Бухгалтерский учет в системе

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В СИСТЕМЕ

АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ

ИНФОРМАЦИИ

Тема 1

Теоретические и методологические

Основы автоматизированной обработки учетно-аналитической информации

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. Цели и задачи автоматизации бухгалтерского учета.

2. История, современное состояние, перспективы автоматизации бухгалтерского учета.

3. Обзор современного экономического программного обеспечения, его классификация.

4. Принципы организации автоматизированных систем бухгалтерского учета. Понятие учетно-аналитической информации, её классификация и структура. Обеспечения автоматизации бухучета. Реализация приемов бухгалтерского учета в условиях автоматизации.

5. Общий порядок проведения работ по внедрению автоматизированной системы бухгалтерского учета. Опытная и промышленная эксплуатация компьютерной системы бухгалтерского учета. Функции учетного персонала в условиях автоматизации, права доступа и защита бухгалтерских информационных систем.

    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Адуева, Т.В. Бухгалтерские информационные системы: учебное пособие / Т.В. Адуева; Министерство образования и науки Российской Федерации, Томский Государственный Университет Систем Управления и Радиоэлектроники (ТУСУР). – Томск: ТУСУР, 2016. – 87 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru.

2. Исакова, А.И. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: учебное пособие / А.И. Исакова; Министерство образования и науки Российской Федерации, Томский Государственный Университет Систем Управления и Радиоэлектроники (ТУСУР). – Томск: ТУСУР, 2016. – 239 с.: ил. – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/.

3. Ковальчук, Е. В. Современные программные средства автоматизации бухгалтерского учета: практикум для реализации содержания образовательных программ высшего образования I ступени и переподготовки руководящих работников и специалистов/ Е.В. Ковальчук, Т.М. Моисеева, В.А.Астафьева.– Гомель: учреждение образования «Белорусский торгово-экономический университет потребительской кооперации», 2019. – 96 с.

4. Винер, Н. Я — математик: пер. с англ. / Н. Винер — М.: Наука, 1967. — 350 с.                 

5. Винер, Н. Творец и робот: пер. с англ. / Н. Винер — М.: Прогресс, 1966. — 103 с.    

6. Будущее рабочих мест. // Отчет Всемирного экономического форума (WEF), январь 2016 [Электронный ресурс] — Режим доступа: http: //www3.weforum.org/docs/WEF_FOJ_Executive_Summary_Jobs.pdf — Дата доступа: 26.11.2017.

 

 

Тенденции и перспективы

Таблица 1.1 – Основные явления и процессы, возникшие в учете, в связи с расширением использования компьютерной техники

 

Явления и процессы, возникшие в учете в связи с появлением ЭВМ	Содержание
Ручной учет.	Учет, ведущийся без использования компьютерной техники или с применением простейших вычислительных устройств, относят к виду, основанному на ручной (безмашинной) технологии, и называют "ручным учетом".
Компьютерный (машинный) учет.	Учет, основанный на значительном применении технических электронных средств, принято называть компьютерным.
Компьютеризация учета.	Компьютеризация учета — одно из направлений механизации и автоматизации управленческой деятельности. Термины "механизация" и "автоматизация" характеризуют замещение ручного труда процессами технических устройств. Понятия механизации и автоматизации близки по своей сути, но имеют определенные нюансы смысла.
Механизация учета.	Механизация рассматривается как применение технических устройств в рутинной, низкоинтеллектуальной сфере человеческой деятельности. Механизация бухгалтерского учета осуществлялась на начальном этапе компьютеризации учета. Характеризовалась применением простейшей техники на узком участке учетных работ.
Автоматизация учета	Автоматизация подразумевает использование техники в сложной, интеллектуальной деятельности человека. Компьютерные автоматы способны не только помочь человеку в его деятельности, но могут выполнить определенную работу за человека, без его участия. Автоматизация ограничивается не способностью машин действовать в условиях не однозначного выбора, когда требуется решать творческие задачи, принимать решения, основанные на субъективной оценке их правильности. Эти задачи остаются за человеком. Компьютер выполняет те виды учетных работ, которые поддаются формализации, алгоритмизации и программированию. На этой основе сложились системы, в которых процессы технических устройств (автоматические) перемежаются процессами человеческой деятельности (не автоматическими). Такие системы получили название автоматизированных или человеко-машинных.
Автоматизированный учет.	Учет, основанный на человеко-машинных технологиях, где значительная часть учетных работ выполняется компьютером, называют автоматизированным.
Автоматический учет.	Деятельность по сбору, обработке, передаче, представлению экономических сведений, выполняемая машинами (без участия человека) может быть названа автоматическим учетом. Автоматический учет коренным образом отличается от автоматизированного. Степень упорядоченности, предсказуемости и надежности такого учета настолько высока, что это позволяет полностью отказаться от услуг бухгалтера-человека. В настоящее время элементы автоматического учета развиваются вместе с технологиями предприятий-автоматов (то есть предприятий, где нет работников-людей). Примером предприятия-автомата может служить интернет-магазин по торговле тиражируемым программным обеспечением. На таком предприятии учет и контроль хозяйственной деятельности становятся частью технологического процесса, осуществляемого в автоматическом режиме.

