Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Электронный документооборот.⇐ ПредыдущаяСтр 12 из 12
Документ понимается как материальный объект с зафиксированной на нём информацией, оформленный по определённым правилам, заверенный в установленном порядке и предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Основное свойство документов – наличие реквизитов. В организации должен существовать один канал поступления входящих документов, даже если приём документов построен по распределённой схеме. Кроме входящих существуют и другие виды документов. Укрупнёно выделяют три основных вида документов: входящие, исходящие и внутренние. Все циркулирующие в организации документы обладают уникальным регистрационным номером. Любая бумага, не имеющая регистрационного номера, не является документом. Документы содержат такие сопутствующие атрибуты, как: даты и подпись, контрольный срок исполнения и контролирующее лицо и др. Совокупность документов, оформленных по единым правилам, называется документацией. Документация делится на нормативно-справочную, конструкторскую, проектную, проектно-сметную, техническую, технико-экономическую, эксплуатационную и др. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (документооборот). Система делопроизводства если не стимулирует, то, по крайней мере, заставляет служащих работать вместе.
выделяют три фундаментальных понятия: Маршруты – пути, по которым следуют документы, информация и задания от стадии инициализации до завершения процесса. Маршрутизация может быть простой и последовательной, а так же сложной с включением соединений или разрывов, параллельной или итеративной маршрутизации (организация циклов). Правила – процедуры, задающие выполнение каждого шага в ходе процесса. Правила определяют условия поэтапного выполнения работ в процессе делопроизводства. Роли – обязанности людей на каждом этапе процесса делопроизводства.
В крупной организации типовые сроки хранения документов составляют: один и три года, пять, 10, 30 и 50 лет. По истечении срока хранения дела в государственных организациях, оно передаётся из архива конкретной организации на хранение в государственный архив. Для частных организаций дела по истечения срока их хранения уничтожаются или передаются в собственные архивы. Данные процессы оформляется соответствующими актами.
С целью решения задач управления деловыми процессами в организациях используют автоматизированные системы обработки документов. С их помощью в организациях функционируют электронные документы, организуются электронный документооборот, контроль выполнения заданий, загрузка сотрудников и др. Электронный документ может быть изначально создан в электронном виде или введён в автоматизированную систему путём оцифровки традиционного документа. Разновидностью систем поддержки принятия решений можно считать системы документооборота и документационного обеспечения управления (ДОУ). Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных организаций в стандартизованной форме. Система электронного документооборота позволяеи обрабатывать неструктурированные данные (письма, приказы, отчёты, инструкции и т.д.). Полностью отказаться от бумажных документов пока невозможно по причинам, главным образом, юридического характера, поэтому компьютерные системы делопроизводства должны позволять работать с электронными документами и электронными версиями бумажных документов. Основой любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.
Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска по: атрибутам, ключевым словам и полному содержанию текста на основе индекса. Системы, связанные с делопроизводством, обычно являются учётно-аналитическими АИС. Важным аспектом в них является возможность определять достоверность документа, то есть наличие удостоверяющих его специальных реквизитов, одним из которых является электронная цифровая подпись.
Электронная цифровая подпись (англ. «Electronic digital signature») – это реквизит электронного документа, предназначенный для придания ему статуса документа и защиты от подделки.
Она получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Для массового ввода однотипных документов используют электронные формы, обеспечивающие структуризацию документа за счёт выделения частей текста и добавления полей (атрибутов). Такая технология позволяет упростить заполнение документов и выполнять необходимые вычисления. Информация в организацию может поступать путём импорта файлов с электронных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.). В электронном документообороте используют специализированные системы: · управления документами; · автоматизации деловых процедур; · обработки изображений документов · оптического распознавания символов (OCR) и др. При коллективной работе для разрешения конфликтов совместного использования ресурсов, санкционирования доступа по идентификаторам и паролям, защиты информации с помощью прав доступа важно иметь возможность использования соответствующих блокировок. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи. Технологии Workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных организациях, и обеспечивают поддержку многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно при чёткой структуризации выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Контрольные вопросы 2. Какие основные атрибуты содержат любые документы? 5. Дайте классификацию документов по их направленности. 7. Дайте определение терминам «Делопроизводство» и «Документооборот». 9. В чем заключаетсяосновной принцип документооборота? 12. Что представляет собой система электронного документооборота? 14. Дайте определение понятия «Электронная цифровая подпись».
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-04-04; просмотров: 50; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.15.4.244 (0.028 с.) |