Оперативный учет поступления товаров

Товар, поступивший от поставщика, принимается в аптеке на основании счетов-фактур (форма 868а), товарных накладных и др. сопроводительных документов в зависимости от способа доставки товара. Приемка ведется МОЛ в установленном законодательством порядке.

Данные счетов-фактур для учета НДС по приобретенным ценностям фиксируются в книге покупок.

Для оприходования товара данные накладной заносятся в приходную часть товарного отчета (торг - 29 или А – 2.28). С этого момента товар ставится на подотчет МОЛ.

В случае отклонения фактического наличия товара от данных сопроводительных документов собирается комиссия и составляется акт об установленном расхождении торг-2 или А – 1.2.

На товар начислением торговой наценки формируется розничная цена, и он размещается по местам хранения, где оформляется стеллажная карточка (А – 1.9) для контроля за сроками годности.

На складе (в отделе запасов) для целей аналитического учета оформляется карточка складского учета (А – 2.27).

Поступление ЛС, подлежащих ПКУ, дополнительно отражается в специальных журналах.

Другими операциями, повышающими стоимость товара, но не связанными с его поступлением в аптеку, являются следующие:

1) перевод материалов в товар, например тары, ЛРС;

2) дооценка по лабораторно-фасовочным работам, оформляется в журнале учета этих работ А – 2.7, а в конце месяца в справке о дооценке и уценке А – 2.8;

3) включение тарифа и воды в стоимость экстемпоральных лекарств, информация об этом отражается на основании рецептов и требований-накладных по амбулаторной рецептуре в регистрации розничных оборотов, а по стационарной рецептуре в реестре выписанных покупателями счетов А – 2.22;

4) переоценка товара в сторону увеличения стоимости оформляется актом о переоценке А – 2.12;

5) излишки товаров, выявленные в момент инвентаризации, отражаются в ведомости учета результатов инвентаризации.

Эти операции, как и поступление товара, отражается в приходной части товарного отчета.

Поступление не принадлежащих аптеке товаров, например, принимаемых по договору комиссии от уполномоченной фармацевтической организации (УФО) для бесплатного отпуска населению, фиксируется в отдельном товарном отчете.

По договору комиссии аптека (комиссионер) обязуется отпустить населению ЛС, принадлежащие УФО (комитенту) за определенное вознаграждение, например, 10 % от стоимости отпущенных ЛС.

Оперативный учет реализации товара

Учет реализации товаров населению

Основанием для списания товаров проданных населению являются кассовые документы. Ежедневно объем продаж, как по рецептам, так и без них определяется по показаниям кассового аппарата и оформляется приходным кассовым ордером.

Для учета рецептурного отпуска дополнительно ведется рецептурный журнал. Рецептурный журнал необходим для определения тарифа за работу и стоимости воды очищенной отпущенной в составе экстемпоральных ЛС. Тариф и вода приходуются в товарном отчете.

Для ПКУ ЛС дополнительно ведутся специальные журналы.

Данные ордеров и рецептурного журнала в течение месяца накаливаются в регистрации розничных оборотов по видам реализации: амбулаторный отпуск, безрецептурный отпуск, отпуск из МРС.

Информация о реализации за наличный расчет вносится в расходную часть товарного отчета либо ежедневно на основании приходных кассовых ордеров, либо общим итогом по данным регистрации розничных оборотов.

Отпуск ЛС, полученных по договору комиссии от УФО отражается на основе рецептов, реестров бесплатного отпуска в отдельном товарном отчете. На сумму комиссионного вознаграждения аптека выписывает УФО счет-фактуру для оплаты.

Учет реализации товаров ЛПУ

Отпуск товаров ЛПУ осуществляется на основании требований ЛПУ и оформляется товарных накладных торг – 12 или А – 2.20. Для оплаты ЛПУ предъявляются счета-фактуры.

Информация из требований-накладных в течение месяца накапливается по каждому ЛПУ отдельно в журнале учета оптового отпуска А – 2.19, а по всем покупателям (в том числе УФО) на основании счетов-фактур в реестре выписанных покупателям счетов А – 2.22.

Для сверки взаиморасчетов между аптекой и ЛПУ ведется оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей А – 2.23.

Отпуск ЛПУ отражается в расходной части товарного отчета ежедневно на основании товарных накладных или итогом за месяц по данным реестра.

Тариф за работу и стоимость воды в составе экстемпоральных лекарств определенных по реестру приходуются в товарном отчете.

Для учета НДС на проданный товар информация об отпуске товара покупателям, как за наличный, так и безналичный расчет на основании первичных документов отражается в книге продаж: реализация населению на основании показателей кассового аппарата и кассовых документов, реализация ЛПУ на основании счетов-фактур.

Учет прочего расхода товара

Выбытие товара из аптеки не по причине  реализации называется прочим документированным расходом.

К прочему расходу относят следующие операции:

1) Перевод товара в материалы (например, В/М: крахмал, вата, марля), оформляется актом о переводе.

2) Расход товара на хозяйственные нужды, например, перекиси водорода.

Текущий расход фиксируется МОЛ в журнале А – 2.13 по роспись лица, получившего ценности, а итоги за месяц списываются по акту А – 2.14;

3) Расход товара на оказание первой медицинской помощи.

Аптека должна бесплатно оказать населению в случае необходимости первую медицинскую помощь. Для этой цели в аптеке формируется аптечка. Текущий расход оформляется в журнале А – 2.15, а итоги за месяц списываются справкой А – 2.16.

4) Изъятие ЛС на анализ в территориальную контрольно-аналитическую лабораторию.

Для контроля качества ЛС лаборатория в установленном законодательстве порядке изымает на анализ изготовленные в аптеке ЛФ. Эта операция оформляется актом.

5) Уценка по лабораторно-фасовочным работам. Оформляется теми же документами, что и дооценка.

6) Переоценка товаров в сторону уменьшения стоимости. Оформляется актом о переоценке А – 2.12.

7) Порча товаров вследствие боя, брака, истечения срока годности, не соблюдения условий хранения. Оформляется актом о порче ТМЦ А – 2.18 или актом о списании товаров торг – 16. Комиссией определяется причина порчи и делается заключение.

8) Недостача товаров, выявленная в момент инвентаризации, отражается в ведомости учета результатов инвентаризации.

9) Скидки с цены товара по дисконтным картам определяются с помощью штрихового кодирования и кассовых терминалов. В конце дня по этим данным составляется акт уценки.

На основании актов и справок прочий расход товаров отражается в расходной части товарного отчета.

Товар списывается с подотчета МОЛ с одновременным списанием торговой наценки на него.

Товарный отчет

Для контроля за работой МОЛ, сохранностью и движением запасов периодически МОЛ составляют и передают в бухгалтерию отчеты о движении запасов, в том числе товарный отчет.

В случае коллективной материальной ответственности товарный отчет составляет руководитель коллектива МОЛ.

Порядок составления и форма товарного отчета регламентируется следующими документами:

1) «Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ», утвержденными приказом МФ РФ № 119 от 2001 г. (28.12.2001г.).

2) Постановлением Госкомстата по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций № 132 от 1998 г. (25.12.1998 г.).

3) Приказ МЗ СССР «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений» № 14 от 1988 г. (08.01.1988 г.).

4) Методические рекомендации МЗ РФ «О внутриведомственном первичном учете ЛС и других медицинских товаров в организациях розничной аптечной сети всех организационных форм, расположенных на территории РФ» № 98/124 от 1998 г. (14.05.1998 г.).

Товарный отчет является документом оперативной отчетности.

Отчет можно составлять по типовой форме ТОРГ-29, ведомственной АП-25 (А-2.28) или самостоятельно разработанной аптекой.

Периодичность составления товарного отчета зависит от объемов деятельности и устанавливается учетной политикой аптеки, но не реже 1 раза в месяц для МОЛ аптеки. Для МОЛ филиалов (аптечных пунктов, киосков) периодичность может быть другой, например, 1 раз в 10 дней.

Обязательно составление товарного отчета перед проведением инвентаризации.

Товарный отчет состоит из адресной и предметной частей.

В адресной части указываются:

1) наименование организации;

2) должность, фамилия и инициалы МОЛ;

3) номер отчета (нумерация отчетов должна быть последовательной с начала года);

4) период, за который он составляется.

В предметной части отчета раскрывается структура товарного баланса, а именно, остаток товара на начало отчетного периода, поступление и расход товара за отчетный период, остаток на конец отчетного периода.

Предметная часть отчета состоит из двух частей: приходной и расходной.

В первой строке приходной части отражается остаток товара на начало, который берется из предыдущего отчета как остаток на конец отчетного периода или из инвентаризационной описи, если отчет составляется после проведения инвентаризации.

В приходную часть отчета на основании первичных документов вносятся приходные товарные операции и подводятся итоги по поступлению товара.

