Практикум администратора. Реальность интернет-магазина

Наталья Чечкина

Практикум администратора. Реальность интернет-магазина

 

 

ISBN 9785449353450

Аннотация

 

Эта книга – практическое методическое пособие для администраторов (управляющих) интернет-магазинов. Она дает пошаговые инструкции на каждом этапе функционирования магазина. Помогает разобраться в деталях и чувствовать себя уверенно в начале предпринимательской деятельности.

 

Практикум администратора

Реальность интернет-магазина

Наталья Чечкина

 

© Наталья Чечкина, 2018

 

ISBN 978-5-4493-5345-0

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Ни для кого не секрет, что сегодня «миром правит интернет». Поэтому в любом виде деятельности без участия указанного ресурса практически не возможно обойтись.

Многие предприниматели и желающие стать ими интересуются интернет направлениями. Особенный интерес проявляется к интернет магазинам. Это связано с тем, что торговля всегда была и есть более доступной для начала предпринимательской деятельности. Исходя из этого и имея большой опыт ведения бизнеса, в основном в торговом направлении, я решила создать простую доступную для восприятия некую методичку. Думаю, что она позволит приоткрыть дверь «на кухню» интернет магазина.

Мне неоднократно приходилось проводить уроки по базовым навыкам работы в интернет магазине. Ко мне обращались предприниматели, которые приобретали бизнес. Я обучала сотрудников, которых нанимала на работу в интернет-магазин. Я точно знаю, что на первом этапе принятия решения о покупке или создании интернет магазина, необходимо понимание специфики работы и организации процессов.

Для кого эти методические рекомендации?

– Для начинающих предпринимателей, которые:

– уже купили интернет магазин, но нет навыков работы;

– планируют купить или создать интернет-магазин, но еще не приняли окончательное решение

– Для тех, кто находится в поиске работы, и желает:

– получить должность администратора интернет магазина, но нет опыта работы;

– работать в интернет магазине, но не решили на какую должность конкретно могут претендовать.

Надеюсь, что мои методические рекомендации позволят принять правильное решение и укажут на те направления знаний и навыков, которые у Вас уже есть, а которые еще надо будет освоить.

И так начнем.

 

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ИНТЕРНЕТ МАГАЗИНА

 

Что такое организационная структура?

Это коллектив сотрудников предприятия, связанных между собой должностными обязанностями и правами. Правильно выстроенная организационная структура позволяет предприятию развиваться и двигаться к запланированной цели. А слаженная работа всего коллектива приводит его к процветанию.

На этапе становления интернет магазина, особенно при ограниченности финансовых ресурсов, организационная структура интернет магазина выглядит следующим образом.

 

Администратор интернет магазина выполняет все функции (то есть работает один):

 

• Наполняет контент (товар)

• Принимает заказы

• Оформляет документы на отгрузку

• Контролирует оплаты

• Готовит товар для отгрузки или согласовывает забор товара у поставщика

• Взаимодействует с курьерами, курьерскими службами

• Занимается продвижением сайта

• Ведет бухгалтерский учет

 

Программист (админ)

 

Даже на начальной стадии рекомендуется иметь этого специалиста так как возникают технические накладки, и он оперативно может устранить проблему.

Рентабельно брать на эту должность фрилансера. То есть специалиста, который работает удаленно, его работа носит периодический характер. Соответственно размер заработной платы в 2—3 раза ниже постоянного сотрудника.

 

А сейчас идеальная схема для небольшого интернет магазина:

• Администратор

• Программист (админ)

• Специалист по продвижению (seo)

• Контент менеджер

• Оператор на телефоне

• Курьер

• Бухгалтер

 

Если есть свой склад, то еще:

• Кладовщик.

 

Должностные обязанности сотрудников:

 

 

 

В небольшом интернет магазине, как Вы заметили из таблицы, все сотрудники напрямую подчиняются администратору магазина и отчитываются перед ним. В более крупных интернет магазинах подчиненность выглядит немного иначе. В организационной структуре несколько ступеней подчиненности. В нашем случае – это только одна ступень. Это позволяет быть в курсе всех этапов работы всего коллектива.