 

 

Рисунок 1.1 – Схема ERP-системы

•   В системах ERP существуют развитые средства для конфигурации системы и адаптации к конкретным условиям эксплуатации.

•   Системы ERP все больше интегрируются с приложениями, уже используемыми на предприятии (например, с приложениями для учета и управления технологическими процессами, расчета с клиентами и др.), а также с новыми разработками. Иногда ERP не может решить всех задач управления промышленным предприятием и в этом случае функционирует как своеобразный «хребет», на основе которого выполняется интеграция с другими приложениями.

•   В системах ERP больше внимания уделяется средствам поддержки принятия решений и средствам интеграции с хранилищами данных (иногда поставляемых в виде отдельного модуля).

•   В отличие от MRP II в ERP больше внимания уделяется финансовым подсистемам.

•   Системы ERP в отличие от MRP II ориентированы на управление «виртуальным предприятием». Виртуальное предприятие, отражающее взаимодействие производства, поставщиков, партнеров и потребителей, может состоять из автономно работающих предприятий, корпорации или представлять собой географически распределенное предприятие либо временное объединение предприятий, работающих над отдельными проектами или государственной программой.

ERP II или CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) – развивающаяся концепция автоматизации экономического управления, где в сферу автоматизации включается и внешнее окружение хозяйствующего субъекта. Т.е. автоматизация выходит за границы предприятия. В концепцию ERP включаются модули: CRM (Customer Relationship Manage-ment — управление взаимоотношениями с клиентами); SCM (Supply Chain Management – управление цепочками поставок); электронной интернет-коммерции. Всё это образует единую систему управления всеми (внутренними и внешними) ресурсами предприятия. Помимо использования возможностей сети Интернет еще одной характерной чертой концепции ERP II является тенденция к специализации систем на отраслевых (промышленных) сегментах. Прогнозируется снижение значимости универсальности решений для достижения конкурентных преимуществ на рынке за счет специализации. Отличительной особенностью ERP II или CSRP является проработка полного цикла взаимоотношений с заказчиком — от проектирования будущего изделия, с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть состоит в том, чтобы интегрировать заказчика (клиента, покупателя) в систему управления предприятием. Согласно данной концепции не отдел сбыта, а непосредственно сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. При этом само предприятие может очень четко отслеживать тенденции спроса на его продукцию.

 

В отечественной практике компьютеризации задач бизнес-управления пока нет про-грамм реализующих определенный стандарт автоматизации.

Некоторые разработчики, такие как АОЗТ «1С» (Москва, продукт – «1С:ERP»), НТО "ТопСофт" (Минск-Москва, продукт – «Галактика»), по своей инициативе решили придерживаться концепции ERP в развитии своего программного продукта.

Следует заметить, что в РБ отсутствуют официально утвержденные стандарты на экономическое вообще и на бухгалтерское программное обеспечение, в частности. Внедрение и использование компьютерной формы учета в РБ регулируется только по отдельным вопросам:

- налоговое законодательство требует обеспечения точности и надежности в расчете экономических показателей влияющих на налогообложение;

- определённые требования предъявляются к обеспечению информационной безопасности, в частности, при ведении кассовой книги с помощью программно-технических средств должно быть обеспечено выведения остатка наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты на начало и конец рабочего дня без возможности ими манипулировать, а также должна быть обеспечена автоматическая нумерация машинных листов кассовой книги, тоже без возможности манипулирования этой нумерацией (Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами: утв. постановлением Правления Нац. банка Респ. Беларусь от 19 марта 2019 г., № 117);

- урегулировано использование электронных документов и электронно-цифровой подписи (Закон РБ «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» № 113-З от 28 дек. 2009 г; письмо М-ва по налогам и сборам Респ. Беларусь «Об электронных документах» № 8-2-9/568 от 16 марта 2012 г.), где установлены требования к обеспечению подлинности электронных документов и подписей.

