Анализ существующих разработок для автоматизации документооборота

 

В настоящее время используется несколько видов классификаций информационных систем документооборота. Например, «существующие автоматизированные системы документооборота» (при этом некоторые из указанных систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями) можно классифицировать на следующие типы:

системы, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark и др.). Компании сфокусировали свою деятельность на реализации в своих системах таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что притом, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области [17].

- корпоративные системы (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные автоматизированные системы не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных систем занимаются компании Lotus (система Domino. Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др. [16].

системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech.

системы управления информацией (information management systems) - порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции. Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, а так-же Lotus (Domino/Notes, K-Station).

системы управления изображениями / образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.» [12].

В России в настоящее время используется небольшое количество отечественных информационных систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность [13]. Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского бизнеса. Основные информационные системы, использующиеся для автоматизации документооборота, представлены в таблице 1.

Обзор рынка программных средств данного класса систем позволил проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций, требуемых данной организации. Произведем сравнение нескольких самых крупных ИС документооборота рынка программных средств.

 

Таблица 1 - Сравнительные характеристики систем документооборота

Критерии сравнения	ЕВФРАТ - Документооборот	DocsVision	КАДО
Регистрация документов	+	+	+
Ведение регистрационной карточки	+	+	+
Ведение номенклатуры дел	+	+	+
Сканирование	+	+	+/-
Распознавание документов	+	+	+
Связанные документы	+	+	+
Прикрепленные файлы	+	+	+
Работа со словарями и справочниками	+	+	+
Сроки поручений	+	+	+

налоговый автоматизированный документооборот инспекция

Если приобретаемая система не содержит функций необходимых для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требования и специфики заказчика. В таблице обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальных этапах внедрения. По всем рассмотренным системам выявлено, что рынок достаточно полон различными системами документооборота и они отвечают всем требованиям ведения документооборота, но инспекции предпочтительна минимизация финансовых затрат и степень готовности сотрудников.

 

Список литературы

 

1. Акопянц А.Х. И снова о Lotus Notes / А.Х. Акопянц. - М.: Компьютерра, 2002. - №27.

.  Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту / В.Э. Баласанян. - Мир связи, 2002.

3. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления/ В.Э. Баласанян. - М.: Документация в информационном обществе, 2003. - 70 с.

.   Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева. - М.: Делопроизводство, 2003. - №2. - 14-18 с.

.   Грабер М. SQL: Справочное руководство. - М.: Лори, 2007. - 644 с.

6. Доронина Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации: К постановке проблемы / Л.А. Доронина, Б.В. Черников. - М.: Делопроизводство, 2002. - №1. - 33-39 с.

7. Информатика: Учебник для вузов (Гриф МО РФ) / гл. ред. В.А Острейковский. - М.: Высшая школа, 2001. - 511 с.

8. Информатика: Учебник для вузов / гл. ред. А.А. Козырев. - СПб.: издательство Михайлова В.А., 2002. - 511 с.

9. Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива / С.Л. Кузнецов. - М.: Секретарское дело, - 2001. - №3.

10. Ларин М.В. Управление документацией в организациях/ М.В. Ларин. - М.: Делопроизводство, 2002. - 191 с.

.   Максимович В.И. Принципы автоматизации делопроизводства / В.И. Максимович., Г.Ю. Берестова. - М.: Секретарское дело, 2003. - №4. - 24-26 с.

.   Пахчанян А.Ю. Обзор систем электронного документооборота / Директор информационной службы, 2001. - №2.

13. Рубен А. Эффективная работа с СУБД/ А. Рубен, А. Горев, С. Макшарипов. - СПб.: Питер, 2009. - 822 с.

.  Тихонов В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин. Отеч. архивы, 1999. - №2. - 20-26 с.

15. Чернов В.Н. О методе анализа автоматизированных информационных систем документооборота управления / В.Н. Чернов. - М.: Вестник архивиста, 2003. - №2. - 210-217 с.