Оцінювання ефекту від автоматизації процесу управління проектами

 

Автоматизація кожного управлінського процесу повинна або зменшувати розмір витрат на управління, або змінювати якісні характеристики управлінського процесу, що впливають на величину економічної вигоди, одержуваної підприємством.

У загальному випадку, витрати на управління складаються з фонду оплати праці керівників і вартості інформаційного забезпечення діяльності керівників. Однак, існують ще два, можливо найважливіші компоненти витрат на управління, – це упущена вигода від неприйнятих вчасно рішень та оплата помилкових рішень. Причиною помилкових управлінських рішень або затримки в прийнятті рішень, як правило, є або відсутність достовірної інформації в момент ухвалення рішення, або відсутність належного контролю над фахівцями, що приймають рішення.

Корпоративна інформаційна система дозволяє поліпшити управління підприємством. Якість системи управління може визначатися наступним набором параметрів процесу прийняття рішень:

а) середній час вироблення рішення (швидкість реакції);

б) частота помилкових рішень (ймовірність ухвалення неправильного рішення);

в) середні витрати на вироблення рішення;

г) збиток від необґрунтованих рішень за певний період часу та зменшення збитків внаслідок скорочення кількості неправильних рішень;

д) швидкість виявлення помилок у прийнятих рішеннях.

Приріст ефективності економічної діяльності підприємства в результаті комплексної автоматизації системи управління може проявлятися різним чином. Як можливі фактори, що визначають сукупний ефект від автоматизації, часто розглядаються наступні складові:

а) якісне поліпшення процесів підготовки та прийняття рішень;

б) зменшення трудомісткості процесів обробки і використання даних;

в) економія умовно-постійних витрат за рахунок можливого скорочення адміністративно-управлінського персоналу, необхідного для забезпечення процесу управління підприємством;

г) переорієнтація персоналу, вивільненого від рутинних завдань обробки даних, на більш інтелектуальні види діяльності (наприклад, ситуаційне моделювання варіантів розвитку підприємства та аналіз даних);

д) стандартизація бізнес-процесів у всіх підрозділах підприємства;

є) оптимізація виробничої програми підприємства;

ж) скорочення строків оборотності оборотних коштів;

з) установлення оптимального рівня запасів матеріальних ресурсів й обсягів незавершеного виробництва;

Інформаційна система є всього лише постачальником і інструментом обробки інформації для підтримки діяльності конкретних фахівців. Однак, наявність повної інформації про різні аспекти діяльності підприємства не є достатньою умовою для того, щоб змусити менеджерів проявляти "здоровий глузд" і приймати оптимальні управлінські рішення. Одна тільки інформаційна технологія не несе в собі істотних поліпшень, якщо вона не базується на платформі із принципів, цілей, стимулів та ідей: усього того, що прийнято називати "корпоративною філософією". Якщо така основа споконвічно відсутня або розвалюється в ході проведення робіт, замість ефекту виходить лише освоєння коштів, виділених на закупівлю техніки й програмного забезпечення під автоматизацію.

Потенційна погроза впровадження інформаційної системи може виходити від недостатньо сприятливого відношення до неї користувачів, якщо нововведення, внесені в їх роботу новими технологіями, не відповідають їх інтересам. Одержання підприємством відчутного матеріального ефекту від автоматизації системи управління значною мірою визначається здатністю керівника підприємства довести колективу те, що досягнення загальних цілей буде сприяти досягненню і індивідуальних цілей конкретних співробітників, що підтримують процес перетворень.

Інвестиції в автоматизацію системи управління підприємством припускають наступні групи витрат:

а) придбання базового програмного забезпечення;

б) оплата послуг із проектування та запуску системи в експлуатацію;

в) придбання технічних коштів автоматизації (комп'ютерів й інших периферійних устроїв) і монтаж локальних обчислювальних мереж;

Розрахунок витрат на автоматизацію за кожною із груп не є істотною проблемою. Значно більш важливою проблемою є обґрунтування доцільності планованих витрат. З економічної точки зору, явна вигода від реалізації проекту комплексної автоматизації представляється як різниця між отриманим ефектом і понесеними витратами.