Понятие «Электронные таблицы».

Табличный процессор — категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двумерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

Электронные таблицы (или табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

MS Excel.

Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных. С Excel можно решать множество задач – от подготовки простейших счетов или планирования семейного бюджета до создания сложных трехмерных диаграмм или ведения бухгалтерского учета в фирмах средней величины.

Файлы с книгами Microsoft Excel имеют расширение xls.

Рабочая область Excel содержит набор листов – такой набор называется книгой. При первом запуске Excel на экране появляется принятая по умолчанию книга (Книга1), из которой отображается первый лист (Лист1). Лист делится на строки и столбцы (листы могут содержать до 65 536 строк и 256 столбцов). Каждому столбцу книги назначается своя буква латинского алфавита, а каждой строке – число. Пересечения строк со столбцами образуют ячейки листа, на которые можно ссылаться по их адресу. Например, ячейка на пересечении столбца А и строки 1 – это ячейка А1.

 

Ввод информации в MS Excel.

Excel разрешает вводить в ячейки следующие виды информации:

• числовые значения (например, числа 15,000, $29.95 и 33 %);

• текстовые значения (например, слова «Итого», «1-й квартал» и «Офис»);

• даты и время суток (например, Янв-96, 11/12/63 или 1:00 РМ);

• примечания, предназначенные для вас или других пользователей (например,                                                                                                          «Этот регион лидирует по объемам продаж»);

• формулы (например, =В5*1.081 или =СУММ(ВЗ:В7));

• гиперссылки на адреса Интернета и другие документы;

• картинки, фотографии, карты и иллюстрации.

 

Ввод числовых значений.

Чтобы ввести в ячейку число, выделите ее с помощью мыши или клавиатуры, наберите число и нажмите клавишу Enter. При вводе число появляется в активной ячейке и в строке формул над листом. Редактировать содержимое ячеек можно как в строке формул, так и по двойному щелчку в самой ячейке.

Числовое значение может быть целым (32), десятичной дробью (499,95), обыкновенной дробью (3/4) или экспоненциальной научной нотацией (4.09Е+13). По умолчанию числовые значения выравниваются по правому краю ячейки.

 

Ввод текстовых значений.

Чтобы ввести в ячейку текстовое значение, выделите ячейку, наберите текст и нажмите клавишу Enter.

Текстовое значение, или метка, представляет собой любую комбинацию алфавитно- цифровых знаков верхнего и нижнего регистра, включая цифры и специальные символы. Excel автоматически распознает текстовые значения и выравнивает их по левому краю ячейки.

Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет вводить более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки (если в них присутствует информация, видимое текстовое значение обрезается).

Если вы хотите, чтобы Excel сохранил определенное значение (число, дату или номер) в виде текста, достаточно начать ввод значения с апострофа. Например, если ввести в ячейку '55, там появится число 55, выровненное по левому краю без апострофа.

 

Ввод даты и времени.

Если вы хотите занести в ячейку листа дату или время, воспользуйтесь одним из заранее определенных форматов даты и времени (Формат → Ячейка → Число).

Чтобы изменить формат даты или времени, выберите команду Ячейки из меню Формат, щелкните на вкладке Число и выберите образец в категории Дата и время.

 

 

Ввод примечаний.

Чтобы снабдить некоторые ячейки текстовыми или звуковыми примечаниями для привлечения внимания к наиболее важной информации или ввода некоторых поясняющих записей, выберите команду Примечание из меню Вставка. Открывается всплывающее окно с мигающим курсором и вашим именем, в который можно вводить текст примечания.

Чтобы изменить имя, которое появляется во время ввода примечания, выберите команду Параметры из меню Сервис, перейдите на вкладку Общие и введите имя пользователя в текстовом поле Имя пользователя.

Чтобы просмотреть все примечания в рабочей книге, выберите команду Примечания из меню Вид. Несколько полезных кнопок для работы с примечаниями содержит также панель инструментов Рецензирование.

Ячейки, снабженные примечаниями, можно узнать по маленькой красной точке в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, наведите указатель мыши на ячейку с примечанием и задержите до появления всплывающего окна с текстом. Чтобы удалить примечание, выделите ячейку, выберите команду Очистить из меню Правка, а затем команду Примечания из подменю, либо воспользуйтесь командами контекстного меню.

 

Ввод формул.

Формулой называется выражение, которое вычисляет новое значение по уже существующим. В состав формул могут входить числа, математические операторы, ссылки на ячейки и встроенные выражения, называемые функциями.

Все формулы Excel начинаются со знака равенства. Знак равенства является признаком начала математической операции, он указывает Excel на необходимость сохранения следующего за ним выражения в виде формулы.

Примеры формул: =(А4+В8)*С6, =F7*34+B12, =СУММ(А1:А5)

Excel в ячейке, содержащей формулу, помещает результат вычислений.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.

Создание формулы, в которую входят ссылки на ячейки, может происходить:

• набором имени ячейки на клавиатуре;

• выделением нужной ячейки мышью;

• выделением нужной ячейки с помощью клавиатуры.

 

Сохранение рабочей книги.

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку . При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа.

Редактирование листа Excel.

К основным приемам редактирования относятся:

• выделение ячеек и диапазонов;

• очистка и удаление ячеек;

• копирование данных из одной ячейки в другую;

• использование новой панели инструментов Буфер обмена;

• перемещение данных из одной ячейки в другую перетаскиванием;

• добавление к листу новых строк и столбцов;

• отмена и повторение команд.