Тема лекции: интерфейс Программной системы MS Project

ТЕМА ЛЕКЦИИ: Интерфейс программной системы MS Project

ПРОГРАММА MS PROJECT

MS Project – наиболее доступное средство для автоматизации организационного планирования и управления в среде Windows.

MS Project позволяет эффективно управлять всеми задачами и ресурсами проекта, определять дату завершения работ, отслеживать выполнение работ по проекту, создавать различные виды отчетной документации.

Данные проекта можно рассматривать в виде таблиц, диаграмм, графиков.

 

ТЕМА ЛЕКЦИИ: Планирование проекта и создание графиков в среде MS Project

ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ ПРОЕКТНОГО ПЛАНА

Планирование – выработка конкретной программы действий, позволяющая сосредоточиться на достижении поставленной цели.

Планирование является непрерывным процессом, т.к. включает в себя постепенную корректировку выработанных вариантов действий.

 

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов.

Под проектом в MS Project понимается некоторая задача с определенными исходными данными, требуемыми результатами и предложенными способами их реализации.

Это весьма упрощенное понимание проекта по сравнению со стандартами управления проектами.

Любой проект должен иметь реальную конечную цель.

Управление проектом в MS Project заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему.

Проект создается для достижения определенного результата при наличии определенных трудовых, временных и денежных ресурсов.

После определения целей проекта составляется расписание (план) проекта, чтобы определить с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту.

Поэтому расписание проекта в среде MS Project содержит три основные элемента:

- задачи (task);

- ресурсы (resource);

- назначения (assignment).

Задача – любое действие или событие, необходимое для выполнения проекта.

Каждая задача имеет свою длительность, т.е. период рабочего времени, необходимый для её выполнения.

Задачи в плане проекта могут быть трех типов:

- задача с фиксированной длительностью (Fixed Duration);

- задача с фиксированными трудозатратами (Fixed Work);

- задача с фиксированным объемом ресурсов (Fixed Units).

 

От того, какой тип задачи выбран, зависит какое из трех свойств фиксируется.

Отдельные задачи могут объединяться в более крупные, т.е. задача может состоять из подзадач.

Задачи, в результате выполнения которых достигаются некоторые промежуточные цели, называются завершающими задачами или вехами.

(Длительность завершающей задачи – 0 дней и на нее не выделяются ресурсы).

Задачи в расписании проекта могут быть взаимосвязаны (для них устанавливаются временные связи - Link), т.к. часто бывает, что одна задача не может начаться, пока не закончена другая.

 

Задачам могут быть назначены ресурсы. Под ресурсами понимаются люди, материалы или оборудование, необходимые для выполнения задачи. Ресурсы имеют важное свойство стоимость или затраты (Cost).

В MS Project используют два типа стоимости ресурсов:

- повременная ставка (Rate);

- стоимость за использование (Cost Per Use).

Повременная ставка выражается в стоимости за использование ресурса в единицу времени.

Стоимость за использование ресурса не зависит от того, сколько времени задействован ресурс.

Назначение – это установление связи между определенной задачей и ресурсами, необходимыми для ее выполнения.

На одну задачу можно назначить несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных

 

ЛЕКЦИЯ 3 

ТЕМА ЛЕКЦИИ: Планирование работ в среде MS Project

Планирование проекта      

Планирование начинается с определения проекта, т.е описания его основных характеристик.

Затем составляется список задач, вех и список необходимых для выполнения задач ресурсов.                                                                                           

И, наконец, производятся назначения, после чего можно произвести анализ и оптимизации проекта.

При запуске MS Project автоматически создается файл нового проекта.

Основные характеристики проекта определяются выбором в меню команды Проект – Сведения о проекте.

Проект можно планировать двумя способами:

- от даты начала проекта;

- от даты окончания проекта.

Способ планирования определяется раскрывающимся списком Планирование от в диалоговом окне Сведения о проекте (рисунок 2.4).

