Порядок включения дел в опись

ВВЕДЕНИЕ

Опись является обязательным базовым справочником в системе научно-справочного аппарата архива и служит основой для разработки других видов справочников (каталогов, путеводителей, указателей) как в архивах организаций, так и в муниципальных архивах.

Опись одновременно является и учётным документом, и справочником по составу и содержанию архивных документов.

Обеспечение эффективного, оперативного поиска информации по документам архива во многом зависит от качества подготовки описей.

Разработка данных рекомендаций обусловлена необходимостью унифицировать требования к оформлению описей дел с целью обеспечения преемственности научно-справочного аппарата между архивами организаций и муниципальными, государственным архивами, а также выработки общих подходов к оценке качества описей, представляемых на рассмотрение ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области.

Положения рекомендаций распространяются на управленческую документацию и на документы по личному составу на бумажной основе. Рекомендации снабжены примерами.

Рекомендации предназначены для практического использования специалистами муниципальных архивов и архивов организаций в работе по оформлению описей дел.

Рекомендации разработаны на основе «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), «Основных правил работы ведомственных архивов» (М., 1986), «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002), методических рекомендаций «Составление архивных описей» (М., 2005), а также решений экспертно-проверочной комиссии агентства по делам архивов Архангельской области, касающихся вопросов описания отдельных видов документов.

 

РАЗДЕЛ 1

Основные требования к описям дел постоянного хранения

 

Оформление описи

Опись дел постоянного хранения (приложение № 1) оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (приложение № 8 «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН», зарегистрированных в Минюсте России 06.03.2007 № 9059). В таблице отображаются её внешние границы и внутренние вертикальные границы.

На первом листе описи перед таблицей размещаются реквизиты «наименование организации» и гриф «утверждаю».

Наименование организации указывается по состоянию на период, за который документы включены в опись. Если в течение этого периода происходили переименования организации, то приводится её последнее наименование.

Наименование организации приводится в соответствии с учредительными документами. Если в учредительных документах кроме полного закреплено и сокращённое наименование организации, то оно помещается ниже полного (в скобках).

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности руководителя, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Наименование должности руководителя включает в себя наименование организации на момент утверждения описи. В грифе утверждения может приводиться официальное сокращённое наименование организации. Наименование организации и гриф утверждения форматируется влево. Например:

 

Федеральное государственное учреждение  «Северное бассейновое управление по сохранению, воспроизводству водных биологических ресурсов и организации рыболовства» (ФГУ «Севрыбвод»)

УТВЕРЖДАЮ Начальник ФГУ «Севрыбвод» ____________________И.О. Фамилия _________________________2009 г.

 

Если упорядочение документов организации осуществлено в период прекращения деятельности организации (ликвидация, банкротство, реорганизация и др.), то, в зависимости от процедуры, описи утверждает председатель ликвидационной комиссии, ликвидатор, конкурсный управляющий т.д. Например:

 

Открытое акционерное общество «Севрыбхолодфлот» (ОАО «СРХФ»)

УТВЕРЖДАЮ Конкурсный управляющий ОАО «СРХФ» ____________________И.О. Фамилия _________________________2009 г.

Между наименованием организации и таблицей с левой стороны поля указываются номер фонда (если документы уже сдавались в муниципальный архив и организации присвоен номер фонда), номер описи, название описи, хронологический раздел описи.

Фонд №

ОПИСЬ №

дел постоянного хранения

за 2006-2008 годы

Название описи содержит указание на категорию включённых в опись дел – «дел постоянного хранения». Если самостоятельная опись составлена на определённые виды документов, то их наименование приводится ниже в скобках. Например:

Фонд №

ОПИСЬ №

дел постоянного хранения

(гражданские дела)

за 2006-2007 годы

 

Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет. Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.

Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6

 

Таблица на листе располагается с учётом соблюдения полей (слева – 2,5 см, справа - 2 см, сверху – 2 см, снизу – 2 см). Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина. Самой широкой должна быть графа «Заголовок дела», внутри ячейки текст заголовка форматируется влево. Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.  

Текст печатается шрифтом Times New Roman № 12, курсив не применяется, названия разделов и подразделов выделяются полужирным шрифтом. В исключительных случаях допустимо применение подчёркивания.

В графах 1 и 2 указываются соответственно порядковые номера и делопроизводственные индексы каждого дела (тома), внесённого в опись.

Названия разделов и подразделов описи размещаются в графе 3 «Заголовок дела» на пустых строках, каждое из названий – в разных строках. Названия разделов описи центрируются, выделяются полужирным шрифтом.

