Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения.

 

 

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню	Примеча-ния
01-03	Устав фирмы		Пост. ст. 37
01-04	Положения о структур­ных подразделениях		Пост, ст.38
01-05	Штатное расписание		Пост. ст. 52

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подразделения и порядкового номера делав пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

" Форма номенклатуры дел приведена в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных

архивов, в Методических указаниях по составлению номенклатуры дел.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано депо в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии, с которым срок установ­лен. Если дело формируется из документов, сроки, хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архи­вом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.

Пятая графа "Примечания" заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т.п.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряет­ся ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архи­вом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хране­ние, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: пер­вый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй - в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий - в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатуры) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержден­ный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего кален­дарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согла­сованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреж­дения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пере составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными де­лами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учиты­вать в числе прочих сведения графы 3 - количество дел (томов, час­тей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел подсчиты­вается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел:

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного	12	4
Временного (свыше 10 лет)	16	8
Временного (до 10 лет включительно)	39
Итого	67	12

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутрен­ней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно устано­вить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Номенклатура -достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреж­дениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенкла­туру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.

                      Тема 13 Формирование дел

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как "Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематиза­ция документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевре­менное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не

только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключает его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами все придавалось, большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются "Основные правила работы ведом­ственных архивов" и "Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специ­фики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой ин­струкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответствен­ные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секрета­риате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно форми­рует и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой ра­ботой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государ­ственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каж­дое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка - регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреж­дения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокра­щенное наименование, то лучше употребить его. Например: Горбачев-Фонд, МУПК, МГИМО и т.п.

Затем с новой строки пишется на­звание структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров или кафедра.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре.

Например, Дело № 02-24,

где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из но­менклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "хранить постоянно").

Раскладка документов в дела производится секретарем или лица­ми, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выпол­нение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспе­чит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предус­мотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не пре­дусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить, испол­нен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также подле­жащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. В Основных правилах работы ведомственных архивов" указывается, что: "Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требова­ниями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и дру­гих нормативных актов, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей,

заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черно­вики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных докумен­тов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важ­нейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением од­ного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судеб ные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учеб ным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятель ность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним при­ложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе ре­шения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют боль­шой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Например, к приказам часто подбирают различные заявления, справ­ки, акты, записки, послужившие основанием для их издания. Их можно группировать отдельно: "Приказы за 1999 г." - одно дело и "Документы (справки, заявления, докладные записки) к приказам за 1999 г." - второе.

Также часто формируют протоколы и документы к ним.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты по ступления. Например, отчет за 1999 год будет составлен в 2000 году, но помещается в дело 1999 г. И наоборот, план на 2000 г. составляется в 1999 году, а помещается в дело 2000 года. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются отдельно от проектов этих документов.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Как правило, документы в деле группируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему размещение документов в последовательности решения вопроса. Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

                 При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений - корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

                 В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

     Систематизация отдельных категорий документов имеет свою спе­цифику.

     Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постанов­ления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

     Документы коллегий группируются в два дела:

-протоколы и решения коллегии;

-документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и т.д.).

     Переписку систематизируют в хронологической последовательнос­ти: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

     Свою специфику имеет формирование личных дел, бухгалтерских документов, обращений граждан.

     Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделе­ниях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

     Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

     Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

     Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

     При поиске документа сначала находят нужный номер дела по но­менклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Последнее время получила распространение подвесная система хра­нения документов.

      Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

     К сожалению, еще очень часто дела хранятся в столах у исполнителей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени, документы теряются.

     Для дел, содержащих особо ценные документы или сформирован­ных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документа­ми ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внут­ренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса докумен­та, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи при­ведены в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №_________

№ п/п	Индекс док документа	Дата док документа	Заголовок док.  документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

     Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы.

    В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным работником за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: ког­да, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № _от_______ поступивший_________________

(наименование корреспондента)

 по вопросу_________________________________________

Выдан документ _____________ (дата)   (кому)_______________

Выдал ________

Получил ______

     Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-замести­тель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после воз­вращения документов.2004 г.

 

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело №

Структурное подразделение

Дата выдачи	Кол-во листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При та­кой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

     После завершения делопроизводственного года выдача сотрудни­кам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководите­лем организации.

     Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения ру­ководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.