Правила распределения запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственный цех, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика препятствует улучшению имиджа сервисного предприятия и развитию продаж.

Поддержание запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре для исключения перебоев в удовлетворении заказов выполняется при помощи грамотного распределения запасов при обработке заявок потребителей и создания страхового запаса каждого товара. Для этой цели необходимо ввести (это постановка задач для программирования):

• обработку заказов сторонних потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для цеха;

• специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара – обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.

• каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, цех – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин (если есть) – 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Порядок удешевления контроля

Ключ к наилучшему управлению запасами часто состоит в том, чтобы меньше контролировать дешевые товары и сосредоточить все внимание на наиболее дорогостоящих. Очень часто учет дешевых товаров обходится дороже, чем их стоимость. Контроль должен быть сосредоточен там, где он себя оправдывает, – на дорогостоящих товарах. Посредством объемно-стоимостного анализа предприятия нередко приходят к заключению, что на контроль запасов кнопок они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Одна компания обнаружила, что 75% номенклатурного состава ее запасов представляет только 4%о всей стоимости ее запасов.

Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждого находящейся на складе товара слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на контроль за запасом, например, шайб, они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так, выборочное обследование выявило следующие данные: на товары стоимостью менее 35 пенсов за штуку приходилось 30 % наименований хранимых товаров, 40 % проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6 % объема реализации, 5 % стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, и учет малоценных товаров обходился дороже их стоимости. После прекращения контроля дешевых товаров издержки по содержанию запасов снизились на 34 %). Если практикуется годовая инвентаризация физических запасов, то основное внимание уделяют товарам групп, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных товаров, то принимают на веру данные карточек учета этих запасов.

На многих  мелких складах за рубежом применяются простые и дешевые способы контроля. Используя принцип оптимального размера заказа, устанавливают, что товары малой стоимости нужно заказывать менее часто, но в больших количествах. С этой целью применяют, например, упрощенную систему визуального контроля запасов мелких товаров. При этой системе запасы каждого товара делят на три группы и размещают в одной ячейке. Группы товаров отделяют друг от друга с помощью специальных щитков или помещают в пластиковые мешки либо коробки. Каждая группа имеет цветовую кодировку: красный цвет означает минимальный запас, желтый – уровень заказа, зеленый

– наличие сверх уровня заказа. На ячейке или непосредственно на партии товаров закреплена карточка, содержащая следующую информацию: код товара, адрес, наименование, категорию запаса и сведения об установленных для товара уровнях запаса. Для пополнения запаса не требуются никакие действия до тех пор, пока не начнется выбор товаров из желтой секции ячейки. В этот момент контрольная карточка снимается и передается работнику, занятому учетом запасов, для того чтобы сделать заказ. Затем контрольная карточка возвращается в ячейку с отметкой о сделанном заказе. После того, как начнется выбор товаров из красной секции, карточка снова поступает к клерку как повторное напоминание о необходимости восполнения запаса. Если выполнение ранее сделанного заказа в ближайшее время не ожидается, то размещается срочный заказ или предпринимаются другие необходимые действия.

Небольшие склады, чаще всего филиалы одного дилера, применяют простую систему пополнения запасов, известную как “система авансирования" или “пополнение количества за количество". При этой системе в каждой ячейке склада имеется пачка талонов, состоящих из двух одинаковых частей. При упаковке товаров по заявке заказчика берется один талон и в обеих частях проставляется проданное количество. Затем одна часть талона прикрепляется к копии счета и передается в бухгалтерию, а вторая направляется на основной склад, информируя о расходе. На основании таких талонов главный склад формирует очередную партию и отгружает ее на периферийный склад в ближайший удобный день. Понятно, что весь учет концентрируется на главном складе, что позволяет экономить на контроле запасов в складах-филиалах. После введения системы авансирования в филиалах своих складов, фирма “Ditteren", крупный торговец запчастями к автомобилям “Volkswagen" в Бельгии, сократила семь кладовщиков филиалов, т. к. операции с талонами смогли выполнять менее квалифицированные (и менее оплачиваемые) рабочие, комплектующие отгрузки по заявкам покупателей.

На некоторых складах используют систему кодирования цветом. На каждую вновь поступившую на склад единицу товара наносится небольшая цветная метка. Для каждого года хранения и квартала устанавливается определенный цвет. Нанесение этих меток не занимает много времени, зато позволяет быстро установить срок хранения изделия. При такой системе наиболее долго хранящиеся товары используются в первую очередь; кроме того, с течением времени метки позволяют выявить товары, по которым нет движения. Это особенно важно для товаров небольшой стоимости, по которым не проводится контроль запасов.

Описание процессов

 

Примерная карта процесса приемки

 

Карта процесса позволяет увидеть все части процесса и насколько эти части соответствуют друг другу, а также слабые стороны и излишние сложности в процессе наряду с сильными сторонами. Карта процесса также позволяет разрабатывать и выбирать различные альтернативы существующему процессу.