Типичные ошибки при телефонном собеседовании

 

Ошибка « темп ». Следует отказаться от привычки говорить быстрои напористо. Нужно следить за отчетливостью речи, ставить интонацион-ные ударения.

 

Ошибка « голос ». Речь(голос,тембр,интонация)напрямую отражаетпсихическое и физическое состояние человека, особенно если накопилась усталость или получен предыдущий негативный опыт (например, невежли-вая и некорректная беседа, получен отказ в грубой форме и т. п.). Лучше «стереть» из голоса следы прежних разговоров: чрезмерную почтительность, обиду, раздражительность, интонацию заезженной пластинки. Надо «осве-жить» голос, добавить бодрости, вежливости, доброжелательности.

 

Ошибка позиции. Люди,которые занимаются поиском работы по теле-фону, как правило, впадают в две крайности. Первая: человек занимает пози-цию жертвы и школьным, робким и умоляющим голосом просит о «милости» принять его на работу. Противоположная позиция – излишне агрессивное требование получения вакансии или предложения себя на вакантную долж-ность. И та и другая позиция изначально проигрышны. Следует помнить, что «телефонный» собеседник – это партнер, который волен делать свой выбор. Поэтому разумное инициативное обращение соискателя к работодателю, в том

 

54

числе и по телефону, создаст у последнего благоприятное впечатление о со-беседнике и покажет ему активность и предприимчивость соискателя.

 

Итак, при разговоре по телефону не следует:

 

● произносить заученный текст на одном дыхании, затягивать разго-

 

вор, быть говорливым;

 

● использовать специальные термины и незнакомые слова;

 

● употреблять жаргон;

 

● «глотать» окончания и сокращать слова;

 

● жевать и курить во время разговора¹.

 

 

Вопросы для самопроверки

 

 

1. Какой из этапов пассивной и активной деятельности при поиске работы наиболее ответственный и почему? Какой является наиболее тру-

 

доемким?

 

2. Какой из источников информации о вакансиях наиболее информа-

 

тивный? Какой в большей степени подходит выпускникам вузов?

 

3. В каких случаях полезен телефонный разговор для поиска работы?

 

4. Какие ошибки не стоит допускать при телефонном разговоре при поиске работы?

 

¹ Мухин Л. Н ., Суднева О. Ю. Как вести себя на рынке труда.С. 24–26.

 

55

 

Тема 3. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

 

 

План

 

Резюме

 

● Виды резюме

 

● Структура резюме

 

● Правила оформления резюме

 

● Основные требования к стилю написания резюме

 

● Методы подачи резюме

 

Искусство переписки с работодателем

 

● Сопроводительное письмо

 

● Пробное письмо (prospecting letter)

 

● Рекомендательные письма (recommendation letters)

 

● Благодарственное письмо (Thank you note)

 

● Письма о принятии предложения или об отказе от позиции (ac-ceptance letters, withdrawal letters)

 

Резюме

 

В прошлом, поступая на новую работу, люди писали автобиографию.

 

В настоящее время эта форма презентации профессионального опыта по-

 

степенно отходит в прошлое.

 

Сейчас соискатели вакансий предоставляют потенциальному рабо-тодателю резюме. Технология приема на работу на базе резюме позаимст-вована из практики европейского и американского кадрового менеджмен-та. Практика составления и направления кандидатом своего резюме рабо-тодателю является в настоящее время необходимой процедурой при тру-доустройстве в любые российские компании, фирмы, организации и т. п.

 

Разработка резюме – это не только один из обязательных элементов современных правил этикета при трудоустройстве, но одновременно это одно из самых эффективных средств саморекламы на рынке труда. Поэто-му правильность составления данного документа приобретает огромное зна-чение. Резюме называют визитной карточкой соискателя.

 

 

56

Согласно словарю Ожегова, резюме – «краткий вывод из сказанного, написанного»¹. Если перенести это определение на процесс поиска работы, то резюме – это краткий вывод об особенностях полученного образования и профессионального опыта соискателя, позволяющих человеку претендо-вать на вакантное рабочее место и делающих его конкурентоспособным на рынке труда. Оно должно отображать три основных качества, требуемых от сотрудника: образованность, продуктивность и неограниченность спо-собностей. Часто для обозначения резюме используют знак CV (от лат. Curriculum Vitae –жизненный путь).