 

Рисунок 2.4

В соответствии с выбранным способом планирования в этом же окне можно зафиксировать либо дату начала проекта, либо дату окончания проекта. Здесь же в раскрывающемся списке Календарь выбирается один из трех возможных вариантов календаря работ:

- Стандартный – 8-часовой рабочий день;

- Круглосуточный;

- Ночной, т.е. круглосуточный с перерывами.

НАСТРОЙКА КАЛЕНДАРЯ

Выбрать в меню команду Сервис – Параметры, закладка Календарь и установить нужные параметры календаря для проекта (рисунок 2.5):

- День начала недели: Понедельник.

- Месяц начала финансового года: Январь.

- Время начала по умолчанию: 9:00.

- Время окончания по умолчанию: 18:00.

 

Рисунок 2.5

 

Если настройки стандартных календарей (рабочий день с 9:00 до 18:00) не подходят для данного проекта, можно настроить рабочий календарь для текущего проекта (или для отдельных ресурсов проекта).

Для этого выбрать команду Сервис – Изменить рабочее время.

В появившемся окне диалога в раскрывающемся списке Для выбрать для какого из ресурсов (или для календаря проекта) вносятся изменения рабочего времени. 

Для переключения между месяцами надо использовать полосу прокрутки, а для выбора дня – щелкнуть по нему мышью (рисунок 2.6).

 

Рисунок 2.6

ЛЕКЦИЯ 4 

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ

Одна из основных задач планирования проекта – как можно точнее оценить сроки исполнения и стоимость работ, необходимых для достижения цели проекта.

После того, как составлен список задач по проекту, оценивается длительность каждой из них и выделяются ресурсы необходимые для их выполнения.

Затем оценивается стоимость и сроки исполнения каждой задачи.

После сложения этих параметров можно оценить общую стоимость и срок выполнения проекта.

 

СОЗДАНИЕ СПИСКА ЗАДАЧ

План работ лучше всего составлять (и редактировать) в представлении Диаграмма Ганта (рисунок 3.1).

Для добавления задачи в план проекта устанавливаем курсор в таблицу слева от диаграммы и вводим название задачи в поле Название задачи.

После этого символизирующий задачу отрезок появится на диаграмме справа.

- Можно изменить ширину столбцов (и строк) таблицы, устанавливая мышку на границе столбца в области заголовка таблицы.

- Можно изменить временную шкалу диаграммы, дважды щелкнув левой кнопкой мыши по заголовочной части диаграммы. В появившемся окне диалога Шкала времени на закладке Верхний уровень выбрать количество отображаемых уровней, на закладке Средний уровень установить в качестве выбранных единиц, например, Недели, а на закладке Нижний уровень – Дни.

Для вставки новой задачи перед некоторой существующей задачей – выбрать в меню команду Вставка – Новая задача.

Для удаления задачи выбрать в меню команду Правка – Удалить задачу.

Задание вехи отличается от задания задачи только длительностью работ. У вехи – длительность 0 дней.

Рисунок 3.1

Для просмотра и редактирования информации о задаче выбрать в меню команду Проект – Сведения о задаче (рисунок 3.2), или щелкнуть два раза левой кнопкой мыши по названию задачи, или нажать на панели инструментов кнопку Сведения о задаче.

- Закладка Общие содержит наименование задачи, ее длительность, процент выполнения, дату начала и завершения работы и ее приоритет.

- Закладка Предшественники содержит список задач, а также тип связи между задачами.

- Закладка Ресурсы содержит список ресурсов задач и количество используемых ресурсов.

- Закладка Дополнительно содержит длительность задачи, тип ограничения и тип задачи.

- Закладка Заметки позволяет делать заметки к указанной задаче.

 

Рисунок 3.2

 

Выполнение задачи можно разбить во времени. Для этого используется кнопка Прервать задачу.

Рисунок 3.3

 

После нажатия кнопки надо сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши на отрезке, изображающем задачу на диаграмме Ганта.

Задача разобьется во времени – на диаграмме Ганта она будет предсиавлена двумя отрезками (рисунок 3.3), величину которых можно изменять, подхватив их левой кнопкой мыши.

