.

Место (город) и год составления издания (по центру над нижним краем).

На титульной странице Устава ставится оттиск печаток соответствующих организаций.

На следующих страницах оформляется текст Устава.

Основным требованием к тексту Устава есть четкость и ясность его изложения. С этой целью текст делится на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами.

В случае необходимости разделы в свою очередь разделяются на подразделы, пункты, подпункты.

Текст Устава делится на основные разделы:

1. Общие положения.

2. Цель и предмет деятельности предприятия.

3. Юридический статус предприятия.

4. Органы управления предприятием.

5. Трудовой коллектив.

6. Хозяйство предприятия.

7. Учет и финансовая отчетность.

8. Внешнеэкономическая деятельность.

9. Реорганизация и приостановление деятельности предприятия.

10. Внесение изменений к Уставу.

После оформления все листы прошиваются и скрепляются печатью.

На основе Устава разрабатываются положения про структурные подразделения и другие организационно-распорядительные документы.

 

ПРИМІТНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).

Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо) Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Посвідчення про відрядження.

Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

Протоколи (погодження планів поставок) Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Специфікації (виробів, продукції тощо).

Статути державних підприємств (об'єднань).

Титульні списки.

Штатні розписи.

 

 

ЗАРЕЄСТРОВАНО

в Державній адміністрації

м.Алчевська

Реєстраційний № 34892

Дата реєстрації

06 вересня 2004 р.

Заступник голови адміністрації

___________ Д.Ю. Єрмоленко

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання конференції трудового колективу Приватного підприємства «Консоль» № 1 від 02 вересня 2004 р.

СТАТУТ

ПРИВАТНОГО ПІДПРИЄМТСВА

«КОНСОЛЬ»

 

Алчевськ - 2004

Загальні положення

1. 1. Приватне підприємство "Консоль" (далі - Підприємство) ство­рене відповідно до Закону України «Про підприємства в Україні» для здій­снення підприємницької діяльності з метою отримання прибутку.

1.2. Засновником Підприємства є Бугрименко Євген Анатолійович пас­порт серії ЕМ № 345967 виданий 25.06.99 р. Алчевським МВ УМВС України в Луганській області, що мешкає за адресою: вул.. Горького, 3-34.

1.3. Найменування Підприємства повне:

українською мовою: "Приватне підприємство "Консоль".

1.4.Місцезнаходження Підприємства: Україна, Луганська обл.., м. Алчевськ, пр. Леніна, 100, тел.. 3-67-98.

1.5. Підприємство створюється на невизначений строк.