Станьте хозяином своей электронной почты (вместо того чтобы позволять ей руководить вами)

 

• Отпишитесь от любых рассылок и рекламных писем, которые не читаете регулярно. (Все рекламные письма должны иметь в нижней части четкие надписи «Отказаться от подписки» или «Обновите свои предпочтения». Кликайте по ним и следуйте подсказкам, чтобы отказаться от подписки.) Заведите привычку нажимать «Отказаться от подписки» в тот же миг, как открываете нежелательное сообщение.

• Старайтесь стремиться к «нулевому» ящику входящих (в котором нет непрочитанных писем), читая, удаляя и архивируя письма. Помечать письма ярлыками или вкладывать их в папки полезно для очень конкретных проектов или тем. Однако позаботьтесь о том, чтобы не переусердствовать с ярлыками, поскольку наша цель – как можно эффективнее организовать почту. Многие письма можно с легкостью найти позже, воспользовавшись поисковой строкой.

• Отключите на компьютере и телефоне оповещения о новых письмах. Ненужные оповещения отвлекают и подрывают вашу способность фокусироваться.

• Не отвлекайтесь на электронную почту, планируя специальные периоды времени для проверки писем, и не позволяйте себе проверять их вне этих сеансов. Если вас беспокоит сопротивление такому подходу, обсудите возможность внедрения этой практики с начальством. Вы также можете установить временный автоответчик или даже добавить в свою строку подписи для писем следующий текст: «Я проверяю электронную почту дважды в день и постараюсь ответить на ваше письмо во время ближайшей проверки».

• Главное – краткость и вежливость. Усвойте привычку кратко отвечать на любое письмо, которое не требует развернутого ответа. Считайте электронную почту чем‑то вроде службы СМС, а не заменой «черепашьей» почты. Хорошее правило – если вы обнаруживаете, что тратите больше 15 минут на написание одного‑единственного письма, лучше поговорите с адресатом по телефону.

• Используйте опцию стандартных ответов своей почтовой службы, чтобы создать шаблоны для часто используемых ответов. Если у вас есть входящая почта, на которую вы обычно отвечаете одними и теми же словами, сэкономьте время и составьте краткий ответ, который сможете выбирать и отправлять каждый раз.

 

Ваше физическое пространство

 

Глазам нужен отдых. Вот почему художники и графические дизайнеры вводят в свои работы так называемое негативное пространство, а дизайнеры интерьера оставляют в первозданном виде некоторые стены, вместо того чтобы заполнять их картинами и аксессуарами. Так и захламленность бомбардирует наше сознание стимулами, вынуждая органы чувств трудиться сверхурочно. Минимализм – особенно на рабочем месте – предназначен для того, чтобы мы отдавали свое внимание только важным вещам. Теперь, когда мы сократили в вашей рабочей жизни объем цифрового хлама, давайте перейдем к захламленности физической. Дайте отдых вашему зрению (и сознанию!).

 

Бумага и бумажные документы

Принципы, о которых мы говорили в разделе «Почта и документы» в третьей главе, точно так же применимы и к офису. Вам нужна система настолько простая, чтобы у вас выработался рефлекс сразу же обрабатывать любые входящие бумажные документы. Вы можете (и должны!) скорректировать ее соответственно своему рабочему потоку, но, как правило, те же три категории подходят и для сортировки бумаг в офисе: «Документы для хранения», «Требуют действия» и «Нераспечатанные».

Разобравшись с системой организации, установите регулярные часы (ежедневно или еженедельно, в зависимости от объема входящих документов) для дальнейших действий в связи с материалами из папки «Требуют действия». Это хорошо делать в полусонном состоянии сразу после обеда или под конец дня, когда ваш мозг не так проворен, но вам все равно нужно выполнить что‑то из списка важных дел.