Основні етапи вибору постачальників

1-й етап. Пошук потенційних постачальників. При цьому можуть бути використані такі методи:

— оголошення конкурсних торгів (тендера);

— вивчення рекламних матеріалів: фірмових каталогів, оголошень у засобах масової інформації і т. ін.;

— відвідування виставок і ярмарків;

— листування і особисті контакти з можливими постачаль­никами;

— письмові переговори між постачальником і споживачем.

Найбільш перспективними є перший і останній методи.

Конкурсні торги (тендери) — форма пошуку потенційних постачальників. Конкурсні торги проводять у випадку, якщо передбачається закупити сировину, комплектуючі на велику суму або передбачається налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги вигідні як по­стачальникові, так і споживачеві.

Проведення тендера включає такі етапи:

1. Реклама.

2. Розробка тендерної документації.

3. Публікація тендерної документації.

4. Приймання і розкриття тендерних пропозицій.

5. Оцінка тендерних пропозицій.

6. Підтвердження кваліфікації учасників торгів.

7. Пропозиція і присудження контракту.

Пояснимо деякі етапи проведення конкурсних торгів.

Тендерна документація, як правило, має досить великий обсяг і виконує ряд важливих функцій, а саме:

— інструктує учасників торгів про процедуру торгів;

— дає опис закуповуваних товарів або послуг;

— установлює критерії для оцінки пропозицій;

— визначає умови майбутнього контракту.

Оцінка тендерних пропозицій ведеться в суворій відповід­ності з критеріями, наведеними в тендерній документації. Основні правила процедури оцінки такі:

— попереднє призначення членів тендерного комітету, які будуть здійснювати оцінку пропозицій;

— розгляд тільки тих пропозицій, що відповідають вимо­гам, викладеним у тендерній документації;

— відсутність будь-яких переговорів з учасниками торгів.

Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, у якому показано, як оцінювалися тендерні пропози­ції, обґрунтовані причини відхилення пропозиції та дані реко­мендації щодо присудження контракту.

Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, що представив найбільш вигідну пропозицію.

Письмові переговори між постачальником і споживачем. У процесі письмових переговорів споживач одержує офіційну пропозицію на постачання товарів від потенційного постачаль­ника. Це може бути організовано двома способами.

Перший, коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця товару. Він розсилає потенційним покупцям своєї продукції свої пропозиції (або оферти). Ці документи аналогіч­ні пропозиціям, одержуваним від постачальників при прове­денні конкурсних торгів. На відміну від конкурсних торгів, де форми пропозицій суворо визначені, оферти у випадку письмо­вих переговорів можуть мати різну форму і зміст. Звичайно вони включають такі реквізити:

— найменування товару;

— кількість і якість товару;

— ціну;

— умови і термін постачання;

— умови платежу;

— характеристику тари й упакування;

— порядок приймання-здачі.

Оферти можуть бути твердими і вільними (ініціативними).

Тверда оферта направляється тільки одному покупцеві з вказівкою терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді протягом цього терміну рівноцінно відмові покупця від постачання і звільняє продавця від зробленої пропозиції.

Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє про­давцеві в межах терміну дії оферти підтвердження про прий­няття пропозиції. Тверді оферти висилаються, як правило, традиційним партнерам.

Вільна оферта не містить ніяких зобов'язань продавця сто­совно покупця. Вона може висилатися у необмеженій кількос­ті потенційним споживачам і включати як перераховані вище реквізити, так і рекламно-інформаційні матеріали.

При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу в переговори виходить від покупця. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист або запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). У запиті указуються всі необхідні реквізити (найменування товару, необхідна якість, умови і терміни постачання, платежу й ін.), крім ціни, що з'явиться у відповідній пропозиції.

2-й етап. Аналіз потенційних постачальників.

Складений перелік потенційних постачальників аналізується за спеціальними критеріями, які дають змогу здійснити відбір прийнятних постачальників. Критерії оцінки і відбору постачальників:

— вартість придбання продукції або послуг;

— якість обслуговування;

— надійність постачання;

— віддаленість постачальника від споживача;

— терміни виконання замовлень;

— періодичність постачань;

— умови оплати;

— мінімальний розмір партії товару;

— можливість одержання знижки;

— частка постачальника у покритті витрат;

— повнота асортименту;

— умови розподілу ризиків;

— наявність сервісного обслуговування;

— рекламна підтримка;

— репутація постачальника;

— фінансове становище постачальника, його кредитоспроможність та ін.

Перші два критерії вважають основними. Вартість придбання містить ціну продукції або послуг. Якість обслугову­вання містить якість продукції або послуги і надійність обслуговування. Надійність можна оцінити через імовірність від сутності відмови в задоволенні заявки споживача.

Підприємство визначає для себе найбільш значимі критерії залежно від специфіки своєї діяльності.

Внаслідок аналізу потенційних постачальників формується перелік конкретних постачальників, з якими проводиться ро­бота зі встановлення договірних відносин. Список постачаль­ників зазвичай складається за кожним конкретним видом ма­теріальних ресурсів, які постачаються.

3-й етап. Оцінка результатів роботи з постачальниками.

Оцінку постачальників потрібно проводити не тільки на стадії пошуку, але й у процесі роботи з уже відібраними поста­чальниками.

Для оцінки вже відомих постачальників часто використо­вують:

1) методику ранжування;

2) АВС-аналіз.

За допомогою методики ранжування розробляється спеці­альна шкала оцінок, що дає змогу розрахувати рейтинг поста­чальника.

Методика ранжування полягає в таких діях, як:

1) оцінка значимості окремих критеріїв, за якими плану­ється вибрати постачальника. Для цього обирають експер­тів (це можуть бути керівники підприємства або спеціалісти із постачання, виробництва). Кожному експерту пропонують (незалежно і таємно від інших експертів) встановити коефіці­єнт значимості кожного критерію в межах від 0 до 1 (можуть бути встановлені межі значень коефіцієнтів від 1 до 5, чи від 1 до 10 тощо). Коефіцієнти значимості критеріїв, установлені експертами, проставляють у таблицю визначеної форми (табл. 7.2) і потім в останньому стовпчику підраховують комп­лексну оцінку як суму коефіцієнтів значимості за кожним критерієм;

2) оцінка постачальників відповідно до значимості вста­новлених критеріїв. На основі історії роботи з постачальником виставляється оцінка за кожним критерієм (за десятибальною шкалою), після чого шляхом множення отриманих оцінок на значимість відповідних критеріїв і наступного додавання отри­маних результатів розраховується рейтинг постачальника (табл. 7.3).

Таблиця 7.3.