Гл. 4. Информационные системы

Понятие ИС

В каждой организации операции с информацией имеют высокий уровень повторяемости – они типичны. Это, естественно, порождает идею - собрать все необходимые для работы программные средства в систему, сделать удобным работу с ними, создать нужные в данной организации БД и связать их с используемыми программами, разработать в этой системе свой интерфейс и пр.

Такую систему стали называть информационной системой (ИС).

Физически ИС представляет собой комплекс программных и технических средств (компьютеров и околокомпьютерного оборудования).

Основными задачами ИС являются:

· Сбор и ввод требуемой информации в систему

· Обработка информации в соответствии с выполняемыми в организации операциями (поддержка основной деятельности)

· Проведение через ИС принятых человеком решений

· Хранение нужной информации, хранение и анализ полученной информации

· Выдача обработанной информации, в т.ч. отчетов

· Поддержка ресурсного обеспечения (снабжение)

· Сетевая связь с заказчиками и контрагентами.

Понятно, что в смежных организациях информационные системы будут весьма похожи друг на друга. Это привело к еще одной идее – создавать типовые ИС. Такие ИС стали создавать специализированные фирмы и продавать  их. Но организации отличаются друг от друга; это привело к тому, что возникла стадия доводки  (приспособления) типовой ИС к конкретной организации. Также существует понятие сопровождения  ИС – это поддержка ее работоспособности, внесение изменений, развитие.

Важной составляющей ИС является интерфейс. Он определяет удобство работы и наряду с функциональностью (– что может делать система) является определяющим при выборе ИС.

Информационные системы быстро завоевали популярность у пользователей. В первое время (90-е гг.) организации пытались создавать ИС собственными силами, но с конца 90-ых это стало редкостью, поскольку для хорошо отлаженной ИС требуются значительные программистские силы. Основным стал путь выбора подходящей типовой ИС, ее освоения и, возможно, дополнения.

Естественно, ИС специализированы по направлениям и поднаправлениям человеческой деятельности. Их существует очень много. Сейчас практически нет сколь-нибудь крупных фирм и организаций, не использующих одну ли несколько ИС.

Типичная ИС, нужный практически всем – «Бухгалтерия» (1С, Парус и др.), позволяющая вести в компьютере все финансовые операции. Многие фирмы используют интегрированные ИС, в которых объединяется решение задач различных направлений. Так ИС типа «Предприятие», позволяет решать в компьютерной системе задачи: по оперативному управлению предприятием, по ведению финансовых операций, ведению кадрового учеты, снабжению и др.

Существуют ИС, созданные для решения задач проектирования, менеджмента услуг, ведения банковских операций, юридической поддержки, обращения населения в государственные органы, продажи билетов, проведения таможенных операций, экологического мониторинга и многого, многого другого.

Для поддержки работы организации удобно, чтобы ИС работала в режиме реального времени, т.е. в том же темпе, с которым происходят изменения в реальной среде («on line»). Так чаще всего и происходит. К другому типу ИС – «of line» – относятся исследовательские, конструкторские, справочные, развлекательные и другие ИС.

ИС, работающие в режиме реального времени, часто также называют автоматизированными системами управления (АСУ). Этот термин подчеркивает две особенности таких систем:

– использование ИС для решения задач управления;

– подключение к выработке управленческих воздействий человека.

Хотя термины ИС и АСУ весьма близки, мы будем использовать более широкий термин «ИС».

ИС практически всегда распределена по компьютерной сети; только как исключение простая ИС может стоять на одном компьютере. Кроме всего прочего, это подчеркивает коллективное пользование ИС. Современную ИС трудно представить без выхода в систему Интернет.

Для решения одной и той же группы задач часто существует несколько конкурирующих ИС. Для организации это ставит задачу выбора наиболее подходящей ей ИС.

Ядром ИС являются базы данных. В ИС «of line» они обычно статические (изменяются мало), а в ИС «on line» делятся на статические и динамические. В последние постоянно поступает информация, занимает там нужное место и готова к использованию.

Общий вывод из данного пункта: ИС – это практическое применение ИТ.

Виды ИС

ИС весьма разнообразны по решаемым задачам. Существуют их разные классификации. Мы приведем классификацию, которая соответствует как особенностям решаемых задач, так и их внутреннему строению. 

Выделим следующие типы ИС:

o Обработки документов (транзакций) – Transaction Processing Systems.

o Поиска информации и подготовки сообщений – Information Processing Systems

o Проведения и поддержки управленческих решений – Decision Support Systems

o Связи между потребителем и государственными и общественными организациями – Public Relation Systems

o Экспертные ИС – Expert Systems

o Интеллектуальные ИС – Knowledge Based Systems

o Алгоритмов обработки информации  – Programmed Decision Systems

Естественно, существует и смешанный тип, более того, он является основным. Как правило, ИС имеет свойства нескольких типов. Практически все ИС имеют свойства последнего из приведенных типов, везде нужны алгоритмы обработки, например, вычисления и логический выбор.

ИС для связи потребителя с организацией весьма многочисленны – мы через них платим за услуги ЖКХ, интернет, телефон, можем платить налоги, покупать различные билеты и пр. Вход в такие системы обычно проводится через открыто установленные автоматы.

Экспертные системы основаны на использовании усредненного мнения экспертов по какой-либо группе вопросов. Эти вопросы, как правило, затруднены для формального рассмотрения, но опора на мнение экспертов позволяет принимать решения и в этом случае.

Интеллектуальные системы в определенном смысле противоположны экспертным системам. Они основаны на сложном применении знания и предназначены для замены мышления человека.

