Значение внутрифирменной системы информации 4

Содержание

I. Специальная часть.

Введение                                        3

 

Глава 1. Основная часть

1.1. Содержание и требования, предъявляемые к информации 3

Значение внутрифирменной системы информации            4

Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации                                      6

Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации                                      7

Система ведения записей                               8

Формы как носители информации                   8

Глава 2. Информационные базы данных

Реляционные базы данных                               10

Реляционная модель: одни таблицы               11

Независимость                                 12

Язык высокого уровня                          14

Реляционные операции: проектирование, выбор,

Объединение.                                              14

Альтернативный способ просмотра данных        15

Нули                                          16

Безопасность                                  17

Целостность                                   17

Проектирование баз данных                       18

Подход к проектированию базы данных           19

Несколько слов о структуре базы данных.       21

I) Что такое «хорошая структура»

II) Плохая структура базы данных

Нормализация.                              22

Первая нормальная форма.                      23

Вторая нормальная форма                       23

Третья нормальная форма                       24

Четвертая и пятая нормальные формы            24

Глава 3. Общее описание базы данных

3.1. Задачи, выполняемые приложением «Бухгалтерия».  26

3.2. Технические требования, предъявляемые к базе данных. 27

Выбор системы проектирования и реализации.      27

Проектирование структуры данных.                29

Описание структуры данных проекта.            31

Техническая реализация проекта.                 39

3.5.1. Общее описание работы с приложением.                39

Формы отчетности (счетов, актов, счетов-фактур, накладных).                                        41

Сервисные функции.                            42

Описание структуры программы.                 42

Заключение. Оценка качества программного обеспечения. 95

Метрики Боэма, Брауна и Лайпоу.                96

Метрики программного обеспечения Джилба.       97

Оценка сложности Маккейба.                          98

Понимеемость.                                  99

Выводы.                                        99

Список литературы к специальной части.          101

Приложения.                                         103

II. Организационно-экономическая часть.                  122

III. Охрана труда и экология.                            128

IV. Гражданская оборона                             137

 

V. Эргономика                                       144

 

Введение.

 

Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации документооборота для малого коммерческого предприятия работающего в сфере информационных услуг. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена малого предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность малых предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

 

Основная часть.

1.1 Содержание и требования, предъявляемые к информации.

 

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных подразделений по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

— по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

— по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;

— по точности и достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

 

 

Система ведения записей.

 

На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации разрабатываются системы введения записей. К важнейшим видам записей относятся:

— данные учета и финансовой отчетности, финансовая документация;

— расчеты заработной платы рабочих и служащих;

— тексты контрактов и сопроводительная документация;

— тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;

— данные для разработки планов и показатели самих планов.

 

Обычно записи первичных данных делят на две группы:

1.Статистические (финансовые) отчетные показатели, а также, текстовая информация — доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах развития;

2.Составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления предприятием в целом и по отдельным подразделениям.

 

 

Информационные базы данных.

 

Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия в целом, а также, фактологический материал относительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденции развития предприятия. Обычно, при формировании базы данных, решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также, обоснованная увязка данных, их взаимная согласованность, возможность проведения сравнений и сопоставления оценок, хранимых в банке данных. Данный вопрос имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований менеджеров, бухгалтеров — основных пользователей базой данных.

Во многих организациях и предприятиях созданы базы данных, в которых хранится информация о состоянии финансового положения предприятия, о состоянии товарооборота на складе, о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство отчетов, что позволяет следить за балансом предприятия, перемещением финансовых средств, делать прогнозы о будущем развитии.

Пользование банками данных, введенных в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы предполагает использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

В последние годы устройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широко использоваться руководителями всех уровней, которые на выведенном на экран документе делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

Всей внутрифирменной системой информации управляет, как правило, специализированный аппарат управления. В общем случае он включает в себя:

1. Вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;

2. Центральную службу информации;

3. Информационную систему в производственных подразделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации, обработки входящей и выходящей документации, хранения и выдачи информационных материалов, вычислительной техники.

