Особенности заголовков дел с отдельными видами документов

1.4.1 Заголовки дел с приказами и распоряжениями по основной деятельности состоят из следующих элементов: вид документа, автор документа, краткое содержание, их крайние номера. Например: «Приказы (вид документа) начальника отдела (автор) по основной деятельности (содержание) с №… по № …

1.4.2 В заголовках дел с нормативными правовыми актами, такими, как постановления, распоряжения, протоколы, решения, в органах местного самоуправления используются три элемента: вид документа, автор, крайние номера документов. Например: «Постановления Главы администрации с № 1 по № 19», «Протоколы заседаний Собрания депутатов с № 5 по № 7»

1.4.3 Если в деле сформированы нормативные правовые, распорядительные акты по профильным (отраслевым) направлениям или по организационным вопросам деятельности фондообразователя, поступившие из вышестоящих организаций, то в заголовке приводится полное или официальное сокращённое наименование организации-автора документов и их краткое содержание. Например: «Постановления Правительства Архангельской области по вопросам культуры и искусства», «Приказы Генеральной прокуратуры Российской Федерации по вопросам утверждения штатов и структуры». Крайние номера документов в таких делах не указываются.

1.4.4 Протоколы, так же, как приказы и распоряжения, описываются с проставлением их крайних номеров. В заголовках дел с протоколами заседаний общественных, совещательных органов, действующих организации или существующих при ней, приводится полное наименование органа – автора документов. Например: «Протоколы заседаний общественной жилищной комиссии с № … по № …», «Протоколы заседаний Межведомственного Координационного Совета по … с № … по № …». Краткое видовое наименование органа может указываться только в то случае, если название подраздела описи является наименованием этого коллегиального органа. Например: название подраздела – «Межведомственная комиссия по противодействию злоупотреблению наркотическими средствами и их незаконному обороту», заголовок дела – «Протоколы заседаний комиссии с №... по № …».

1.4.5 Если дела с приказами (постановлениями, распоряжениями, протоколами) имеют большой объём документов, то они формируются в тома, номера которых указываются в заголовке. Например: «Приказы директора института по основной деятельности с № 1 по № 89. Том 1». Крайние даты томов не должны повторяться.

1.4.6 Если дело с распорядительными актами состоит из одного тома, то ссылка на номер тома в заголовке не приводится.

1.4.7 В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы (отчёты). Например: «Годовой план учебно-воспитательной работы гимназии на 2007-2008 учебный год», «Программа приватизации муниципального имущества на 2006-2007 годы», «Квартальные отчёты управления за 2006 год», «Годовые отчёты отдела за 2006-2008 годы», «Отчёт эмитента по выпуску ценных бумаг за 1 квартал 2008 года».

В заголовок дела, имеющего приложения, выносятся даты, не совпадающие с датами основных документов, указанных в крайних датах. Например: «Протоколы заседаний Координационного совета с № 1 по № 6 (январь-март 2011 года) с приложением информации о работе школьных лесничеств во втором полугодии 2010 года».

1.4.8 Заголовки дел, содержащие статистический отчёты, сведения, включают в себя содержание отчёта или его полное наименование и дополняются ссылками на номера форм статистической отчётности, которые приводятся в скобках в конце заголовка. Например: «Годовые статистические отчёты по труду за 2006-2007 годы (ф. № 1-Т)», «Квартальные статистические сведения о приватизации муниципального имущества за 2005 год (ф.ф. 2-приватизация, 3-приватизация)», «Сводные годовые статистические сведения о лесозащите за 2006-2007 годы (ф.ф. 12-ЛХ, 15-ЛХ)».

Если в деле сформированы статистические отчёты по разным направлениям деятельности организации, то их содержание указывается в обобщённом виде. Например: «Годовой и квартальные статистические отчёты по основным направлениям деятельности прокуратуры за 2005 год (ф.ф. 1-Е, 2-Е, П)».

Если в деле отложились документы организации – фондообразователя и её подведомственных учреждений, то это необходимо указать в заголовке. Например: «Сводный годовой статистический отдела и годовые отчёты подведомственных учреждений «Сведения о детской музыкальной, художественной, хореографической школе и школе искусств» за 2008 год (ф. 1-ДМШ)».

1.4.9 В заголовках дел, содержащих справки проверок, указывается их краткое содержание или виды, а также в каких органах, организациях, учреждениях, структурных подразделениях они проводились. Если автором документов является организация – фондообразователь, то её наименование в заголовке дела не приводится. Например: «Справки о проведении комплексных проверок отделов судебных приставов Октябрьского, Ломоносовского округов г. Архангельска». Если в деле отложились справки проверок организаций одной отраслевой системы, то их наименование может приводиться в обобщённом виде. Например: «Справки о результатах проверок соблюдения правил установления цен и тарифов на предприятиях жилищно-коммунального комплекса». Элемент «автор документа» в заголовке приводится в том случае, если проверка проводилась вышестоящим (контролирующим) органом. Например: «Справка Федеральной регистрационной службы о проведении целевой проверки деятельности управления».

1.4.10 Если в дело включён только один документ, то его наименование в заголовке употребляется в единственном число (протокол, план, отчёт, справка, акт).

Если в деле отложились от 1 до 3 видов документов, то заголовок следует начинать с их перечисления. Например: «Информации, справки, аналитические записки о результатах рассмотрения обращений граждан».

1.4.11 Если в деле отложились копии документов, то после заголовка с прописной буквы даётся соответствующая ссылка. Например: «Государственный акт А-1 № 33309 на право пользования землёй на территории … Копия».