Аудит учета операций по расчетам с подотчетными лицами.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.

Задачами аудита расчетов с подотчетными лицами:

подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Нормативные документы:

1. Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

2. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7.04.88 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

3. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации.

4. Инструкция Госналогслужбы России от 11.10.95 г. N 39 "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость

5. Письмо Минфина России от 6.10.92 г. N 94 "Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения" (в ред. письма Минфина России от 29.04.94 г. N 56, приказа Минфина России от 19.10.95 г. N 115).

6. Инструкция Госналогслужбы России от 29.06.95 г. N 35 "По применению Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц" (в ред. изменений и дополнений Госналогслужбы России N 1 от 1.09.95 г., N 2 от 2.04.96 г., N 3 от 11.07.96 г., N 4 от 27.03.97 г., N 5 от 8.12.97 г., N 6 от 26.02.98 г.).

7. Указ Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 (в ред. от 6.01.98 г.) "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".

8. Письмо Банка России от 29.09.97 г. N 525 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами", принятое в соответствии с Федеральным законом от 2.12.90 г. N 394-1 (ред. от 28.04.97 г.).

9. Письмо Минфина России "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен".

10. При проверке авансовых отчетов по оплате товаров (работ, услуг) следует руководствоваться Указаниями ЦБ РФ от 14.11.01 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического и аналитического учета и отчетности:

1. Первичные документы: Приказ об учетной политике, авансовые отчеты, журнал регистрации авансовых отчетов, приказы о направлении работников в командировку, список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы, сметы представительских расходов, приказы об утверждении смет представительских расходов, заявления на выдачу денег из кассы, документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц), журнал регистрации командировок.

2. Регистры синтетического и аналитического учета: Главная книга, журнал-ордер N 7, журнал-ордер N 1, кассовая книга, отчет о движении денежных средств (форма N 4).

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

При подготовке плана и программы аудита оценивается система внутреннего контроля экономического субъекта с точки зрения надежности, качества и степени доверия с использованием процедуры тестирования, осуществляемой на основании положений правила (стандарта) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита»(7).

План проверки:

1. Проверка списка подотчетных лиц, утвержденных приказом руководителя

2. Проверка аналитического учета командировочных расходов

3. Проверка правильности ведения документооборота по подотчетным суммам

4. Оценка правильности налогообложения подотчетных сумм

5. Правильность возмещения норм командировочных расходов                                                         

Основными этапами аудиторской проверки порядка выдачи и возврата подотчетных сумм являются следующие:

     1. Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному приказом руководителя предприятия и зафиксированному в учетной политике.

На данном этапе осуществляется также проверка случаев выдачи денежных средств лицам, не являющимися работниками организации при отсутствии заключенных с ними договоров. При выявлении таких случаев будет иметь место нарушение п. 16 Письма ЦБ РФ от 01.10.93 № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

   Далее аудитор проверяет получение под отчет денежных средств работниками, не отчитавшихся по ранее полученным авансам.

В указанных целях необходимо определить наличие дебиторской задолженности по подотчетным лицам на начало проверяемого периода в журнале-ордере № 7 и Главной книге. Наличие таковой означает нарушение п. 11 Письма ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ», выразившееся в выдаче новых авансов лицам, не отчитавшимся за суммы, полученные ранее под отчет. Кроме того, согласно п. 6 Письма ЦБ РФ от 30.09.94 г. № 113 «переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы».

2.Проверка оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам по командировочным расходам.

        Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденными соответствующими документами. Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах. Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц. На указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

Для проверки оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам по командировочным расходам необходимо осуществить следующие процедуры:

- проверить наличие подтверждений о производственном характере командировки;

- проверить, осуществлялась ли выдача денежных средств на командировочные расходы только работникам организации.;

- проверить правильность составления работником авансового отчета, проведения необходимых расчетов, формирования суммарных проводок по включению расходов и заполнения соответствующих граф лицевой стороны авансового отчета. При этом необходимо обратить внимание на наличие утверждающей подписи руководителя, без которой авансовый отчет становится недействительным, а отнесение затрат на расходы организации необоснованным;

проверить наличие вызова руководителя вышестоящей (в порядке подчиненности) организации в случае командировки работника проверяемой организации в вышестоящую организацию. При отсутствии такого вызова имеет место нарушение п. 3 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»;

проверить наличие в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке. При отсутствии таких отметок имеет место нарушение п. 6 Инструкции Минфина № 62;

проверить правильность возмещения командировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории России аудиторы могут воспользоваться данными таблицы.

3. Проверка авансовых отчетов по приобретению основных средств, материально-производственных запасов.

4.Проверка авансовых отчетов по оплате прочих расходов.

Для признания расходов представительскими необходимо наличие следующих документов:

сметы фактических расходов;

актов на каждое проведенное мероприятие;

первичных документов, подтверждающих приобретение и оплату ТМЦ, работ, услуг.

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:

Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм

Нарушения при оформлении командировочных расходов

Нарушения порядка налогообложения при оформлении                                                                     командировочных расходов

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

5. Нарушение порядка учета представительских расходов

6. Нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках проверки кассовых операций.