Учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет производится на основании распоряжения руководителя. С 19.08.2017 г. заявление работника предоставлять не обязательно (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Для выдачи денег достаточно приказа, форма – произвольная, но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты: Ф.И.О. подотчетного лица; регистрационный номер документа; сумма наличных денег; срок, на который выдаются наличные деньги; назначение (не обязательно); подпись директора и дата.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели: по найму жилого помещения; бронирование гостиничных номеров и авиабилетов; проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси); уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов); оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями; проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси); оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках; провоз багажа; суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

Командировочные расходы включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет. Он обязан представить его руководителю для утверждения в течение трех дней со дня выхода на работу с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность расходов. После утверждения руководителем отчет передается в бухгалтерию. Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, подлежат удержанию из заработной платы: Д 70 К 71.

Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К счету могут быть открыты следующие субсчета: «Расчеты по предоставленным займам», «Расчеты по возмещению материального ущерба», «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты по предоставленным работникам займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). Договор займа должен быть заключен в письменной форме. Заемщик выдает организации обязательство о возврате полученных средств. В обязательстве указывается, что в случае увольнения заемщика по собственному желанию без уважительных причин, за нарушение трудовой дисциплины или при нецелевом использовании полученных средств заем подлежит возврату организации досрочно.

По дебету субсчета отражается сумма предоставленного работнику займа: Д 73 К 50, 51.

По кредиту субсчета отражается сумма платежей, поступившая от работника-заемщика в погашение займа: Д 70, 50, 51 К 73.

Если заем, выданный работнику, им не возвращен (или возвращен не полностью), эта задолженность подлежит списанию: Д 91.02 К 73.