Определите свои личные ограничения

 

Подумайте о своей личной жизни и стоящих перед вами целях. Спросите себя: «Какие из целей самые важные? Почему я их еще не достиг? Что есть во мне такого, что мешает это сделать?»

Может быть, на невысокую скорость, с которой вы эти цели осуществляете, влияет отсутствие определенного качества или навыка? Или вас сдерживает какая-нибудь установка или убеждение? Наконец, что вы можете немедленно предпринять, чтобы устранить или ослабить ваши основные ограничения?

 

Устраняйте узкие места

 

1. Сформулируйте четкие, поддающиеся количественной оценке цели, стоящие перед вашей компанией в области продаж и получения прибыли. После этого задайте себе вопрос: «Что определяет скорость, с которой я продвигаюсь к достижению этих целей?»

2. Выполните следующее упражнение на завершение предложений – возьмите предложение «Мы могли бы удвоить продажи, если бы не…» и закончите его.

3. Определите главное препятствие для достижения наиболее важной для вас цели. Как можно его устранить?

4. Проанализируйте все, что происходит внутри вашей компании, чтобы найти сдерживающие факторы, мешающие ее развитию. Какие узкие места есть в вашей компании?

5. Дайте оценку людям, занимающим ключевые должности. Достаточно ли они компетентны и способны делать все то, что необходимо для успеха вашего бизнеса?

6. После того, как вы определили главное ограничение, препятствующее достижению успеха, спросите: «Что еще нам мешает?» Задавайтесь этим вопросом, пока не выявите ту или иную проблему.

7. Что влияет на скорость достижения ваших личных и профессиональных целей? Загляните внутрь себя, чтобы найти ответ на этот вопрос.

 

 

Глава 17

Проведите реинжиниринг компании

 

Производительность рабочей группы зависит от того, насколько ее члены понимают связь своих собственных целей с целями всей организации.

Пол Херси

 

Основной целью для вас должно быть создание эффективной и высокоприбыльной организации, избавленной от всего лишнего и готовой уверенно действовать в любых направлениях и на любых рынках. Единственный вопрос, который вы должны себе задавать: «Каким образом я могу достичь этой цели?»

Центральный элемент процесса реинжиниринга, ставшего известным благодаря книге Майкла Хаммера и Джеймса Чампи «Реинжиниринг корпорации», – упрощение бизнес-процессов, позволяющее сделать компанию более организованной и эффективной, а значит, более прибыльной.

 

Война против сложностей

 

В любой сфере жизни, а в бизнесе особенно, существует естественная тенденция к усложнению. Постепенно даже самый простой процесс становится все более запутанным и начинает требовать большего числа шагов для достижения одного и того же результата. При включении в процесс каждого нового этапа такое включение кажется логичным, однако появление дополнительных этапов приводит к повышению затрат и снижению эффективности всего процесса.

 

Закон сложности

 

За долгие годы работы с различными компаниями и организациями я вывел закон, который назвал «закон усложнения». Этот закон гласит, что сложность процесса возрастает пропорционально квадрату числа входящих в него этапов.

Сложность можно определить как «потенциальное увеличение затрат и времени, а также числа ошибок, возникающих при выполнении любой задачи или проекта».

Ключевым в этом определении является слово «потенциальное» в применении к таким понятиям, как затраты, время и ошибки. Оно означает, что сложный процесс не обязательно сопровождается дополнительными расходами и задержками, связанными с возросшим числом этапов. Однако по мере нарастания сложности существенно нарастает и возможность их появления.

 

Простые и сложные задачи

 

Закон усложнения работает следующим образом. Если процесс состоит из одного этапа, то при возведении единицы в квадрат мы получаем ту же самую единицу. Действие, выполняемое в один этап, имеет очень низкий уровень сложности, поэтому потенциальные затраты, время и ошибки также незначительны. Например, если вы решили позвонить по телефону – это простое и прямое действие. В нем нет практически ничего сложного. Единственная ошибка, которую вы можете совершить, – набрать неправильный номер.

Если вы добавляете к этому действию дополнительные этапы, то имеете дело со вторым уровнем сложности. Два в квадрате равно четырем. Соответственно, уровень сложности резко возрастает с одного до четырех, а вероятность появления ошибок, лишних затрат и задержек увеличивается на 400 %. Например, это наблюдается в том случае, если вы попросите другого человека вместо вас сделать телефонный звонок, чтобы передать сообщение и получить ответ. Возможность непонимания и потери информации сообщений существенно возрастает.

 

Экспоненциальное увеличение

 

Если вы добавляете к действию еще один этап, то в квадрат нужно возводить число три. В результате вы получаете девять. Теперь уровень сложности в переводе на потенциальные затраты, время и ошибки равен девяти. Представим, что вы говорите другому человеку, чтобы он попросил кого-то еще сделать звонок вместо вас, передать сообщение и получить ответ. Возможность непонимания, а также количество всех затрат, задержек и проблем, которые могут сопровождать звонок, подскакивает на 900 % в сравнении с той, которая наблюдалась бы, если бы вы совершили этот звонок самостоятельно.

Если вы будете продолжать увеличивать число этапов, уровень сложности начнет расти в геометрической прогрессии. Если ваш процесс будет насчитывать десять или пятнадцать этапов, то количество затрат, времени и возможных ошибок станет просто заоблачным. Благодаря этому принципу мы понимаем, почему стоимость сидений для унитазов в армии составляет 3500 долларов, а также почему в рамках правительственных проектов ежегодно списываются сотни миллионов долларов. Уровни сложности здесь настолько высоки, что на любое действие в этой системе уходят годы, расходы приобретают устрашающие размеры, а число ошибок не поддается подсчету.

 

Сокращайте число этапов

 

Ключ к упрощению и рационализации работы и бизнеса в целом – сокращение числа этапов в каждом процессе. При сокращении процесса на один этап – например, с пяти этапов (уровень сложности равен двадцати пяти) до четырех (уровень сложности равен шестнадцати) – вы снижаете количество возможных затрат, задержек и ошибок в девять раз! По мере уменьшения числа этапов в процессе вы повышаете способность добиться результатов при меньших затратах и с меньшим числом ошибок.

Реинжиниринг компании предполагает, чтобы вы приостановили определенный вид деятельности, который стал слишком сложным и трудоемким. Затем вы должны проанализировать все этапы, из которых состоит этот вид деятельности, и записать их в определенном порядке.

 

Упрощайте процесс

 

После составления перечня всех этапов внимательно его изучите, чтобы найти способ сократить их число там, где это возможно. Вы уже знаете, что исключение из процесса даже одного этапа существенно снижает его сложность и, таким образом, повышает скорость выполнения работы.

Станьте своим собственным консультантом по управлению и задайте себе те непростые вопросы, которые мог бы задать вам человек, приглашенный со стороны. Спросите себя: для чего нужен каждый этап? Какова его цель? Почему он выполняется именно так?

На второй стадии реинжиниринга вы должны просмотреть составленный вами список, поставив перед собой цель сразу же удалить из него как минимум 30 % этапов. Это можно сделать практически в любом случае, просто для этого необходимо немного воображения.