В случае малого предприятия данный аппарат управления, как правило, состоит из двух отделов:

1. Отдел автоматизации (отдел программирования);

2. Технический отдел (отдел сетевых разработок).

Могут создаваться, также, и центры хранения записей, где информация хранится на оптических носителях и может быть в кратчайший срок выдана по запросу через локальную вычислительную сеть.

Внедрение ЭВМ в информационно - управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, обработчиков информации.

 

Реляционные базы данных

Все системы управления базами данных предназначены для хранения и обработки информации. Реляционный подход к управлению базами данных основан на математической модели, использующей методы реляционной алгебры и реляционного исчисления. Тем не менее большинство действительно необходимых определений из области управления базами данных скорее относятся к практической, чем к теоретической стороне этого вопроса.

С. Дейт дает следующее неформальное определение системе управления реляционными базами данных (СУБД).

· Вся информация в базе данных представлена в виде таблиц. 

· Она поддерживает три реляционных оператора—выбора, проектирования и объединения, с помощью которых вы получаете необходимые вам данные (и можете выполнять эти операции, не требуя от системы физической записи получаемых с их помощью данных в каком-то определенном виде).

Др. И.Ф. Кодд, автор реляционной модели, разработал целый список критериев, которым должна удовлетворять реляционная модель. Описание этого списка, часто называемого «правилами Кодда», требует введения сложной терминологии и теоретических выкладок, что выходит за рамки данного дипломного проекта. Тем не менее, опишем состоящий из 12 правил тест Кодда для реляционных систем, и будем использовать его совместно с общим определением Дейта.

Чтобы считаться реляционной, система управления базами данных должна:

· представлять всю информацию в виде таблиц,

· поддерживать логическую структуру данных, независимо от их физического представления,

· использовать язык высокого уровня для структурирования, выполнения запросов и изменения информации в базах данных (теоретически это может быть любой язык баз данных, практически для этого используется язык SQL),

· поддерживать основные реляционные операции (выбор, проектирование и объединение), а также теоретико-множественные операции, такие как объединение, пересечение и дополнение,

· поддерживать виртуальные таблицы, обеспечивая пользователям альтернативный способ просмотра данных в таблицах,

· различать в таблицах неизвестные значения (nulls), нулевые значения и пропуски в данных,

· обеспечивать механизмы для поддержки целостности, авторизации, транзакций и восстановления данных.

Далее проведем аналитический обзор этих пунктов, ко многим из них будем обращаться в дальнейшем.

 

Независимость

 

Независимость данных — критический аспект при управлении любой системой баз данных. Она позволяет изменять приложения, не изменяя для этого структуру базы данных, и изменять конструкцию базы данных, не оказывая при этом влияния на работу приложений. Система управления базами данных не должна вынуждать выносить окончательные решения о том, какие данные должны сохраняться, как получать к ним доступ и что будет нужно пользователям. Система не должна становиться бесполезной при изменении потребностей. 

Реляционная модель обеспечивает независимость данных на двух уровнях — физическом и логическом. Физическая независимость данных (physical data independents) означает с точки зрения пользователя, что представление данных абсолютно не зависит от способа их физического хранения. Как следствие этого, физическое перемещение данных никоим образом не может повлиять на логическую структуру базы данных и ваше восприятие данных. Такие изменения обычно становятся просто необходимыми, особенно в больших многопользовательских системах. Например, при недостатке места для хранения информации может потребоваться установка дополнительных физических носителей. Когда устройство выходит из строя,—увы, его приходится быстро заменять. Иногда может потребоваться увеличить производительность системы или упростить ее использование, изменив для этого методы доступа к физическим данным. (Эти методы связаны с созданием стратегии доступа (access strategies) и применением индексов (index).)

Другой тип независимости, обеспечиваемый реляционными системами—логическая независимость (logical independents) означает, что изменение взаимосвязей между таблицами, столбцами и строками не влияет на правильное функционирование программных приложений и текущих запросов. Можно разбивать таблицы по строкам или столбцам, а приложения и запросы все равно будут выполняться, как и раньше. Несмотря на изменение логической структуры базы данных, всегда можно воспользоваться старыми запросами. Требование логической и физической независимости данных составляет основу двух других правил Кодда.

