Процедура управления документацией.

27.1. В лаборатории разработана соответствующая документированная процедура управления документацией, включающая:

- согласование документов до утверждения с соисполнителями;

- утверждение документов высшим руководством организации;

- организацию учета и рассылки копий документов всем исполнителям для их применения;

- анализ, актуализацию по мере необходимости и пересмотр документов;

- подготовку и внесение изменений;

- идентификацию изменений и статуса пересмотра документов;

- определение и создание соответствующих условий хранения документов;

- сохранение документов четкими и легко идентифицируемыми;

- идентификацию и управление документами внешнего происхождения, их идентификацию и рассылку;

- своевременное изъятие из всех мест рассылки устаревших документов или организация их хранения с соответствующей идентификацией для справочных или иных целей;

27.2. Управлению подлежит документация, устанавливающая организацию, управление и многократно используемые правила, порядок, методы, нормы осуществления деятельности лаборатории: нормативные акты и документы, конструкторская и технологическая документация, международные, государственные, отраслевые, ведомственные стандарты и стандарты предприятия, документированные процедуры, инструкции, методики, организационно-распорядительная, финансово-экономическая документация, в том числе документация внешних организаций.

27.3. Анализ документов лаборатории осуществляется с целью установления пригодности этого документа к дальнейшему использованию.

27.4. В процессе действия системы менеджмента в лаборатории проводится актуализация ее документов. Анализ и разработку, утверждение изменений в документах проводит руководитель лаборатории (или сотрудник, ответственный за функционирование системы менеджмента) минимально раз в год. Срок проведения может быть гораздо меньше, и он определяется ответственным за актуализацию СК.

27.5. Причиной пересмотра документов и внесения изменений служат:

- изменение состава или структуры лаборатории;

- изменение области аккредитации;

- применение нового оборудования, не внесенного в паспорт лаборатории;

- заключение новых договоров со сторонними организациями;

- результаты внешних и внутренних аудитов;

- предложения сотрудников лаборатории;

- рекламации Заказчика;

- прочие причины.

27.6. Внесение изменений в документы СК осуществляет ответственный за делопроизводство и архив после их утверждения руководством организации путем исправлений или заменой страницы документа.

27.7. Изменения в документы вносятся только после их анализа со стороны лиц, которые разрабатывали эти документы. При необходимости внесения изменений этим лицам обеспечивается доступ к исходной информации (компьютерным файлам) без возможности внесения изменений в конкретный документ. После анализа изменений со стороны этих лиц, на титульном листе документа ставится виза конкретного сотрудника, разрабатывавшего документ и дата.

27.8. Изменения вносятся в лист регистрации изменений Руководства по качеству, паспорта лаборатории и т.п., находящийся в каждом из этих документов. В них отражается номер, суть, причина изменения, число с которого вводится изменение.

27.9. При многочисленных изменениях и дополнениях (более 5) или по решению начальника лаборатории документы СК пересматриваются и утверждаются.

27.10. После внесения изменений на бумаге в обязательном порядке вносятся изменения в исходные документы, хранящиеся на электронных носителях (компьютерные файлы). Внесение изменений в файлы происходит в соответствии с п. 27.7.

27.11. При необходимости пересмотра и переутверждения документа, создается новый файл с наименованием аналогичным исходному, с обязательной пометкой в наименовании, указывающей на номер пересмотра.