Учет расчетов с поставщиками

К поставщикам относят организации, поставляющие товары и другие ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, воды, услуги по перевозкам, услуги связи, коммунальные и другие) и выполняющие различные работы (капитальный, текущий ремонт оборудования, здания).

Расчёты с поставщиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг, либо одновременно с ними с согласия организации или по её поручению.

В ОГУП «Аптека №150» с каждым поставщиком заключается договор на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, который является основным документом, регулирующим отношения сторон, определяет их права и обязанности по поставке товаров (приложения Ж).

ГК РФ определяет понятие договора как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских прав и обязанностей [2]. Договор может заключаться на 1,2,3,5 лет или иной период, а также на разовые поставки.

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется пролонгация, то есть продление сроков действия договоров. В ОГУП «Аптека №150» большей частью пролонгируются договоры на оказание коммунальных услуг, на аренду киосков, а также услуги связи (приложение К).

Согласно ГК РФ возможно изменение и расторжение договора по соглашению сторон, если иное не предусмотрено Кодексом, законом или договором [2,ст.450]. 

По требованию одной из сторон договор может быть изменен или

расторгнут по решению суда только:

- при существенном нарушении договора одной стороной;

- в иных случаях, предусмотренных ГК РФ, другими законами.

Все споры, разногласия и вопросы по договору решаются путем переговоров, при недостижении согласия споры передаются на разрешение в суд в соответствии с законодательством РФ.

Запасы материалов, товаров пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками на основании договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов, количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора и т.д.

Основными документами, на основании которых поступают товары от поставщиков, являются счета-фактуры и товарно-транспортные накладные. Товарно-транспортные накладные выписывают при поставке товаров автомобильным транспортом, в остальных случаях выписываются счета-фактуры. При доставке товаров от иногородних поставщиков транспортные организации выписывают железнодорожные накладные.

На предприятии проверяется соответствие поступивших документов договорам. Документы передаются в бухгалтерию на оплату, а квитанция и товарно-транспортная накладная служат основанием для получения и доставки груза.

При получении товаров от поставщиков возникают транспортные расходы и проблема их оплаты. Здесь возможны три варианта:

- всё оплачивает поставщик;

- всё оплачивает покупатель;

- часть расходов оплачивает поставщик; часть – покупатель.

Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки и на определенных в договоре условиях. В случаях, когда в договоре не определено, каким видом транспорта или на каких условиях осуществляется доставка, право выбора вида транспорта или определения условий доставки товаров принадлежит поставщику. Договором может быть предусмотрено получение товаров покупателем в месте нахождения поставщика (выборка товаров).

В основном в ОГУП «Аптека №150» поставщики осуществляют доставку товаров своим транспортом, а расходы по доставке товара включают в цену доставляемого товара.

Для ОГУП «Аптека №150» товарно-транспортные накладные и счета на транспортные расходы обычно выписывают иногородние организации, когда доставка осуществляется поездом или самолетом. К накладным и счетам прикладываются документы, подтверждающие доставку товара.

Например, был выставлен счет-фактура за транспортные расходы от компании ОАО «Фармация» г. Пенза на сумму 4146,53 руб., (приложение Л). Доставка осуществлена самолетом. Делается бухгалтерская запись:

Дт 44/01 Кт 60 940 руб.

В ОГУП «Аптека №150» НДС по транспортным расходам не выделялся, хотя в 2004 г., когда предприятие было на общей системе налогообложения, НДС должен был быть отражен отдельно:

Дт 44/0.1 Кт 60 376,96руб., транспортные расходы без учета НДС;

Дт 19/6 Кт 60 10% НДС.

На предъявленные на оплату счета поставщиков кредитуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуют соответствующие материальные счета (10,41) или счета по учету соответствующих расходов (20,44,97, др.).

В соответствии с Постановлением №  914 от 29 июля 1996 г. [11] все хозяйственные операции должны оформляться счетами-фактурами, которые должны иметь обязательные  реквизиты: порядковый номер и дата составления счёта-фактуры; наименование и идентификационный номер поставщика товара; наименование получателя товара; наименование товара; стоимость (цена) товара; сумма налога на добавленную стоимость (НДС) и печать организации. Постановлением определён круг лиц, имеющих право подписи счёта-фактуры, к числу которых относятся руководитель и главный бухгалтер организации (или иное ответственное лицо), лицо, ответственное за отпуск  товаров. Допускаемое изменение внешней формы счёта-фактуры не должно нарушать последовательности расположения и количества реквизитов, утверждённых Постановлением, счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не  могут являться основанием для зачёта (возмещения) покупателю НДС [11,п8]. Оформление счёта-фактуры с нарушением требований расценивается как отсутствие НДС, оплаченного поставщику. Предприятия обязательно должны вести журналы учёта  счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам для учёта НДС.

Сумма НДС включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя по дебету счёта 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым ценностям» и кредиту счёта 60 «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками».

