Механізація і автоматизація управлінської праці

Зростаючі масштаби суспільного виробництва, поглиб­лення спеціалізації та розширення кооперації виробництва значно ускладнюють управлінські процеси в організаці­ях, що актуалізує проблему ефективності праці управлін­ських кадрів. Вирішення її неможливе без упровадження методів НОУП, механізації й автоматизації управлінсь­ких робіт.

Механізацію й автоматизацію управлінської праці здійснюють завдяки запровадженню сучасної обчислю­вальної техніки, засобів оргтехніки та оперативної полі­графії.

Найвищий ефект забезпечує одночасне застосування засобів обчислювальної техніки та оргтехніки.

Автоматизація управлінської праці полягає в передо­рученні багатьох її процесів машинам. З огляду на склад­ність здійснюваних машинами операцій виділяють ступе­ні автоматизації управлінської праці: низовий, середній, вищий. Низовий ступінь автоматизації управлінської праці передбачає автоматизацію окремих робіт (автома­тизоване складання документів, їх тиражування тощо). Середній ступінь автоматизації управлінської праці по­лягає в автоматизованому виконанні комплексів управ­лінських робіт (автоматизація бухгалтерського обліку, під­готовки видів документів). Вищий рівень автоматизації управлінської праці забезпечує застосування сучасних пер­сональних комп'ютерів, технічні можливості яких да­ють змогу запровадити безпаперову технологію виконан­ня більшості управлінських робіт, здійснювати складні розрахунки, моделювати виробничі процеси і прорахову­вати варіанти управлінських рішень, отримувати і оброб­ляти інформацію в реальному режимі часу тощо.

За функціональними можливостями системи оброблен­ня даних поділяють на такі категорії:

Система	Ступінь автоматизації	Матеріали й устаткування
Ручна канцелярія	Низовий	Олівець і папір, друкарські машини
Машини, що приводяться в дію людиною	Середній	Машини з механічним приводом
Машини, що здійснюють окремі записи	Середій	Машини з електричним приводом, що виконують одну функцію
Багатофункціональні машини	Вищий	ЕОМ

 

З розширенням номенклатури засобів оргтехніки та їх технічних можливостей удосконалювалися методи їх за­стосування — від механізації окремих операцій до ком­плексної механізації управлінських процесів. Найефек­тивнішою є система комплексної механізації, створена вна­слідок розроблення та впровадження організаційного проекту на базі вимог НОУП. Комплексна система меха­нізації підвищує продуктивність управлінської праці в се­редньому на 15%, а для окремих працівників — у два і більше разів.

Потреба в механізації різноманітних управлінських ро­біт, процесів, операцій зумовила створення різноманітних засобів оргтехніки. їх класифікують за здійснюваними функціями щодо інформації або її носія — документа. На цій підставі виокремлюють серед них такі класи: засоби оргтехніки, що здійснюють складання документів; копі­ювання та оперативне розмноження документів; оброблен­ня документів; зберігання й пошук документів; технічні засоби зв'язку.

Засоби складання документів. До них належать пись­мові автомати та диктофонна техніка. До цього класу за­раховують і друкарські машини.

Письмові автомати (ПА) — електронні друкарські ма­шини, на яких можна безпосередньо друкувати текст, за­писувати його на електронний носій (дискету), роздруковувати набраний на комп'ютері текст. Письмові автомати можна комплектувати невеликими обчислювальними бло­ками, які забезпечують здійснення розрахунків, а також програмування процесів підготовки документів. За допомогою ПА трафаретизують листи, оскільки набір типових фраз зберігається в пам'яті автомата. Текст листа форму­ють з набору відповідних кодових номерів, перелік яких передають оператору, як правило, телефоном. Такий текст завжди має правильне розташування, в ньому відсутні помилки, оскільки він вивірений у процесі підготовки програми.

