Выбор и обоснование стратегии автоматизации

 

Разработка стратегии реализации любого крупного проекта предполагает наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий - этапов, на каждом из которых решается определенная задача. Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Основными задачами автоматизации документооборота являются [4]:

- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

автоматизация процесса прохождения документов внутри организации за его пределами;

формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

документационная поддержка бизнес-процессов;

планирование и управление ресурсами организации в рамках существующих бизнес-процессов;

автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений организации;

обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;

формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска: как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.

Инспекция, приняв на основе анализа эффективности деятельности решение о внедрении системы автоматизации документооборота, должна определиться со стратегией автоматизации, в рамках которой будут прописаны способы внедрения СЭД, выделена проектная команда и определен план процесса внедрения.

Подходы к автоматизации документооборота могут быть различными, в зависимости от выбранного направления можно рассматривать следующие варианты стратегии:

Хаотичная (кусочная) автоматизация.

Процесс внедрения предполагает установку отдельных модулей СЭД по мере возможности, определяется «оперативными» задачами и представляет собой автоматизацию не связанных между собой операций, выполняемых как одним, так и несколькими сотрудниками, что приводит к наличию неавтоматизированных участков документооборота. Принятие решения об автоматизации обычно не отражается в стратегических планах организации.

Автоматизация по участкам.

Представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений организации, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного или нескольких участков работ, а именно задач, решаемых одним или несколькими сотрудниками того отдела или иного отдела без привязки к существующим в организации бизнес-процессам. Этот способ характерен для следующих случаев: инвестиционные ресурсы организации недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходима разработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота.

Автоматизация по направлениям.

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения организации, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Автоматизация по направлениям включает в себя выбор для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов от начала до конца, при этом требуется проведение реинжиниринга бизнес-процессов и создание модели документооборота всей организации. Для повышения эффективности процесса автоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации. Планы должны пересматриваться после окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес-процесса и оценки полученных результатов.

Комплексная (полная) автоматизация.

Комплексная автоматизация документооборота предполагает распространение СЭД на все функции управления и все бизнес-процессы организации за счет системной интеграции при внедрении. Практическим результатом перехода к единой системе документооборота становится общий для всей организации стандарт на способы взаимодействия пользователей с системой (использование одних и тех же процедур обработки документов, требуемых для подготовки различных управленческих решений). Можно отметить следующие особенности комплексного подхода к автоматизации документооборота организации: повышенная экономическая эффективность этого подхода по сравнению с другими (по участкам и по направлениям); высокие требования к качеству управления процессом внедрения системы.

Выбор одной или комбинации из стратегий автоматизации документооборота определяется результатом анализа текущего и планируемого состояния организации на определенный период. При этом конкретизируется набор функций системы автоматизации документооборота, который будет содержать выбранное решение, для удовлетворения потребностей организации. Набор функций позволяет перейти к выбору способа приобретения СЭД [11].

Проанализировав все существующие стратегии автоматизации, была выбрана стратегия автоматизации по направлениям, так как в процессе разработки ЭД будут принимать участие все структурные подразделения налоговой инспекции.