Особенности заголовков некоторых видов документов

1.5.1 В делах, сформированных из документов нескольких видов (более трёх), относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела применяется понятие «документы». В заголовках раскрывается краткое содержание документов дела, а в конце заголовка в скобках указываются основные виды и разновидности документов (не более 4-5), которые отложились в деле. Например: «Документы о проведении аукциона по продаже …(выписки из протоколов, договоры-поручения, акты приёма-передачи чеков, справки об итогах аукциона и др.)».

1.5.2 Термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам координационных совещаний (доклады, сообщения, информации, проекты постановлений)». Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные тома, систематизируются по номерам протоколов.

1.5.3 Если протоколы и документы к ним сформированы в одном деле, то состав документов не указывается в конце заголовка в скобках. Например: «Протоколы заседаний Совета директоров с № 1 по № 10 и документы к ним».

1.5.4 В заголовках дел, содержащих разные виды документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело». Понятие «дело» применяется при описании судебных, арбитражных, личных, имущественных, землеустроительных, регистрационных и других дел.

1.5.5 В заголовках личных дел руководителей организаций указываются должность, звания, награды, учёная степень и т.д. Фамилия, имя, отчество излагаются в именительном падеже. Например: «Иванов Иван Иванович, председатель комитета, заслуженный работник культуры РСФСР».

1.5.6 Видовое понятие «переписка» применяется к комплексу документов и документов-ответов, который возник в результате обмена информацией между организациями по определённому кругу вопросов. В заголовке дела обязательно указываются, с кем и по каким вопросам переписка. Наименование организации – фондообразователя в делах с перепиской не приводятся.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с учреждениями образования о подготовке к началу учебного года», «Переписка с администрациями городов и районов Архангельской области о ходе строительства автомобильных дорог»

В заголовках дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведётся только с ним. Например: «Переписка с Российским Фондом Федерального имущества по вопросам основной деятельности», «Переписка с администрацией г. Котласа по вопросам координации деятельности».

1.5.7 Если документы (конкретные виды) и переписка по одному и тому же вопросу сформированы в одном деле, то сведения о наличии переписки в деле приводятся кратко в конце заголовка. Например: «Документы о подготовке справочника административно-территориального устройства Архангельской области (информации, сведения, справки, схемы) и переписка по данному вопросу».

1.5.8 В заголовках дел с протоколами сессий и карточками персонального учёта депутатов должны быть отражены название представительного органа и номер созыва. Например: «Карточка персонального учёта депутатов Совета депутатов …района второго созыва».

1.5.9 Карточки персонального учёта депутатов представительных органов местного самоуправления формируются в течение созыва и включаются в годовой раздел описи по началу деятельности представительного органа данного созыва. Независимо от того, сколько раз депутат избирался в представительный орган, каждый раз на него заводится новая карточка. В случае довыборов персональные карточки вновь выбранных депутатов помещаются в дело, заведённое по началу созыва.

 

Крайние даты дела

1.6.1 Не менее важным элементом описательной статьи является элемент «крайние даты», который обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

1.6.2 Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительных документов (постановления, решения, приказы, распоряжения, протоколы и др.), документов, имеющих точную датировку (акты, справки, информации, договоры и др.), дел, в которых сформированы конкретные виды документов по одному вопросу, а также дел с перепиской. Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
113	01-03	Приказы председателя комитета по основной деятельности с № 1 по № 126	11 янв. 2008 29 дек. 2008	151
114	01-04	Акты ввода в эксплуатацию объектов строительства	14 янв. 2008 01 ноя. 2008	67
115	01-08	Переписка с министерством строительства по вопросам основной деятельности	12 фев. 2008 16 дек. 2008	21

 

1.6.3 В делах с планами и отчётами ссылка на период (год, полугодие, квартал, месяц) на (за) который они составлены, приводится в заголовках дел. В графе «крайние даты» ставится только год.

1.6.4 Планы и отчёты образовательных учреждений, составленные на (за) учебный год, включаются в тот годовой раздел описи, который является началом учебного года.

1.6.5 Планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия. Отчёты о выполнении планов, прогнозов, программ (более чем за три года) включаются в опись по последнему отчётному году.

1.6.6 При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены. В заголовках дел даты указываются, если в деле содержатся документы за несколько лет.

Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
113	01-03	Штатное расписание, изменения к нему	2007	36
114	01-04	Годовые сметы доходов и расходов на 2007-2008 годы	2007 2008	49

 

 

Оформление графы «Примечание»

Графа «Примечание» используется для отметок о выбытии дела (ставиться штамп).

Отметка о переходящих делах в примечании не ставится, информация о таких делах должна содержаться в предисловии.

 

 

Раздел 2

Основные требования к описям дел по личному составу

 

Оформление описи дел по личному составу

2.1.1 Опись дел по личному составу (приложение 2), как опись дел постоянного хранения, оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (форма № 38 (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивов, музеях и библиотеках, организациях РАН», зарегистрирован в Минюсте России 09.10.2007 № 10291). При составлении описи дел по личному составу допустимо добавление графы «срок хранения»:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дел	Срок хранения дела	Количество листов в деле	Прим.
1	2	3	4	5	6	7

 

2.1.2 Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись – «дел по личному составу». Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки и т.д.).

2.1.3 Итоговая запись подписывается составителем описи. При наличии в организации службы кадров (отдел кадров, управление персоналом и т.д.) итоговая запись подписывается также руководителем службы (отдела, управления) или инспектором (специалистом) по кадрам.

2.1.4 Ниже подписи составителя размещаются грифы согласования с экспертной комиссией (ЭК) организации и согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) агентства по делам архивов Архангельской области.

Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.