Для підготовки документів широко використовують також комп'ютери. Наприклад, програма Microsoft Word забезпечує упорядкування, редагування текстів факсів, нотаток, звітів, резюме, листів, використову­ючи шаблони, закладені в пам'яті комп'ютера. Про­грама «Рута» дає змогу перевірити правопис, консуль­туватися.

Документ, зберігаючись у пам'яті комп'ютера, мо­же бути роздрукованим будь-коли в необхідній кілько­сті копій чи записаним на дискету, яку потім можна використати для перенесення інформації на вінчестер іншого ПК.

Уникненню непродуктивних витрат часу управлінсь­ких працівників на складання документів сприяє викори­стання диктофонної техніки.

Засоби копіювання та оперативного розмноження до­кументів. Тиражувати документи можна за допомогою принтерів (невеликі тиражі до 1000—10 000 копій на мі­сяць), копірів (тиражі залежно від моделі — від 1000 до 100 000 копій на місяць), дублікаторів. Розраховані вони на виготовлення від 100 тис. до 1 млн. копій на місяць. Максимальний формат друку — A3, швидкість друку — понад 120 копій за хвилину. Друк — в один колір. Мало­чутливі до паперу — можна друкувати на технічному, га­зетному й папері для письма щільністю від 35 г/кв.м і на картоні 210 г/кв.м.

При виборі копіювального апарата слід враховувати такі чинники:

— обсяги робіт за встановлений період. Доцільніше купувати апарат більшої потужності, бо коли наванта­ження на нього перевищуватиме рекомендоване, зростає ризик витрат у зв'язку з несправностями й зносом меха­нізму;

— можливості, функціональність апарата;

— ціна апарата або собівартість копії. Чим дорожчий (потужніший) копіювальний апарат, тим меншою буде со­бівартість зроблених на ньому копій (табл. 2).

Засоби оброблення документів. Цю групу засобів утво­рюють фальцювальні, аркушепідбиральні, паперознищувальні машини, ламінатори, зшивачі, нумератори, конвертовідкривачі та ін.

Засоби зберігання, пошуку і транспортування докумен­тів. До них належать лотки та ящики для оперативної роботи з документами та картками, устаткування для об­ладнання бібліотек та архівів, папки для зберігання доку­ментів, шафи для сортування кореспонденції, повітряна (пневмо) пошта.

Технічні засоби зв'язку. Найнеобхідніші серед них те­лефонні апарати, радіотелефони, факси, відомчі АТС і т. д. Останніми роками активно впроваджують нові види засо­бів комунікаційного сервісу: універсальна комунікаційна система «Меридіан-1», телекомунікаційна система СП УТЕЛ, мобільний (стільниковий) радіотелефонний зв'язок, система пошукового радіовиклику тощо. «Меридіан-1» — цифрова комунікаційна система, при­значена для передавання мови, даних, текстів і символів відповідно до міжнародних стандартів ISDN. До неї мож­на під'єднувати будь-які периферійні пристрої, що відпо­відають міжнародним стандартам: телефонні апарати, при­строї для виклику, персональні комп'ютери, телефакси, телекси, великі ЕОМ, електронні поштові скриньки тощо. Використовуючи існуючі телефонні лінії, «Меридіан-І» поєднує різноманітні периферійні пристрої в єдину інфор­маційну мережу. її абоненти одержують доступ до комунікаційних послуг, властивих лише окремим мережам зв'язку (наприклад, стільниковий радіотелефонний зв'я­зок). У такій мережі всі пристрої користуються єдиною «мовою», що дає змогу записувати мовні повідомлення на персональний комп'ютер, відправляти факси і мовні по­відомлення безпосередньо з комп'ютерів у визначений час і визначеним адресатам, автоматично сортувати телефон­ні дзвінки та ін.

