Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема.11 Совершенствование документирования в организациях
Система работы с документами в организациях различного типа и профиля, а также масштаба, по своей сути, имеет одинаковое содержание. Документы получают извне или создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения и принятия решений, а по принятым решениям направляются для исполнения. Ход рассмотрения документов и их исполнения контролируется. При этом и проблемы с документами у всех практически одинаковы: • не удается найти нужные документы; • документы не выполняются в срок или вообще не выполняются; • документы дублируются или даже противоречат друг другу; • текущая работа исполнителей с документами, как правило, не поддается никакому контролю; • практически невозможно восстановить историю работы с документами и вклад в нее каждого из исполнителей. В результате многие организации фактически становятся неуправляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями: • какие решения принимались по данному вопросу; • какие документы и по каким проблемам находятся в работе; • каковы предыстория и состояние решения конкретных вопросов; • чем занимались и занимаются конкретные исполнители и подразделения. Каковы причины проблем, возникающих в документационном управлении? Традиционное бумажное делопроизводство предполагает перемещение экземпляров бумажных документов по подразделениям. В каждом подразделении ведется свой внутренний картотечный или журнальный учет документов (хорошо, если ведется: от кого и когда поступил, кому и когда передан и т. д.) На практике сегодня вряд ли даже крупная организация может позволить себе обеспечить полный контроль за прохождением хотя бы важнейших документов. Обычно он осуществляется от случая к случаю, когда возникает необходимость отыскать какой-то документ. И это не всегда удается, особенно если, например, не известен номер, под которым этот документ зарегистрирован в организации. Сегодня эффективный единственный путь решения проблемы управления документами - переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации.
Сетевой компьютерный контроль над документами исполнителями - принципиальное решение проблемы Принципиальное решение - компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия с документами, осуществляемые на конкретном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база, данных о состоянии и истории документооборота организации. Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными представлениями документов - для их перемещения, согласования и т. д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое автоматизация делопроизводства и документооборота или системой электронного документооборота СЭД. Следует отметить, что бумажные документы до настоящего времени сохраняют свое важнейшее значение, и, в общем, жизненный цикл одного и того же документа включает электронную и бумажную составляющие. При этом, когда сегодня говорят о СЭД, то обычно имеют в виду, что она либо охватить лишь электронную часть жизни документа, либо обеспечивает контроль за полным жизненным циклом документа, включая электронную и бумажную составляющие за счет чего повышается эффективность управления при использовании САДД Важнейшим при принятии организацией решения о создании или приобретении САДД является вопрос реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаем при вводе в действие современной САДД в масштабе организации. Преимущества внедрения САДД:
1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится единообразная и строго регламентированная технология делопроизводства. 2.Организация становится управляемой. 3.Существенно ускоряется прохождение документов по организации, особенно при реализации электронного документооборота
4.Минимизируются трудоемкость и затраты материалов для делопроизводственных операций по изготовлению, учету, перемещению и контролю за бумажными документами.
Полученный эффект 1.Уменьшитья зависимость организации от делопроизводственного персонала как носителя чисто технических навыков работы с документами - эту функцию берет на себя компьютерная программа. 2.Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ управление документационной деятельностью. 3.Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то контроль может распространяться на всю территориально-распределенную структуру подразделений организации Скорость перемещения электронных документов по сети несопоставима со скоростью изготовления и по следующей курьерской или почтовой доставкой бумажных документов. 4.Достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между удаленными подразделениями организации и с другими организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - с повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов. Достаточно сравнить стоимость и трудоемкость изготовления, конвертования и почтовой доставки бумажной корреспонденции с соответствующими показателями при рассылке документов по электронной почте.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-12-15; просмотров: 31; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.135.190.232 (0.008 с.) |