Обеспечение информационными ресурсами. Методы распределения информации

 

Информационное обеспечение управления и планирования на каждом уровне должно включать адекватную на заданном отрезке времени информацию о внешней среде (макроуровень - правовая, технологическая, социальная и др., микроуровень - информация о рынках (сбыта, продаж, финансов, кадров), информацию о внутренней среде: производственно-экономическая: организационная структура, используемые технологии, оборудование, материалы, кадры и т.д., финансовая: система счетов и проводок в объеме полноценного управленческого учета и контроля.

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации. Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

·   автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

·   использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

·   интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

·   объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

·   использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено тем, что обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью пакетов прикладных программ. Составление и редактирование текста может производиться только человеком, взаимодействующим с устройством обработки текстовой информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

-  оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

-  жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

-  настраиваемую систему разработки отчетной документации;

-  переход на новые технологии и методы работы;

-  улучшение условий труда;

-  и гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь - это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

-  формирования целостной картины происходящего на предприятии;

-  слаженной работы всех подразделений;

-  улучшения качества обслуживания клиентов;

-  эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

Для организации эффективного механизма управления регионом на базе современных информационных технологий целесообразно по возможности проектировать (разрабатывать) информатизацию и автоматизацию системы управления сверху - вниз в отличие от сложившейся традиции начинать информатизацию отдельных ведомственно-ориентированных направлений, приводящей к порождению несогласованных по номенклатуре и структуре одних и тех же данных в разных информационных подсистемах.

Автоматизированная система (АС) управления регионом должна с одной стороны, взаимодействовать с автоматизированными системами управления районов, с АС предприятий и объединений. С другой стороны, она должна в перспективе стать составной частью интегрированной телекоммуникационной системы Российской Федерации.

Все указанные АС должны иметь возможность информационного обмена и согласования данных справочного характера с ведомственными информационно - аналитическими системами ведения регистров и кадастров: например, по регистрации юридических лиц, по выдаче лицензий на различные виды деятельности, по регистрации физических лиц, и т.п.

Разработку системы управления инновационным развитием (СУИР) региона целесообразно рассматривать как идейно целостный проект, в основу которого должна быть положена информационно - аналитическая поддержка контура многоуровневого управления, включающего этапы:

формирование генерального плана,

формирование процессов исполнения генерального плана,

учет и оценка состояния исполнения генерального плана,

координации управляющих воздействий, связанных как с коррекцией процессов реализации планов, так и с возможной коррекцией системы глобальных целей деятельности.

Разработка СУИР предполагает сочетание современных технологий построения информационных систем с развитой аналитической частью на базе моделей крупномасштабных многоресурсных систем, механизмов целевого планирования и комплексного (многокритериального) оценивания. Это обеспечит повышение качества управления и планирования как на оперативном, так и на стратегическом уровнях (управление не только функционированием, но и развитием).

При выборе и внедрении системы необходимо решить технические, административные и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта:

·   необходимо провести обследование и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы;

·   разработчик должен произвести настройку системы. При внедрении требуется этап тестирования, с целью выявления потенциальных ошибок;

·   внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях.

Российские разработки при достаточно низких ценах и удовлетворительной функциональности обладают ограниченными возможностями по консультированию заказчика и ориентированы на бухгалтерские службы, а не на менеджмент. Слабая проработка контрольных и управляющих функций является ахиллесовой пятой практически всех российских систем.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы. Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

·   быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;

·   надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала;

·   удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

·   возможность масштабирования и развития системы;

·   интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

·   возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

·   высокая надежность работы.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются надежность, масштабируемость, безопасность, поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент-сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач. В последние годы наблюдается устойчивая тенденция увеличения спроса на клиент-серверные приложения, которые обладают в области учета и управления большими возможностями, чем файл-серверные системы при обработке больших объемов данных, возможностью создания распределенных систем, а также достаточной интеграцией с другими системами.