Таблиця 2

Собівартість відбитків на різноманітних пристроях*

Тип апарата	Модель	Орієнтовна роздрібна ціна, USD	Витратні матеріали	Ресурс видаткових матеріалів, 5-відсоткове заповнення, сторінок	Вартість видаткових матеріалів, USD	Собівартість одного від-битка при тиражі 20000 примірників, USD
1	2	3	4	5	6	7
Багатофункціо-нальний пристрій для невеликого офісу, функції: лазерний принтер, кольоровий планшетний сканер, лазерний факс, можливість підключення до мережі, швидкість друку/копіювання — 12 стор./хв.	Brother MFC 9870	880	Барабан   Тонер-картридж	2000   6000	92   51	0,0131
Струминний кольоровий принтер, швидкість друку — 12 стор./хв.	Epson Stylus Color 880	195	Кольоровий картридж   Чорно-білий картридж	300     1250	27     38	0,09 (кольо-ровий друк)   0,03 (чорно-білий)
Матричний принтер	Epson FX 1170	280	Картридж	До 300 000 знаків	3	0,00186
Чорно-білий світлодіодний принтер середньої потужності, 14 стор./хв.	Okipage 14/п	599	Тонер   Барабан	2500   20 000	28,6   133	0,018
Чорно-білий лазер-ний прин­тер серед-ньої потужності, 8 стор./хв.	Canon LBP800	250	Картридж	2500	45	0,018
Чорно-білий лазерний прин­тер середньої потужності, 10 стор./хв.	HP LaserJet 2100	655	Картридж	5000	96	0,0192
Чорно-білий лазерний принтер великої потужності, 35 стор./хв.	Lexmark Optra W810	2790	Тонер cyan   Барабан	2000   9000	132   450	0,0116
Кольоровий твердофарбовий принтер великої потужності, 14 стор./хв.	Tektronix by Xerox Phaser 850N	3075	Тонер чорний	10 000	0	0,1175
			Тонер	5000	190,28
			Тонер	5000	190,28
			Тонер	5000	190,28
			Силіконове мастило	45 000	150,30
Кольоровий світлодіодний принтер великої потужності, 12 коп., стор./хв.	Oki-C7000	2649	Тонер чорний	10 000	69,8	0,089
			Тонер cyan	10 000	164,7
			Тонер magenta	10 000	164,7
			Тонер yellow	10 000	164,7
			Барабан для кож­ного кольору '4 піт.)	30 000	184,2 х х 4
			Ф'юзер	60 000	202,4
			Пас Майстер-плівка Девелопер	60 000 270 кадрів 6000	293,1 47 45
Цифровий дублікатор	Duplo DP2030	6000	Чорнило чорне	1500 копій (не залежить від заповнення сторін­ки)	17	1 копія — 0,18 10 ко- пій — 0,019 100 копій — 0,003 1000 копій — 0,0013
			Майстер- плівка	270 кадрів	47
Копіювальний апарат середнього класу, 15 копій/хв.	Toshiba 1560	1365	Тонер   Девелопер	700   6000	31   45	0,005

*Примітки:

1. Значення собівартості отримані, виходячи лише з вартості витратних матеріалів (без урахування амортизації самого при­строю). Вважалося, що на всіх пристроях друкуються сторінки А4 із 5-відсотковим заповненням і нормальною яскравістю (для матричного принтера — 1860 знаків на сторінці).

2. Для дублікатора неведено кілька значень собівартості при різних тиражах. Така значна різниця у вартості відбитків зумов­лена технологічними особливостями дублікатора — для кожного нового документа, що друкується, він виготовляє майстер-плівку.

3. Таблицю складено за даними постачальників обладнання.

В Україні у сфері телекомунікацій спільне підприємс­тво УТЕЛ здійснює міжнародний і міжміський зв'язок та зв'язок із районними центрами України. У багатьох міс­тах відкриті спеціальні локальні АТС для юридичних осіб, які зв'язують із будь-яким абонентом у світі з першого набору.

