Абсолютные и относительные ссылки.

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы.

Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При копировании формул возникает необходимость управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Для этого перед символами адреса ячейки или ссылки устанавливаются символы

«$». Изменяться только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит символ «$». Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ «$», то при копировании формулы ссылка не изменится.

Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки «7». Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца «D». Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится, и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7. Если в формуле указан интервал ячеек G3:L9, то управлять можно каждым из четырех символов: «G», «3», «L» и «9», помещая перед ними символ «$».

Если в ссылке используются символы $, то она называется абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок называются абсолютными и относительными, соответственно.

Абсолютные адреса при перемещении формул не изменяются, а в относительных адресах происходит смещение на величину переноса.

Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Перед элементами номера ячейки, использующими абсолютную адресацию, ставится символ $. Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1.

В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный. Это так называемая смешанная адресация.

 

Использование имен диапазонов в функциях.

Диапазонам ячеек можно присваивать имена и использовать их вместо ссылок на ячейки.

Например, можно присвоить имя Ряд диапазону ячеек с В3 по В8 и тогда суммирование значений этих ячеек с помощью функции СУММ может быть оформлено двумя способами:

= СУММ(В3:В8)     = СУММ(Ряд)

Имена диапазонов должны начинаться с буквы и не могут содержать пробелов.

Для присвоения имени диапазону в Excel предусмотрены два способа: команда Создать из подменю Имя меню Вставка (автоматический способ) или щелчок на поле имен с последующим вводом названия (ручной способ).

Имя диапазона можно выбрать из списка с помощью диалогового окна Вставка имени (команда Вставить подменю Имя меню Вставка) либо из ниспадающего списка в поле имени.

 

Установка связей между листами.

При работе с книгой из нескольких листов довольно часто возникает необходимость использовать данные одного листа при создании формулы на другом. Установка таких связей между листами в Excel называется ссылкой.

Пример ссылки:

= Фрукты!B1 + Овощи!C4 + Ягоды!B33

 

Построение диаграмм и графиков.

Диаграммы являются графическим представлением данных (цифры, факты и пр.) с целью их наглядного изображения. Они помогают увидеть тенденции, оживляют листы и являются обязательным элементом презентаций.

Планирование диаграммы.

Диаграммы Excel создаются на основе данных из существующих листов, так что сначала нужно создать лист, содержащий все необходимые данные. Процесс создания диаграммы значительно упрощается, если организация данных позволяет их легко выделять и комбинировать.

Группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца называют рядом данных. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. В зависимости от места расположения и особенностей построения и редактирования различают два вида диаграмм:

• внедренные диаграммы – помещается на том же рабочем листе, где и данные, по которым они построены;

• диаграммы в формате полного экрана на новом рабочем листе.

Оба вида диаграмм связаны с данными рабочего листа и автоматически обновляются при изменении данных.

Необходимо также выбрать тип создаваемой диаграммы. Excel поддерживает 14 основных типов диаграмм, каждый из которых может иметь несколько разновидностей.

На подготовительном этапе, прежде, чем приступить к созданию диаграммы, следует ответить на следующие вопросы:

• Какие данные будут представлены диаграммой.

• В какой документ войдет диаграмма (отчет, презентация и т.д.)

• Как должна выглядеть диаграмма (тип).

 

Создание диаграммы.

Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Мастер диаграмм создает диаграмму в четыре этапа.