Первинні документи обліку ЗЕД

Первинними документами обліку зовнішньоекономічної ді­яльності є документи, що містять інформацію про різні сто­рони діяльності і правовідносин суб’єктів підприємницької діяльності у сфері зовнішньої торгівлі.

Залежно від призначення документів і участі контролюю­чих органів у їхньому обороті, документи, що використову­ються у зовнішньоекономічній діяльності, варто підрозділяти на дві великі групи:

· комерційні документи;

· спеціальні документи.

Групу комерційних документів становлять:

· розрахункові документи — документи, на підставі яких здійснюють розрахункові операції за поставлені товари;

· транспортні документи — документи, що є підставою для оформлення договірних відносин, які виникають у про­цесі транспортування вантажів, і визначають умови і порядок доставки вантажів вантажоодержувачу;

· товаросупроводжувальні документи — документи, що містять кількісну та якісну характеристику товарів, які пос­тавляються, і супроводжують товари на всьому шляху їх тран­спортування;

· страхові документи — документи, що засвідчують стра­хування товару і визначають розмір страхового відшкодуван­ня та страхової премії.

До групи спеціальних документів належать:

· митні документи — документи, що оформлюються при ввозі, вивозі і транзиті вантажів через державний кордон;

· документи про відповідність спеціальним вимогам — до­кументи, що засвідчують відповідність перевезених товарів спеціальним вимогам міжнародних договорів, законодав- шм розпорядженням, умовам зовнішньоекономічного до­говору чи заявленим уповноваженим на здійснення контролю органам характеристикам.

· дозвільні документи — документи, що служать дозволом а пропуск через митний кордон певних товарів.

Розрахункові документи

Рахунок- проформа (pro forma invoice, preliminary invoice) — документ, що направляється продавцем покупцю для під­твердження умов замовлення, яке надійшло від покупця, на покупку товарів.

Рахунок-проформа містить детальний опис пропонованих продавцем товарів, ціни і деталізований перелік витрат, що супроводжують поставку, а також умови постачання.

Рахунок-проформа виконує функцію оферти і фактично не виконує функції розрахункового документа, тому що не містить вимоги про сплату зазначеної в ньому суми.

Як правило, рахунок-проформа використовується в тому випадку, якщо в отриманому від покупця замовленні на придбання товару відсутня істотна інформація (наприклад, ціна товару), без якої експортер не може бути впевнений у справжніх намірах покупця.

Якщо покупця задовольняють умови постачання товару, що містяться врахунку-проформі, він повинен її акцептува­ти, направивши продавцю повідомлення про згоду на прид­бання товарів відповідно до умов, що містяться в рахунку- проформі.

Комерційний рахунок (commercial invoice) — розрахунко­вий документ, що містить вимогу продавця до покупця про сплату зазначеної в ньому суми за поставлений товар. Комерційний рахунок також є основним документом, на підставі якого здійснюється митний контроль і митне очищення екс­портованих / імпортованих товарів.

Комерційний рахунок звичайно складається експорте­ром за формою, прийнятою в країні експортера, але його зміст повинен відповідати вимогам законодавства країни ім­портера.

Зміст комерційного рахунку повинен цілком відповідати умовам зовнішньоекономічного договору.

У комерційному рахунку вказуються:

— ціна за одиницю товару і загальна сума рахунку чи на­лежного платежу;

— базисні умови постачання товару;

— зазначення країни експортера, виробника і країни кін­цевого призначення;

— спосіб платежу і форма розрахунку;

— найменування банку, де повинен бути зроблений платіж;

— тип пакування;

— відомості про оплату вартості перевезення (коли і ким оплачується);

— відомості про страхування (ким оплачується) і розмір страхової премії (при постачаннях на умовах «сіф»).

Сума повинна бути чітко визначена, а ціна товарів — бу­ти відділена від вартості транспортування і страхування.

Різновидом комерційного рахунка є рахунок -фактура (fi­nal invoice), що виписується продавцем покупцю після від­правлення товару.

Фрахтовий рахунок (freight bill) — документ, що містить вимогу перевізника про оплату вартості транспортних послуг.

У фрахтовому рахунку вказуються фрахтові ставки і вит­рати транспортування, а також умови платежу. У деяких випадках роль фрахтового рахунка виконує по­відомлення про прибуття вантажу.

Кредит-нота (credit note) — розрахунковий документ, що містить повідомлення, яке посилається однією із сторін, що перебувають у розрахункових відносинах, іншій, про запис у кредит рахунка останньої певної суми через настання якої-будь обставини, що надає стороні, на адресу якої відправляється кредит-нота, право вимоги цієї суми.

Кредит-нота направляється продавцем покупцю, якщо продавець визнав претензії покупця про якість отриманих їм товарів чи знайшов завищення вартості відвантажених товарів у раніше виставлених комерційних рахунках.

Кредит-нота містить інформацію про суму, що її відправ­ник винен одержувачу. Направлена продавцем кредит-нота означає, що покупець повинен сплатити продавцю меншу суму ніж зазначена в раніше виставлених комерційних рахунках, чи продавець зобов’язаний надати покупцю відшкодування раніше сплачених сум.

Дебет-нота (debit note) — розрахунковий документ, що містить повідомлення, яке посилається однією із сторін, які перебувають у розрахункових відносинах, іншій, про запис у дебет рахунка останньої певної суми через настання якої- небудь обставини, що надає стороні, що відправляє дебет-но­ту, право вимоги цієї суми.

Дебет-нота використовується продавцем, щоб інформу­вати покупця про те, що він не повністю розрахувався із продавцем за поставлені товари внаслідок недоплати з власної вини або внаслідок неправильного зазначення продавцем вартості товарів у комерційних рахунках чи з якихось інших причин.

Дебет-нота використовується покупцем, щоб інформува­ти продавця про те, що отримані ним товари поганої якості, мають ушкодження чи не відповідають умовам договору.