Документация как элемент метода

БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1. Экономическая сущность документации в бухгалтерском учете

2.Классификация бухгалтерских документов

3.Документооборот и хранение документов

4. Документирование в условиях компьютеризации учета

 

1. Документация - это способ оформления хозяйственных операций соответствующими документами, на основе которых, собственно, и производится отражение их в учетных регистрах.

Бухгалтерский документ - это документ, содержащий информацию об операциях, являющийся юридическим доказательством ее осуществления.

Документация обеспечивает в бухгалтерском учете и беспрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия. При помощи документа осуществляется контроль за правильностью ведения хозяйственной деятельности и ее законностью, полученными результатами.

Таким образом, документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Исходя из этого, как финансово-хозяйственный контроль, так и финансовый анализ, с точки зрения классификации подразделяют на:

-   документарный;

-   фактический;

Соответственно, 1-ый основан на содержании и данных различного рода бухгалтерских документах и финансовой отчетности, 2-й - на фактическом состоянии объекта контроля либо анализа.

•

 

2. Существует большое многообразие бухгалтерских документов. Теория бухгалтерского учета предполагает следующее структурирование системы бухгалтерских документов. Исходя из выделенной системы классификационных признаков, различают следующие их разновидности.

 

1) По предназначению:

1.    Распределительные - доверенности на получение товарно- материальных ценностей, которые являются балансом строгого учета и отчетности и содержат распоряжение лиц, обладающих правом I и II подписи на предприятии (руководитель в лице президента компании, директора, управляющего, председателя; главный бухгалтер) на получение каким-то работником товарно-материальных ценностей исходя из договоров (контрактов) поставки, покупки. В доверенности содержатся паспортные данные уполномоченного работника, образец его подписи, которые скрепляются визами руководителя и главного бухгалтера, оттиском печати, производятся соответствующие записи в журналах регистрации доверенностей.

2.    Оправдательные - авансовый отчет (по подотчетным суммам на компенсацию командировочных расходов). На основании приказа руководителя о командировании для выполнения служебного задания бухгалтерия осуществляет ориентировочный расчет аванса исходя из утвержденных норм компенсации командировочных расходов (суточные – 25 грн., проезд, жилье, сопутствующие затраты при проживании и т. д.).Данный аванс находит отражение в учете по счету 371, По завершению командировки составляется авансовый отчет с приложением финансовых документов, оправдывающих производственные расходы).

3. Бухгалтерского оформления - различного рода бухгалтерские справки, дающие основание бухгалтеру на проведение хозяйственной операции в регистрах, чаще всего, такие документы оформляются в том случае, если типовой номенклатурой документации юридическое засвидетельствование факта хозяйственной операции не представляется возможным, (при нормативном методе учета затрат возникновение факта отклонения достигнутой себестоимости производства продукции от нормативов регистрируется путем оформления бухгалтерской справки, в которой доказывается законная обоснованность данного отклонения (изменения в законодательной базе, в налоговом законодательстве, ГОСТАХ, методических рекомендациях, в сфере проектно-сметной работы и т. п.)

4. Комбинированные - упомянутый выше авансовый отчет одновременно является распоряжением, т. к. на его основании бухгалтер осуществляет записи в учетных регистрах после утверждения отчета руководством. С другой - оправдательным.

 

2) По порядку формирования 2-е группы: - первичные, в их составе:

1. товарные

2. расчетные (выписки по банковским счетам, платежные поручения, расчетные чеки и т. п.)

3. кассовые (приходные и расходные кассовые ордера. Эти ордера - финансовый документ, на основе которого касса оприходует наличные, либо выдает их. Исключение для выдачи наличных по платежной ведомости. Однако, по мере ее закрытия все равно оформляется расходный ордер на выдачу денег и отдельный расходный ордер на не выданные (депонированные, т. е. размещенные на хранение).

 

3) По способу использования:

1. разовые (акт на списание основных средств, акт приема-передачи продукции).

2. накопительные (журналы-ордера, группировочные и накопительные ведомости).