Размещение названий разделов и подразделов описи в конце листа не допускается. Наименование разделов и заголовки дел отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.

Крайние даты размещаются в одной ячейке на двух строках: на одной – начальная дата, на другой – конечная дата. Форматируются вправо.

Даты и заголовки дел должны размещаться на одном листе описи. Не допускается переносить часть заголовка на новый лист описи. Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		2007 год
		Руководство
1	01-01	Приказы начальника управления по основной деятельности с № 1 по № 105	18 янв. 2007 20 дек. 2007	158

 

Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в годовом разделе описи за _____ год, дела №№ _______», которая помещается после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года перед итоговой записью.

Итоговая запись включает в себя сведения о фактическом количестве дел, первый и последний номера дел, включённых в опись, а также сведения об особенностях нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров).

Итоговая запись к описи дел не выносится на отдельный лист.

Итоговая запись подписывается составителем описи и заведующим архивом организации (при наличии архива). Реквизит «подпись» содержит наименование должности составителя, личную подпись, её расшифровку, дату. Словосочетание «опись составила» в реквизите «подпись» не приводится. Ниже подписи составителя размещаются грифы согласования с экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждения экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) агентства по делам архивов Архангельской области, уполномоченного в сфере архивного дела.

 

Заголовок дела

Заголовок дела является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несёт основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.

При составлении заголовка дела следует учитывать критерии необходимости и достаточности. Под необходимостью понимается минимальное количество элементов описания, без которых сложно определить смысл имеющихся в документах информации; критерий достаточности подразумевает такой состав элементов описания, превышение которого ведёт к искажению или избыточности информации.

В заголовках дел с документами, образующимися при документировании однотипных (общих для всех организаций) управленческих функций, не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких, как «входящая переписка», «исходящая переписка», «корпоративные документы», «руководящие документы», «бумаги к руководству», «документация», «статистическая отчётность», «документы ДСП», «материалы» и т.д.

В заголовках дела не допускается также перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик. Например: «Приказы и распоряжения», «Справки проверок», «Докладные записки», «Положения», «Инструкции», «Договоры», «Отчёты» и т.д.

Содержание документов должно быть передано в заголовке современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела может состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

-название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения т.д.)

-автор документов (организация, структурное подразделение, руководитель, начальник, директор и т.д.)

-краткое содержание документов дела

-даты (период), к которым относятся документы дела

-указание на копийность.

Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела. В заголовок дела при необходимости нужно вносить дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов распорядительных документов, темы и формы статистических отчётов и т.д.

 

Крайние даты дела

1.6.1 Не менее важным элементом описательной статьи является элемент «крайние даты», который обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

1.6.2 Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительных документов (постановления, решения, приказы, распоряжения, протоколы и др.), документов, имеющих точную датировку (акты, справки, информации, договоры и др.), дел, в которых сформированы конкретные виды документов по одному вопросу, а также дел с перепиской. Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
113	01-03	Приказы председателя комитета по основной деятельности с № 1 по № 126	11 янв. 2008 29 дек. 2008	151
114	01-04	Акты ввода в эксплуатацию объектов строительства	14 янв. 2008 01 ноя. 2008	67
115	01-08	Переписка с министерством строительства по вопросам основной деятельности	12 фев. 2008 16 дек. 2008	21

 

1.6.3 В делах с планами и отчётами ссылка на период (год, полугодие, квартал, месяц) на (за) который они составлены, приводится в заголовках дел. В графе «крайние даты» ставится только год.

1.6.4 Планы и отчёты образовательных учреждений, составленные на (за) учебный год, включаются в тот годовой раздел описи, который является началом учебного года.

1.6.5 Планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия. Отчёты о выполнении планов, прогнозов, программ (более чем за три года) включаются в опись по последнему отчётному году.

1.6.6 При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены. В заголовках дел даты указываются, если в деле содержатся документы за несколько лет.

Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
113	01-03	Штатное расписание, изменения к нему	2007	36
114	01-04	Годовые сметы доходов и расходов на 2007-2008 годы	2007 2008	49

 

 

Оформление графы «Примечание»

Графа «Примечание» используется для отметок о выбытии дела (ставиться штамп).

Отметка о переходящих делах в примечании не ставится, информация о таких делах должна содержаться в предисловии.

 

 

Раздел 2

Основные требования к описям дел по личному составу

 

Оформление описи дел по личному составу

2.1.1 Опись дел по личному составу (приложение 2), как опись дел постоянного хранения, оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (форма № 38 (приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивов, музеях и библиотеках, организациях РАН», зарегистрирован в Минюсте России 09.10.2007 № 10291). При составлении описи дел по личному составу допустимо добавление графы «срок хранения»:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дел	Срок хранения дела	Количество листов в деле	Прим.
1	2	3	4	5	6	7

 

2.1.2 Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись – «дел по личному составу». Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки и т.д.).