Требований к техническому и программному обеспечению бухгалтерского учета в целом в РБ не установлено. Предприятиям предоставлено право по своему усмотрению выбирать, используемое программное обеспечение и модели компьютерной техники для ведения бухгалтерского учета. На сегодняшний день де-факто (ввиду широкого распространения) стандартом компьютерного учета в РБ стала программа 1С:Бухгалтерия, разработанная московской фирмой АОЗТ «1С». В основе программы – моделирование принципа двойной записи, т.е. ведение системы счетов (плана счетов) и реализация алгоритмов обработки проводок с выходом на Главную книгу предприятия в целом.

Программисты 1С пытаются повышать информационную отдачу своей программы. Разрабатывают к ней расширения по отдельным участкам учета: 1С:Зарплата и кадры, 1С:Управление торговлей и т.п. Выходить за рамки принципа двойной записи, автоматизировать первичный учет весьма трудоёмко. Поэтому оперативность, аналитичность, многомерность компьютерного учета в отечественном программном обеспечении или не реализуются вовсе или разрабатываются по стихийно складывающимся правилам, вне каких-либо заранее установленных концепций бизнес-управления.

Отечественный рынок бухгалтерского программного обеспечения представляет собой достаточно пеструю картину, структурировать которую используя международную классификацию MRP-ERP проблематично.

В литературе часто предпринимаются попытки классификации отечественного программного обеспечения экономического назначения. Так в рекламных материалах по бухгалтерскому софту, ценовых рейтингах, отчетах выставок бухгалтерского программного обеспечения можно встретить следующие названия классов программ: "Мини-бухгалтерия", "Интегрированная бухгалтерская система", "Корпоративная система", "Бухгалтерский конструктор", "Бухгалтерский комплекс", "Бухгалтерия-офис", "Система учета международного уровня", "Международная система". В среде производителей и продавцов компьютерных программ характеристика бухгалтерского программного обеспечения с использованием подобной терминологии весьма популярна. Однако, как отмечают многие специалисты, создать на ее основе достаточно стройную и непротиворечивую классификацию программного обеспечения учетного назначения невозможно. Во-первых, нет однозначного толкования перечисленных классификационных единиц. Во-вторых, критерии, по которым они выделялись, различны и не совместимы. Часто одну и ту же про-грамму относят к нескольким классам одновременно, или, напротив — вовсе не удается однозначно определить программу к какому-то определенному классу.

Достаточно стройную и непротиворечивую классификацию бухгалтерского и экономического программного обеспечения предложили (в своих консультациях по сети Internet) эксперты российского филиала известной международной аудиторской компании "Делойт и Туш". В основу этой классификации положены критерии функциональной полноты, функционального содержания и назначения программного обеспечения. Соответственно выделяются следующие классы программ.

• Локальные системы или так называемые "локальные АРМ-ы".

Такие программы предназначены для ведения учета по одному или нескольким участкам учета. Они, как правило, не предусматривают передачу данных от одного участка другому. Программы этого класса можно разделить на две группы. К первой можно отнести программы для автоматизации участков первичного учета, они ориентированы на обработку первичных документов и получение сводной информации по какому-то направлению учета. Это так называемые АРМ-ы первичного учета (они весьма многочисленны и, как правило, имеют характерные названия типа "АРМ-КАССА", "АРМ-ЗАРПЛАТА" и т.п.). Ко второй группе относят программы для ведения сводного учета, отчетности и анализа хозяйственной деятельности, т.е. программы, работающие в основном со вторичной бухгалтерской информацией, "от проводки", ("АРМ - ГЛАВНАЯ КНИГА", "АРМ-ОТЧЕТНОСТЬ" и т.п.).

• Финансово-управленческие системы или системы автоматизации учета по направлениям.