 

ОГРАНИЧЕНИЯ

Если надо привязать задачу к определенной дате, это можно сделать при помощи элемента Ограничение. Введение ограничений снижает гибкость при перерасчете плана проекта, что иногда бывает необходимо. В MS Project выделяется несколько типов ограничений (см. табл.3.1) в зависимости от того, насколько они влияют на гибкость расчетов.

 

                                                                                                            Таблица 3.1

Вид ограничения	Тип ограничения (по влиянию на планирование проекта)
Начать как можно позже	Гибкое
Начать как можно раньше	Гибкое
Начать не позднее	Среднее
Начать не ранее	Среднее
Окончить не позднее	Среднее
Окончить не ранее	Среднее
Зафиксировать начало проекта	Негибкое
Зафиксировать окончание проекта	Негибкое

 

В проектах, планируемых от даты начала, по умолчанию все задачи имеют ограничения вида «Начать как можно раньше», а в проектах, планируемых от даты окончания – «Начать как можно позже».

  Изменять ограничения по умолчанию можно, вводя дату начала или окончания задачи в таблице при вводе, а также используя закладку Дополнительно в диалоговом окне Сведения о задаче, поле Тип ограничения.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ

 

ЛЕКЦИЯ 5 

ТЕМА ЛЕКЦИИ: Анализ и оптимизация плана проекта

АНАЛИЗ И ОПТИМИЗАЦИЯ ПЛАНА ПРОЕКТА

После того как план проекта составлен, его надо проанализировать по нескольким направлениям:

- просмотреть соответствие расписания проекта потребностям, т.к. при определении назначений длительности задач могли измениться;

- проверить соответствие загрузки ресурсов, т.к. в процессе выделения ресурсов могла произойти перегрузка некоторых из них;

- проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после создания назначений, и ожидаемой.

Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, необходимо произвести оптимизацию плана проекта.

 

АНАЛИЗ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА

Для оценки общей стоимости проекта, надо перейти в таблицу Затраты (меню Вид – Таблица - Затраты) и определить данные в столбце Общие затраты (рисунок 6.5) у итоговой (суммарной) задачи проекта.

Затем можно проанализировать структуру затрат (например, распределение затрат по различным ресурсам, распределение затрат по различным задачам проекта и т.п.) и перераспределить их в случае несоответствия общих затрат с бюджетом проекта.

Рисунок 6.5

 

ЛЕКЦИЯ 6 

ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПРОЕКТА. РАБОТА С БАЗОВЫМИ И ПРОМЕЖУТОЧНЫМИ ПЛАНАМИ

После составления плана проекта начинается выполнение запланированных работ.

Главная цель отслеживания проекта – своевременно обнаружить отклонения фактических работ от запланированных.

Для этого надо собирать данные о ходе выполнения работ и сравнивать их с базовым планом проекта.

Чтобы это было возможно, перед началом выполнения работ надо зафиксировать базовый план, с которым далее пойдет сравнение текущих состояний.

Для сохранения базового плана надо выбрать в меню команду Сервис – Отслеживание – Сохранить базовый план.

Появится диалоговое окно Сохранение базового плана. При первом сохранении необходимо выбрать сохранение базового плана для всего проекта (рисунок 7.1).

Помимо базового плана MS Project позволяет сохранять промежуточные планы.

• Промежуточный план отличается от базового объемом сохраняемой информации. Если в базовом плане сохраняется около 20 типов данных (о задачах, ресурсах, назначениях и т.п.), то в промежуточном плане сохраняются только даты начала и окончания задач.

 

Рисунок 7.1

 

Для сохранения промежуточного плана используется то же диалоговое окно Сохранение базового плана, но в нём надо выбрать переключатель Сохранение промежуточного плана.

Для удаления сохраненных планов надо выбрать в меню команду Сервис – Отслеживание – Очистить базовый план и установить переключатель на нужном плане (базовом или промежуточном).

Для отображения данных по отслеживанию проекта необходимо на панели представлений выбрать представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. После сохранения базового плана в этом представлении на диаграмме для каждой задачи отображаются два отрезка – отрезок, соответствующий базовому плану, и – текущему.

