Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации 6

Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации                                      7

Система ведения записей                               8

Формы как носители информации                   8

Глава 2. Информационные базы данных

Реляционные базы данных                               10

Реляционная модель: одни таблицы               11

Независимость                                 12

Язык высокого уровня                          14

Реляционные операции: проектирование, выбор,

Объединение.                                              14

Альтернативный способ просмотра данных        15

Нули                                          16

Безопасность                                  17

Целостность                                   17

Проектирование баз данных                       18

Подход к проектированию базы данных           19

Несколько слов о структуре базы данных.       21

I) Что такое «хорошая структура»

II) Плохая структура базы данных

Нормализация.                              22

Первая нормальная форма.                      23

Вторая нормальная форма                       23

Третья нормальная форма                       24

Четвертая и пятая нормальные формы            24

Глава 3. Общее описание базы данных

3.1. Задачи, выполняемые приложением «Бухгалтерия».  26

3.2. Технические требования, предъявляемые к базе данных. 27

Выбор системы проектирования и реализации.      27

Проектирование структуры данных.                29

Описание структуры данных проекта.            31

Техническая реализация проекта.                 39

3.5.1. Общее описание работы с приложением.                39

Формы отчетности (счетов, актов, счетов-фактур, накладных).                                        41

Сервисные функции.                            42

Описание структуры программы.                 42

Заключение. Оценка качества программного обеспечения. 95

Метрики Боэма, Брауна и Лайпоу.                96

Метрики программного обеспечения Джилба.       97

Оценка сложности Маккейба.                          98

Понимеемость.                                  99

Выводы.                                        99

Список литературы к специальной части.          101

Приложения.                                         103

II. Организационно-экономическая часть.                  122

III. Охрана труда и экология.                            128

IV. Гражданская оборона                             137

 

V. Эргономика                                       144

 

Введение.

 

Целью данного дипломного проекта является разработка системы автоматизации документооборота для малого коммерческого предприятия работающего в сфере информационных услуг. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена малого предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность малых предприятий в компьютерных программах, поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

 

Основная часть.

1.1 Содержание и требования, предъявляемые к информации.

 

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных подразделений по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

— по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

— по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;

— по точности и достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.