 

Язык высокого уровня

 

Определение реляционной системы, так же, как и правила Кодда, требует, чтобы весь диалог с базой данных велся на едином языке — иногда его называют общим подъязыком данных (comprehensive data sublanguage). В мире коммерческих систем управления базами данных такой язык получил название SQL. SQL используется для манипуляций с данными (data manipulation) выборки и модификации, определения данных (data definition) и администрирования данных (data administration). Любая операция по выборке, модификации, определению или администрированию выполняется с помощью оператора (statement) или команды (command) SQL.

Имеется две разновидности операций по манипуляции с данными — выборка данных (data retrieval) и модификация данных (data modification). Выборка — это поиск необходимых вам данных, а модификация означает добавление, удаление или изменение данных. Операции по выборке (чаше называемые запросами (query)) осуществляют поиск в базе данных, наиболее эффективно извлекают затребованную вами информацию и отображают ее. Другие команды SQL предназначены для создания и удаления таблиц, индексов и других объектов.

Последняя категория операторов SQL—операторы администрирования, или команды управления данными (data control). Они позволяют вам координировать совместное использование базы данных и поддерживать ее в наиболее эффективном состоянии.

Одним из наиболее важных аспектов администрирования многопользовательских систем управления базами данных является управление доступом к данным.

 

Реляционные операции

 

В определении системы управления реляционными базами данных упоминаются три операции по выборке данных — проектирование, выбор (иногда называемый ограничением (restrictions)) и объединение, которые позволяют строго указать системе, какие данные вы хотите увидеть. Операция проектирования выбирает столбцы, операция выбора — строки, а операция объединения собирает вместе данные из связанных таблиц.

Логическая и физическая независимость, о которой мы упоминали выше, означает, что вам не нужно беспокоиться о физическом расположении данных и о том, как их искать — это проблемы исключительно систем управления базами данных.

Проектирование. Операция проектирования позволяет указать системе, какие

столбцы таблицы должны просматриваться. С концептуальной точки зрения: операция проектирования определяет подмножество столбцов в таблице. Обратите внимание, что результаты выполнения проектирования (как и любой другой реляционной операции) также отображаются в форме таблицы. Результирующие таблицы иногда называют производными таблицами (derived tables), чтобы отличать их от базовых таблиц (base tables), содержащих исходные строки данных.

Выбор. Операция выбора позволяет вам получать из таблицы подмножества ее строк. Чтобы указать, какие строки нужны, соответствующие условия нужно разместить в предложении WHERE. В предложении WHERE оператора SELECT определяется критерий, которому должны соответствовать выбираемые строки. Можно комбинировать в запросе операции проектирования и выбора, чтобы получить требуемую информацию.

Объединение. Операция объединения может работать одновременно с одной или несколькими таблицами, соединяя данные таким образом, что можно легко сопоставить или выделить определенную информацию в базе данных. Операция объединения обеспечивает SQL и реляционную модель необходимой мощностью и гибкостью. Можно выявить любую взаимосвязь, существующую между элементами данных, а не только связи, введенные при конструировании базы. Когда «объединяются» две таблицы, на период действия запроса они как бы становятся единой таблицей. Операция объединения соединяет данные, сравнивая значения в заданных столбцах и отражая результаты. 

Нули

 

В реальном мире управления информацией данные часто являются неизвестными или неполными: клиент не предоставил данных о физическом адресе организации, счет может быть оформлен, но дата его оплаты еще может быть неизвестна. Такие пропуски информации создают «дыры» в таблицах.

Проблема, конечно, состоит не в простой неприглядности подобных дыр. Опасность состоит в том, что из-за них база может стать противоречивой. Чтобы сохранить целостность данных в реляционной модели, так же, как и в правилах Кодда, для обработки пропущенной информации используется понятие нуля. «Нуль» не означает пустое поле или обычный математический нуль. Он отображает тот факт, что значение неизвестно, недоступно или неприменимо. Существенно, что использование нулей инициирует переход с двухзначной логики (да/нет или что-то/ничего) на трехзначную (да/нет/может быть или что-то ничего не уверен).