Финансово-управленческие системы реализуют автоматизацию учета по направлениям, часто выходя за рамки чистого бухгалтерского учета, затрагивая вопросы оперативного контроля и управления (но в рамках определенного направления). Финансово-управленческие системы ограничиваются отдельными направлениями и проблемами информатизации бизнес-процессов, хотя и стремятся охватить все их аспекты. Например, автоматизированная система по учету расчетов с контрагентами решает все вопросы учета, контроля и управления дебиторской и кредиторской задолженностью предприятия, но мало касается учета материальных ресурсов и других направлений учета. Финансово-управленческие системы рассматриваются как переходные к интегрированным системам.

• Интегрированные системы или комплексы.

Интегрированные системы предполагают реализацию концепции комплексной полной автоматизации бухгалтерского учета. Автоматизированное решение учетных задач тут является частью общей информационной технологии управления бизнес-процессами на предприятии. Все учетные задачи при этом интегрированы между собой и связаны с соответствующими направлениями менеджмента и технологиями производства. Подобный уровень автоматизации бухгалтерского учета практически реализовать весьма сложно, однако программное обеспечение данного уровня в принципе позволяет это сделать (при "правильном" подходе к компьютеризации).

 

Предложенная классификация бухгалтерского программного обеспечения может быть дополнена группировкой программ по ряду вторичных признаков:

• по отрасли и области применения;

• по реализованной методологии учета (отечественной или зарубежной);

• по размеру предприятия, где программа особенно эффективна;

• по технологии эксплуатации (локальная, сетевая и т.п.).

Следует заметить, что одна и та же программа, может по-разному применяться на практике. Поэтому по потенциальным возможностям программу можно отнести к одному классу (группе, виду), а по реальным результатам ее работы она может быть отнесена к другому. Все это еще более усложняет классификацию бухгалтерского программного обеспечения.

В среде системных интеграторов и внедренцев бухгалтерского программного обеспечения распространена классификация программ по степени их приспособляемости к различным условиям и требованиям эксплуатации. По этому признаку выделяют:

• Универсальные программы – это программные продукты, использующие универсальные алгоритмы (типа принципа двойной записи), способные настраиваться на специфику различных предприятий, различных участков учетных работ, имеющие широкий спектр возможностей и таким образом применимые практически в любой бухгалтерии;

• Специализированные программы – это программы, предназначенные для эксплуатации в строго определенных условиях и наилучшим образом решающие учетные задачи именно в этих строго индивидуальных условиях; такие программы, как правило, являются продуктом индивидуального авторского программирования под конкретного заказчика, под конкретное предприятие, под конкретный участок учетных работ.

По тому же признаку (степени приспособляемости) программы делят ещё так:

- Коробочные системы (фиксированный функционал, минимум усилий на внедрение);

- Адаптируемые системы (имеется базовая версия с функционалом которым можно пользоваться, но его можно при желании модернизировать за небольшие деньги);

- Заказные системы (функционал создаётся под конкретного заказчика практически с нуля).

 

Благодаря своим свойствам универсальное программное обеспечение может широко распространяться в среде пользователей, т.е. тиражироваться. Поэтому универсальные про-граммы еще называют тиражируемыми программами или "коробочными продуктами". Тиражируемое программное обеспечение, как правило, продается без услуг по внедрению, в виде машинного носителя и тех.документации, упакованных в коробку.

Специализированное программное обеспечение, как правило, оно заказное, всегда распространяется с услугами по внедрению, поэтому его еще называют внедряемым. 

 

Часто программное обеспечение бухгалтерского назначения по технологии обработки учетных данных делят на:

    • программы работающие "от документа";

    • программы работающие "от проводки".

В первом случае имеется в виду, что бухгалтерская программа способна "взять" ин-формацию прямо по ходу обработки первичного документа. Второй класс программ требует некоторой предварительной ручной обработки документа, преобразования его в бухгалтерские записи, с которых и начинается машинная обработка. Эта классификация несколько устарела, так как бухгалтерская программа не способная производить обработку первичных документов (т.е. входных документов максимально близких по виду к "твердой копии") является просто плохой программой.

Подход к построению программы "от документа" более соответствует принципам комплексности обработки информации, но отличается некоторой избыточностью и требует больших усилий для ввода информации. Преодоление этой проблемы за счет упрощения документа до формы "проводки" не является наилучшим выходом. Компьютеризация не должна приводить к упрощению информации, проблемы должны решаться за счет более высокого уровня программирования.