Например, был выставлен на оплату счёт за товар от компании ЗАО «Инвикон» на сумму 624-45 руб., в т.ч. НДС 104-07 руб.

В связи с тем, что в 2004 г. НДС не выделялся в связи с переходом на ЕНВД, то была сделана запись по приходу товаров:

Дт 41/2 Кт 60 624,45 стоимость товара с учетом НДС.

До 2003 г. предприятие являлось плательщиком НДС, поэтому он отражался отдельно. В этом случае была запись:

Дт 41/2 Кт 60 520,38 сумма без НДС;

Дт 19/6 Кт 60 104,07 НДС.

Если поставщики оказывают услуги (коммунальные, связи, другие), то расчет с поставщиками осуществляется с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Составляется запись:

Дт 44/0.4, 44/0.9, 97, другие Кт 76.

Если услуги предоставляются для производственно отдела, изготавливающего лекарственные средства, то проводки отражают в виде:

Дт 20/0.4, 20/0.9, другие Кт 76.

В соответствии с Планом счетов учет расчетов с поставщиками должен вестись на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а не на счете 76 в приложении М).

Счёт-фактура, включающая НДС, является основанием для зачёта НДС, если соблюдаются условия:

- материальные ценности (работы, услуги) получены от поставщиков и подрядчиков;

- материальные ценности (работы, услуги) приобретены для производственных целей;

- счёт-фактура должен быть оплачен;

- НДС выделен отдельной строкой.

Если все условия для зачета соблюдены, то он оформляется записью:

Дт 68/7 Кт 19/6 зачтена сумма НДС.

После поставки товаров, оказания услуг и выполненных работ, они подлежат оплате с соблюдением порядка и формы расчетов, предусмотренные договором.

В настоящее время организации сами выбирают себе форму расчетов. Если соглашением сторон порядок и форма расчетов не определены, то расчеты производятся платежными поручениями.

При расчетах может применяться наличная и безналичная формы расчетов. ОГУП «Аптека №150» применяет обе формы.

Наличная форма расчетов применяется в исключительных случаях. В 2004 г. такая форма применялась только с двумя организациями: ЗАО «Шрея Корпорейшнл», за спирт этиловый 95%, ООО «Биомед» - за перевязочные средства.

При выплате поставщику за приобретенные товары наличных денежных средств, оформляется расходный кассовый ордер. Обязательно должно быть наличие доверенности от поставщика на получение денежных средств.

При оплате счетов-фактур поставщика за наличный расчет производят запись: Дт 60 Кт 50.

С остальными организациями расчеты осуществляются в безналичной форме. Без согласия предприятия в безналичном порядке оплачиваются счета за отпущенную воду, вывоз мусора, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов. Данными поставщиками являются Водоканал, Спецавтохозяйство.

Погашение задолженности перед поставщиками и подрядчиками отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счетов учета денежных средств (счета 50,51).

Например, была погашена задолженность за товар компании ООО «Ладда» в сумме 3707-78 руб. Была сделана бухгалтерская запись:

Дт 60 Кт 51 3707-78 руб.

ОГУП «Аптека №150» является клиентами одного банка: Ульяновское ОСБ № 8588 г. Ульяновск и имеет один расчётный счёт, с которого производится оплата. По счёту 51 отражаются расчёты через Ульяновское ОСБ № 8588 г. Ульяновск.

 

Помимо указанных расчётов на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» отражают выданные авансы под поставку товарно-материальных ценностей, выполнение предстоящих работ.

Выданные авансы учитывают по дебету счёта 60 субсчёт «Расчёты по авансам выданным» с кредита счетов учёта денежных средств (51,52 и другие). В дальнейшем суммы выданных авансов, зачтённые поставщиком при оплате за товар, подлежат отражению в виде записи:

Дт 60/1 Кт 60/2.

ОГУП «Аптека №150» производит авансы под поставку товара, но отдельно эти суммы не выделяются, как аванс, а проходят как обыкновенная оплата. Счёт 60 в ОГУП «Аптека №150» не имеет субсчетов.

Авансы, перечисленные в счет будущих поставок товаров должны учитываться обособленно от сумм, уплаченных при исполнении обязательств по счетам. Авансы не должны «тонуть» в общей сумме кредиторской задолженности, которая должна показывать реальную сумму обязательств перед поставщиком, сумма должна быть развернутой.

Иногда бывают ситуации, когда поступают материалы, по которым счета-фактуры поставщиков не предъявлены к оплате, такие поставки называются неотфактурованными. Материалы приходуются, выписывается приёмный акт, который поступает в бухгалтерию.

При наличии неотфактурованных поставок в бухгалтерском учёте производится отражение стоимости материалов в условных ценах. Есть также грузовые документы, договор, в учёте не отражается только счёт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Оплате в отчётном месяце неотфактурованные поставки не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платёжные документы (которые отсутствуют), по мере поступления платёжных документов на эту поставку, они акцептуются предприятием, оплачиваются банком.

