Организация работы бухгалтерии при применении вычислительной техники

 

Исторически сложилось две основных организационных формы применения вычислительной техники в бухгалтерии: централизованная и децентрализованная. Сейчас складывается третья – комплексная (разумное сочетание централизации и централизации).

Централизованная обработка информации на ЭВМ предусматривает концентрацию учетных работ, выполняемых с помощью ЭВМ, в специальных вычислительных подразделениях – вычислительных центрах, как собственных так и сторонних, привлекаемых на договорной основе. При этом структура самой бухгалтерии, количество участков учетных работ, количество работников, их функциональные обязанности практически не менялись.

Централизованная обработка учетной информации на вычислительном центре – это более ранняя форма организации вычислительных работ. Первые модели вычислительной техники были довольно дорогими, занимали много места и требовали больших усилий по своему обслуживанию. Поэтому создавались крупные вычислительные предприятия (вычислительные центры) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ. Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям.

Достоинством использования услуг вычислительных центров для обработки учетной информации является то, что бухгалтерский аппарат сразу освобождается от большого объема рутинной технической работы, связанной с математическими вычислениями, с оформлением бухгалтерских регистров. Бухгалтерские работники кодируют первичную документацию и передают ее на вычислительный центр, а через некоторое время получают уже готовые обработанные данные. Централизация информационного обслуживания позволяет использовать типовые проектные решения, унифицировать документацию, внедрять единую систему кодирования информации, что является, несомненно, положительным в развитии компьютерного бухгалтерского учета. Вместе с тем, обработка информации на вычислительных центрах имеет и свои недостатки:

• в технологии учета появились новые довольно объемные виды работ связанные с кодированием первичных данных, их подготовкой для обработки на вычислительном центре, а также работы связанные с перепроверкой полученной результатной информации;

• персонал вычислительного предприятия, как правило, обладая низкой бухгалтерской подготовкой, не способен обеспечить высокую точность ввода данных и оперативное устранение ошибок, неизбежно возникающих на многих этапах машинной обработки информации, что часто усугубляется низкой заинтересованностью и ответственностью персонала вычислительного центра;

• информация, накапливаемая на вычислительном предприятии, как правило, доступна к использованию только для его персонала, многие информационные массивы (по которым не делаются распечатки) остаются не доступными для бухгалтерского учета;

• бухгалтерский работник оказывается оторванным от процесса обработки информации, не имеет возможности оперативно на него влиять, что замедляет учетные процедуры;

• стоимость обработки информации с использованием услуг вычислительных центров в рыночных условиях оказалась несопоставимо высокой.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. ХХ века персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Появилась возможность оснащать компьютерной техникой рабочие места специалистов-бухгалтеров и формировать, таким образом, автоматизированные рабочие места бухгалтерских работников (АРМ бухгалтера), а также создавать автоматизированные системы бухгалтерского учета на базе сети АРМ-ов бухгалтера (АРМ-вый подход). Основное достоинство такого подхода состоит в том, что обработка учетных данных происходит в непосредственном приближении к месту их возникновения и использования.

АРМ – это автоматизированное рабочее место, где задачи, поставленные перед специалистом, он решает с помощью ЭВМ, непосредственно на своем рабочем месте. АРМ бухгалтера оснащается компьютерной техникой и специальным бухгалтерским программным обеспечением (часто бухгалтерские компьютерные программы, предназначенные для отдельных участков учета, тоже называют АРМ-ами, например, "АРМ КАССА" — программа для организации учета кассовых операций).

АРМ-овый подход оказал значительное влияние на структуру бухгалтерии, но принципиально она не изменилась: центральным лицом продолжает оставаться главный бухгалтер, сохранилось разбиение на участки учета, функции бухгалтерии в основном те же. Однако штат бухгалтерий начал сокращаться, взаимосвязанные участки учета стали объединяться, у бухгалтеров появились новые функциональные обязанности. Например, взаимодействие с банком через систему «Клиент-банк», тут фактически один бухгалтер ведет обработку данных сразу в интересах нескольких организаций.