 

Резюме позволяет работодателю заочно с минимальными затратами времени ознакомиться с профессиональными знаниями и навыками, лич-ными качествами соискателя, произвести первичный отбор и дать оценку соответствия требованиям вакансии, а затем принять решение о приглаше-нии соискателя на собеседование для более детального знакомства или от-клонить его кандидатуру. Если резюме содержит всю необходимую ин-формацию, которая грамотно изложена, резюме хорошо отформатировано

 

и отредактировано, то у кандидата есть большие шансы быть замеченным

 

и выбранным для интервью с работодателем.

 

Как правило, на просмотр резюме работодатель или его представите-ли затрачивают не более 2–3 минут. Именно поэтому для составления ре-зюме используется стандартная форма. По мнению большинства работода-телей, очень важно, чтобы информация в резюме была максимально пол-ной, при этом лаконично изложенной и, главное, достоверной. Резюме дает возможность продумать дополнительные, уточняющие вопросы и избавля-ет от необходимости записывать данные о кандидате.

 

Цель резюме – привлечь внимание к соискатедю при первом, как пра-вило, заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление, про-демонстрировать профпригодность потенциального сотрудника, его кон-курентоспособность и заинтересованность в работе.

 

Соискателю всегда нужно помнить, что отсутствие откликов на ре-зюме говорит о его непривлекательности для работодателя. Поэтому для составления хорошего резюме кандидату необходимо отбирать только ту информацию, которая имеет значение для искомого рабочего места.

 

 

¹ Ожегов С. И. Словарь русского языка.М., 1987.С. 551.

 

57

Виды резюме

 

По форме резюме бывают профессиональными (или универсальны-ми), хронологическими или ретроспективными, функциональными, комби-нированными (функционально-хронологическими), целевыми и академичес-кими.

 

 

 Виды резюме

 

По мнению специалистов, чаще всего используется профессиональ-ное резюме,в котором информация о профессиональном опыте представ-ляется в блоках, раскрывающих особенности профессиональной карьеры. Эту форму резюме рекомендуют использовать тем, у кого достаточно боль-шой опыт работы в той или иной профессии для демонстрации работодате-лю своего профессионального роста и широких возможностей.

 

Хронологическое или ретроспективное резюме – также достаточнораспространенный вид резюме. Более всего подходит специалистам, много лет проработавшим в одной и той же отрасли и желающим в ней продол-жать свою деятельность. Для хронологического вида резюме характерно последовательное изложение опыта работы в обратном порядке, начиная с последнего места работы или учебы.

 

Если человек работал только на одном месте, следует разделить тру-довой стаж на хронологические части соответственно продвижению по должностной лестнице. Преимущество этого вида резюме для работодате-ля состоит в том, что он может увидеть карьерный рост соискателя, его профессионализм в нужной для себя сфере.

 

От данного вида резюме лучше отказаться, если последняя должность (либо все должности) соискателя не имеет отношения к искомой, либо в тру-довой биографии много «пропусков» – периодов времени, когда человек не работал.

 

58

Функциональное резюме. Для такого вида резюме характерно описаниеконкретных исполняемых функциональных обязанностей и полученных при этом профессиональных навыков без указания хронологии трудовой дея-тельности. Серьезными причинами составления именного функционально-го резюме могут быть следующие:

 

● работа по контракту сразу на несколько работодателей (например, журналистом, дизайнером, преподавателем и т. п.);

 

● частая смена работы;

 

● работа в различных местах, не отражающая логичного карьерного

 

роста;

 

● наличие длительных перерывов в работе (декретный отпуск, бо-лезнь и т. п.);

 

● отсутствие у соискателя какого-либо профессионального опыта (на-пример, у студентов).

 

Комбинированное ( функционально - хронологическое ) резюме. Данный видрезюме объединяет основные черты функционального и хронологического ре-зюме. В нем подчеркиваются профессиональные навыки и достижения соис-кателя в разных сферах деятельности, при этом основные факты трудовой биографии излагаются в обратном хронологическом порядке.