2.1.3 Итоговая запись подписывается составителем описи. При наличии в организации службы кадров (отдел кадров, управление персоналом и т.д.) итоговая запись подписывается также руководителем службы (отдела, управления) или инспектором (специалистом) по кадрам.

2.1.4 Ниже подписи составителя размещаются грифы согласования с экспертной комиссией (ЭК) организации и согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) агентства по делам архивов Архангельской области.

Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.

 

Заголовок дела

2.3.1 Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела. В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, приказов (распоряжений) протоколов, договоров, первые буквы фамилий (при описании личных дел, личных карточек, лицевых счетов) и т.д.

2.3.2 В заголовках дел с приказами (распоряжениями) указываются вид документа, автор, краткое содержание, крайние номера приказов. Номера приказов не указываются в случаях, когда в результате проведения экспертизы ценности документов большая часть приказов была изъята как документы временного срока хранения. В крупной организации при значительном объёме документы могут формироваться в дела по видам приказов. В этом случае для обеспечения оперативного поиска документов в заголовки включается дополнительная информация, которая приводится в конце заголовка в скобках. Например: «Приказы начальника управления о приёме, перемещении, увольнении работников с № 1 по № 56», «Приказы начальника управления об аттестации, присвоении классных чинов с № 1 по № 26». Заголовки многотомных дел дополняются ссылками на номера томов. Например: «Приказы начальника управления об отпусках по уходу за ребёнком, отпусках без сохранения заработной платы с № 1 по № 98. Том 1».

2.3.3 В заголовке личных дел указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже. Для удобства практического использования описи и уменьшении времени поиска нужного личного дела рекомендуем располагать личные дела в конце годового раздела описи в алфавитном порядке, в опись включать по году увольнения работника

2.3.4 На каждого работника в организации заводится одно личное дело. В случае увольнения работника и приёме его вновь в данную организацию заводится новое личное дело. Информация в этих делах не дублируется, поэтому все дела подлежат приёму на хранение в архив организации и включению в опись дел по личному составу.

По-другому обстоит дело с личными делами государственных и муниципальных служащих. На них личное дело заводится один раз. При переводе гражданского или муниципального служащего на должность гражданской или муниципальной службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы по акту. При назначении его на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив этого государственного органа. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личное дело относится к фонду той организации, из которой был уволен работник, и располагается в описи по году увольнения сотрудников в порядке алфавита их фамилий.

2.3.5 В делах с лицевыми счетами работников по заработной плате документы формируются по алфавиту или по структурным подразделениям и далее по алфавиту. В заголовке указываются первые буквы фамилий. Например: «Лицевые счета работников по заработной плате на буквы А-Д. Том 1», «Лицевые счета работников ремонтного цеха по заработной плате на буквы А-К». При значительном количестве фамилий на одну и ту же букву в заголовке указывается до трёх букв фамилии. Например: «Лицевые счета работников по заработной плате на буквы КАБ-КЛЯ. Том 2».

2.3.6 В заголовках дел с трудовыми договорами (соглашениями), договорами подряда, сформированными по дате регистрации, указываются регистрационные номера договоров.

В заголовках дел с договорами, сформированными по алфавитному признаку, указываются первые буквы фамилий работников.

 

Крайние даты дела

2.4.1 Крайние даты личного дела устанавливаются по организационно-распорядительным документам (приказам, распоряжениям и др.). Датой приёма (увольнения) считается день зачисления (увольнения) лица на работу (с работы), а не дата регистрации приказа. Если в личном деле имеются документы о деятельности лица вне данной организации и датируемые более ранними годами, даты этих документов не принимаются во внимание.

 

Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		Личные дела работников, уволенных в 2008 году
84	07-04	Абрамов Леонид Михайлович	15 фев. 2000 22 окт. 2008	37
85	07-04	Борисов Иван Алексеевич	18 ноя. 1997 25 дек. 2008	45

 

Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе «крайние даты дела» один раз. Например:

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		2008 год
61	07-04	Личные дела уволенных на букву А. Том 1	2008	89
62	07-04	То же на буквы Б-Д. Том 2	2008	94

 

Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе «крайние даты дела» приводятся первый и последний годы увольнения. Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения. Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2007-2008 годы, то они включаются в раздел описи за 2007 год.

2.4.2 Датой дел с личными карточками (ф. Т-2) является год увольнения работников.

