Створення нового проекту в програмі Microsoft Office Project

При створенні нового проекту програма Microsoft Office Project пропонує виконати наступні дії:

1) створити новий проект (новий файл проекту може бути створений «з нуля» або на основі існуючого файлу або шаблона. Можна також скористатись майстром створення проектів, у якому виконуються дії по настроюванню нового проекту);

2) відкрити існуючий проект або шаблон (можна створити новий проект, використовуючи вже наявний файл проекту, схожого на поточний проект. Для створення проекту можна також скористатись шаблоном. При використанні існуючого файлу або шаблона не потрібно вводити в проект відомості, спільні з іншими аналогічними проектами);

3) введення властивостей файлу (властивості файлу, такі як назва проекту або організації, тема, ім’я керівника і коментарі, у майбутньому можуть полегшити ідентифікацію і пошук цього файлу);

4) вибір способу планування проекту (більшість проектів плануються від певної дати початку. Навіть якщо відома дата, до якої проект повинний бути закінчений, планування з дати початку є більш гнучким. Але у деяких випадках виникає необхідність планувати проекту від дати закінчення);

5) зв’язування або збереження проектних документів у Microsoft Project (створивши файл проекту, можна зв’язати з ним документи, що безпосередньо належать до проекту, наприклад, план управління областю охоплення або план управління ризиками);

6) встановлення робочого часу для календаря проекту (за замовчанням у Microsoft Project використовується робочий час з 9:00 до 18:00 у робочі дні з годинною на перерву. Можна змінити робочі години для всіх робочих днів, для певних днів тижня, наприклад для вівторка, або для певних дат, таких як святкові дні);

7) настроювання робочої групи проекту (перед початком роботи необхідно налагодити спосіб обміну даними з членами робочої групи і оновлення проекту в ході його виконання. Для передачі даних можна використовувати засоби інтерактивної спільної роботи, такі, як Microsoft Project Server, систему корпоративної електронної пошти, файловий сервер);

8) збереження проекту (час від часу необхідно зберігати проект, щоб внесені зміни набрали силу, щоб створити резервну копію поточного проекту або шаблон, який можна використовувати для іншого проекту. У Microsoft Project можна зберегти файл проекту декількома способами, у тому числі як веб-сторінку, базу даних Microsoft Access або книгу Microsoft Excel, а також як шаблон проекту).

 

3 Вирівнювання завантаження ресурсіввпрограмі Microsoft Office Project

Після складання і корегування плану проекту можна перевірити, наскільки оптимально використовуються ресурси. Для деяких ресурсів може спостерігатися перевищення норм або заплановані більші затрати праці, ніж дозволяє вільний час. Інші можуть бути недостатньо завантажені або працювати час від часу з неповним завантаженням.

Вирівнювання завантаження ресурсів – це спосіб розв’язання конфліктних ситуацій, пов’язаних з тим, що ресурсам призначається занадто багато роботи; такий стан називається перевищенням доступності ресурсів.

Завантаження ресурсів можна вирівнювати двома способами:

1) затримати задачу доти, доки в призначеного ресурсу не з’явиться час для роботи над нею;

2) перервати задачу так, щоб частина її була виконана в запланований час, а частина, що залишилась, пізніше, коли призначений ресурс звільниться.

Вирівнювати завантаження ресурсів можна вручну або автоматично. Якщо Microsoft Project виконує автоматичне вирівнювання завантаження, при виборі задач, які підлягають затримці або перериванню, аналізуються наступні фактори:

– ідентифікатор задачі;

– наявний резерв часу;

– пріоритет задачі;

– залежності задачі;

– обмеження задачі;

– планові дати.

Коли Microsoft Project вирівнює завантаження ресурсів, він залишає без змін призначення ресурсів і дані про задачу. Microsoft Project тільки затримує або перериває задачі. При вирівнюванні завантаження вручну можна затримати задачу або призначити їй додаткові ресурси.

Якщо необхідно контролювати, в якому порядку для задач буде проводитися автоматичне вирівнювання завантаження, задачам потрібно встановити пріоритети. Пріоритет задається в діапазоні від 0 до 1 000 (1 000 – найвищій пріоритет). Задачі з пріоритетом 1 000 не включаються у вирівнювання, тобто при вирівнюванні вони ні за яких умов не можуть бути затримані або перервані. Значення пріоритету за замовчанням дорівнює 500.

Завершення проекту дає можливість зібрати і зафіксувати інформацію про процес і результати його виконання, щоб надати її зацікавленим сторонам. За результатами завершення проекту створюють документи узагальнення досвіду.

В документах узагальнення досвіду записуються відомості про хід проекту і найбільш вдалих діях. Сюди входять відомості про успіхи і помилки проекту, що можуть бути використані для тренування перед майбутніми проектами або в повторних проектах.

Документи узагальнення досвіду дають можливість відповісти на наступні запитання.

– чи досягнута мета проекту;

– чи виконана робота вчасно, у рамках бюджету і відповідно до специфікацій;

– що можна зробити для удосконалення майбутніх проектів;

– чи задоволені зацікавлені сторони.

Microsoft Project не дає можливості створити подібні документи автоматично. Замість цього можна скористатися будь-яким редактором тексту, і прикріпити файли документів узагальнення досвіду до проекту Microsoft Project. Після цього можна забезпечити доступ до них за допомогою звітів і представлень, через Інтернет, сервер Microsoft Project Server або загальні папки Microsoft Exchange. Можна також зберегти завершений проект у вигляді шаблона, що дозволить використати його дані в нових проектах.

 

 

Тема 8 Програмне забезпечення управління проектами
від компанії Time Line Solution

План

1 Загальна характеристика програм від компанії Time Line Solution

2 Характеристика програмного продукту Time Line 1.0

3 Характеристика програмного продукту Time Line 6.5