Автоматизированная форма учета

Автоматизированная форма учета — это учет, основанный на значительном применении технических электронных средств, когда большая часть учетных работ выполняется с использованием ЭВМ (рисунок 1.7).

ВВОД

Входная информация

Нормативная и справочная

Оперативная

ОБРАБОТКА

Обработка входных данных на ЭВМ. Формирование базы данных бухгалтерской информации

ВЫВОД

Формирование и выпуск выходных документов (человекочитаемых и иных)

Первичные документы (или их копии)

Книги, журналы, ведомости и другие бухгалтерские регистры

Главная книга

Баланс и отчетность

Рисунок 1.7 – Схема автоматизированной формы бухгалтерского учета

В теории бухгалтерского учета применяются аналогичные понятия-синонимы: машинноориентированная или компьютерная форма учета.

 

Анализ схемы, представленной на рис. 1.7, показывает, что автоматизированная форма учета строится по принципу машинной информационной системы: имеется блок ввода данных, затем идут блоки обработки и вывода результирующих сведений. Это обуславливает специфику автоматизированной формы учета.

Отличительные особенности автоматизированной формы учета:

- компьютеры, а не регистры ручного учета, являются основными инструментами обработки учетных сведений;

- велика зависимость бухгалтерского учета от состояния технического и программного обеспечения ЭВМ;

- появление в технологии бухгалтерского учета и в работе бухгалтера дополнительных функций, связанных с обслуживанием АРМ бухгалтера;

- сокрытие в компьютерной системе многих операций по обработке данных, отстранение бухгалтера от их выполнения;

- часть бухгалтерской документации перестаёт существовать в бумажной форме;

- последовательность составления документов теряет свою технологическую роль в бухгалтерской обработке данных, компьютерной системе учета равнодоступно формирование как первичного документа так и сводного, при достаточно полной базе данных (БД).

 

Конкретные формы организации компьютерной бухгалтерии специфичны на каждом отдельном предприятии. Это обусловлено отраслевыми особенностями предприятия, традициями ведения ручного бухгалтерского учета, количеством учетных работников и количеством участков учета, степенью внедрения ЭВМ и целями автоматизации учета.

На каждом предприятии организуется бухгалтерская служба в соответствии с объемом и спецификой учетных работ необходимых данному предприятию. Определенным об-разом производится распределение обязанностей между работниками бухгалтерии. Складывается система участков учетных работ. Как правило, сложившаяся система учета не подвергается коренной ломке (это может полностью парализовать деятельность всей системы управления предприятием), а воспроизводится с теми или иными улучшениями на новой компьютерной основе. Сложившаяся на практике система участков учетных работ, система распределения обязанностей между работниками бухгалтерии интерпретируется в систему функций автоматизированной системы учета.

Исторически сложились две основных формы применения компьютерной техники для обработки учетной информации: централизованная, где превалирует обработка информации на вычислительных центрах (ВЦ), и децентрализованная (обработка данных на АРМ бухгалтера). Сейчас складывается третья – комплексная (разумное сочетание централизации и централизации).

 

                                          Схемы обработки информации

                          на ВЦ                                                                            на АРМ

      (централизованная форма)                                  (децентрализованная форма)

 

Сбор первичной документации						Обработка бухгалтерских документов на ЭВМ
Кодирование
						Вывод результирующих данных
Ввод, обработка и вывод результатных данных на ВЦ
			Исправление ошибок			Использование данных в бухгалтерском учете
Проверка
Использование данных в бухгалтерском учете

Рисунок 1.8 – Формы применения компьютерной техники в бухгалтерии

 

Централизованная обработка информации на ЭВМ предусматривает концентрацию учетных работ, выполняемых с помощью ЭВМ, в специальных вычислительных подразделениях — вычислительных центрах, как собственных так и сторонних, привлекаемых на договорной основе. При этом структура самой бухгалтерии, количество участков учетных работ, количество работников, их функциональные обязанности практически не менялись.

Централизованная обработка учетной информации на вычислительном центре — это более ранняя форма организации вычислительных работ. Первые модели вы-числительной техники были довольно дорогими, занимали много места и требовали больших усилий по своему обслуживанию. Поэтому создавались крупные вычислительные предприятия (вычислительные центры) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ. Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям.