 

 

ТОВАРНЫЙ АССОРТИМЕНТ

 

К этому вопросу надо подходить уже зная нишу интернет магазина. Поэтому для примера мы возьмем интернет-магазин текстиля.

Заходим в интернет и начинаем мониторить все сайты с текстилем.

Изучаем ассортимент.

В нашем случае – это подушки, одеяла, постельные принадлежности и т. д.

Из текстиля можно сделать несколько вариантов товарного предложения.

Например:

• только постельное белье

• только подушки и одеяла

• только шторы и тюль

• только скатерти, салфетки и полотенца

• только покрывала и пледы

• только одежда (можно поделить на женскую, мужскую, детскую)

• весь ассортимент.

На каком варианте лучше остановиться и как подойти к этому вопросу?

1. Если мы выбираем весь ассортимент текстиля:

• нам потребуется продвигать в интернете весь этот ассортимент, то есть работать с большим количеством ключевых слов,

• надо будет тщательно изучить предложения большого количества поставщиков с аналогичным товаром, чтобы сделать выбор по цене, качеству и т.д.;

• надо будет просчитать маржинальную прибыль по всем категориям товара. У каждой категории будет свой размер маржи.

В данном случае плюсом является то, что покупатель может сразу в одном месте выбрать несколько товаров разного назначения. Это повышает средний чек.

Минусом является то, что оператору сложнее консультировать покупателей, так как ассортимент большой. Если несколько операторов, тогда можно между ними распределить категории товара. Одному постельное белье, другому одеяла и т. д. В данном случае надо будет настроить системы переадресации телефонных звонков и сделать акцент на обучении операторов конкретному ассортименту.

Минусом также является и весь список, указанный чуть выше (1).

2. Если мы останавливаемся на какой-то одной категории товара (например, постельное белье):

• необходимо изучить предложения разных поставщиков по одной конкретной категории,

• продвигать сайт надо будет практически всего лишь по 1—2 ключевым словам. Это гораздо проще сделать.

• Надо будет посчитать маржинальную прибыль только по одной категории товара.

Минусом является то, что покупатель вероятнее будет выбирать только одно наименование товара, то есть средний чек будет ниже.

Плюсом является то, что оператору легко будет консультировать покупателей, так ему потребуются знания только одной категории товара. Он постепенно сможет очень профессионально и достаточно подробно рассказывать о товаре.

К плюсам также относится весь список, указанный выше (2).

На начальном этапе по опыту многих интернет магазинов, рекомендую останавливаться на одной категории товара. Со временем ее можно будет совершенно безболезненно расширить.

Хотелось бы добавить еще. Некоторые интернет магазины, особенно крупные, специализируются на продаже товаров совершенно разнородного ассортимента. То есть, например, текстиль, подарки, посуда, часы и т. д. Внутри каждого типа товаров есть еще подкатегории (мы рассмотрели на примере текстиля).

Представляете какой массив информации надо собрать и какой объем работы необходимо выполнить? Большим интернет магазинам это под силу, так как у них есть большой штат сотрудников. А для небольших или вновь открываемых интернет магазинов – это трудоемко. И, к сожалению, не принесет ожидаемых плодов. Так как надо не просто выбрать товар и наполнить им свой магазин, но еще и качественно его продавать, своевременно отгружать, следить за наличием, за новинками, своевременно убирать товар, который снимают с производства и т. д.

Если у Вас достаточные финансовые ресурсы, вы можете нанять большее количество сотрудников, чем мы рассмотрели в предыдущих разделах, тогда можете открывать мульти интернет магазин. Но стратегия его работы несколько отличается от той, которую мы рассматриваем в данном практикуме.

ПОИСК ПОСТАВЩИКОВ

Этот процесс ничего сложного не представляет. Но требует некоторой внимательности при выборе контрагента. Поставщик – это Ваш партнер и от его слаженной работы зависит в конечном итоге Ваш результат труда и соответственно Ваша прибыль.

С чего начинаем?