ИС (вот здесь более правильно сказать «Автоматизированные системы управления», АСУ) для управления бизнес-процессами выделяется в специальный класс, получивший наименование ERP – Enterprise Resource Planning.  Это   интегрированные системы для ведения производственного процесса, управления ресурсами, финансового менеджмента и др., они ориентированы на непрерывную координацию работы предприятия посредством использования специализированного прикладного программного обеспечения. Примером ИС этого класса является отечественный пакет 1С-Предприятие.

Сутью ИС – представителя ERP-системы – является  общая модель данных и процессов для всех сфер деятельности предприятия. Появившееся в начале 1990-гг. понятие ERP-системы с тех пор породило целый ряд как более узких систем общего вида – управление ресурсами, связями, кадрами и др.

 

Работа в ИС

 

Развитие информационных систем привело к отбору и типизации приемов работы с информацией для пользователя.

Основой является работа в окнах с количеством окон на экране от 1 до 4 (чаще всего мы видим одно). Строение окна напоминает вид документа с полями для ввода данных (числовых, буквенных и заказа выполнения операций). Широко используется выбор из развертывающихся списков и меню, дописание слов и выражений по первым символам и другие приемы убыстрения работы. Поля делятся на обязательные и не обязательные для заполнения; документ пойдет на исполнение, только если введена вся обязательная информация.

Типичное оформление (дизайн) оконных форм обычно предполагает акцентирование главного, относительно небольшое количество заполняемых полей в окне (до 10-12), использование цветов, которые наименее раздражают при длительной работе – неярких оттенков голубого, светлозеленого, светлосерого.

Часто работу ИС можно представлять как обслуживание поступающих задач  – например, потока заявок на изготовление или продажу чего-либо. Такая задача поступает к менеджеру и закрепляется за ним до выполнения. Так, работают типографии и другие организации, куда обращаются с заказами. 

Неделимая далее единица информации по аналогии с БД называется реквизитом (например, число, слово, сигнал к выполнению команды). Пользователь работает с реквизитами; более сложная информация (составная, результаты вычислений) обычно получается в ИС автоматически.

Одно из назначений ИС – давать постоянную информацию о текущих значениях изменяемых характеристик в системе. Такое отслеживание процесса дополняется режимом диалога – пользователь что-то меняет в системе и хочет видеть результаты своей работы, в т.ч. получать информацию о факте выполнения команды. Пользователь также может запрашивать в ИС определенную информацию; в этом случае ИС работает как база данных или база знаний.

При создании интерфейса основным приемщиком работы, а, нередко, и полноправным участником, является пользователь, и лучше всего, именно тот, кто будет работать с данными окнами и реквизитами. Можно именно по его указанию выбирать расположение поля, его размеры, шрифты, цвет фона и шрифта, позиции в раскрывающихся списках, группы иконок и пр.

Известно, что включение человека в систему ведет к росту ошибок. При работе в компьютерной системе наибольшее количество ошибок происходит при ручном вводе цифровых массивов и текстовых данных. Полезно предусматривать различные формы проверки такой информации. Например, часто блокируется ввод того, что не может быть.

Даже в рамках одной организации работа пользователя с информацией нередко подлежит авторизации. Обычно это производится по паролям. Авторизация может касаться права войти в систему, права ввода информации, заказа некоторых операций, анализа результатов.

Типичным в ИС является и компьютерный контроль за работой пользователя. Проверке могут подлежать объем выполненной работы, использование электронной почты, выход в Интернет и другие аспекты. Просмотр таких сведений руководителем работ может иметь целью оценку и повышение квалификации рядового пользователя.

Работа ИС требует хорошей компьютерной поддержки – должны быть системные программисты (в т.ч. администратор БД) и электроники, ответственные за работу технических средств.

 

4.4   О создании и внедрении  ИС

Создание ИС, а также ее замена и значительная модификация, – это весьма ответственные операции. Введенная в действие ИС существенно меняют характер работы организации. В процессе создания и внедрения ИС обязательно должны участвовать представители той организации (заказчика), которая устанавливает у себя ИС.

Рекомендуется организовывать микрогруппы из представителей поставщика (фирмы, устанавливающей ИС) и заказчика численностью 2-3 человека. Такие группы могут заниматься:

Ø Определением основных алгоритмов работы;

Ø Контентной разработкой БД;

Ø Разработкой интерфейса;

Ø Другими направлениями работы.

Только представители заказчика могут определить (выбрать) основные алгоритмы работы, задать (выбрать) поля в БД, определить список запросов к БД, делать замечания по интерфейсу и проводить пробную эксплуатацию.

Удобная ИС получиться, если заказчик в лице своих представителей будет активно взаимодействовать с поставщиком, вникать в компьютерные проблемы. Поставщик должен учитывать специфику организации-заказчика. Поэтому при выборе поставщика полезно интересоваться, имел ли он дело с организациями вашего типа.

Типовые ИС представляют собой программу-оболочку, в которой на стадии внедрения выполняется два основных вида операций:

- инициация нужных связей между объектами и программами среди их избыточного количества (ненужные вам связи нужны другим; программу-оболочку всегда делают универсальной);

- заполнение баз данных и отдельных списков конкретной информацией

В дополнение к этому заказчик может попросить исполнителя создать дополнительные модули и внедрить их в создаваемую ИС.

Естественно, работа в ИС требует обучения. Обычно это берет на себя фирма-поставщик ИС (исполнитель работ). Однако от этого можно отказаться и производить обучение самостоятельно, конечно, если для этого имеются силы. Интересным вариантом является приглашение для обучения сотрудников из той фирмы, которая уже внедрила у себя такую же ИС, и успешно работает с ней.