Серед бізнесменів і менеджерів найбільше користувачів стільникового зв'язку. Найпотужніші оператори стільни­кового зв'язку в Україні UMC і KyivStar GSM забезпечують корпоративний мобільний зв'язок (групи користувачів, що належать до певної юридичної особи, спілкуються між со­бою за пільговими тарифами); доступ до Інтернету без вико­ристання комп'ютера; традиційний доступ до Інтернету (мо­більний телефон + комп'ютер); офісні послуги (прийом/пе­редавання даних і факсів засобами мобільного зв'язку) тощо. Дешевший, а іноді зручніший від стільникового, пей­джинговий зв'язок. Пейджинг — це система пошукового радіовиклику у формі локальної відомчої системи (до 1000 абонентів) або системи загального користування, за допо­могою яких можна передавати цифрову, усну або письмо­ву інформацію власнику кишенькового пейджера. Такі системи дають змогу обслуговувати багато незалежних ко­ристувачів із різним рівнем сервісу.

Останніми роками одним із найпоширеніших засобів зв'язку стає телефакс. За можливостями телефакси кла­сифікують на прості, без пам'яті; апарати з пам'яттю (утримують в електронній пам'яті кілька сторінок при­йнятої інформації); телефакси з автовідповідачами (запис/ відтворення мовних повідомлень).

Залежно від того, на який матеріал виводиться інфор­мація, розрізняють телефакси з термодруком (використо­вують термопапір) і апарати, які друкують на звичайно­му папері (способом термоперенесення, лазерного або стру­минного друку).

Сучасні засоби оргтехніки в основному персоніфікова­ні, тобто призначені для індивідуального використання працівником у процесі менеджменту. Йдеться про децентралізовану форму використання засобів оргтехніки. Це забезпечує індивідуальне використання їх кожним пра­цівником на своєму робочому місці (якщо вони потрібні для постійного застосування), колективно — групою спів­робітників однієї робочої кімнати, дільниці, підрозділу (як­що вони необхідні для виконання епізодичних операцій).

Однак потужність багатьох із них повною мірою не може використати один працівник. Тоді застосовують централізовану форму — для механізації виконання де­яких видів робіт у масштабі установи. Вона полягає в ор­ганізації спеціалізованих технічних підрозділів: копіювально-розмножувальних центрів, диктофонних бюро тощо.

Іноді використовують змішану форму з різним ступе­нем переважання децентралізованої чи централізованої форми.

Науково-технічний прогрес у сфері механізації й авто­матизації управлінської праці дуже динамічний, постій­но з'являються нові засоби, пристрої, механізми, у розма­їтті яких досить складно зорієнтуватися. Компасом у цьо­му морі техніки мусять служити принципи доцільності, економічності, продуктивності, перспективності застосу­вання обраних засобів для конкретних умов функціону­вання організації.

Висновки

1. Організація управлінської праці охоплює порядок, правила служ­бової поведінки працівників управління, спрямовані на виконання по­точних та перспективних завдань керівниками, фахівцями та іншими працівниками відповідно до посадових інструкцій та положень про струк­турні Підрозділи. Раціональна організація праці в менеджменті підви­щує її ефективність. Основою її є поділ і кооперація праці.

2. У зв'язку із збільшенням обсягів оброблюваної у процесі мене­джменту інформації, широким застосуванням засобів механізації й ав­томатизації робіт виникають нові управлінські професії, поглиблюєть­ся поділ, кооперація та спеціалізація праці. Усе це потребує відповід­ної організації робочих місць, їх планування, обладнання, створення оптимальних умов для праці управлінців. Робочі місця працівників ме­неджменту необхідно облаштовувати з урахуванням кваліфікаційних, інформаційних, економічних, ергономічних, гігієнічних, естетичних, тех­нічних та організаційних вимог до них.

3. Підвищенню ефективності управлінської праці сприяє вдоскона­лення робочого середовища загалом: дотримання наукових рекоменда­цій щодо освітлення, температурного режиму та рівня шуму в конторсь­ких приміщеннях, їх естетичного оформлення, механізації й автоматиза­ції процесів оброблення інформації, регламентування управлінської праці.