На сайте в разделе Контакты рекомендую выделить для поставщиков отдельную строчку, в которой надо прописать какие конкретно предложения ждете от поставщиков. То есть категорию товара, возможно особые условия сотрудничества. Указать электронную почту и номер телефона. Контакты целесообразней указывать отличные от контактов для покупателей. Это связано с тем, чтобы не занимать время оператора и других сотрудников на беседы. Это время лучше потратить на продажи.

Желательно, чтобы поставщики присылали на электронную почту свое коммерческое предложение и прайс. Вы изучите информацию и если Вас заинтересует, перезвоните им.

Недостатка в предложениях не будет. Сложность небольшая возникает на начальном этапе, когда не знаешь ассортимент, не владеешь ценами на рынке, не знаешь спрос.

Сами мониторим интернет и ищем оптовые предложения по своему ассортименту. Звоним, запрашиваем условия сотрудничества. Уточняем работают ли они с интернет магазинами и в каком формате могут предоставить информацию о товаре.

В идеале надо найти одного постоянного поставщика, который максимально соблюдает следующие условия сотрудничества:

• держит на своем складе практически весь ассортимент товара, который предлагает по прайсу,

• может отгружать от 1 единицы товара, не зависимо от суммы,

• всегда имеет достоверную информацию о наличии товара на своем складе,

• оперативно отвечает на Ваши запросы о наличии товара,

• может предоставить отсрочку платежа. Этот пункт обычно начинает работать после полугода-года сотрудничества. Но о такой возможности нужно договариваться «на берегу».

Дополнительные, но очень важные условия при выборе поставщиков:

• поставщик должен находиться как можно ближе к месту Вашей деятельности, т.е. внутри одного населенного пункта и желательно в том же микрорайоне,

• если выбираете систему работы по дроппшипингу, то поставщик должен иметь возможность производить доставку товара в те сроки, о которых вы договариваетесь с клиентами. Для этого на стадии договоренностей, Вы обсуждаете возможности поставщика и тогда уже формируете предложение по срокам для своих покупателей,

• обязательно заключайте письменный договор с поставщиком. Не формальный, а фактический, в котором будут указаны условия, о которых вы договорились,

• договоритесь о возможности без объяснения причин, вернуть товар. Не только бракованный, но и качественный,

• желательно, чтобы у поставщика была возможность выгрузки товара в формате, который требуется для загрузки к Вам на сайт (подробнее информация указана ниже),

• идеально, если поставщик редко меняет цены и ассортимент. Чем стабильней эта информация, тем меньше рутинной работы Вам надо будет делать в своем магазине.

• если поставщик предлагает Вам придерживаться рекомендованных розничных цен, то это не Ваш поставщик. По крайней мере на первом этапе. Вы вероятно честны и будете соблюдать эти условия. Но сможете ли Вы конкурировать с крупными магазинами на просторах интернета? Чтобы продавать по рекомендованным розничным ценам надо обязательно быть на первой странице поиска и еще иметь какое-нибудь дополнительное привлекательное предложение для покупателя. Например, бесплатную доставку.

Обратите внимание на этот раздел практикума (методички). Лучше дольше выбирать поставщика, чем в процессе работы отказываться от сотрудничества и разгребать накопившиеся проблемы. Любая проблема – это Ваши деньги.

НАПОЛНЕНИЕ КОНТЕНТА (ТОВАР)

Ну, вот мы и подошли к одной из самых рутинных и трудоемких работ.

Результат работы контент менеджера – это лицо интернет магазина и возможность заработать деньги.

Что он делает?

Наполняет карточки товаров, т.е. пишет описание товара, его технические характеристики, загружает фотографии товара, заполняет теги (теги ему предоставляет сео специалист), заполняет информацию о размерах, цветах товара, наличии товара и другие опции.

Есть два варианта наполнения контента – это вручную и автоматически.

В чем разница?

Вручную

Наполнение отдельно взятой карточки происходит более полно и качественно. Составляется уникальный текст. А он в свою очередь влияет на ранжирование сайта в поисковых системах. Минусом такого способа является его стоимость – она более дорогая, нежели в автоматическом режиме. А также минусом является то, что процесс идет медленно. Как правило, такой способ наполнения используют на начальной стадии работы интернет магазина, или когда интернет-магазин продает эксклюзивный товар, или имеет не очень широкий ассортимент. Но, подчеркну, это наиболее качественный способ наполнения карточек.