2.4.3 Датой дел с лицевыми счетами является год, к которому они относятся. Если в делах с лицевыми счетами сформированы документы за несколько лет, то в графу «дата дела» вносятся начальный и конечный годы, за которые сформированы лицевые счета в деле. Дела вносятся в годовой раздел описи, соответствующий начальному году.

2.4.4 Для дел с трудовыми договорами (соглашениями), сформированными по дате регистрации, указываются даты регистрации первого и последнего документа.

 

Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		2008 год
145	07-09	Трудовые договоры с № 1 по № 78. Том 1	20 янв. 2008 16 июл. 2008	234
146	07-09	То же с № 79 по № 109. Том 2	18 июл. 2008 24 дек. 2008	120

 

Для дел, сформированных по алфавитному признаку, указывается год заключения договоров. Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		2008 год
154	07-09	Трудовые договоры на буквы А-БАТ. Том 1	2008	60
155	07-09	То же на буквы БАХ-БОС. Том 2	2008	48

 

РАЗДЕЛ 3

Научно-справочный аппарат

Для более эффективного использования информации, содержащейся в описях, в научных и практических целях к ним создаётся научно-справочный аппарат. Он включает в себя следующие элементы:

Титульный лист

Титульный лист является обязательным элементом научно-справочного аппарата для описей всех фондов архива. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесённых в опись, к конкретному фонду, к определённому периоду времени.

Титульный лист описи включает в себя:

-полное название государственного или муниципального архива, источником комплектования которого является организация;

-название вышестоящей организации (полное и в скобках сокращённое) в период, за который составлялись описи и его изменения с указанием точных дат этих изменений;

-название организации - фондообразователя (полное и в скобках сокращённое) в период, за который составлялись описи и его изменения с указанием точных дат этих изменений;

-название и номер фонда (номер фонда ставится только в том случае, если документы данной организации уже сдавались в архив и на основании этого был присвоен номер фонда);

- номер и название описи;

-крайние даты (годы) документов, содержащихся в описи.

Наименования современных хозяйствующих субъектов включают в себя указание на организационно-правовую форму (открытое акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью, производственный кооператив, унитарное предприятие, союз и т.д.), а если юридическое лицо является коммерческой организацией, то и фирменное наименование (ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ). В предусмотренных законом случаях наименования коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица. Наименование юридического лица, в том числе и сокращённое, указывается в его учредительных документах. Однако видовое наименование организации чаще всего не определяется по её названию. Трудно определить, например, что ОАО «Виктория» - это хлебозавод, а ООО «Надин» - цех по переработке рыбопродукции. Видовое наименование часто не определяется даже и тогда, когда в фирменном наименовании содержится указание на характер деятельности юридического лица. Например: ФГУ «Севрыбвод», ООО «НК-Архангельскнефтепродукт».

Учитывая, что в соответствии с законодательством указание на организационно-правовую форму является неотъемлемой частью официального названия организации, которое закрепляется в её учредительных документах, на титульном листе в качестве видового названия организации необходимо обязательно указать наименование организационно-правовой формы и официальное сокращённое наименование организации.

 

Список сокращённых слов

Основное назначение списка сокращённых слов – сократить объём заголовков в описи и провести унификацию описания, как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней. В список сокращённых слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращённые обозначения названий учреждений, организаций, предприятий. В списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращённые слова и понятия, а справа через тире даётся их полное обозначение. Список сокращённых слов помещается после предисловия к описи.

Предисловие

Предисловие должно помогать пользователю лучше ориентироваться в документах фонда. Предисловие можно условно разделить на две части: история организации и история фонда. Первая часть предисловия должна включать в себя сведения из истории организации (даты возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации организации), названия вышестоящей организации и подведомственных структур, основные функции, задачи или полномочия организации, сведения о структуре. Следует также указать все изменения в названии, функциях, структуре и подведомственности организации, произошедшие на протяжении периода, за который составлялись описи, со ссылкой на документы, подтверждающие эти изменения. При составлении нового раздела описи в предисловии обязательно указываются все вышеперечисленные сведения, словосочетание «изменений в названии, структуре, функциях не было» недопустимо.

При написании этой части предисловия используются законодательные источники, официальные издания организации, организационно-распорядительные документы организации.

При изложении истории организации кратко описывается история возникновения и существования организации со ссылкой на конкретные виды документов с указанием поисковых данных – номеров фонда, описи, дела (порядкового номера дела в описи, а не его индекса), листов (Ф., Оп., Д., Лл.). Не следует подробно описывать все производственные показатели, достижения организации за данный период с указанием конкретных цифр и имён.