С точки зрения другого эксперта по реляционным системам, Дейта, нули не являются полноценным решением проблемы пропусков информации. Тем не менее, они являются составной частью большинства официальных стандартов SQL и de facto промышленных стандартов.

Безопасность

 

Понятие безопасности связано с необходимостью управления доступом к информации. Определенные команды позволяют некоторым привилегированным пользователям устанавливать права других пользователей на просмотр и модификацию информации в базе данных. В большинстве реализаций реляционных баз данных правами на доступ и модификацию данных (permission) можно управлять на уровне таблиц и столбцов. Эти права устанавливают владельцы (owner) баз данных или объектов баз данных. Некоторые системы разрешают передавать права владения от создателя базы другому пользователю.

В многопользовательских системах обычно имеется пользователь с правами даже более высокими, чем у владельца базы данных—системный администратор (system administrator), или администратор базы данных (database administrator). Этот пользователь обычно обладает широкими правами на наделение полномочий, а также выполняет целый ряд других задач, связанных с поддержкой и администрированием базы данных.

В качестве дополнительного механизма обеспечения безопасности могут выступать и виртуальные таблицы. Пользователи могут разрешать доступ только к определенному подмножеству своих данных, включенному в виртуальную таблицу.

Целостность

 

Целостность (integrity) - очень сложный и серьезный вопрос при управлении реляционными базами данных. Несогласованность между данными может возникать по целому ряду причин. Несогласованность или противоречивость данных может возникать вследствие сбоя системы—проблемы с аппаратным обеспечением, ошибки в программном обеспечении или логические ошибки в приложениях. Реляционные системы управления базами данных защищают данные от такого типа несогласованности, гарантируя, что команда либо будет исполнена до конца, либо будет полностью отменена. Этот процесс обычно называют управлением транзакциями (transaction management).

Другой тип целостности, называемый объектной целостностью (entity integrity), связан с корректным проектированием базы данных. Объектная целостность требует, чтобы ни один первичный ключ не имел нулевого значения. Третий тип целостности, называемый ссылочной целостностью (referential integrity), означает непротиворечивость между частями информации, повторяющимися в разных таблицах. Например, если вы изменяете неправильно введенный номер расчетного счета покупателя в одной таблице, другие таблицы, содержащие эту же информацию, продолжают ссылаться на старый номер, поэтому вы должны обновить и эти таблицы. Чрезвычайно важно, чтобы при изменении информации в одном месте, она соответственно изменялась и во всех других местах. Правила Кодда гласят, что системы управления реляционными базами данных должны обеспечивать не только объектную и ссылочную целостность, но и позволять «вводить дополнительные ограничения на целостность, отражающие специальные требования». Кроме того, по определению Кодда, ограничения на целостность должны:

· определяться на языке высокого уровня, используемом системой для всех других целей;

· храниться в словаре данных, а не в программных приложениях. 

Первоначально только несколько реализаций реляционных баз данных удовлетворяли критериям Кодда на целостность, но ситуация постепенно изменялась. Стандарт 1992 года (часто называемый «SQL92») поддерживает ограничения, обеспечивающие ссылочную целостность и позволяющие задавать бизнес правила. Эти возможности в том или ином виде реализованы в большинстве систем.

Проектирование баз данных

 

Процесс, в ходе которого решается, какой вид будет у вновь создаваемой базы данных, называется проектированием базы данных (database design). Работа по проектированию базы данных включает выбор:

· таблиц, которые будут входить в базу данных,

· столбцов, принадлежащих каждой таблице,

· взаимосвязей между таблицами и столбцами.

 

Конструирование базы данных связано с построением ее логической структуры. В реляционной модели логическая структура базы абсолютно не зависит от ее физической структуры и способа хранения. Логическая структура также не определяется тем, что видит у себя на экране конечный пользователь (это могут быть виртуальные таблицы, созданные разработчиком или прикладными программами).