Ниже представлены формы, которые надо заполнять контент менеджеру.

Раздел «Товары»:

 

Нажимаем кнопку «Добавить»

 

 

В этой форме размещены разделы, которые необходимо заполнить. Такая форма заполняется на каждый отдельно взятый товар. Каждая вкладка открывается отдельно и также при необходимости заполняется.

Я не буду сейчас подробно останавливаться на каждом из них и на работе контент менеджера в целом. Это информация для другой темы.

 

Автоматизированный способ

Это выгрузка товаров с помощью различных модулей, их еще называют пакетным редактированием товара. Для такого способа требуется наличие у поставщика возможности предоставлять Вам информацию о товаре общим списком в определенном формате. Обычно это формат CZV, XML, XLS.

 

Ниже представлена форма CZV:

 

 

В таком формате выгрузка производится гораздо быстрее, так как делается оптом.

Минусом является то, что сама выгрузка производится быстро, но затем необходимо все-таки провести рутинную работу и отредактировать транспортированный на сайт товар.

Плюсом является то, что возможно получать достоверную информацию о наличии товара на складе поставщика и оперативно ее менять. Кстати, это дополнительный участок работы контент менеджера – следить за наличием товара и менять информацию на сайте.

Вкладка «Эспорт» позволяет экспортировать (извлекать) из интернет магазина список товара. Это требуется для внесения изменений в наличие, цену и др.

Вкладка «Импорт» предназначена для импортирования списков в интернет-магазин.

В настоящее время все-таки интернет-магазины используют этот способ. Он необходим, когда ассортимент интернет-магазина широкий и продажа товара идет в основном со складов поставщика, а не со своего склада. Обычно на любой платформе есть такой модуль. Он может быть уже встроенным, а можно его в процессе деятельности магазина встроить.

Информацию о товаре можно получить непосредственно у поставщика. Иногда эту информацию требуется скачать с его сайта. В любом случае надо обращать внимание на уникальность информации. Тексты необходимо писать свои и затем проверять их на уникальность на специальных ресурсах. Например, есть отличный сайт text.ru. Он проверяет не только уникальност, но и орфографию. Теги готовит специалист по продвижению (seo).

Задача контент менеджера – как можно полнее передать информацию о товаре и как можно точнее поддерживать данные о наличии товара. Обязательно нужно следить за информацией о товаре, который снят с производства, а также о новинках. Своевременное размещение и изменение этой информации способствует увеличению объемов продаж.

ПЛАТЕЖНЫЕ СИСТЕМЫ

Платежные системы – это все способы оплаты товара покупателями.

Рассмотрим каждый способ.

 

Оплата заказа по безналичному расчету (способ 1):

• на сайте можно настроить возможность получать банковские реквизиты или

• рекомендовать покупателям заказать счет на оплату.

 

Оплата заказа наличным способом (способ 2):

• при получении с доставкой – оплата курьеру;

• при получении на пункты самовывоза – оплата на ПВЗ.

 

Онлайн-платежи (способ 3):

Оплата непосредственно на сайте. Как правило, процессинговые компании (компании, которые оказывают услугу по приему платежей) предоставляют возможность выбора способов оплаты:

• банковской картой

• через терминалы оплаты

• яндекс Кошелек и др.

 

По первому способу оплаты все понятно.

По второму способу оплаты в настоящее время действует обязанность иметь онлайн кассу.

 

Что требуется для пункта самовывоза:

Приобретаете кассу и устанавливаете. Если пункт самовывоза принадлежит курьерской службе, то приобретать ничего не надо. Курьерская служба сама выдает чеки.

 

Что требуется для оплаты наличными курьеру:

Нужно обязательно приобрести мобильную онлайн-кассу. Сейчас они тоже уже производятся производителями.

 

По третьему способу:

• необходимо найти процессинговую компанию. На рынке популярны Robokassa, IntellektMoney и другие.