 

· В текущий план вносятся все изменения плана проекта, выявляемые в ходе выполнения работ. Например, если какой-либо сотрудник, отвечающий за выполнение конкретной задачи, не укладывается в установленные сроки, то время выполнения задачи можно увеличить. После увеличения длительности задачи текущий план будет отличаться от базового.

Для отслеживания проекта надо установить таблицу отслеживания:

выбрать в меню команду Вид – Таблица – Отслеживание. Затем на панели Консультант нажать кнопку Отслеживание и следовать предложенным шагам.

 

Если на экране не отображена панель Консультант, надо выбрать в меню команду Вид – Панели инструментов и отметить значком нужную панель

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

 

Небольшая IT-компания заключила договор с крупным предприятием на разработку и внедрение Информационной Системы Управления (ИСУ).

В работах занят отдел информационных технологий (ОИТ), который состоит из 5 сотрудников:

- руководителя отдела;

- 3-х программистов (из них один работает на полставки);

- тестировщика.

Сотрудники ОИТ могут участвовать во всех работах по проекту со следующими ограничениями:

- кодированием модулей могут быть заняты только программисты;

- программисты не участвуют в тестировании;

- только руководитель ОИТ выполняет работы, связанные с подписанием и согласованием документов по проекту с заказчиком.  

В ходе переговоров с заказчиком был заключен договор стоимостью 4000000 (четыре млн) тенге сроком на 12 месяцев. Основные требования к системе:

- распределенная база данных производственных показателей находится на сервере комбината;

- в каждом из 7 подразделений предприятия должно быть установлено рабочее место диспетчера;

- информация от диспетчеров должна проверяться, анализироваться и объединяться в единый ежедневный рапорт предприятия, который поступает на рабочие места пяти руководителей предприятия.

  Перед началом проекта была проведена декомпозиция работ по проекту и определен список задач.

Технология проектирования программного обеспечения определяет работы первого уровня:

1. Системный анализ.
2. Предварительное проектирование.
3. Организация тестирования.
4. Программная реализация.
5. Документация к системе.
6. Развертка системы на предприятии и обучение пользователей.

 

Работы по системному анализу (не более 3-х недель) включают разработку:

- концепции системы;

- системную спецификацию.

Предварительное проектирование (не более 6-и недель) состоит из разработки:

- технического задания;

- архитектуры системы;

- структуры информационных потоков;

- структуры программной системы.

Этап Организация тестирования (2 недели) включает:

- планирование тестов;

- разработку тестов;

- проверку тестов.

На этапе Программной реализации (не более 7 месяцев) осуществляется:

- детальное проектирование;

- кодирование модулей;

- отладка и тестирование модулей;

- интеграция системы.

Документация к системе (3 недели) содержит:

- руководство пользователя;

- электронную справку;

- дистрибутивы на CD.

Развертка системы на предприятии и обучение пользователей (1 месяц) предполагает:

- развертку системы на сервере заказчика;

- опытную эксплуатацию;

- обучение пользователей системы.

 

Отдел ОИТ имеет в своем распоряжении 5 ПК требуемых характеристик. Имеется локальная сеть.

Работы по разработке документов – от 1 до 3 дней;

Работы по кодированию модулей и тестированию – от 3 до 10 дней.

Работы по отладке и интеграции системы – от 7 до 15 дней. 

 

Задание. Составить в среде MS Project план проекта. При этом расписать список задач до 4-го уровня, осуществить планирование ресурсов и выяснить – может ли отдел информационных технологий без привлечения работников со стороны успешно завершить проект.

 

 

 

ТЕМА ЛЕКЦИИ: Интерфейс программной системы MS Project

ПРОГРАММА MS PROJECT

MS Project – наиболее доступное средство для автоматизации организационного планирования и управления в среде Windows.

MS Project позволяет эффективно управлять всеми задачами и ресурсами проекта, определять дату завершения работ, отслеживать выполнение работ по проекту, создавать различные виды отчетной документации.

Данные проекта можно рассматривать в виде таблиц, диаграмм, графиков.