Конструирование баз данных на основе реляционной модели имеет ряд важных преимуществ перед другими моделями.

· Независимость логической структуры от физического и пользовательского представления.

· Гибкость структуры базы данных—конструктивные решения не ограничивают возможности выполнять в будущем самые разнообразные запросы.

Так как реляционная модель не требует описания всех возможных связей между данными, можно впоследствии задавать запросы о любых логических взаимосвязях, содержащихся в базе, а не только о тех, которые планировались первоначально.

С другой стороны, реляционные системы не имеют никаких встроенных защитных механизмов против некорректных структурных решений и не умеют различать хорошую структуру базы данных от посредственной. К тому же не существует автоматизированных средств, которые могли бы заменить вас в процессе принятия структурных решений.

Нормализация.

 

Вообще говоря, нормализация — это набор стандартов проектирования данных, называемых нормальным и формами (normal forms). Общепринятыми считаются пять нормальных форм, хотя их было предложено значительно больше. Создание таблиц в соответствии с этими стандартами называется нормализацией. Нормальные формы изменяются в порядке от первой до пятой. Каждая последующая форма удовлетворяет требования предыдущей. Если следовать первому правилу нормализации, то данные будут представлены в первой нормальной форме. Если данные удовлетворяют третьему правилу нормализации, они будут находиться в третьей нормальной форме (а также в первой и второй формах).

Выполнение правил нормализации обычно приводит к разделению таблиц на две или больше таблиц с меньшим числом столбцов, выделению отношений первичный ключ—внешний ключ в меньшие таблицы, которые снова могут быть соединены с помощью операции объединения.

Одним из основных результатов разделения таблиц в соответствии с правилами нормализации является уменьшение избыточности данных в таблицах. При этом в базе возможно возникновение одинаковых столбцов первичных и внешних ключей. Такое преднамеренное дублирование — это не то же самое, что избыточность. На самом деле поддержка непротиворечивости между первичными и внешними ключами связана с понятием целостности данных.

Правила нормализации, подобно принципам объектного моделирования, развивались в рамках теории баз данных. Большинство разработчиков баз данных признают, что представление данных в третьей и четвертой нормальных формах полностью удовлетворяет все их потребности.

 

Первая нормальная форма.

 

Первая нормальная форма требует, чтобы на любом пересечении строки и столбца находилось единственное значение, которое должно быть атомарным. Кроме того, в таблице, удовлетворяющей первой нормальной форме, не должно быть повторяющихся групп.

В ряде случаев объектное моделирование приводит к тем же результатам, так как в этом случае мы имеем отношение один-ко-многим (одна накладная - много позиций).

 

Вторая нормальная форма

 

Второе правило нормализации требует, чтобы любой не ключевой столбец зависел от всего первичного ключа. Следовательно, таблица не должна содержать не ключевых столбцов, зависящих только от части составного первичного ключа. Представление таблицы во второй нормальной форме требует, чтобы все столбцы, не являющиеся первичными ключами (столбцы, описывающие объект, но однозначно не идентифицирующие его), зависели от всего первичного ключа, а не от его отдельных компонентов.

Суммируя вышесказанное, вторая нормальная форма требует, чтобы ни один не ключевой столбец не зависел только от части первичного ключа. Это правило относится к случаю, когда первичный ключ образован из нескольких столбцов, и неприменимо, когда первичный ключ образован только из одного столбца.

Третья нормальная форма

 

Третья нормальная форма повышает требования второй нормальной формы: она не ограничивается составными первичными ключами. Третья нормальная форма требует, чтобы ни один не ключевой столбец не зависел от другого не ключевого столбца. Любой не ключевой столбец должен зависеть только от столбца первичного ключа.

Рассматривая структуру этих таблиц, вы увидите, что они удовлетворяют как второй, так и третьей нормальной форме. Они удовлетворяют второй нормальной форме, так как все не ключевые столбцы зависят от всего первичного ключа, и третьей нормальной форме, так как все не ключевые столбцы не зависят друг от друга. Другими словами, любой не ключевой столбец зависит от ключа, всего ключа и ничего, кроме ключа.