Преимущество этого вида резюме состоит в том, что оно позволяет

 

обратить внимание работодателя на профессионализм соискателя в разных направлениях деятельности и увидеть четкую последовательность построе-ния карьеры.

 

Целевое резюме отображает те аспекты профессиональной деятельно-сти соискателя, которые связаны с конкретной должностью и заявленными

к ней требованиями или видом деятельности претендента на вакансию. Пре-имущество этого резюме в том, что работодатель сразу понимает: подходит ли претендент на вакантную должность или нет. Недостаток заключается в том, что целевое резюме подходит для поиска работы только на ту позицию, для которой было написано, и его нельзя рассматривать для других вакансий.

 

Эффективно использовать целевое резюме могут практически все со-искатели. Например, выпускники вузов могут соотнести свой небольшой опыт работы с требованиями работодателя, а опытные специалисты – по-казать всю свою квалификацию.

 

Целевое резюме лучше не применять, когда требования работодателя

 

к заявленной вакансии не имеют четкого определения, а также, если претен-дент не может связать свои навыки с требованиями работодателя.

 

59

Академическое резюме используется для поиска профессорско-препо-давательской работы. Самостоятельную часть такого резюме составляет пе-речень научных работ и публикаций, научных достижений, наград и званий.

 

Структура резюме

 

При составлении резюме соискатель должен четко представить, чего ждет работодатель от претендента на вакантную должность. Резюме должно давать четкую информацию о соответствии претендента выбранной им вакан-сии (образование, профессиональные опыт и навыки, личностные качества).

 

С другой стороны, резюме – это главный рекламный носитель, содер-жащий презентацию компетентности кандидата. Резюме должно быть ориен-тировано на читателя – специалиста по персоналу и доносить до него «уни-кальные достоинства товара» – знания и навыки специалиста. Все содержа-ние резюме должно быть направлено на достижение поставленных соискате-лем целей, «работать на убеждение работодателя или его представителя

 

в способности кандидата выполнять лучшим образом свои обязанности»¹.

 

 

¹ Лукьянов А. Н. Как создать пробивное резюме.Ростов н/Д., 2010.С. 102–103.

 

60

Существуют различные подходы к структуре резюме: в ряде источников, например, рекомендуется указывать семейное положение в личных данных в на-чале резюме; в других источниках – в конце; а кто-то вообще советует его не указывать. Можно увидеть подобные расхождения требований к последователь-ности расположения разделов резюме, тексту в документе, оформлению и др.

 

Следует более подробно охарактеризовать все разделы резюме. Фамилия, имя, отчество. Это своеобразный заголовок резюме как до-

кумента.

 

Персональные данные. Указание года рождения,контактного телефона,

 

электронного адреса, места проживания.

 

Цель обращения или позиция. Должность,на которую претендует со-искатель, а также отрасль, конкретизирующая вакансию.

 

Специалисты советуют не указывать сразу несколько вакансий. Для каждой должности должно составляться отдельное резюме.

 

Если соискатель посылает резюме в ответ на конкретное объявление, то ему нужно указывать только ту вакансию, которая была заявлена в объяв-лении. Если же резюме высылается потенциальному работодателю, то мож-но указать не конкретную должность, а специальность.

 

Образование. В резюме молодого специалиста,например,в связи с от-сутствием практического опыта работы или его минимумом (не считая прак-тики) этот раздел может занимать ведущее место. Данные об образовании указываются в обратном хронологическом порядке:

 

● точные даты начала и окончания учебы;

 

● точное название учебного заведения;

 

● специальность, специализация (при наличии);

 

● квалификация;

 

● дата обучения и название курсов повышения квалификации, допол-

 

нительного образования или учебных стажировок, которые непосредствен-но связаны с вакансией;

 

● название сертификатов, подтверждающих профессиональную ком-

 

петентность.

 

Трудовой опыт ( практика ). Если имеется опыт работы,то его при-нято описывать в обратном хронологическом порядке, указав напротив сро-ков работы и точного названия предприятия или организации должность и трудовые функции соискателя, делая упор на профессиональных дости-

 

61

жениях. При отсутствии опыта работы профессиональная стажировка и прак-тика могут быть зачтены как время получения основных профессиональных умений и навыков наравне с опытом работы.