Достоинством использования услуг вычислительных центров для обработки учетной информации является то, что бухгалтерский аппарат сразу освобождается от большого объема рутинной технической работы, связанной с математическими вычислениями, с оформлением бухгалтерских регистров. Бухгалтерские работники кодируют первичную документацию и передают ее на вычислительный центр, а через некоторое время получает уже готовые обработанные данные. Централизация информационного обслуживания позволяет использовать типовые проектные решения, унифицировать документацию, внедрять единую систему кодирования информации, что является, несомненно, положительным в развитии компьютерного бухгалтерского учета. Вместе с тем, обработка информации на вычисли-тельных центрах имеет и свои недостатки:

• в технологии учета появились новые довольно объемные виды работ связанные с кодированием первичных данных, их подготовкой для обработки на вычислительном центре, а также работы связанные с перепроверкой полученной результатной информации;

• персонал вычислительного предприятия, как правило, обладая низкой бухгалтерской подготовкой, не способен обеспечить высокую точность ввода данных и оперативное устранение ошибок, неизбежно возникающих на многих этапах машинной обработки информации, что часто усугубляется низкой заинтересованностью и ответственностью персонала вычислительного центра;

• информация, накапливаемая на вычислительном предприятии, как правило, доступна к использованию только для его персонала, многие информационные массивы (по которым не делаются распечатки) остаются не доступными для бухгалтерского учета;

• бухгалтерский работник оказывается оторванным от процесса обработки информации, не имеет возможности оперативно на него влиять, что замедляет учетные процедуры;

• стоимость обработки информации с использованием услуг вычислительных центров в рыночных условиях оказалась несопоставимо высокой.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. ХХ века персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Появилась возможность оснащать компьютерной техникой рабочие места специалистов-бухгалтеров и формировать, таким образом, автоматизированные рабочие места бухгалтерских работников (АРМ бухгалтера), а также создавать автоматизированные системы бухгалтерского учета на базе сети АРМ-ов бухгалтера (АРМ-вый подход).

АРМ – это автоматизированное рабочее место, где задачи, поставленные перед специалистом, он решает с помощью ЭВМ, непосредственно на своем рабочем месте. АРМ бухгалтера оснащается компьютерной техникой и специальным бухгалтерским программным обеспечением (часто бухгалтерские компьютерные программы, предназначенные для от-дельных участков учета, тоже называют АРМами, например, "АРМ КАССА" – программа для организации учета кассовых операций).

АРМ-вый подход оказал значительное влияние на структуру бухгалтерии. Принципиально она не изменилась: центральным лицом продолжает оставаться главный бухгалтер, сохранилось разбиение на участки учета, функции бухгалтерии в основном теже. Однако штат бухгалтерий начал сокращаться, взаимосвязанные участки учета стали объединяться, у бухгалтеров появились новые функциональные обязанности. Например, взаимодействие с банком через систему «Клиент-банк», тут фактически один бухгалтер ведет обработку данных сразу в интересах нескольких организаций.

АРМ позволяет активнее включить бухгалтера в процесс обработки информации, устранить излишние операции, ускорить обработку и использование учетных данных. В тоже время, компьютеризация рабочих мест потребовала от бухгалтера более высокой профессиональной подготовки, преодоления некоторых укоренившихся стереотипов и психологических барьеров. Однако технология обработки учетной информации с использованием АРМ бухгалтера (децентрализованная) сразу показала свою более высокую эффективность и очень быстро начала вытеснять централизованную.

 

Использование АРМ позволяет максимально поставить процесс обработки информации под контроль бухгалтера, тем самым повысить ее надежность и качество. Также удается приблизить учетную информацию к ее потребителям. Все это повышает эффективность использования техники и труда специалистов.

Следует сказать, что ВЦ как коллективы высоко профессиональных специалистов так-же нашли себя в новых условиях организации информационных технологий. В последнее время вычислительные центры (крупных предприятий, ведомств и учреждений) перепрофилируют свою деятельность с услуг по обработке информации на услуги по обслуживанию растущего парка персональных ЭВМ, а также на развитие и обслуживание сложных сетевых информационных систем предприятий. Вычислительные центры становятся центрами распространения компьютерных технологий на рабочие места специалистов. При такой постановке дела наличие вычислительного центра (с сохранившимся штатом квалифицированных кадров) становится преимуществом, перед простым набором АРМ-ов бухгалтера. Как правило, развивающаяся компьютерная информационная система на крупном предприятии требует создания специализированного вычислительного подразделения, решающего задачи информатизации в целом.

На этой основе возникла идея разумного сочетания децентрализации и централизации. Вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии развития компьютерной информационной технологии учета; заниматься обслуживанием компьютерной системы; помогать пользователям, как в работе, так и в обучении; устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств. Персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом информатизации предприятия. Рациональное сочетание децентрализации и централизации позволяет достигать большей гибкости системы, поддерживать общие стандарты, обеспечивать совместимость локальных информационных продуктов, устранять дублирование деятельности, сокращать затраты на информатизацию.

 

Организация компьютерной технологии учета характеризуется определенным уровнем применения компьютерной техники и получаемым при этом эффектом.