• делаете запрос на установку системы приема платежей на сайте,

• заключаете договор,

• создаете личный кабинет (у каждой компании свой),

• затем устанавливаете модуль приема платежей к себе в интернет-магазин. На этом этапе нужен программист. Иногда за отдельную плату это могут сделать специалисты процессинговой компании.

 

Как происходит процесс приема денег?

Покупатель оформляет заказ на сайте и выбирает способ оплаты «Онлайн платежи». Ему предоставляется возможность выбора.

 

Форма онлайн платежей:

 

 

Например, покупатель выбирает «Оплата банковской картой». Производит оплату. Деньги поступают не на Ваш расчетный счет. А на счет процессинговой компании. К вам поступает информация, что оплата произведена и Вы можете уже обрабатывать заказ.

Заходите в личный кабинет и проверяете поступление денег. Далее настраиваете способ списания этих денег на свой расчетный счет. Варианты: автоматически – задаете интервал; вручную – списываете после каждого поступления денег. За эту работу Вы платите процессинговой компании проценты за обслуживание. Перечисление на Ваш расчетный счет происходит уже за минусом этих процентов.

 

Что нужно знать при выборе той или иной компании?

Обязательно изучите тарифы. Вам нужно найти компанию, у которой есть тариф – выдача кассового чека покупателю за интернет-магазин. Это самый идеальный вариант. Второй вариант – это через процессинговый центр заключить договор аренды онлайн-кассы. Это не сложно, но немного больше технической и бухгалтерской работы.

В интернет магазине есть возможность настроить платежные системы с разными условиями работы. Например, можно сделать скидку или надбавку за оплату онлайн. Можно настроить так, что размер расходов за услуги процессинговой компании будут автоматически начисляться покупателю в общую стоимость заказа.

Что касается юридической стороны, то Вам обязательно потребуется зарегистрировать юридическое лицо или стать индивидуальным предпринимателем.

СПОСОБЫ ДОСТАВКИ ЗАКАЗОВ

Как и на любом этапе организации рабочего процесса интернет магазина, здесь есть возможность выбора.

Доставку производит свой курьер.

Плюс:

• ему можно выдать онлайн – кассу и обязать отчитываться,

• ему можно доверять деньги,

• он будет дополнительным источником рекламы вашего магазина,

• может более оперативно начать выполнение заказа (сразу после вашего звонка, если вы с ним договоритесь на эти условия),

• стоимость заказов, которые он доставляет, не зависит от веса заказа и имеет фиксированную цену,

• может проверить при получении на складе поставщика товар на соответствие и качество,

• деньги за доставленный заказ поступят в кассу в этот же день.

Минус:

• может работать только в одном населенном пункте,

• обязательные расходы на онлайн – кассу,

• требуется тщательная проверка при приеме на работу на ответственность и честность. Есть риск остаться без денег и товара,

• возможно его услуги будут стоить чуть дороже, чем у курьерских служб (если количество заказов будет небольшим).

Доставку производит курьерская служба:

Плюс:

• работают в любом населенном пункте страны и даже в некоторых зарубежных странах,

• не требуется приобретать онлайн – кассу,

• не требуется отбирать кандидатов на должность курьера и руководить ими,

• при больших объемах цена стоимости услуг снижается,

• получаете отчет,

• не требуется «ломать голову» о создании схемы логистики по доставкам.

Минус:

• не производят прием товара у поставщика по качеству,

• не всегда могут оперативно выполнить заказ,

• деньги за доставленный заказ получите по истечении нескольких дней,

• низкая заинтересованность в продаже заказа. Курьерские службы получают деньги за сам процесс доставки, а выкупит или откажется покупатель, их это не интересует. Т.е. вероятность возвратов заказов выше.

Доставка Почтой России

Плюс:

• есть в любом, даже молодоступном населенном пункте

Минус:

• нет гарантии качественной доставки (целостность товара),

• нет гарантии доставки по срокам. Обычно покупатели выдерживают месяц прежде, чем идут выкупать заказ.

Доставка транспортной компанией.

Плюс:

• доставляют крупногабаритные грузы.