АРМ позволяет активнее включить бухгалтера в процесс обработки информации, устранить излишние операции, ускорить обработку и использование учетных данных. В тоже время, компьютеризация рабочих мест потребовала от бухгалтера более высокой профессиональной подготовки, преодоления некоторых укоренившихся стереотипов и психологических барьеров. Однако технология обработки учетной информации с использованием АРМ бухгалтера (децентрализованная) сразу показала свою более высокую эффективность и очень быстро начала вытеснять централизованную.

Недостатки и преимущества обработки информации с использованием услуг вычисли-тельных центров (ВЦ) и на АРМ иллюстрирует схема, представленная на рисунке 10.2.

 

                                        Схемы обработки информации

            на ВЦ                                                                на АРМ

 

Сбор первичной документации						Обработка бухгалтерских документов на ЭВМ
Кодирование
						Вывод результирующих данных
Ввод, обработка и вывод результатных данных на ВЦ
			Исправление ошибок			Использование данных в бухгалтерском учете
Проверка
Использование данных в бухгалтерском учете

Рис. 10.2 – Особенности обработки информации на ВЦ и на АРМ бухгалтера

 

Использование АРМ позволяет максимально поставить процесс обработки информации под контроль бухгалтера, тем самым повысить ее надежность и качество. Также удается приблизить учетную информацию к ее потребителям. Все это повышает эффективность использования техники и труда специалистов.

Комплексная организационная форма.

Следует сказать, что ВЦ как коллективы высоко профессиональных специалистов также нашли себя в новых условиях организации информационных технологий. Сейчас вычислительные центры (крупных предприятий, ведомств и учреждений) перепрофилируют свою деятельность с услуг по обработке информации на услуги по обслуживанию растущего парка персональных ЭВМ, а также на развитие и обслуживание сложных сетевых информационных систем предприятий. Вычислительные центры становятся центрами распространения компьютерных технологий на рабочие места специалистов. При такой постановке дела наличие вычислительного центра (с сохранившимся штатом квалифицированных кадров) становится преимуществом, перед простым набором АРМ-ов бухгалтера. Как правило, развивающаяся компьютерная информационная система на крупном предприятии требует создания специализированного вычислительного подразделения или IT-службы, решающих задачи информатизации в целом.

На этой основе возникла идея разумного комплексного сочетания децентрализации и централизации. Вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии развития компьютерной технологии учета; заниматься обслуживанием компьютерной системы; помогать пользователям, как в работе, так и в обучении; устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств. Рациональное сочетание децентрализации и централизации позволяет достигать большей гибкости системы, поддерживать общие стандарты, обеспечивать совместимость локальных информационных продуктов, устранять дублирование деятельности, сокращать затраты на информатизацию.

 

Организационно-техническая структура современной компьютерной бухгалтерии, как правило, представляет собой набор автоматизированных рабочих мест бухгалтера, соответствующих основным участкам учетных работ, объединённых компьютерной сетью. Сетевые технологии позволяют воспроизвести естественную организационную структуру бухгалтерии на новом технологическом уровне. Как правило, в рамках одной бухгалтерии АРМ рядовых бухгалтерских работников объединяются компьютерной сетью вокруг АРМ главного бухгалтера (рисунок 10.3).

 

Рис. 10.3 – Пример структуры сетевой бухгалтерии

Функционирование сложной сетевой компьютерной системы бухгалтерского учета, как правило, требует создания специальной IT-службы (или перепрофилирования старого ВЦ), поддерживающей компьютерные технологии на предприятии. IT-служба отвечает за выработку общей стратегии развития компьютерной информационной технологии учета; занимается обслуживанием компьютерной системы; помогает пользователям, как в работе, так и в обучении; устанавливает стандарты и определяет политику применения программных и технических средств. Персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний IT-службы, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом информатизации предприятия.