Уровень компьютерной технологии учета оценивается по степени внедрения и использования ЭВМ в бухгалтерии. При этом традиционно используются следующие три градации оценок:

• механизация учета (низкий уровень),

• автоматизация учета (средний уровень),

• комплексная автоматизация учета (высокий уровень).

Терминологическое обозначение этих градаций не совсем корректно, так как термины "механизация" и "автоматизация" используются в анализе особенностей замещения процессов человеческой деятельности процессами технических устройств. Этот анализ опирается на объективные показатели. В то время как оценки уровня компьютеризации учета во многом условны и субъективны. То, что считалось вершинами комплексной автоматизации учета 20 лет назад, сейчас оценивается как примитивнейшая механизация.

Учитывая исторический контекст, сегодня уровни компьютеризации учета характеризуются следующим образом.

Механизация учета — это начальный этап компьютеризации учета. Механизация учета предусматривает простейшую обработку информации, на маломощной технике, на узком участке учетных работ. Например, выписка на ЭВМ товарно-транспортной накладной с автоматическим подсчетом итогов, возможно с занесением ее в базу данных.

Автоматизация учета основывается на достаточно мощных компьютерных средствах, которые применяются в комплексе, и охватывают целые направления учетных работ. Автоматизированные системы бухгалтерского учета не только производят первичную обработку информации, но формируют сложные массивы информации, обеспечивают ее компоновку в нужных разрезах и позволяют получать результатные данные по целому кругу учетных вопросов (по учету денежных средств, по учету издержек, по зарплате и т.п.). Примером автоматизации учета может служить автоматизированное рабочее место бухгалтера на отдельном конкретном участке учетных работ.

Если на конкретном участке (направлении) учетных работ все операции по обработке бухгалтерской информации (от первичного документа до сводного) выполняются с помощью компьютерной техники, то говорят о комплексной автоматизации на данном участке (направлении) учета.

Комплексная автоматизация учета в целом предусматривает, что все участки учетных работ автоматизированы и увязаны в единое целое — автоматизированную систему бухгалтерского учета (АСБУ). Комплексная АСБУ на сегодняшний день является высшей ступенью компьютеризации учета.

Результаты компьютеризации учета в значительной степени зависят от тех подходов, которые были выбраны при проведении работ по информатизации бизнес-процессов на предприятии. Анализ практики автоматизации задач организационного управления в экономике (в том числе бухгалтерского учета) позволяет выделить несколько характерных подходов к осуществлению подобных проектов.

Кусочная (хаотичная) автоматизация. Хаотичная автоматизация является одним из наиболее распространенных и наименее эффективных видов инвестирования средств в развитие информационных систем предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается нарушение ряда основополагающих принципов развития информационных систем на предприятии: принципа системности, плановости, принципа "первого лица", принципа типизации внедряемых решений, их документирования, и других. Характерная особенность хаотичной автоматизации – отсутствие стратегического плана информатизации предприятия (и вообще какой-либо документации по этому вопросу), проведение работ по принципу разовой компании с неясными целями и перспективами. Во главу угла такой компании ставится задача минимизации затрат на информатизацию. При таком подходе ведется поиск (как правило, не профессиональный) инструментальных средств, которые вроде бы дают какой-то результат и, как кажется, достаточно быстро и без особых затрат (инструментальный подход). Часто инвестиции в создаваемую систему прекращаются сразу после закупки таких инструментальных средств (технических и программных). Внедрение закупленных инструментов, разработка методики применения их для решения конкретных управленческих задач отдается на откуп рядовым сотрудникам.

В результате автоматизация ограничивается сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. Локальная задача при этом может решаться наилучшим образом, но результат не может быть интегрирован в общую информационную систему. Он может оказаться вовсе не нужным в управлении данным предприятием. Попытки развивать систему, привязанную к конкретному инструменту (как правило, в условиях отсутствия авторского сопровождения), практически невозможны. При инструментальном подходе предприятие в лучшем случае получает разрозненные, консервативные, узко прикладные системы, стоимость интеграции которых сравнима с общей стоимостью комплексного решения. Отсутствие увязки информационных потоков приводит к дублированию функций, рассогласованности, путанице и ошибкам. Узкие места информационной системы "расшиваются" традиционным способом – путем применения титанического по масштабам ручного труда рядовых сотрудников.

Островки новых информационных технологий тонут в море неорганизованности и хаоса. Часто предприятие вынуждено тратить дополнительные средства на поддержание работоспособности таких островков (образцово-показательные участки) или вовсе отказаться от компьютеризации, так как главная цель (экономия) при хаотичной автоматизации достигнута быть не может. Созданная на основе кусочного хаотичного подхода система поддается только одному способу совершенствования – полной замене.