 

Хотелось бы использовать еще один критерий классификации бухгалтерского программного обеспечения – соответствует или не соответствует программа стандарту. Но, к сожалению, никаких официальных стандартов в области учетного программирования пока не разработано и не утверждено. Можно лишь оценивать соответствие алгоритмов работы той или иной программы принятой в стране методике учета и действующим нормативным документам по бухгалтерскому учету.

В массе бухгалтерского программного обеспечения можно выделить одну – "1С:Бухгалтерия". Благодаря низкой стоимости и универсальности эта программа нашла очень широкое распространение на отечественных предприятиях. Практически 50% предприятий, использующих тиражируемое программное обеспечение, ведут свою бухгалтерию на базе этого программного продукта.  "1С:Бухгалтерия" стала стандартом де-факто не столько благодаря своим достоинствам, сколько благодаря грамотной маркетинговой политике своего разработчика — московской фирмы АОЗТ "1С". Программа "1С:Бухгалтерия" целенаправленно продвигается ее разработчиком как стандарт организации автоматизированного учета в странах бывшего Советского Союза. Разработчики "1С:Бухгалтерии" тесно сотрудничают с ведущими теоретиками учета в странах СНГ, сертифицируют свой продукт в среде бухгалтерской общественности, а также в государственных органах (пока только Российской Федерации). Все это подкрепляется агрессивным (в хорошем понимании этого слова) поведением на рынке бухгалтерского программного обеспечения, активным вытеснением конкурентов.

Стандартизация и унификация давно необходимы в компьютерном учете. Это общая тенденция развития всех информационных технологий. Может быть путь монополизации не лучший ("1С:Бухгалтерия" стала самой тиражируемой программой, далеко позади оставив всех конкурентов), но пока единственно возможный для обеспечения упорядоченного развития компьютерного учета в нашей стране.

 

Обобщая вышесказанное направления классификации бухгалтерского программного обеспечения можно представить в виде таблицы 1.2.

 

Таблица 1.2 — Направления классификации экономического программного обеспечения

Классификационные признаки	Классы бухгалтерских программ
1. Международная классификация.	· MRP · MRP II · ERP · ERP II
2. Критерий функциональной полноты и комплексности охвата учетно-аналитических функций.	· Локальные системы · Финансово-управленческие системы · Интегрированные системы или комплексы
3. По количеству функциональных задач и модулей.	· Предназначенные для решения одной функциональной задачи · Решающие несколько функциональных задач в рамках одной программы · Решающие несколько функциональных задач в рамках отдельных программных модулей, которые могут добавляться по мере надобности
4. Характер решаемых на предприятии задач, специфика его деятельности. Отраслевая принадлежности предприятия.	· Для промышленности · Для торговли · Для строительства · Для сферы услуг · Для банков и др.
5. Уровень управления.	· Общегосударственные · Межотраслевые · Отраслевые · Региональные · Внутриорганизационные уровни
6. Объемные критерии предприятия.	· Для малых · Средних · Крупных предприятий
7. Согласно конкурса бухгалтерских программ.	· Мини-бухгалтерия · Интегрированная система · Бухгалтерский конструктор · Бухгалтерский комплекс · Бухгалтерия-офис · Система международного уровня
8. Тип функционирующей операционной системы	· MS DOS · WINDOWS · UNIX
9. Тип пользовательского интерфейса.	· Командный /DOS/ · SILK · WIMP интерфейсы
10. Степень приспособляемости к различным условиям и требованиям эксплуатации.	· Универсальные программы (тиражируемые) · Специализированные программы (внедряемые)
11. Тип настройки и привязки к требованиям конкретного пользователя.	· Имеющие собственный макроязык и ориентированные на настройку пользователем · Настраиваемые только программистом на основе корректировки исходного кода программного продукта · Имеющие модуль настройки с большим количеством параметров
12. Количественный состав пользователей.	· Однопользовательские · Многопользовательские: 1. Многотерминальные 2. Многомашинные 3. Сетевые

 

Критерии выбора программного средства:

- полнота функционального соответствия требованиям организации и требованиям текущего учетного законодательства;

- точность и надежность в расчете экономических показателей влияющих на налогообложение;

- наличие сервиса по доработке и сопровождению программного обеспечения в связи с изменениями в законодательстве.

