Создание организационных схем в Word

Текстовый процессор Microsoft Word содержит все необходимые средства для создания схем непосредственно в самих документах. Основными инструментами для создания схем в Word являются векторные фигуры и объекты SmartArt. С их помощью при минимальном количестве настроек и затрат времени можно создавать схемы практически любой сложности и адаптировать их в соответствие с потребностями и задачами, которые решает создаваемый документ.

Как создать схему в Wordс помощью объектов SmartArt

Объекты SmartArt идеально подходят для построения небольших типовых логических схем. Чтобы с их помощью сделать схему в Word выполните следующие шаги.

 

1. Откройте документ, в котором вы будете создавать схему и перейдите в раздел Вставка.

 

2. Сделайте двойной щелчок мышью по кнопке SmartArt и в открывшемся окне выберите подходящий для схемы шаблон. Нами для примера выбран иерархический блочный список. Нажмите кнопку Ок для вставки шаблона на страницу.

 

3. Отредактируем шаблон, чтобы он соответствовал запланированной схеме и добавим блокам подписи. Для этого нажмите кнопку с надписью Область текста из вкладки Конструктор или просто сделайте щелчок левой кнопкой мыши по области схемы.

 

4. Появится окно в котором можно редактировать схему как текстовый список, изменяя структуру за счет многоуровневой организации списка и добавлять надписи к блокам, которыми станут строки списка.

Для начала приведем структуру схемы к задуманной. В результате нам нужно будет создать следующую схему.

5. Удалите в списке все строки кроме первой. При этом останется на схеме останется только первый начальный блок.

 

6. Используя переводы строк клавишей Enter и изменение уровней вложенности списка клавишей Tab видоизменим список в соответствие с нашей целью. Чтобы было понятней для себя можно запомнить, что сочетание клавиш Enter + Tab будет добавлять блоки в вертикальном направлении, а клавиша Enter – в горизонтальном. В результате изменений получим следующий шаблон.

 

7. Остается только добавить надписи и получить готовую схему. При необходимости можно всегда изменить цветовой шаблон всей схемы и провести тонкую настройку параметров входящих в нее фигур таких как заливка, цвета линий, характеристики теней, форм и поворот фигуры и др.

 

Создавать схемы в Word с помощью объектов SmartArt очень быстро и просто. Но при этом можно столкнуться с ограниченностью доступных шаблонов, что не даст вам создать схему, отличающуюся от типовой.

Создание диаграмм в Word

Если вам необходимо визуализировать сложные для восприятия данные, то в этом вам может помощь диаграмма. С помощью диаграммы можно легко продемонстрировать соотношения между различными показателями, а также выявить закономерности и последовательности в имеющихся данных.

Вам может показаться, что для создания диаграммы нужно использовать сложные в освоении программы, но это не так. Для этого вам будет достаточно обычного текстового редактора Word

 Для того чтобы создать диаграмму, вам нужно перейти на вкладку «Вставка» и нажать там на кнопку «Диаграмма».

После этого перед вами появится окно «Вставка диаграммы». В этом окне нужно выбрать внешний вид диаграммы, которую вы хотите вставить в свой документ Word и нажать на кнопку «Ok». Для примера выберем круговую диаграмму.

После того, как вы выберите внешний вид диаграммы, в вашем документе Word появится пример того, как может выглядеть выбранная вами диаграмма. При этом сразу откроется окно программы Excel. В программе Excel вы увидите небольшую таблицу с данными, которые используются для построения диаграммы в Word.

Для того чтобы изменить вставленную диаграмму под свои нужды, необходимо внести изменения в таблицу в программе Excel. Для этого просто вводим собственные названия столбцов и нужные данные. Если нужно увеличить или уменьшить количество строк в таблице, то это можно сделать, изменив область, выделенную синим цветом.

После того, как все нужные данные внесены в таблицу, программу Excel можно закрывать. После закрытия программы Excel вы получите нужную вам диаграмму в Word.

Если в дальнейшем возникнет необходимость изменить данные используемые для построения диаграммы, то для этого нужно выделить диаграмму, перейти на вкладку «Конструктор» и нажать на кнопку «Изменить данные».

Для того чтобы настроить внешний вид диаграммы воспользуйтесь вкладками «Конструктор», «Макет» и «Формат». С помощью инструментов на этих вкладках вы сможете изменить цвет диаграммы, подписи, обтекание текстом и многие другие параметры.

  Практическое задание 1: Создать организационную схему системы управления на охотоведческом предприятии.

Этапы выполнения задания:

1. Проанализировать системы управления на охотоведческом предприятии, выявить составные части и связи между ними.

2. Изобразить полученную структуру с помощью объектов Smart Art.

Практическое задание 2: Создать диаграмму по таблице предоставления услуг и товаров охотоведческого предприятия.

Этапы выполнения задания:

1. Создать таблицу предоставления услуг и товаров охотоведческого предприятия.

2. Создать гистограмму, график, круговую диаграмму по разным диапазонам данных исходной таблицы.

 Вопросы для контроля знаний.

1.Перечислите известные способы создания организационных схем.2.Как создать объект Smart Art? 3. Как создать диаграмму в Word?

 

 

Тема 18 «Работа с ЭТ Excel. Общие правила заполнения таблиц. Редактирование содержимого таблицы»

Цель - формирование практических умений и навыков использования технологии обработки табличной информации в табличном процессоре Microsoft Excel.

План

Интерфейс Microsoft Excel.