Автоматизация по участкам. Автоматизация по участкам внешне мало чем отличается от кусочной автоматизации. Автоматизируются разрозненные локальные участки работ, как правило, в условиях ограниченности инвестиционных ресурсов. Однако, имеется одно коренное отличие – существует стратегический план информатизации предприятия (стратегический подход). Цели и задачи информатизации исследованы и определены, в первую очередь, с позиций нужд первого руководителя, который и является истинным выразителем интересов предприятия в целом. При этом создаётся техническая документация по формируемой автоматизированной системе, гарантирующей, что "секреты" системы не будут потеряны в случае ухода разработчиков и система сможет развиваться новой командой. Даже если план и документация не очень профессиональны и не совсем хороши, это лучше бессистемных усилий по проталкиванию отдельных решений (только потому, что они дешевы). Закладываются основы преемственной технической политики, а также стандарты корпоративной информационной культуры. Руководство предприятия не считает зазорным обращаться к системным аналитикам и интеграторам, а также тратиться на услуги консультантов в области экономической и учетной информатики, хотя профессиональная команда привлекается редко (слишком дорого). В условиях автоматизации по участкам присутствует ясное понимание, что достигнуть коренного прорыва в информатизации предприятия вряд ли удастся, но заложить основы – можно. Масштабные цели не ставятся осознано, решаются наиболее острые проблемы на отдельных участках. Но внедряемые решения подбираются в русле единой технической политики предприятия, опираются на перспективные стандарты и разработки.

Применение принципа автоматизации по участкам для ряда предприятий единственно возможный способ повысить эффективность системы управления в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Автоматизация по участкам предполагает дальнейшее ее совершенствование и развитие. Отход от инструментального подхода позволяет использовать эволюционный путь развития, а не коренную ломку старого. Стратегический план автоматизации должен периодически (хотя бы раз в год) пересматриваться и уточняться. При ревизиях стратегического плана целесообразно особенное внимание уделить вопросам преемственности комплекса стандартов на информационные технологии, поддерживаемые на предприятии.

Автоматизация по направлениям. Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию взаимосвязанных комплексов управленческих задач, вне зависимости от существующей системы распределения обязанностей между отделами, участками или сотрудниками.

Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Имеющиеся локальные решения в обязательном порядке интегрируются в единую систему, не охваченные автоматизацией второстепенные участки теперь автоматизируются в обязательном порядке. Эффективность вложения средств оценивается не по локальному результату, а по их необходимости для развития всего направления автоматизации. На данном этапе начинают решаться отдельные проблемы информационного обеспечения бизнеса в масштабах всего предприятия. Решение этих проблем опирается на глубокий системный анализ деятельности предприятия, выяснение закономерностей управления отдельными бизнес-процессами и формирование моделей этих процессов. Автоматизация по направлениям является логическим продолжением автоматизации по участкам и опирается на все достоинства стратегического планирования, типизации, стандартизации и унификации. Автоматизация по направлениям в свою очередь является промежуточным этапом на пути к полной автоматизации предприятия.

Полная или комплексная автоматизация управления предприятием. Полная автоматизация предполагает достижение конечных стратегических целей информатизации бизнеса. Комплексная автоматизированная система управления предприятием должна решить его информационные проблемы, как на отдельных участках, так и в целом по предприятию (в первую очередь проблемы информационного обеспечения первого руководителя пред-приятия). Экономия средств на системе управления не рассматривается как важная задача, во внимание принимается лишь положительное соотношение "результаты-затраты" в целом по предприятию. Предприятие рассматривается как единое целое. Формируется информационная модель предприятия. Проводятся дорогостоящие исследования по ее оптимизации и реинжинирингу бизнес-процессов. В результате происходит систематизация всей управленческой информации на предприятии в электронной форме. При этом не имеет принципиального значения инструментальная среда реализации созданной информационной модели предприятия. Важным является функциональное соответствие использующихся инструментов задачам управления. Замена устаревающих инструментов на новые происходит естественным образом, так как опирается на документированность существующих технических решений и четкий план их модернизации. Эффект от внедрения полной комплексной автоматизированной системы управления особенно ощутим, когда новая система приходит на смену десяткам старых локальных инструментов. Практическим результатом перехода к новой системе становится единый для всего предприятия стандарт на способы поведения сотрудников в информационной среде предприятия. Упорядоченность системы начинает поддерживаться ей самой. Открывается принципиальная возможность интеграции информационной системы предприятия с другими такими же упорядоченными системами (других предприятий, банков, гоструктур и так далее).

Особенности проявления того или иного подхода к информатизации бизнеса в учетных системах предприятия проиллюстрируем данными таблицы 1.3.

Таблица 1.3 – Характеристика отдельных подходов к автоматизации бухгалтерского учета

Цель и заинтересованное лицо

Характерные черты

Результаты