Поступившие документы  регистрируются, старая запись, которая была сделана по учётным ценам, сторнируется, составляется новая проводка.

При обнаружении недостач или порчи по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметических ошибок, счёт 60 кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счётом 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» субсчёт «Расчёты по претензиям». Такая запись делается на недостачу товаров, если деньги поставщику уже перечислены. Эта запись делается также, если деньги поставщику ещё не перечислены, но условиями договора отказ от оплаты недостающих (испорченных) товаров не предусмотрен.

Например, была обнаружена недостача при приёмке товара от ЗАО «Шрея Корпорейшенал» на сумму 48-62 руб. В этом   случае делаем бухгалтерскую проводку:

Дт 76/2 Кт 60  48-62 руб.

В случае, когда виновником недостачи (порчи) товаров, выявленной при приёмке, является транспортная организация, указанная запись обязательна. 

Если виновником недостач или порчи является поставщик и условиями договора поставки предусмотрен отказ от оплаты недостающих (испорченных) товаров, а деньги за товары поставщику ещё не перечислены, то покупатель при оплате товаров уменьшает сумму платежа на стоимость этих товаров. Запись в данном случае не делается.

Другими причинами недостач могут быть естественная убыль товаров при их перевозке, нормируемые потери от боя товаров в стеклянной посуде, хищения в пути и т.д.

В этом случае делается бухгалтерская запись:

Дт 41/2  Кт 60 на сумму фактически полученного товара;

Дт 76/2  Кт 60 на сумму претензии, предъявленной поставщику;

Дт 19/3   Кт  60 на сумму НДС по фактически полученному товару;

Дт 91/2   Кт 60 на сумму естественной убыли (в пределах норм).

В ОГУП «Аптека №150» недостающий, бракованный и иной товар, не соответствующий нормам (истёк срок годности, бой и т.д.), не всегда оформляют претензией. В некоторых случаях он оформляется как возврат товара, и фирма - поставщик проводится в отчётах как покупатель. Оформляется возврат как счёт-фактура. В данном случае уменьшается оплата товара поставщику на сумму, указанную в счёте на возврат.

Например, был оформлен возврат товара фирме ЗАО «Инвикон» на сумму 197-65 руб. В этом случае была сделана запись:

Дт 62/2  Кт 90/1.1 197-65 руб.

Дт 60  Кт 62/2   197-65 руб.

Учёт расчётов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг производится на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Счёт является активно-пассивным. Сальдо кредитовое свидетельствует о сумме задолженности предприятия поставщикам по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам. Сальдо дебетовое показывает сумму задолженности поставщиков перед организацией за полученные авансы, предоплату под поставку товаров. Оборот по дебету - суммы оплат, списаний и зачётов за отчётный месяц; оборот по кредиту – суммы за полученный товар, услуги.

При журнально-ордерной форме учёт расчётов осуществляется в журнале-ордере № 6. В данном журнале-ордере синтетический учёт расчётов с поставщиками сочетается с аналитическим учётом. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчётов с поставщиками на начало месяца из такого же реестра за предыдущий  месяц.

Аналитический учёт расчётов с поставщиками при расчётах и порядке плановых платежей ведут в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6. В дебетовой ведомости отражается оплата товаров, а в журнале-ордере – оприходования товаров.

Так как в ОГУП «Аптека №150» автоматизированная форма учёта (программа «ИНФИН Управление»), то форма журнала-ордера немного отличается от положенной формы в приложении Н).

Аналитический учёт по счёту 60 ведётся по каждому предъявленному счёту, расчеты в порядке плановых платежей отражаются по каждому поставщику. Построение аналитического учёта должно обеспечивать получение данных о задолженности поставщику: по расчётным документам, срок оплаты которых не наступил; по неоплаченным в срок расчётным документам; по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; по краткосрочным векселям; по полученному коммерческому кредиту и другие (приложение П).

Таблица 2-Корреспонденция счетов по типовым операциям

Краткое содержание операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Поступили материалы от поставщика	10	60
Поступила тара многоразового использования от поставщика	41/3	60
Поступили товары от поставщика	41/2; 41/4	60
Приобретены услуги от поставщика	20; 44	60
Приобретены основные средства от поставщика	08/4	60
Предъявлена претензия поставщику	76/2	60
Оплачены счета поставщика по кассе	60	50
Оплачены счета поставщика через банк	60	51; 51/1
Возврат товара поставщику	60	62/2
Оплачены счета поставщика через подотчетное лицо	60	71/1
Списание кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности	60	91/1
Списание дебиторской задолженности по истекшим срокам исковой давности	91/2	60

                                                                        

В ОГУП «Аптека №150» осуществляется автоматизированный учёт, где составляются машинограммы - журнал-ордер, оборотная ведомость, по итоговым данным которых делаются записи в Главную книгу.