Общая характеристика организации решения комплекса предметно-функциональных задач в АИС

 

Электронный документооборот занимает важное место в структуре управления оперативной деятельностью организации и ее поддержке.

Основные цели проектирования системы документооборота заключаются в том, чтобы:

обеспечить пользователей полными, своевременными и достоверными данными, необходимыми для исполнения служебных обязанностей, а именно оперативный поиск и предоставление соответствующих запросу пользователя документов;

обеспечить доступ к документальным данным за приемлемое время.

Важность автоматизации электронного документооборота велика, так как она позволит быстрее обмениваться документами, используя электронную цифровую подпись, а также не возникнет проблем с хранением документов путем создания электронного архива. Документы получат надежную защиту паролями на каждой машине. Пароли так же будут меняться через определенный срок.

Внедрение электронных систем требует обучения всего персонала организации, причем не только методам работы в СЭД, но и основам делопроизводства. Имеющийся опыт показывает, что многие трудности внедрения и сопротивление персонала возникают там, где люди не получили соответствующей подготовки [9].

Под документооборотом понимается комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. А электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [2].

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями организации, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (так как они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска: как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них действия.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов) и др.

Учитывая существующую тенденцию увеличения объема документооборота вопрос об автоматизации документооборота, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

Цели автоматизации документооборота заключаются в следующем:

объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту в Инспекции, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота инспекции, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1) подготовка и оформление документов,

- повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования.

2) организация документооборота и исполнения документов,

- исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации);

исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация);

повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

- своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом).

) организация контроля исполнения документов,

- объединение документационных потоков всех подразделений организации;

оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения).

4) организация хранения документов, поисковая система,

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.

Электронный документооборот должен будет охватывать все рабочие места налоговой инспекции.