Организация эффективных совещаний

Организация совещаний по проекту потребует больше времени, чем любое другое отдельно взятое задание. Целесообразно освоить навыки проведения совещаний и обеспечения их посещаемости.

Для начала зададимся вопросом:

· Нужно ли проводить совещание?

· Если да, то почему?

· Если нет, то какую форму обеспечения информированности сотрудников следует избрать?

· Можно ли решить эту проблему на одном заседании, с помощью письма, письменной справки, телефонного звонка?

 Если совещание необходимо, то следует руководствоваться следующими рекомендациями:

ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ

· Поставить несколько достижимых целей для совещания. Следует быть кратким и точным при формулировке этих целей.

· Подобрать основных участников для совещания; исключить сотрудников, присутствие которых не является обязательным.

· Выбрать время и место проведения совещания, которые удовлетворяют требованиям участников.

· Подготовить повестку дня и довести ее до сведения участников до начала совещания. Включить в повестку дня пункты, подлежащие рассмотрению, и ожидаемые или требуемые конечные результаты.

ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ

· Начать вовремя.

· Поручить кому-нибудь вести протокол заседания.

· Рассмотреть повестку дня с каждым из участников до окончания совещания

· Представить участников друг другу.

· Придерживаться повестки дня. Не отклоняться от темы.

· Поблагодарить всех выступавших на совещании.

· Закончить совещание формулировкой основных принятых решений, главных конечных результатов и предоставить подробную информацию о следующем совещании.

ПОДГОТОВКА К СЛЕДУЮЩЕМУ СОВЕЩАНИЮ

· Проинформировать о повестке дня следующего совещания всех участников.

· Периодически проверять состояние дел и результаты работы сотрудников.

· Наделить сотрудников соответствующими полномочиями. Без стимулирования работы результаты будут представлять сомнительную ценность.

РЕЗЮМЕ

В этой лекции рассмотрены контрольные списки и рекомендации по управлению взаимоотношениями в рабочей группе проекта, предназначенные для осуществления эффективного контроля за выполнением заданий, составляющих проект. Следует помнить, что контрольные списки, рекомендации и советы обеспечат успех только в том случае, если сотрудники будут достаточно заинтересованными в работе, энергичными, деятельными и инициативными.

 

Вопросы для самопроверки.

1. Каковы семь привычек преуспевающих людей?

2. Эффективное управление сотрудниками, работающими над проектом, и контроль взаимоотношений между ними включает в себя:

3. Двенадцать рекомендаций по эффективному руководству проектом.

4. Какова техника общения?

5. Как осуществляется создание сплоченной рабочей группы и поддержание ее сплоченности?

6. Стратегия разрешения конфликтов.

7. Шаги по организации эффективных совещаний.

8. Через какие этапы проходят вновь образованные группы?

9. Факторы, препятствующие эффективному общению.

10. Как можно обеспечить сплоченность коллектива?

 

Список использованных источников.

1. Боронина, Л. Н. Основы управления проектами: [учеб, пособие] / Л. Н. Боронина, 3. В. Сенук; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал, федер. ун-т. - Екатеринбург: Изд-во Урал, ун-та, 2015. — 112 с.

2. Яковлева Н.Ф. Проектная деятельность в образовательном учреждении [Электронный ресурс]: учеб, пособие. - 2-е изд., стер. - М.: ФЛИНТА, 2014. - 144с.

3. Алёшин А.В., Аньшин В.М., Багратиони К.А. и др.; Управление проектами: фундаментальный курс: учебник/ под ред. В.М. Аньшина, О.Н. Ильиной; Нац. исслед. ун-т «Высшая школа экономики», 2013.- 620 с.

4. Матвеева Л. Г. Управление проектами: учебник / Л. Г. Матвеева. Ростов н/Д: Феникс, 2009. 423 с.

5. Joseph W. Weiss, Robert K. Wysocki, Пять стадий управления проектом. Практическое руководство по планированию и реализации.