 

Принципы организации автоматизированных систем бухгалтерского учета. Понятие учетно-аналитической информации, её классификация и структура. Обеспечения автоматизации бухучета. Реализация приемов бухгалтерского учета в условиях автоматизации.

 

Бухгалтерский учет – информационное явление.

Определения бухгалтерского учета, в том числе в нормативных документах, опираются на понятие «ИНФОРМАЦИЯ».

«Бухгалтерский учет – система непрерывного формирования информации в стоимостном выражении об активах, обязательствах, собственном капитале, доходах и расходах организации посредством документирования, инвентаризации, учетной оценки, двойной записи на счетах бухгалтерского учета, обобщения в отчетности» [О бухгалтерском учете и отчетности: закон Респ. Беларусь от 12 июля 2013г., № 57-З].

ИНФОРМАЦИЯ – явление, характеризующиеся наличием источника и приёмника информации, между которыми существует канал связи, способный производить и передавать сигналы (данные), в результате чего в приёмнике адекватно воспроизводятся значимые свойства источника (т.е. смысл информации).

Управление современным производством основывается на точной и своевременной информации о всех бизнес-процессах протекающих на предприятии, т.е. на экономической (хозяйственной) информации. Основой источник экономической (хозяйственной) информации – бухгалтерский учет.

В зависимости от своего содержания выделяют различные виды информации. Информацию о хозяйственной деятельности называют экономической информацией. Ту её часть, которая сформирована с помощью приемов и методов бухгалтерского учета и анализа, называют учетно-аналитической информацией.

Учетно-аналитическая информация – явление, которое характеризуется наличием: источника (экономика организации); пользователя (собственник, учредитель организации, инвесторы, кредиторы, государственные органы, иные заинтересованные физические и юридические лица); технологии производства и передачи данных о хозяйственной деятельности (приёмы и метода бухучета). Смысловым содержанием учетно-аналитической информации являются закономерности хозяйственной деятельности организации.

Важным свойством учетно-аналитической информации является её делимость и структурность. Благодаря этому учетно-аналитическая информация может обрабатываться (сортироваться, группироваться, обобщаться) и представляться пользователям учетных данных во многих релевантных формах: в виде учетных регистров, форм отчетности, аналитических таблиц и т.п. В структуре учетно-аналитической информации выделяют следующие информационные совокупности: реквизит, экономический показатель, массив информации, информационный поток, первичный учетный документ.

Реквизит является элементарной, не делимой по экономическому смыслу, единицей информации. Бывают: реквизиты-основания и реквизиты-признаки. Реквизиты-основания (число) характеризуют количественные свойства сущностей, полученные в результате подсчета натуральных единиц, измерения, взвешивания, вычисления. Реквизиты-основания используются в различных математических преобразованиях. Реквизиты-признаки (текст) выражают, как правило, качественные свойства сущностей и характеризуют обстоятельства, при которых протекал изучаемый процесс, и были получены те или иные основания. При-знаки используются в различных логических преобразованиях (сортировка, выборка и др.). Условные обозначения реквизитов: Роn – реквизит-основание; Рпm – реквизит-признак.

Примеры реквизитов приведены на рисунке 1.2.

 

Остаток		по счету 10 "Материалы"		(рублей):		100 000
Рп1		Рп2		Рп3		Ро1
реквизиты-признаки						реквизит-основание

Рисунок 1.2 – Виды реквизитов

 

Из элементарных составляются более крупные информационные совокупности: показатели (условное обозначение – П), массивы (условное обозначение – М), информационные потоки (условное обозначение – ИП).

Показателем в информатике называется информационная совокупность, состоящая из одного реквизита-основания и нескольких относящихся к нему реквизитов-признаков. Условно показатель можно выразить формулой:

 

П = (Рп1, Рп2, Рп3,..., Рпn, Ро1).

 

Назначение такой составной информационной совокупности, как показатель, — представить достаточно полную характеристику объекта, например, объекта бухгалтерского учета. Следует заметить, что на практике только одного реквизита-основания часто не достаточно для количественной характеристики объекта учета. Поэтому экономический показатель, применяемый в технологиях автоматизированного бухгалтерского учета, как правило, включает несколько реквизитов-оснований. Пример типичного экономического показателя, характеризующего объект учета по счету 10 "Материалы", а также его структурный анализ, представлены на рисунке 1.3.

