Инвентаризация, ее роль и порядок проведения

 

При ведении учетных записей могут возникнуть расхождения между показателями, отраженными на счетах бухгалтерского учета, и фактическим наличием имущества и финансовых обязательств. Расхождения возникают в результате:

— естественных изменений в имуществе (усушка, распыливание, выветривание и т.д.);

— ошибок, допускаемых при приеме и отпуске имущества (излишки, недостачи, пересортица и др.);

— ошибок в учете (арифметические ошибки, описки в документах, неправильные записи и т.д.);

— злоупотребление материально ответственных лиц.

Поэтому в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации проводят инвентаризации имущества и обязательств.

Инвентаризация — способ проверки достоверности учетных данных путем сверки и документального подтверждения фактического наличия имущества и финансовых обязательств. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены документами и отражены на счетах бухгалтерского учета, выявить отклонения фактического наличия от учетных данных и принять решения по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Целью инвентаризации является установление:

— фактического наличия денежных средств и материальных ценностей по ответственным за их сохранность лицам;

— условий сохранности денежных и материальных ресурсов;

— наличия неполноценного и ненужного имущества;

— недостатков в постановке первичного и бухгалтерского учета и внутреннего контроля за сохранностью имущества;

— ошибок и злоупотреблений в учетных записях;

— реальности сумм, учтенных по статьям баланса;

— обоснованности подбора материально ответственных лиц и наличия с ними договора о полной материальной ответственности.

Проведение инвентаризации регулируется Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация обязательно проводится в следующих случаях:

— при смене собственника или реорганизации организации;

— при ликвидации организации;

— перед составлением годовой отчетности;

— при смене руководителя организации или другого материально ответственного

лица;

— при установлении фактов хищений, других злоупотреблений, порчи, утраты имущества по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);

— по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов. Требования к проведению инвентаризации:

— комиссионность проведения (проводится специально созданной комиссией);

— внезапность проведения (фактор неожиданности для проверяемых);

— действительность проверки (все инвентаризируемое имущество подлежит обязательному подсчету, взвешиванию, обмеру и т.д.);

— непрерывность проведения (не должна прерываться, на время перерывов в работе складские помещения отпечатываются).

Количество инвентаризаций и сроки их проведения устанавливаются разрабатываемым планом инвентаризационной работы, ежегодно составляемым главным бухгалтером.

В организациях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе:

— руководителя организации;

— главного бухгалтера;

— руководителей подразделений;

— главных специалистов;

— представители служб внутреннего контроля (аудита), независимых аудиторских организаций.

Для проведения инвентаризаций могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Проведение инвентаризации включает три этапа:

1. Подготовительный. Рабочей комиссии вручается приказ, а руководителю — пломбир (печать), составляется план проведения инвентаризации, проводится инструктаж с лицами, привлеченными для инвентаризации; члены комиссии предлагают материально ответственным лицам сделать разноску всех документов в книги (карточки) складского учета и составить отчет с выведением остатков, где ставится отметка «до инвента­ризации»; комиссия проверяет весоизмерительные приборы и берет расписку у материально ответственного лица, что им предъявлены все документы для инвентаризации.

2. Основной. Фактическое снятие остатков (пересчет, взвешивание и т.д.); результаты снятия остатков отражаются в инвентаризационных описях не менее, чем в двух экземплярах; каждая страница описи нумеруется, в конце страницы выводится общий итог натуральных единиц, указывается прописью количество заполняемых строк, незаполненные строки прочеркиваются.

3. Заключительный. Каждая страница и инвентаризационная опись в целом подписывается всеми участниками инвентаризации; к описи прилагаются акты обмеров и расчеты; в конце описи материально ответственное лицо дает расписку о предъявлении всех ценностей для инвентаризации, что она проведена в его присутствии, претензий к комиссии нет и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.

Правильно оформленные данные инвентаризации передаются в бухгалтерию организации для выведения окончательных результатов.

 

 

Виды инвентаризаций. Оформление, выявление и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

 

Порядок проведения инвентаризации определяется самой организацией в ее учет­ной политике.

Инвентаризации могут быть следующих видов:

 

- полная	охватывает все имущество; проводится перед составлением годового отчета;
- частичная	инвентаризуются отдельные виды имущества;
- сплошная	инвентаризуется все имущество у конкретного материально ответственного лица;
- выборочная	проверяются некоторые (на выборку) ценности у конкретного материального лица;
- плановая	проводится в соответствии с планом работы бухгалтерии организации;
- внеплановая	проводится внезапно, по чьей-либо инициативе, по сигналам о злоупотреблениях материально ответственных лиц;
- необходимая	проводится при смене материально ответственных лиц, переоценке, краже, стихийных бедствиях;
- повторная	проводится при возникновении сомнений в качестве проведенной инвентаризации и в том, что материально ответственное лицо было информировано о дате инвентаризации и подготовилось к ней;
- контрольно-перепроверочная	проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончании и охватывает не менее 10% проверенных ценностей;
- перманентная (непрерывная)	проводится согласно разработанному плану инвентаризации в течение года по отдельным видам имущества на различные даты.

Инвентаризационные описи поступают в бухгалтерию и на их основании составляются сличительные ведомости по установленным расхождениям. Сличительные ведомости подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Материально ответственное лицо дает комиссии подробное письменное объяснение о всех выявленных расхождениях (в срок 2-3 дня).

Свое решение комиссия отражает в протоколе, где указываются причины и ви­новники недостач и потерь, указываются меры их устранения. Протокол заседания инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации. Он выносит окончательное решение.

Результаты инвентаризации отражаются на счетах бухгалтерского учета в том месяце, когда была закончена инвентаризация. Ее результаты регулируются в следующем порядке:

- излишки имущества и денежных средств принимаются к учету как внереализационные доходы, т.е. отражаются по дебету счетов их учета и кредиту счета «Внереализационные доходы и расходы»;

- недостачи имущества в пределах норм естественной убыли учитывают в затратах производства;

- недостачи денежных средств и имущества сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или других источников возмещения.

 

 

Тема 17

РЕГИСТРЫ И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА