Первичный и аналитический учет материалов

К учету материалы принимаются на основании расчетных и сопроводительных документов.

При приобретении материалов у поставщиков за безналичный расчет этими документами являются счет, счет-фактура, товарная накладная.

Материалы, закупленные МОЛ лицами за наличный расчет в магазинах, принимаются к учету на основании товарных и кассовых чеков.

Оприходование материалов на складе (в отделе запасов) аптеки осуществляется составлением приходного ордера М-4 или проставлением на сопроводительном документе оттиска штампа с реквизитами ордера.

Выдача материалов со склада в другие отделы аптеки называется внутренним перемещением и оформляется требованием-накладной М-11.

Израсходованные для нужд аптеки материалы списываются по акту. Акт составляется комиссией в составе руководителя, бухгалтера и МОЛ. В актах указывается наименование, единицы измерения, цена, сумма и назначение материалов.

Списание материалов испорченных, разбитых при хранении, морально устаревших, пришедших в негодность при эксплуатации осуществляется по акту. В акте указывается причина порчи и заключение комиссии.

В случае продажи материалов составляется акт о переводе материалов в товар с формированием розничной цены.

Формы и порядок составления актов устанавливаются аптекой самостоятельно.

Выявленная в момент инвентаризации недостача материалов оформляется в ведомости учета результатов инвентаризации (рассмотрим позже).

Для целей аналитического (количественного) учета движения материалов на складе на основании первичных документов на каждое наименовании ведется  карточка учета материалов М-17. Если это целесообразно, то выдача материалов со склада ведется на основании записи в этой карточке без оформления требования-накладной.

В конце месяца МОЛ составляют отчеты о движении материалов и вместе с первичными документами передают их в бухгалтерию.

В бухгалтерии ведутся карточки аналитического учета, дублирующие карточки складского учета, но в количественно-суммовом выражении. В конце месяца на их основании составляются ведомости движения по каждой группе материалов по каждому МОЛ. В них вносят остаток на начало, приход и расход, рассчитывается остаток на конец. Если карточки не ведутся, то данные первичных документов в обобщенном за месяц виде сразу вносятся в ведомость. По данным ведомостей составляется сводная ведомость. Формы ведомостей устанавливаются аптекой самостоятельно.

Особенности учета ЛРС

Если ЛРС поступает в аптеку готовое к употреблению, то оно учитывается как товар. Если ЛРС поступает от населения, заготовительной организации или заготавливается аптекой, то оно учитывается как материал по заготовительным ценам. При получении ЛРС от населения оформляется приемная квитанция в 3-х эзк.: 1 – сдатчику, 2- МОЛ, 3 – в кассу на оплату. 

ЛРС взвешивают и стандартизируют. Затем сырье может быть использовано для изготовления лекарств или расфасовано и продано, в этом случае его переводят в товар и формируют розничную цену. Перевод оформляется актом А-1.6.

3. 4. Особенности учета вспомогательного материала

В/М применяется для оформления и упаковки изготовленных лекарств. Это - этикетки, пробки, капсулы, металлические колпачки, пергаментная и вощаная бумага и др.

Для обеспечения учета выданных в работу В/М рекомендуется МОЛ вести ведомость выдачи В/М, в которой указывается номенклатура, единицы измерения, цена, дата и количество выданных материалов. В конце по ведомости подводятся итоги количеству и сумме выданных В/М.

Особенности учета тары

Поставщик передает товар аптеке в таре (ст. 481 ГК РФ).

Тара представляет собой средство защиты товара от повреждения и потерь, облегчает процесс перемещения, хранения и реализации товара. Требования к таре оговариваются договором поставки.

По функциональному назначению выделяют тару 1) однооборотную; 2) многооборотную; 3) инвентарную.

Однооборотная тара – это упаковочный материал (бумага, бумажные мешки, полиэтиленовые мешки, картонные коробки и др.). Ее стоимость включается в стоимость товара и в аптеке не учитывается.

Многооборотная тара – это деревянные ящики, бочки, картонные ящики, металлические бочки, фляги, бидоны, пластмассовые фляги, ящики, корзины, стеклянные бутыли, банки, сорочки из-под ваты, марли, джутовые мешки и др.

Она предназначена для многократного использования при перевозке и временном хранении товаров. После разгрузки эта тара возвращается поставщику для последующей загрузки товаром, поэтому многооборотная тара иначе называется тарой под товаром и порожней.

Возврат тары поставщику осуществляется на основании накладной и счета-фактуры. Тара может быть продана с товаром, тогда она переводится по акту А – 1.6 или накладной Торг -13 в товар с формированием розничной цены. Списание пришедшей в негодность тары осуществляется по акту А – 2.18 или Торг – 15.

В конце месяца МОЛ составляет отчет по таре Торг – 30 или на обороте товарного отчета А – 2.28.

Инвентарная тара предназначена для постоянного хранения товаров в аптеке. Это – стеклянные баллоны или металлические бидоны для хранения спирта, штангласы для хранения субстанций ЛС. Она учитывается как инвентарь.

Стеклянная посуда, в которой отпускаются изготовленные лекарства, учитывается как товар.