 

Общее описание базы данных

3.1. Задачи, выполняемые приложением «Бухгалтерия»

 

База данных «Бухгалтерия» предназначена для автоматизации работы бухгалтерии (выписка документации, финансовые расчеты). В техническое задание на реализацию базы данных входили следующие задачи:

1. Оформление, учет и выписка первичной бухгалтерской документации (счетов) по основному профилю работы организации (системы КонсультантПлюс)

2. Оформление, учет и выписка вторичной отчетной документации (акты приемки-сдачи, накладные, счета-фактуры, акты на информационно-программного сопровождение, счета-фактуры на информационно-программного сопровождение), фиксирование информации о приходе денежных средств по счетам, формирование первичного авансового отчета по основному профилю работы организации (системы КонсультантПлюс)

3. Оформление, учет и выписка первичной бухгалтерской документации (счетов) по дополнительным заказам (программное и аппаратное обеспечение, информационные услуги)

4. Оформление, учет и выписка вторичной отчетной документации (акты на установку, накладные, счета-фактуры, акты на информационные услуги), фиксирование информации о приходе денежных средств по счетам, формирование первичного финансового отчета по дополнительным заказам организации (программное и аппаратное обеспечение, информационные услуги)

5. Оформление счетов-фактур на сопровождение по авансовым остаткам с 1996 года

6. Ввод прейскурантов на сопровождение и на системы.

7. Ввод и изменение адресных и банковских реквизитов организаций.

3.2. Технические требования, предъявляемые к базе данных.

При проектировании системы автоматизации принимались во внимание следующие требования:

- система должна нормально функционировать на стандартных персональных компьютерах клона IBM с процессором Intel Pentium - 100 (минимальные требования), подсоединенных к локальной офисной вычислительной сети в режиме невыделенных серверов;

- система не должна иметь привязки к аппаратной части для возможности переноса ее на новую платформу из-за неизбежного морального старения компьютерной техники;

- архитектура системы должна быть выбрана таким образом, чтобы минимизировать вероятность нарушения штатного режима работы системы (выход системы из строя, разрушение информационной базы данных, потери или искажение информации) при случайных или сознательных некорректных действиях пользователей;

- система должна обеспечивать защиту информационной базы данных от несанкционированного доступа;

- основная программная оболочка системы должна устанавливаться на рабочие места директора и бухгалтера с любого компьютера, подсоединенного к локальной офисной вычислительной сети;

- основная программная оболочка должна иметь интуитивно ясный дружественный интерфейс и не должна требовать от пользователей специальной подготовки, не связанной с их профессиональными обязанностями;

- система должна иметь возможность наращивания в программной части.

- система должна функционировать под управлением операционных систем Windows 95 и Windows NT.

 

Сервисные функции.

Для обеспечения функциональной универсальности базы данных реализован ряд функций общего назначения. Данные функции применяются в ряде форм и отчетов, и выполняю как сервисные функции, так и функции обработки данных. Например, функция «Number» применяется практически во всех формах отчетности для перевода суммы из числового выражения в буквенное. Функции сохранены в модулях базы данных и вызываются динамически по запросу из процедур обработки событий. В листинге 4.1 приведены исходные тексты всех модулей используемых в базе данных.

Форма «ОсновнаяОформлениеСчетов».

 

а) Поля.

1) «Образец»

Назначение: для ввода текстовой и цифровой информации использующейся для поиска по названию организации в процедуре обработки события кнопки «Кнопка165»(Найти).

Вводимое значение: текстовое или цифровое.

2) «Долг»

Назначение: свободное поле для отображения неучтенной задолженности для текущей организации.

Заполнение: в процедуре обработки события по событию «Текущая запись» для данной формы.

Примечание: при очистке данного поля снимается задолженность с данной организации и очищаются соответствующее связанные поля в таблице «КредитАванс». Это осуществляется по событию «После обновления» в процедуре обработки события (листинг 3.1).

3) «Код» (поле со списком)