 

Работа (практика) указывается также в обратном хронологическом порядке: сначала настоящее или последнее место работы, потом предыду-щее и т. д. Необходимо указать следующее:

 

● даты начала и окончания работы (практики);

 

● точное название организации;

 

● название занимаемой должности (или должностей);

 

● должностные или служебные обязанности – по возможности те, ко-

 

торые «работают» на успешность выполнения искомой должности или свя-заны с ней.

 

Для молодого специалиста важно указать как можно полнее трудовой (практический) опыт работы, а для человека с большой профессиональной биографией рекомендуется обозначать только последние места работы и пе-риод не более десяти лет.

 

Профессиональные навыки и достижения – результаты обучения и опы-та работы. В этом разделе следует указывать в обязательном порядке произ-водственные достижения на каждой должности, если они были. При описа-нии достижений необходимо использовать глаголы действия (например, раз-вивал, сэкономил, увеличил, сократил). Желательны предельно конкретные формулировки.

 

Дополнительные сведения. Здесь указывается информация,которая ха-рактеризует потенциального работника, но не относится непосредственно

к конкретным служебным обязанностям, например:

 

● навыки владения компьютером и конкретными компьютерными про-

 

граммами;

 

● знание иностранных языков и уровень владения ими;

 

● владение оргтехникой (если это необходимо);

 

● готовность к ненормированному рабочему дню, к командировкам;

 

● наличие собственного автомобиля и водительских прав;

 

● хобби (только в том случае, если оно тесно связано с желаемой работой);

 

● членство в профессиональных организациях и получение специальных наград, грамот или грантов (это является положительным фактором).

 

 

62

Личные качества. В этом разделе описываются достоинства кандида-та на должность (например: напористость, умение общаться с людьми, твор-ческий подход к решению задач, настрой на успех).

 

Дата составления резюме. В заключении необходимо поставить да-ту составления резюме и подпись. Датирование резюме повышает достовер-ность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельст-вовать о том, что кандидат давно и безуспешно ищет работу.

 

Резюме на английском (или любом другом) языке составляется только

 

в том случае, если вакансия открыта в иностранной компании и указывают-ся соответствующие требования. В российскую фирму или кадровое агент-ство следует направлять резюме на русском языке. Исключением могут быть резюме специалистов, для которых знание языка является одним из крите-риев отбора. Но и в этом случае лучше продублировать резюме и предоста-вить копию на русском языке.

 

Правила оформления резюме

 

При составлении резюме рекомендуется руководствоваться чувством меры. Резюме должно быть лаконичным, оформленным в одном стиле и удоб-ным для чтения.

 

При оформлении резюме следует учитывать тот факт, что в настоя-щее время большинство средних и крупных компаний используют интер-нет для автоматического поиска и отбора подходящих открытым ваканси-ям кандидатов и предпочитают получать визуально привлекательные и удоб-ные для прочтения резюме. Поэтому при составлении резюме следует обра-тить внимание на необходимые стандарты оформления данного документа:

● одна (максимум две) страница формата А4;

 

● оптимальный размер файла резюме – 100–150 Кб;

 

● распространенная версия редактора Word;

 

● распространенный шрифт: например, Times или Arial;

 

● размер кегля – от 12 до 14 пунктов;

 

● размер правого поля – 2 см, для возможности пометок;

 

● изложение информации должно зависеть от цели резюме;

 

● печать разделов резюме отдельно друг от друга;

 

● выделение заголовков жирным шрифтом и (или) подчеркиванием;

 

● обязательное отсутствие орфографических и грамматических ошибок;

 

● использование для печати качественной бумаги белого цвета;

 

● печать оригинала только на одной стороне листа.

 

63

Фотография как элемент резюме. Многие считают,что фотографию

 

в резюме следует вставлять только по требованию работодателя. Если тре-бование имеет место, то фото не должно превышать формата 3,5 × 4 см (при рассылке резюме по факсу следует иметь в виду, что графические и фото-изображения обычно проходят в плохом качестве; при прикреплении фото-графии к резюме, высылаемом по электронной почте, желательно, чтобы прикрепленный файл имел размер не более 50 Кб).