Минус:

• не работают с наложенным платежом. Хотя в настоящее время уже постепенно необходимость возникает. Поэтому возможно эта услуга «не за горами»,

Обычно любой интернет-магазин использует комплексный подход к выбору способов доставки. То есть использует все варианты. Это дает возможность выбора самому покупателю.

Для работы с курьерскими службами, Почтой России, транспортными компаниями требуется заключить договор.

Обычно создается личный кабинет интернет магазина. Через него идет оформление заказов на доставку, отслеживание этапов доставки, контроль финансовых вопросов.

Самым оперативным и адаптированным под интернет магазины способом, конечно же являются курьерские службы. Они и создавались изначально для этих целей. Остается только сделать выбор в пользу которой. Для этого надо зайти в интернет, найти несколько служб, запросить условия работы, почитать отзывы на форумах. Зайти в несколько крупных известных интернет магазинов и посмотреть чьими услугами они пользуются. Конечно они пользуются проверенными и достаточно крупными курьерскими службами. Но иногда для работы внутри определенного города есть целесообразность найти не очень большую компанию, но очень желающую раскрутиться. Такая компания может дать какие-то более лояльные условия сотрудничества. Но есть вероятность того, что сам процесс формирования заказов и финансовой отчетности будет менее автоматизированным.

ЛОГИСТИКА ДОСТАВОК

Этот участок работы администратора интернет магазина один из самых сложных. Суть сводится к следующему:

• Надо составить график доставок так, чтобы:

• успеть все выполнить в срок,

• чтобы курьеру было по пути заезжать за товаром и развозить заказы до клиентов,

• желательно как можно больше собрать доставок в одной местности.

То есть рационально распределяем время, экономим деньги на доставках.

Ниже представлен вариант формы «График доставок»:

 

АРЕНДА ОФИСА И СКЛАДА

 

Как уже говорилось, для небольшого начинающего интернет магазина совершенно нет необходимости держать свой склад и тем более офис.

 

Как же без этого обойтись?

Хранение товара организовать на складах поставщиков, т.е. работать с ними по схеме дропшиппинга. Сортировку заказов передать на аутсорсинг в курьерскую службу.

Что касается офиса, то вполне разумно работать из дома.

 

А как же быть с наемными сотрудниками?

Очень просто. Всех сотрудников принять на работу как фрилансеров. То есть работать они будут из дома. Интернет вполне позволяет организовать все процессы таким образом. Даже оператор может работать на домашнем телефоне. Для этого надо приобрести IP телефонию. Она устанавливается на любой компьютер. Кстати такой способ работы очень даже может быть экономным. Особенно, если вы основную деятельность ведете в крупном городе, а оператора найдете в какой-нибудь глубинке.

Контролировать процесс работы оператора очень легко. В личном кабинете IP телефонии вы видите все входящие и исходящие звонки. Длительность звонков, принят или нет звонок. Кроме этого можете прослушать любую запись телефонного звонка. Это позволяет редактировать сценарий разговора оператора с покупателем в дальнейшей работе для увеличения продаж.

Второй вариант – это опять же отдать этот участок работы на аутсорсинг. Для начала найти фирму, которая оказывает такие услуги. Обязательно смотрите, чтобы они оказывали услуги именно для интернет магазинов. И их стоимость должна быть фиксированной. Попробуйте взять стартовый тариф и проверить. Если не понравится, всегда сможете найти своего оператора в штат.

Заключение всех договоров происходит онлайн. Для этого надо внести в каждый договор пункт, что договоры и любая переписка, переданная посредством электронной связи имеет равную юридическую силу.

Если же все-таки решили взять в аренду офис, то удобнее найти там, где основная масса клиентов. На начальном этапе конечно сложно сделать расчеты, так как нет данных по доставкам заказов. Но есть одна особенность, на которую стоит обратить внимание: посмотрите где располагаются пункты самовывоза курьерских служб. Не поленитесь, прокатитесь в несколько и посмотрите что там происходит с очередями. Затем делайте вывод. Вам надо туда, где большой поток.

Администратору необходимо понимать, что стоимость аренды любого помещения надо будет «отбивать».