В расходной части на основании первичных документов отражаются расходные операции и подводятся итоги по расходу.

В конце расходной части вносится остаток на конец отчетного периода, рассчитанный по формуле товарного баланса Ок = Он + П - Р.

Остаток определяет сумму товара находящегося на ответственном хранении у МОЛ на конец отчетного периода.

Движение товара отражается в зависимости от выбранного способа его оценки либо только в оптовых ценах, либо в двух ценах (розничной и оптовой) с одновременным учетом торговой наценки.

Отчет составляется в двух экземплярах и с оправдательными документами передается в бухгалтерию. Оправдательные документы прикладываются к отчету в хронологической последовательности, их общее количество указывается в отчете.

Бухгалтер принимает отчет и делает отметки об этом на обоих экземплярах отчета.

После проверки правильности составления отчета бухгалтер делает об этом запись в обоих экземплярах отчета. Эта запись подтверждается подписью МОЛ.

Первый экземпляр отчета с оправдательными документами остается в бухгалтерии, а второй возвращается МОЛ.

В случае обнаружения ошибки бухгалтер делает соответствующие исправления, которые вносятся в оба экземпляра отчета. Исправления должны быть подтверждены МОЛ.

К товарному отчету прилагается реестр о движении денежных средств.

 4.6. Синтетический учет товара и торговой наценки

Для обобщения информации о наличие и движении товара по розничным ценам предназначен счет 41 «Товары» (активный, инвентарный), субсчет 2 «Товары в розничной торговле».

Товары принятие на комиссию не являются собственностью аптеки и учитываются на забалансовом счете 004 «Товары принятые на комиссию».

Расчеты с поставщиками и покупателями отражаются на счетах 60 «Расчеты с поставщиками» (А- П, расчетный), 19 «НДС по приобретенным ценностям» (А, инв.), 62 «Расчеты с покупателями» (А -П, расчетный), 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» (А-П, расчетный).

Прежде, чем проданный товар будет списан с баланса аптеки, информация о его реализации накапливается на счете 90 «Продажи» (П, операционно-результативный).

Поступление денег от продажи товаров отражается на счетах 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет» (А, денежные).

Расход товара на нужды аптеки отражается на счете 44 «Расходы на продажу» (А, калькуляционный).

Порча ценностей учитывается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (А, инв.), а затем, в зависимости от заключения комиссии, на счетах 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (А, расчетный) или 91 «Прочие доходы и расходы» (П, операционно-результативный).

Изменение в стоимости товаров в результате переоценки отражается на счете 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» (А-П, регулировочный), а затем на финансовых результатах (91 счете).

Для учета торговых наценок используется счет 42 «Торговая наценка» (П, регулировочный).

Бухгалтерский учет операций снабжения и реализации  рассматривается в лекции 1.

Операции прочего расхода товаров и по договору комиссии.

№ пп	Наименование операции	Корр. счета
		дебет	кредит
1.	Списаны товары на хозяйственные нужды (оказание медицинской помощи, анализ) по цене приобретения	44	41/2
2.	Списана торговая наценка	42	41/2
3.	Переведен товар в материалы по цене приобретения	10	41/2
4.	Списана торговая наценка	42	41/2
5.	Списана уценка по ЛФР	42	41/2
6.	Выявлена порча товара по розничной цене	94	41/2
7.	Порча отнесена на виновное лицо (МОЛ) по розничной цене	73	94
8.	Погашена задолженность виновным лицом - деньги внесены в кассу - удержано из заработной платы	50 70	73 73
9.	Списана торговая наценка на финансовый результат	42	91
10.	Порча отнесена на финансовый результат по цене приобретения (отказано в виновности)	91	94
11.	Списана торговая наценка	42	94
12.	Произведена переоценка товара - в сторону увеличения цены - в сторону уменьшения цены	41/2 16 (91)	16 (91) 41
13.	Списана сумма скидки по дисконтным картам (красное сторно)	41/2	42
14.	Получены ЛС по договору комиссии	004
15.	Отпущены ЛС бесплатно населению		004

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, МПЗ – это активы, приносящие доход аптеке за один производственный цикл. Причем реализация МПЗ является основным источником получения аптекой дохода. Поэтому нормирование МПЗ, повышение доходов и снижение расходов, связанных с использованием и продажей МПЗ является важнейшим условием эффективного управления хозяйственно-финансовой деятельностью аптеки. Управление доходами и расходами аптеки возможно только на основе достоверного учета.

 

 

Доцент кафедры управления и экономики фармации Э.Г. Морозова