Тема лекции: отслеживание выполнения и результатов работ в среде MS Project

 

ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПРОЕКТА. РАБОТА С БАЗОВЫМИ И ПРОМЕЖУТОЧНЫМИ ПЛАНАМИ

После составления плана проекта начинается выполнение запланированных работ.

Главная цель отслеживания проекта – своевременно обнаружить отклонения фактических работ от запланированных.

Для этого надо собирать данные о ходе выполнения работ и сравнивать их с базовым планом проекта.

Чтобы это было возможно, перед началом выполнения работ надо зафиксировать базовый план, с которым далее пойдет сравнение текущих состояний.

Для сохранения базового плана надо выбрать в меню команду Сервис – Отслеживание – Сохранить базовый план.

Появится диалоговое окно Сохранение базового плана. При первом сохранении необходимо выбрать сохранение базового плана для всего проекта (рисунок 7.1).

Помимо базового плана MS Project позволяет сохранять промежуточные планы.

• Промежуточный план отличается от базового объемом сохраняемой информации. Если в базовом плане сохраняется около 20 типов данных (о задачах, ресурсах, назначениях и т.п.), то в промежуточном плане сохраняются только даты начала и окончания задач.

 

Рисунок 7.1

 

Для сохранения промежуточного плана используется то же диалоговое окно Сохранение базового плана, но в нём надо выбрать переключатель Сохранение промежуточного плана.

Для удаления сохраненных планов надо выбрать в меню команду Сервис – Отслеживание – Очистить базовый план и установить переключатель на нужном плане (базовом или промежуточном).

Для отображения данных по отслеживанию проекта необходимо на панели представлений выбрать представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. После сохранения базового плана в этом представлении на диаграмме для каждой задачи отображаются два отрезка – отрезок, соответствующий базовому плану, и – текущему.

 

· В текущий план вносятся все изменения плана проекта, выявляемые в ходе выполнения работ. Например, если какой-либо сотрудник, отвечающий за выполнение конкретной задачи, не укладывается в установленные сроки, то время выполнения задачи можно увеличить. После увеличения длительности задачи текущий план будет отличаться от базового.

Для отслеживания проекта надо установить таблицу отслеживания:

выбрать в меню команду Вид – Таблица – Отслеживание. Затем на панели Консультант нажать кнопку Отслеживание и следовать предложенным шагам.

 

Если на экране не отображена панель Консультант, надо выбрать в меню команду Вид – Панели инструментов и отметить значком нужную панель

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

 

Небольшая IT-компания заключила договор с крупным предприятием на разработку и внедрение Информационной Системы Управления (ИСУ).

В работах занят отдел информационных технологий (ОИТ), который состоит из 5 сотрудников:

- руководителя отдела;

- 3-х программистов (из них один работает на полставки);

- тестировщика.

Сотрудники ОИТ могут участвовать во всех работах по проекту со следующими ограничениями:

- кодированием модулей могут быть заняты только программисты;

- программисты не участвуют в тестировании;

- только руководитель ОИТ выполняет работы, связанные с подписанием и согласованием документов по проекту с заказчиком.  

В ходе переговоров с заказчиком был заключен договор стоимостью 4000000 (четыре млн) тенге сроком на 12 месяцев. Основные требования к системе:

- распределенная база данных производственных показателей находится на сервере комбината;

- в каждом из 7 подразделений предприятия должно быть установлено рабочее место диспетчера;

- информация от диспетчеров должна проверяться, анализироваться и объединяться в единый ежедневный рапорт предприятия, который поступает на рабочие места пяти руководителей предприятия.

  Перед началом проекта была проведена декомпозиция работ по проекту и определен список задач.

Технология проектирования программного обеспечения определяет работы первого уровня:

1. Системный анализ.
2. Предварительное проектирование.
3. Организация тестирования.
4. Программная реализация.
5. Документация к системе.
6. Развертка системы на предприятии и обучение пользователей.

 

Работы по системному анализу (не более 3-х недель) включают разработку:

- концепции системы;

- системную спецификацию.

Предварительное проектирование (не более 6-и недель) состоит из разработки:

- технического задания;

- архитектуры системы;

- структуры информационных потоков;

- структуры программной системы.

Этап Организация тестирования (2 недели) включает:

- планирование тестов;

- разработку тестов;

- проверку тестов.

На этапе Программной реализации (не более 7 месяцев) осуществляется:

- детальное проектирование;

- кодирование модулей;

- отладка и тестирование модулей;

- интеграция системы.

Документация к системе (3 недели) содержит:

- руководство пользователя;

- электронную справку;

- дистрибутивы на CD.

Развертка системы на предприятии и обучение пользователей (1 месяц) предполагает:

- развертку системы на сервере заказчика;

- опытную эксплуатацию;

- обучение пользователей системы.

 

Отдел ОИТ имеет в своем распоряжении 5 ПК требуемых характеристик. Имеется локальная сеть.

Работы по разработке документов – от 1 до 3 дней;

Работы по кодированию модулей и тестированию – от 3 до 10 дней.

Работы по отладке и интеграции системы – от 7 до 15 дней. 

 

Задание. Составить в среде MS Project план проекта. При этом расписать список задач до 4-го уровня, осуществить планирование ресурсов и выяснить – может ли отдел информационных технологий без привлечения работников со стороны успешно завершить проект.