 

4) По месту составления:

1. внутренние (приходный товарный ордер на внутреннее перемещение ценностей между складом и цехом, между структурными подразделениями).

2. внешние (договора, контракты, гарантийные письма и т. п.).

 

5) По количеству учетных позиций:

1. однопозиционные (приходный кассовый ордер).

2. многопозиционные (кассовая книга, в которой за каждый кассовый день на основе приходных и расходных кассовых ордеров производятся записи по приходу и расходу наличных с указанием порядкового номера документа, целевого назначения наличных сумм).

 

6) По оформлению однородных операций:

1.  унифицированные (денежная чековая книжка, предназначенная для получения наличных денег в банке с текущего банковского счета на различные цели: зарплата, стипендия, командировочные расходы, "больничные" и т. п. в соответствии с инструкцией НБУ).

2.  прочие (ведомость начисления амортизации по необоротным активам).

 

7) По способу заполнения:

1. рукописные.

2. машинописные (при работе с документами не допускается совмещение вариантов языков, цвета чернил, т. к. исходя из требований делопроизводства, другой цвет может означать действие с документом. Следует иметь ввиду, что процедура составления документа предполагает заполнение всех предусмотренных в нем реквизитов. Если в какой-то позиции нет данных, то следует данный реквизит гасить прочерком. В различного рода накопительных ведомостях незаполненные строки гасятся знаком Z. Возможны сокращения в тексте документа, но они должны быть понятны или вытекать из смысла текста (сталь марки Нб; можно написать – сталь Н₆, нельзя - ст. Н₆).

 

Отражение даты документа предполагает запись в форме: 20.02.04 р.

Оформление документа означает, что он составлен и подписан уполномоченными лицами. При необходимости подписи заверяются оттиском печати, штампами, в т.ч. регистрируются с производством записи в регистрационном журнале. (К примеру, регистрация приходного кассового ордера означает отражение его основных реквизитов в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. На ордере: порядковый номер, дата).

Рекомендуется в кассовых и банковских документах месяц отражать словом, сумма цифрами пишется так: 1564,56. Если сумма округляется до тысяч, то можно писать тыс., млн., млрд., сокращения денежной единицы: грн. и коп. Если сумма оформляется полностью, то существует 2 варианта записи, копеечная часть всегда цифрами: сто три грн. 26 коп. или грн.                 сто три. коп. 26.

При необходимости в бухгалтерские документы вносятся исправления (в кассовых и банковских исправления и помарки запрещены). Одной тонкой линией зачеркивается ошибка, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а выше вписывается правильное, рядом слово "исправлено", подпись, дата. Метод "красного сторно" предполагает выделение красным цветом или обычным цветом, но взяв в прямоугольник ошибочную запись. При подсчете данный элемент воспринимается со знаком "-", тем самым ошибка аннулируется. Далее производится правильная запись.

 

3. Документооборот - это путь, который проходит документ.

Включает следующие основные этапы:

1) Поступление документов со стороны или их внутреннее оформление, накопление и регистрация первой информации (путевые листы в связи с работой автотранспорта сдаются водителями диспетчеру и накапливаются ими).

2) Обработка первичных документов до поступления их в бухгалтерию (на основе данных путевого листа диспетчер рассчитывает объем перевозок, причитающуюся водителю заработную плату).

3) Поступление документации в бухгалтерию (в соответствии с графиком документооборота диспетчеры структурных подразделений автопредприятий сдают листы в бухгалтерию).

4) Обработка документации, превращение первичной информации в конечную, разноска документов по учетным регистрам.

5) Обеспечение текущего хранения.

6) Передача документа на хранение в архив предприятия, при этом документы группируются, сшиваются, переплетаются по однородным группам и хранятся в качестве приложений к соответствующим учетным регистрам.

7) По завершении срока хранения (в соответствии с инструкциями) разные документы по разным срокам, наиболее важные по перечню сдаются в государственный архив).

