Облік розрахунків по оплаті праці

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформацій про виплати (у грошовій і не грошовій формах) за роботи, виконані працівниками, та її розкриття у фінансовій звітності визначені Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 26 “Виплати працівникам”.

Облік розрахунків по оплаті праці ведуть на рахунку 66 “Розрахунки за виплатами працівникам” в розрізі субрахунків: 661 “Розрахунки за заробітною платою”, 662 “Розрахунки з депонентами”, 663 “Розрахунки за іншими виплатами”. На цьому рахунку ведеться узагальнення інформації про розрахунки за виплатами працівникам, які належать як до облікового, так і до необлікового складу підприємства, – з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомог тощо), за не одержані в установлений строк з каси підприємства суми з виплат працівникам, за іншими поточними виплатами.

За кредитом рахунку 66 “Розрахунки за виплатами працівникам” відображають нараховану працівникам підприємства основну та додаткову заробітну плату, премії, допомогу за тимчасовою непрацездатністю, інші належні до нарахування працівникам виплати, а за дебетом – виплату основної та додаткової заробітної плати, премій, допомоги по тимчасовій непрацездатності тощо; вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів у рахунок заробітної плати (погашення заборгованості перед працівниками за іншими виплатами); утримання податку з доходів фізичних осіб, збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, платежів за виконавчими документами та інші утримання з виплат працівникам.

Субрахунок 661 “Розрахунки за заробітною платою” по кредиту кореспондує з дебетом рахунків: 15 – нарахована оплата праці працівникам, зайнятих будівництвом, придбанням основних засобів та іншими капітальними роботами; 20,21,22,26–28 – нарахована оплата праці за навантаження, розвантаження, доставку матеріальних цінностей; 23 – нарахована оплата праці працівникам основного, допоміжних та інших виробництв; 24 – нарахована оплата праці працівникам, зайнятих виправленням браку; 47 – нарахована оплата праці за час відпусток, за стаж роботи; 81 – віднесена оплата праці на рахунок витрат за елементами (для підприємств, які використовують рахунки класу 8); 91,92,93,94 – нарахована оплата праці загальновиробничому та адміністративному персоналу, працівникам збуту продукції та обслуговуючих виробництв і господарств; 97 – нарахована оплата праці працівникам, зайнятих на ліквідації основних засобів; 99 – нарахована оплата праці працівникам, зайнятих на ліквідації наслідків стихійного лиха та ін.

По дебету субрахунок 661 “Розрахунки за заробітною платою” кореспондує з кредитом рахунків: 24 – утримана сума з винуватців браку; 30 – виплачена заробітна плата, премії, допомоги, відпускні та інші виплати; 31 – перерахована оплата праці на рахунки працівників в ощадний банк; 37 – сума стягнень з підзвітних осіб, стягнень за нестачу і псування цінностей, утримань квартплати та інших комунальних послуг; 41 – зарахована оплата праці у пайові внески; 46 – на суму внесків до статутного капіталу за рахунок нарахованої оплати праці; 64 – утримано податок з доходів громадян; 65 – утримано внески у Пенсійний фонд та соціальні заходи та ін.

Вартість виданих в рахунок оплати праці продуктів відображають по дебету субрахунку 661 і кредиту рахунку 70 (за цінами реалізації). Водночас видана продукція списується з рахунків 21,26,27 на дебет рахунку 90 – за фактичною собівартістю.

На субрахунку 662 “Розрахунки з депонентами” відображають рух депонованих сум оплати праці. Одержані з банку кошти на видачу оплати праці, але не виплачені у встановлений строк (протягом 3–5 днів), повертають в банк: дебет рахунку 31, кредит рахунку 30. Водночас суми невиплаченої оплати праці відносять на рахунок депонентів таким записом: дебет субрахунку 661, кредит субрахунку 662. При виплаті депонованих сум дебетують субрахунок 662 і кредитують рахунок 30.

На субрахунку 663 “Розрахунки за іншими виплатами” ведуть облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності. При нарахуванні допомоги по тимчасовій непрацездатності дебетують рахунок 65 і кредитують субрахунок 663. Видачу допомоги оформляють таким записом: дебет субрахунку 663, кредит рахунку 30.

