Обработка документов в бухгалтерии. Хранение документов

 

Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесение полученных данных в документ (заполнение его реквизитов).

Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет. Первичный учет — это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах.

Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом.

Состояние (т.е. достоверность и своевременность) первичного учета зависит от обеспеченности организации разнообразными техническими средствами для подсчета и измерения количественных величин.

Следовательно, первичный учет — это организованная система наблюдения, измерения, регистрации данных о хозяйственных организациях и других фактах хозяйственной деятельности, используемая для принятия управленческих решений.

Необходимо не только правильно оформлять документы, но и своевременно представлять их для обработки, т.е. должен выдерживаться график документооборота.

Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

В организации должен быть разработан план-график документооборота, где указываются сроки сдачи в бухгалтерию документов для обработки (по их видам) с указанием ответственных лиц. План-график документооборота предусматривает равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

План-график документооборота разрабатывает главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за его выполнением.

В каждой организации должна быть разработана система управления документооборотом, включающая:

— разработку положения о бухгалтерской службе;

— составление должностных инструкций учетному аппарату;

— составление плана-графика документооборота;

— создание технологии обработки учетной информации;

— разработка номенклатуры дел для текущего и постоянного хранения.

 

Обработка документов в бухгалтерии

- по форме	· установление всех реквизитов; · подписей; · подчисток, неоговоренных исправлений;
- по существу	· законность хозяйственной операции, соответствие действующему законодательству;
- арифметическая проверка	· правильность подсчетов, выделения итогов, вычисления процентов.

 

Обработка проверенных и принятых бухгалтерией документов включает в себя следующие этапы:

 

- таксировка	определение денежной оценки хозяйственной операции, отраженной в документе (т.е. перевод натуральных и трудовых измерителей в денежные);
- группировка	объединение документов по однородным признакам за определенный период;
- контировка	указание в документе взаимосвязи между счетами, вытекающей из содержания документа (т.е. это проставление корреспонденции счетов).

 

После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по сетам в учетные регистры.

Обеспечение сохранности документов и форм отчетности возложено на руководителя организации.

После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определяется специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения.

Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы.

Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, главный бухгалтер (другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.