          При необходимости не рекомендуется увеличивать объем документов, т. к. излишек информации провоцирует неопределенность управленческих решений.

Документооборот на предприятии определяет главный бухгалтер. Им назначается персональная ответственность работников за перечень обрабатываемых документов и сроки их обработки. При этом главный бухгалтер ориентируется на критерии минимизации пути прохождения документов и затрат на их обработку. Данные факторы определяют численность бухгалтерии как структурного подразделения.

Продолжительность документооборота зависит от следующих факторов:

- величина предприятия;

- специфика работы предприятия;

- размещение подразделения.

Объектом организации документооборота выступают не только первичные документы, но и учетные регистры, формы финансовой отчетности.

Документооборот рекомендуется оформлять в виде графиков, которые разработаны главным бухгалтером и утверждены руководителем предприятия. Следует учитывать, что подпись 1-го лица должна быть или выше прочих подписей или левее их.

Возле подписи отражаются инициалы и фамилия, ставится дата.

Графики предоставляются либо в виде схем, либо в виде таблиц, или
простого перечня работ с указанием сроков и исполнителей. График может
быть представлен в виде номограммы, где перечень выполненных работ в
связи с документооборотом, А и Б - структурные подразделения, задействованные в ходе работ.

Приведем график документооборота применительно к приходному кассовому ордеру в виде перечня работ:

1) Составление ордера бухгалтером, ведущим учет денежных средств.

2) Подпись ордера главным бухгалтером, либо его заместителем.

3) Регистрация ордера в журнале.

4) Передача ордера кассиру лично бухгалтером.

5) Оприходование …………. кассиром в соответствии с приходным ордером.

6) Произведение записи кассиром в кассовой книге (датанэегистрация в журнале, дата оформления ордера и дата записи в кассовой книге должны совпадать).

7) Оформление кассиром кассового отчета, подсчет оборота (дневного) по приходу и расходу (сколько по кассе).

8) Передача кассового отчета вместе с прилагаемыми к нему документами бухгалтеру, ведущему учет денежных средств под роспись в кассовой книге.

 

После составления документа на местах, либо поступления его на предприятие со стороны, организуется его проверка. Проверка документа производится по форме (правильность, четкость и полнота всех предусмотренных документом реквизитов и регистров; наличие печатей, штампов, идентичность подписей для внутренних документов, правильность внесения исправлений и др.), а также по содержанию (при этом анализируется экономический смысл отражающихся в документе процессов, логическая их взаимосвязь и др.).

Теорией финансового контроля предусмотрены следующие методические приемы документальной проверки:

1.  Анализ экономической сущности средств и процессов соответствующему содержанию документа.

2.  Встречные проверки (например, при получении ценностей со склада предприятия сопоставляются данные товарного отчета материально-ответственного лица с данными бухгалтерии при одновременном рассмотрении первичных документов на отпуск ценностей (материальные требования, заборная карта). Например, при нормативном методе учета на каждый автомобиль заводится такая карта, в которой, с одной стороны, определены величины материальных затрат в связи с эксплуатацией автомобиля, исходя из планируемого объема работы, а с другой - фактический объем выдачи со склада запчастей, эксплуатационных и ремонтных материалов.

3.  Обратный подсчет (обладая сведениями о сумме выручки от реализации продукции, работ, услуг, а также цене реализации представляется возможным определить объем реализации в натуральном выражении).

4.  Прием балансовых увязок - используется чаще всего для контроля за движением материальных ресурсов. При этом исходят из того, что сальдо на начало месяца плюс совокупный оборот по данному месяцу минус совокупный оборот по выдаче должен соответствовать сальдо на начало месяца последующего.

5.  Прием логической увязки (необходимо оценить объективную возможность тех хозяйственных процессов, которые описаются документом. При этом исходят, что продолжение рабочего дня регламентируется КЗОТ, с одной стороны, а, с другой - не может превышать 24 часа. Соответственно, объем перевозимых грузов объективно зависит от грузоподъемности автомобиля и в рамках действующих правил перевозки грузов допускается лишь 15% перегрузки.