Аналітичний облік розрахунків з працівниками ведуть у розрахунково-платіжних (розрахункових) відомостях або в книзі обліку розрахунків по оплаті праці. При цьому кожному працівнику присвоюють табельний номер, який не змінюється протягом тривалого періоду. Розрахунково-платіжну відомість чи книгу відкривають на кожну бригаду, ферму та інші виробничі підрозділи. На кожного працівника відводять один рядок. Розрахунково-платіжні відомості відкривають кожного місяця, наприкінці року їх підшивають в папки і передають на зберігання в архів. У книзі обліку розрахунків по оплаті праці по кожному працівнику за кожний місяць протягом року записують дані про нарахування оплати, її видачу і утримання з неї.

Для обліку розрахунків по субрахунку 662 використовують “Книгу обліку розрахунків з депонентами” (форма № 10.2.2 сг.), записи в яку здійснюють на підставі реєстрів депонованої заробітної плати. Реєстр складається касиром, який закриває платіжну відомість, за кожний період виплати заробітної плати окремо і перевіряється головним бухгалтером. Працівник підприємства, який веде облік депонованої заробітної плати, на підставі видаткових касових ордерів, платіжних доручень та бухгалтерських довідок про списання заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув, робить відмітку про сплату (перерахування, списання, перенесення) депонованої заробітної плати у Книзі і своїм підписом підтверджує кожну відображену операцію. На початок року не виплачені суми депонованої заробітної плати із Книги за попередній рік переносяться у Книгу депонованої заробітної плати поточного року.

Для зведеного обліку і контролю за використанням фонду оплати праці і складання встановленої звітності передбачена “Зведена відомість по розрахунках з робітниками і службовцями” (форма № 10.2.3 сг.). Відомість складається на підставі підсумкових даних розрахунково-платіжних відомостей або книги обліку розрахунків по оплаті праці. Її відкривають на рік в цілому по підприємству для щомісячного відображення сум нарахованої оплати праці працівникам. Відомість використовують для відображення даних про основну і додаткову оплату праці, оплату відпускних, простоїв, виплату винагород за вислугу років, різних видів надбавок і доплат, які входять до фонду заробітної плати і які здійснюються за рахунок інших джерел, а також суми утримань за їх видами.

Синтетичний облік оплати праці ведуть у Журналі 5 або 5А (сільськогосподарські підприємства – у Журналі-ордері № 10.2 сг.) та Головній книзі.

Журнал 5 ведуть підприємства, які не використовують рахунки класу 8 “Витрати за елементами”. Записи роблять на підставі первинних документів, аркушів-розшифровок, зведених відомостей за кредитом рахунку 66 “Розрахунки за виплатами працівникам” у дебет відповідних рахунків затрат, запасів тощо у розділі Ш “Витрати діяльності” Журналу 5. Підсумкові дані кредитових оборотів по рахунку 66 розділу ІІІ Журналу 5 переносять в кінці місяця у Головну книгу.

Операції з виплати заробітної плати та інші обороти за дебетом рахунку 66 відображають в Журналах 1, 3, 6, 7 (Журналах-ордерах № 1, 2, 8,12 та ін.).

Підприємства, які застосовують одночасно рахунки класу 8 “Витрати за елементами” і класу 9 “Витрати діяльності”, у складі Журналу 5А ведуть розділ ІІІА “Витрати діяльності” і ІІІБ “Витрати за елементами”. На підставі первинних облікових документів на нарахування заробітної плати записують дані у відповідні графи розділу ІІІБ за елементами витрат (оплата праці – за дебетом рахунку 81 “Витрати на оплату праці” і кредитом рахунку 66 “Розрахунки за виплатами працівникам”). Підсумкові дані розділу ІІІБ переносять у розділ ІІІА до відповідної статті витрат (дебет рахунків 23,91,92 та ін., кредит рахунку 81). У розділі ІІІА наводяться кредитові обороти рахунку 66 в кореспонденції з дебетом рахунків витрат, запасів тощо.

Підсумкові дані розділів ІІІА і ІІІБ Журналу 5А переносять у кінці місяця до Головної книги.

Схема документообороту по обліку праці та її оплати наведена на рисунку 13.

За автоматизованої форми обліку заробітної плати на основі первинних документів видають машинограми нагромаджувальних відомостей, журналів обліку робіт і затрат, регістрів аналітичного і синтетичного обліку.