 

Остаток материала "Мука" по цене 5000 рублей в количестве 100 кг на 01.01.2013 составляет 500000 рублей.

Результат структурного анализа данной информационной совокупности:

 

Остаток	материала "Мука" по	цене	5000	в количестве	100	кг
Рп1	Рп2	Рп3	Ро1	Рп4	Ро2	Рп5

 

на 01.01.2013 составляет	500000	рублей.
Рп6	Ро3	Рп7

Формула:

П = (Рп₁, Рп₂, Рп₃, Ро₁, Рп₄, Ро₂, Рп₅, Рп₆, Ро₃, Рп₇).

 

Рисунок 1.3 – Экономический показатель

 

Массив информации, как правило, представляет собой набор показателей с различным содержанием, но объединённых в одной таблице. Каждая отдельная запись в таблице соот-ветствует одному показателю. Так как записи вносятся в одну и туже, таблицу с одним и тем же набором граф (полей), то внутренняя структура всех записей должна быть одинаковой. Пример массива, состоящего из пяти показателей (условно обозначенных символами: П1, П2, П3, П4, П5), приведен на рисунке 1.4.

 

Массив остатков по счету 50 "Касса"

П1	Сальдо	по счету 50 "Касса"	на 01.01.2013:	10 000	рублей
П2	Сальдо	по счету 50 "Касса"	на 01.02.2013:	20 000	рублей
П3	Сальдо	по счету 50 "Касса"	на 01.03.2013:	15 000	рублей
П4	Сальдо	по счету 50 "Касса"	на 01.04.2013:	19 000	рублей
П5	Сальдо	по счету 50 "Касса"	на 01.05.2013:	21 000	рублей

 

Формула: М = (П₁, П₂, П₃, П₄, П₅).

 

Рисунок 1.4 – Массив учетно-аналитической информации

 

Информационный поток – информационная совокупность, находящаяся в сетях электронной коммуникации в состоянии целенаправленного движения от источника до получателя информации. Информационный поток возникает при передаче многих объёмных массивов информации. Информационный поток, как правило, объединяет массивы, относящиеся к одной управленческой задаче. Условно информационный поток может быть выражен формулой:

 

ИП = (М1, М2, М3,..., Мn).

 

В структуре учетно-аналитической информации выделяется особая информационная совокупность – первичный учетный документ. Согласно нормативным правовым актам по бухгалтерскому учету первичный учетный документ представляет собой совокупность обязательных и необязательных сведений (показателей), на основе которых хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета [О бухгалтерском учете и отчетности: за-кон Респ. Беларусь от 12 июля 2013г., № 57-З // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2014; О некоторых вопросах приме-нения первичных учетных документов: указ Президента Респ. Беларусь от 15 марта 2011 г., № 114 // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "Юр-Спектр". – Мн., 2018].

Первичный учетный документ может быть представлен как в бумажном виде, так и в электронном. Электронный документ, помимо основных сведений, должен ещё содержать реквизиты, позволяющие установить его целостность и подлинность [Об электронном доку-менте и электронной цифровой подписи: закон Респ. Беларусь от 28 дек. 2009 г. № 113-З // КонсультантПлюс: Беларусь. Технология 3000 [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр". – Мн., 2018].

По отношению к автоматизированной системе бухгалтерского учета электронный первичный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации – файл. Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Учетные документы в электронном виде представляют собой сложные информационные совокупности, состоящие из многих разнородных реквизитов и показателей, оформленных в том числе, в таблицы. Например, товарная накладная содержит таблицу наименований товарно-материальных ценностей, которая может состоять из многих записей. Формально это массив информации взаимосвязанный с другими информационными совокупностями. Выше сказанное обуславливает необходимость, в технологиях автоматизированного бухгалтерского учета для хранения данных, создавать взаимосвязанные массивы информации — базы данных учетно-аналитической информации.

Базы данных учетно-аналитической информации вместе с технологиями их обслуживания и использования образуют автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета.

 

Выполняя информационную функцию в управлении производством, бухгалтерский учет строится по принципу информационной системы. Структура любой информационной системы описывается следующей общей схемой (рис. 1.5).