 

Многие рекрутеры считают, что соискателю вакансии стоит загру-жать свою фотографию по следующим причинам:

 

● резюме, включающее в себя фотографию автора, более продуктив-но и интересно работодателю;

 

● фото способствует более достоверной идентификации личности со-искателя;

 

● большинство работодателей делает свое заключение о предоставле-нии работы соискателю в течение первых трех минут после знакомства. Не

 

последнюю роль при составлении первого впечатления о соискателе играет его внешность.

 

Образ на фотографии должен быть достаточно официальным: дело-вой стиль одежды, для женщин – сдержанный макияж.

 

Правильно оформленное резюме с фотографией может выгодно вы-делить соискателя среди других претендентов и дать ему шанс на получе-ние желаемой работы.

 

Основные требования к стилю написания резюме

 

По мнению специалистов, стиль написания резюме должен отвечать следующим требованиям:

 

● краткость – отсутствие лишних слов, непонятных сокращений и тер-

 

минов;

 

● целенаправленность – изложение главных сведений, подтверждаю-щих право соискателя претендовать именно на данную должность;

 

● конкретность – подтверждение достижений показателями и доку-ментами;

 

● активность – использование активных глаголов, показывающих ини-циативность соискателя и результативность его деятельности;

 

● точность и ясность изложения мысли, отсутствие узкоспециализи-рованного и профессионального жаргона;

 

64

● избирательность – тщательный отбор информации;

 

● честность – отсутствие недостоверной информации;

 

● грамотность¹.

 

Методы подачи резюме

 

Высылать резюме на рассмотрение работодателю можно по почте, факсу или e-mail. Причем работодатель может сам назначить удобный для него метод передачи соискателем резюме. Отсутствие факса или компью-тера не является причиной для задержки в отправке резюме. Эти услуги можно получить на центральном почтамте практически в любом городе.

 

Рассылка по почте. Это достаточно хороший метод заявить о себе как

 

о потенциальном работнике. К достоинствам этого метода можно отнести мас-совость рассылки резюме в различные компании. Однако, это достоинство минимизируется недостатками данного метода. Например, неопределенное время ожидания ответа. Из-за того, что количество получаемых резюме мо-жет измеряться десятками, а то и сотнями, прежде чем резюме найдет своего адресата, скорее всего, пройдет достаточно много времени. Кроме того, можно отметить низкую скорость работы почты с отправлениями. При этом даже если резюме попало на предприятие, оно может затеряться в различных службах и в итоге все равно не попасть в отдел кадров.

 

Рассылка по факсу. Данный метод часто рассматривают как наиме-нее трудоемкий и эффективный способ поиска работы. Предварительная работа будет состоять в составлении списка номеров факсов, по которым будет рассылаться резюме. Это могут быть номера предприятий или фирм, где есть потребность в соответствующих специалистах. Правильность и точ-ность адресатов обеспечивает успех рассылки резюме. Иногда советуют рассылать факсы в ночное время суток или по выходным дням, когда фак-симильные аппараты во многих организациях настроены на прием. Пре-имущество данного способа поиска работы состоит в том, что в результате рассылки факсов удается организовать как бы встречное движение: не толь-ко соискатель ищет работу, но и работа начинает искать его. Среди недос-

 

татков данного способа поиска работы отмечают растянутость во времени и, зачастую, отсутствие информации о шансах на успех. Специалисты ре-комендуют сочетать данный способ поиска работы с другими.

 

Рассылка по электронной почте. Наиболее современный и оператив-ный метод со своими правилами этикета и традициями. Правильно оформлен-

 

¹ Лукьянов А. Н. Как создать пробивное резюме.С. 95.

 

65

ное электронное письмо – залог того, что на него обратят внимание и про-читают. Несомненно, на сегодняшний день оперативность и незначитель-ные трудозатраты выдвигают этот метод на первый план. Относительным недостатком здесь является то, что резюме соискателя может затеряться

 

в огромном потоке других писем, поступающих к нанимателям и в рекру-тинговые компании по электронной почте ежедневно. Вследствие вышеиз-ложенного не рекомендуется называть тему письма как «CV», «Резюме» или «Resume»; название письма не должно быть банальным. В письме в по-ле «Тема», используя пробелы, стоит указать фамилию, имя, специальность или должность, а также название компании.