Поэтому есть целесообразность использовать часть арендованного помещения, как пункт самовывоза. Выгодно установить оплату за забор заказа из пункта самовывоза. Таким образом часть расходов на аренду может компенсироваться.

 

Очень модно и востребовано предложение мини складов. Сейчас они набирают обороты.

 

Плюс:

• отличная охранная система,

• чистота, порядок,

• возможность использовать и как склад и как офис,

• есть очень маленькие площади,

• оборудовано место отгрузки-загрузки,

• есть WI-FI.

 

Минус:

• 1 (один) квадратный метр арендуемой площади стоит дороже, чем в обычном помещении. Но найти обычное помещение очень маленькой площади достаточно трудно. Поэтому на начальном этапе этот минус не учитывается.

СКЛАДСКАЯ ЛОГИСТИКА

Если вы все-таки приняли решение иметь свой склад, то складская логистика обязательна.

Важной задачей кладовщика является точный учет товаров на складе. Желательно всему товару присвоить штрих-коды, тогда работать легче и быстрее.

Кладовщик ведет учет товара в программе 1-С, либо иной программе, либо для начала пользуется только складскими карточками или журналом учета.

Товар на складе сортируется по тому критерию, который будет принят в организации. Можно по брендам, можно по категориям товара и т. д.

Необходимо иметь упаковочный материал: конверты, скотч и др. Обязательно наличие компьютера и принтера.

Процесс работы:

• кладовщик принимает товар на склад от поставщиков строго по количеству и качеству, заполняет приход в программе (эту функцию может выполнять и любой другой сотрудник),

• кладовщик работает в административной панели интернет магазина и следит за статусом заказа,

Например:

после согласования заказа с покупателем, оператор вносит изменения в статусе на «Согласовано» (это может быть другой статус, установленный в модуле интернет магазина).

• кладовщик видит смену статуса, принимает его в работу, меняя статус на «На сборке» (либо иной статус, установленный в модуле интернет магазина),

• собирает весь товар, указанный в заказе,

• упаковывает,

• наклеивает ярлыки (если это принято по правилам организации),

• после готовности заказа, кладовщик меняет статус заказа на «Заказ готов» (либо иной статус, установленный в модуле интернет магазина),

• отпускает заказ курьеру под подпись в транспортной накладной,

• после отгрузки обязательно фиксирует выдачу заказа в программе,

• в конце дня формирует остатки товара и направляет их для ознакомления администратору интернет магазина и операторам (для работы с покупателями),

• в конце месяца готовит отчет о движении товара нас кладе.

ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ЗАКАЗОВ

Заказы в интернет-магазин поступают двумя способами:
• по телефону,
• через корзину сайта.

Есть еще вариант, когда заказы поступают посредством письма на электронную почту, но это не основной способ, поэтому на нем останавливаться не будем.

Обработку заказов производит оператор. Ниже представлен примерный алгоритм действий оператора в обоих случаях в виде инструкции.

ВОЗВРАТЫ ТОВАРОВ И ДЕНЕГ

В любой торговой организации необходимо соблюдать Закон РФ «О защите прав потребителей» и в соответствии с ним, торговая организация обязана принимать возвраты товаров от покупателей.

В свою очередь, торговая организация вправе и сама возвращать товары поставщикам.

Мы не будем в этом тексте касаться тонкостей данного закона в силу того, что периодически нормы права меняются. То есть не будем расшифровывать правила возврата качественного и некачественного товара. Только подчеркнем, что правила возврата отличаются.

РАСЧЕТ ПРИБЫЛИ

Каждое коммерческое предприятие создается для извлечения прибыли. Поэтому данный вопрос стоит на первом месте. Этим надо заниматься еще до открытия интернет магазина при выборе товарной ниши.

Затем к этому вопросу надо обращаться постоянно:

• на стадии выбора товарного ассортимента,

• на стадии выбора поставщиков,

• в моменты кризиса,

• в моменты анализа цен конкурентов,

• в общем постоянно.

Рассмотрение данного вопроса начнем с самого необходимого понятия в торговле – маржинальной прибыли.