6.  Арифметическая проверка (пересчет показателей приведенных сумм в накопительных ведомостях, проверка "на угол", когда сумма итоговой графы должна равняться сумме итогов по отдельным строкам).

7. Законодательно-нормативная оценка - "разрешено все, что не запрещено законом".

8. Контроль (сравнение-сопоставление данных документа с фактическим состоянием хозяйственного процесса. Например, сопоставление отраженного в товарном документе груза с его наличием).

9. Оценка документов на соответствие приведенным корреспонденциям счетов.

 

Существуют следующие виды обработки документов:

1.  Группировка - объединение однородных документов в группировочные или накопительные ведомости.

2.  Таксировка - денежная оценка натуральных измерителей. Например, по путевому листу исходя из пробега транспортных работ, фактического расхода автотранспортного топлива, выводится сумма расхода топлива в день, так и причитающаяся водителю заработная плата по данному путевому листу. '

3. Контировка - определение корреспонденции счетов и их запись на документе.

4. Включение в учетный регистр.

Методы обработки документов:

- ручной;

- механизированный;

- компьютеризированный.

Последний этап документооборота - хранение. Хранение организуется и обеспечивается бухгалтерией. На предприятии создается текущий архив. Размещение документации в текущем архиве осуществляется только после завершения их полной обработки в шкафу, сейфе. При этом должны быть созданы условия для обеспечения сохранности, защиты от несанкционированного использования.

Выдача документов сторонним работникам (не бухгалтерии), как правило, не разрешается.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфе или отдельном отсеке несгораемого шкафа. Оформленные первичные документы, сгруппированные и подшитые за отчетный период, хранятся вместе с теми учетными регистрами, записи в которых производятся на основе данных первичных документов.

Размещение документации в текущем архиве предприятия осуществляется с их регистрацией в архивной книге. Законодательно установлены четкие сроки хранения тех или иных документов; они либо уничтожаются с оформлением акта (главный бухгалтер, лицо, ведущее архив, руководитель, его уполномоченный заместитель). Если документы подлежат передаче в государственные архивы, то такая передача осуществляется с оформлением специальных актов. В одном и другом случае делаются пометки о списании в государственный архив или уничтожении с отражением реквизитов соответствующих актов.

4. Если бухгалтерский учет на предприятии основан на использовании одного из лицензированных программных продуктов в сфере бухгалтерского учета, то бухгалтерская информация формируется в виде выходных документов на машинных носителях.

Первичные документы, а также выходные документы подлежат хранению в соответствии с действующей законодательно-нормативной базой.

В этих условиях возникают проблемы обеспечения сохранности бухгалтерской информации. Данная проблема решается периодическим копированием на лазерные диски.

Другая проблема - защита данных бухгалтерского учета и обеспечение ее достоверности. Проблема решается установлением системы допуска к информации. Система кодов периодически обновляющаяся, ведение внутреннего повторного контроля.

Документация может формироваться хозяйственным субъектом как самостоятельно, так и на основе платных услуг сторонних организаций, однако ответственность за полноту и правильность ведения учета на предприятии хозяйственный субъект будет вести.

Зачастую на небольших предприятиях бухгалтерский учет не ведется на отдельных компьютерах. Параллельно, с его помощью решают задачи планирования производства, финансового планирования и др., и наоборот, при больших объемах финансовой деятельности на крупных предприятиях ведение бухгалтерского учета может осуществляться на разных машинах, объединенных в локальную сеть.

При организации бухгалтерского учета с применением персонального компьютера необходимо обеспечение выполнения специальных условий:

1)  формирование обязательного перечня выходных документов и обеспечение нормативного срока его хранения;

2)  обеспечение корректности учета (учет форм предусматривающих возможность корректировок, как в базу бухгалтерских проводок, так и на формы обработки документов);

3) обеспечение сохранности бухгалтерской информации;

4) полнота данных бухгалтерского учета;

5) ясность, обеспечиваемая применением четкого плана счетов бухгалтерского учета.

■