Информация и информационные процессы в организации современного бизнеса

На протяжении последних десятилетий информационные ресурсы приобрели для человечества особенное значение. Благодаря качественной, достоверной и актуальной информации можно сделать любую хозяйственную деятельность субъекта более прибыльной и экономически эффективной.

Информация о профессиональной сфере бизнеса, её особенностях, о внешних факторах, влияющих на ведении предпринимательской деятельности, становится, практически, производительной силой. Предпринимателю необходимо для достижения высокого результата в своём бизнесе интегрированная из различных источников (внутренних и внешних) и размещённая на разнообразных носителях информация. Поэтому необходимо разобраться в потоках информации циркулирующих внутри и снаружи организации и выделить основные информационные процессы.

Любое предприятие представляет собой информационный узел с определёнными информационными потоками и внутренними, и внешними коммуникациями. Правильное определение источников и потребителей информации является залогом успешной деятельности организации. Важно распределить информационные потоки таким образом, чтобы каждый сотрудник фирмы получал информацию, необходимую для эффективного выполнения своих производственных обязанностей. Нужно также понимать, что излишек информации одинаково вреден для производственного процесса как и её недостаток. На рисунке 1 представлена схема предприятия как информационного узла.

ВНЕШНИЕ ПОТОКИ ИНФОРМАЦИИ

ВНУТРЕННИЕ

ИНФОРМАЦИИ

ПРЕДПРИЯТИЕ

ГОСУДАРСТВО

КОНКУРЕНТЫ

КЛИЕНТЫ

ПАРТНЕРЫ

ВНЕШНЯЯ ДЕЛОВАЯ СРЕДА

ВНЕШНИЕ ПОТОКИ ИНФОРМАЦИИ

ВНУТРЕННЯЯ ДЕЛОВАЯ СРЕДА

Рисунок 1 – Предприятие как информационный узел

Понятие внешняя деловая среда включает в себя деятельность связанных с предприятием субъектов, политических, социальных и экономических и коммуникации между ними и организацией. К таким субъектам относятся государство, партнеры, клиенты и конкуренты настоящие и будущие.

Внутренняя деловая среда включает в себя коммуникации и взаимоотношения между работниками организации, также информацию, которая циркулирует внутри отдельных подразделений. Сюда необходимо отнести информацию, образующуюся непосредственно в предприятии.

Одной из основных задач руководителя организации является управление информационными потоками, т.е. определение необходимого и достаточного объёма информационной массы, координации получения и отправки информации, четкая организации коммуникаций внутри фирмы, создание и поддержка информационной базы.

Для того, чтобы правильно и эффективно управлять информационной системой предприятия необходимо классифицировать информацию и установить требования к ней. Классификация информации представлена на рисунке 2

Рисунок 2 – Классификация информации в бизнесе

    Требования к информации условно можно разделить на две категории - это требования к направленности информации и к её качеству (рисунок 3).

Рисунок 3 - Требования к информации

Целесообразность информации подразумевает, что информация должна максимально обеспечить выполнение поставленных задач с практической точки зрения. Полной считается только та информация, которой достаточно для принятия решений. Достоверной можно считать информацию не имеющею субъективных или объективных искажений.

К качеству информации одними из основных предъявляемых требований являются: эффективность - прибыль от полученной информации должна превышать усилия, затраченные на её получение; актуальность – информация должна соответствовать текущему моменту времени; новизна – необходимость получения новых неизвестных сведений об интересующем объекте, процессе или явлении.

Процесс создания информационного обеспечения предприятия можно разделить на несколько этапов.

Этап первый. Определение потребностей в информации в соответствии с поставленными перед бизнесом задачами.

Этап второй. Определение источников и потребителей информации, выявление коммуникаций.

Этап третий. Организация процесса сбора информации.

Этап четвёртый. Организация процесса обработки информации.

Этап пятый. Анализ информации на соответствии требованиям предъявляемым к качеству информации.

Этап шестой. Разработка сценария дальнейших действий организации.

Правильная организация информационного обеспечения предприятия является основой успешного ведения бизнеса. В условиях жесткой рыночной конкурентной борьбы всегда побеждает тот, кто умеет получить нужную информацию и правильно распорядиться ей.