Рекомендуемая последовательность при составлении первой части предисловия:

-название организации, подчинённость, подведомственная сеть;

-основные задачи, функции, полномочия, виды деятельности согласно уставу, положению;

-структура организации согласно штатному расписанию.

Сведения по истории организации излагаются в хронологической последовательности, при этом используются глаголы в форме прошедшего времени, сокращения слов не допускаются. Необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало её деятельности, что также должно быть отражено в предисловии. Датами создания (как и ликвидации) организации считаются даты постановлений высших органов государственной власти, приказов вышестоящих органов. Даты фактической деятельности устанавливаются по документам самой организации, что также отмечается в предисловии.

Например:

Управление записи актов гражданского состояния администрации Архангельской области было образовано на основании областного закона «Об образовании и деятельности органов записи актов гражданского состояния Архангельской области», принятого 24.02.2000 года решением двадцать седьмой сессии Архангельского областного Собрания депутатов второго созыва.

(Ф., Оп. 1, Д. 2, Лл. 1-2)

Согласно положению основными задачами управления являлись:

 -государственная регистрация актов гражданского состояния в Архангельской области в соответствии с законодательством;

-создание и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния Архангельской области;

-реализация государственной политики в области семейного права.

 

Основными функциями управления были:

-организация, координация, методическое обеспечение деятельности отделов ЗАГС и контроль за исполнением и соблюдением законодательства об актах гражданского состояния;

-формирование из вторых экземпляров актовых записей, составленных отделами ЗАГС, областного архивного фонда записей актов гражданского состояния, обеспечение его правильного учёта и хранения;

-внесение исправлений и изменений во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния;

-выдача гражданам по вторым экземплярам записей актов гражданского состояния повторных свидетельств и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния;

-создание банка данных об актах гражданского состояния на территории Архангельской области на бумажных и электронных носителях;

-организация передачи в Государственный архив актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния  и метрических книг в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

(Ф., Оп. 1, Д. 2, Л. 5)      

Согласно штатному расписанию структура учреждения в 2000 году была следующей:

1.Руководство:

-начальник управления;

-заместитель начальника управления

 2. Отдел методической, кадровой и правовой работы

3. Отдел бухгалтерского учёта и отчётности

4. Отдел обработки и хранения документов

5. Архангельский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

6. Соломбальский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

7. Вельский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

8.Верхнетоемский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

9. Вилегодский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

10.Виноградовский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

11. Каргопольский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

12. Коношский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

13. Котласский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

14. Коряжемский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

15.Красноборский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

16. Ленский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

17. Лешуконский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

18. Мезенский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

19. Мирнинский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

20. Новодвинский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

 21. Няндомский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

22. Онежский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

23. Пинежский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

24. Плесецкий территориальный отдел записи актов гражданского состояния

25. Приморский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

26.Северодвинский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

27. Устьянский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

28. Холмогорский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

       29. Шенкурский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

(Ф., Оп. 1, Д. 3, Лл. 5-6)

 

Вторая часть предисловия – история фонда. Она обязательно должна включать сведения о составе документов, вошедших в опись, сведения об отсутствующих документах с указанием причины отсутствия (утрата, не составление). В случае утраты документов обязательно должна составляться объяснительная об утрате с указанием причин утраты (пожар, затопление архива в результате аварии отопительной системы, не передача дел при смене сотрудников, халатное отношение к своим обязанностям ответственной за архив, ошибочное уничтожение дел в связи с незнанием сроков их хранения и т.д.). Следует указать крайние даты (годы) документов постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в архиве организации на момент составления предисловия и адрес архива. При необходимости указываются сведения о наличии в описи документов, выходящих за хронологические границы фонда.

Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи. Например:

В январе-марте 2011 года была проведена научно-техническая обработка документов департамента, в результате которой были составлены опись № 1 за 2007-2008 годы дел постоянного хранения и опись № 2 за 2007-2008 годы дел по личному составу.

Опись № 1 составлена по хронологии. Внутри годовых разделов документы расположены согласно структуре департамента, далее по значимости.

В опись № 1 дел постоянного срока хранения включены следующие, характеризующие деятельность департамента документы: приказы директора департамента по основной деятельности, положение о департаменте, положение об управлениях и отделах департамента, акты проверок соблюдения лесного законодательства и лесохозяйственной деятельности, протоколы лесных аукционов, годовые сметы доходов и расходов департамента и подведомственных организаций и другие. В структурных подразделениях дел постоянного хранения, кроме указанных в описи, не отложилось.