Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициала­ми и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печат­ных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголов­ка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений пе­чатающего устройства:

• 0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согла­сования", заверительной надписи "Верно", а также слов СЛУША­ЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

• 1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

• 2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

• 3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

• 4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";

• 5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения", "Гриф ограничения доступа к документу";

 • 6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";

• 7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова "Копия" при снятии копий с докумен­тов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных доку­ментов граждан.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятель­ный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изда­нию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от левой границы текстового поля.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруют­ся второй и последующие листы. Номера страниц проставляются по­середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "стра­ница" (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной сто­роны листа.

Особенности языка и стиля служебных документов

Требования к языку и стилю изложения

Язык - это средство общения, как устного, так и письменного. Со­временный русский язык - это:

а) письменный язык (проявлен во всех функциональных стилях: пуб­лицистический, научный, официально-деловой, стиль художественной ли­тературы);

б) устные формы.

Функции речевого языка разнообразны:

• непосредственное речевое общение;

• эмоциональное и интеллектуальное воздействие;

• передача и обмен информацией;

• создание художественных образов;

• организация и управление (за счет норм).

Письменный язык - язык нормированный. Существуют орфоэпия, лексические, грамматические, стилистические нормы.

Различают варианты норм (их указывают словари), один из которых является предпочтительным.

Язык документов (служебных и дипломатических) принято обозна­чать термином "официально-деловой стиль". Его основные особенности:

• значительное сужение диапазона речевых средств;

• высокая частотность клишированных форм. Деловая речь имеет своими задачами:

• передачу информации и обмен информацией;

• организационно-управленческое воздействие.

В соответствии с особенностями и задачами деловой речи предъявля­ются соответствующие требования к текстам официально-деловых бумаг, к языку и стилю изложения.

Текст(Под словом "текст" мы будем подразумевать содержательную часть документов) документов характеризуется следующими качествами:

• полнотой информации;

• точностью изложения;

•  лаконизмом формулировок;

• однозначностью толкования;

• нейтральной экспрессивной окраской.

Реализуются эти качества как в формализованных (шаблонных), так и в неформализованных текстах. Но при всем этом наблюдается стремле­ние к стандартизации языка при отображении в документах типовых си­туаций в сфере производства, управления, юриспруденции, дипломатии, финансово-экономической деятельности.

Процесс стандартизации проходит на всех уровнях языка: лексики, морфологии, синтаксиса. В итоге складываются речевые стереотипы (кли­ше). Стандартизация повышает информативность текстов деловой речи, облегчает их восприятие, использование и воспроизведение, способствует оперативности документооборота.

3.3. Лексика деловых бумаг и документов

В соответствии со спецификой деловой речи предъявляются соответствующие требования к языку и стилю документов.

Лексика деловых бумаг и документов достаточно обширна. Ее отли­чительные свойства - насыщенность терминами и тенденция к унифика­ции сочетаний слов в соответствии с типовыми ситуациями.

Употребление как однозначных, так и многозначных слов, соблюде­ние норм сочетаемости, умелое использование речевых клише масть языковой культуры делового человека.

Смысловая точность речи - одно из условий, обеспечивающих как практическую, так и правовую ценность документа. Любые ошибки затрудняют восприятие содержания документа, искажают его смысл и сни­жают значимость.

В речи политиков, бизнесменов, представителей СМИ нередки ошиб­ки, связанные с не различением паронимов, с невнимательным выбором синонимов, тавтологические сочетания.

  ПАРОНИМЫ - близкие по звучанию, но различающиеся по значению слова.

Сравните глаголы "представить" и "предоставить" (значение и употребление).

Представить

1) предъявить, сообщить: представить доказательства;

2) познакомить с кем-либо: предста­вить коллективу нового сотрудника;

3) ходатайствовать (о наградах): пред­ставить к очередному званию;

4) составить, обнаружить: представля­ет значительную ценность;

5) мысленно вообразить: представьте себе;

6) изобразить, показать: представить в

виде...

Пример. Заявки на участие в конферен­ции должны быть представлены не позднее 1 июля.

Предоставить

1) в распоряжение, в пользование: предоставить квартиру;

2) дать право, возможность делать: предоставить отпуск;

3) разрешить действовать самостоя­тельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе.Пример. Ряду предприятий были пре­доставлены дополнительные средства из местного бюджета.

 

 

Паронимы могут различаться не только значением, но и лекси­ческой сочетаемостью (поместить - разместить), способами грам­матической связи с другими словами (заплатить за что-либо оплатить что-либо), стилистической окраской (океанский - оке­анический).