Что такое маржинальная прибыль или маржа на обычном языке?

Это разница между выручкой от реализации товара и переменными затратами.

Переменные затраты – это затраты, размер (величина) которых зависит от объема продукции. В нашем случае – это будет от объема приобретенного товара.

В интернет магазине есть несколько переменных расходов:

• стоимость закупаемого товара;

• стоимость доставки от поставщика;

• стоимость курьерской доставки до покупателя;

• стоимость телефонных звонков (в случае, если Ваш тарифный план не безлимитный и имеет тарификацию исходящих и входящих вызовов);

• стоимость упаковочных материалов и услуг по упаковке заказов;

• налог (для примера будем рассматривать упрощенную систему налогообложения УСН (доходы);

• проценты от продаж (выплаты оператору или менеджерам);

• зарплата администратора в % от продаж (возьмем для примера 10%);

• % за оказание услуг по оплате на сайте (процессинговым компаниям) и др.

В разных интернет магазинах этот показатель может незначительно отличаться.

Мы будем пользоваться способом вычисления маржинальной прибыли для общего объема товара.

Маржа = Выручка – Переменные затраты

Переменные затраты = на закупку товара +расходы на телефонию + расходы на доставку от поставщика + расходы на доставку до покупателя + налог УСН (доходы 6%) + % от продаж

Пример (в рублях) (цифры взяты «из головы»):

Закупка товара = 50 000

Расходы на телефонию = 500

Расходы на доставку от поставщика = 1 000

Расходы на доставку до покупателя = 6 000

Налог УСН (100 000/100 *6%) = 6 000

З/плата администратора 10% (100 000/100*10%) = 10 000

Переменные затраты (П) = 50 000 +500 +1 000 +6 000+6 000 +10 000

Маржа = 100 000 – 73 500

Маржа = 26 500

Таким способом, мы с Вами вычислили маржу в абсолютном выражении, то есть в рублях. Но обычно для удобства ее вычисляют в % от выручки. В дальнейшем этим результатом можно будет пользоваться в работе.

Х = (М*100) /В

Где М (маржа, которую мы вычислили выше) в рублях

В (выручка) в рублях

Х – %, который составляет маржа от всей выручки.

Пример (возьмем данные, которые получили выше):

Х = (26 500* 100) /100 000

Х = 26,5%

В розничных магазинах рентабельным считается предприятие, в котором маржа составляет более 50%. В интернет магазинах по опыту – это составляет около 30%. Но надо стремиться к тому, чтобы процент был как можно выше.

При выборе товара, поставщики обычно присылают прайс-лист и обещают, что Ваша прибыль составит более 100 – 200%. Да, встречаются такие предложения и это очень классно. Но по факту Вы все равно не получите такой маржи. Даже, если к оптовой цене добавить 100 – 200% и установить эту цену как розничную. Вы уже поняли по формуле выше, что маржа – это выручка минус переменные затраты.

Но есть еще одно финансовое понятие, которое необходимо знать администратору.

Это чистая прибыль.

Чистая прибыль – это разница между выручкой и расходами (переменными + постоянными).

Выше мы с Вами затрагивали переменные расходы.

А к постоянным относятся:

• аренда склада, офиса

• фиксированные оклады сотрудников

• реклама (если ее размер стабилен и одинаков каждый месяц)

• телефония (если ее размер фиксированный)

• стоимость хостинга

• стоимость интернета

Резюмируя – это все расходы, которые стабильны каждый месяц и постоянны в размерах.

Есть несколько формул вычисления Чистой прибыли.

Мы с Вами будем двигаться от формулы Маржинальной прибыли, чтобы было удобно для тех, кто не имеет финансового образования.

Чистая прибыль (ЧП) = Маржа (М) – Постоянные расходы (ПР).

Пример (в рублях) (цифры взяты «из головы»):

Аренда склада = 5 000

Оклад оператора = 10 000

Стоимость хостинга = 1 300

Стоимость интернета = 500

ПР = 5 000 +10 000 +1 300 +500

ПР = 16 800

ЧП = 26 500 – 16 800

ЧП = 9 700