Класифікація листів. Реквізити листа та їх оформлювання. Печатка

Лист-це поширений вид документації,один із способів обміну інформацією.Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних,службових контактів між підприємствами,організаціями,установами.За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі,що потребують відповіді(листи-прохання,листи-звернення,листи-пропозиції,листи-запити,листи-вимоги.),й такі,що не потребують(листи-попередження,листи-нагадування,листи-підтвердження,листи-відмови,супровідні листи,гарантійні листи,листи-повідомлення,рекомендаційний лист.)За кількістю адресатів розрізняють звичайні,циркулярні й колективні листи. Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа такі:1 Державний герб.2 Емблема організації,установи чи підприємства.3 Зображення державних нагород.4 Код організації,установи чи підпр.5Повна назва установи,організації.6 Назва структурного підрозділу.7 Індекс підприємства зв*язку,поштова й телеграфна адреси,номер тел.факсу.8 Дата.9 Адресат.10 Службовий лист повинен мати заголовок до тексту.11 Текст листа склад. з двох частин:опис фактів або подій;висновки та пропозиції.12 Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка.Службові листи друкують на комп*ютері або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку.У листах,оформлених на двох та більше аркушах паперу,нумерацію сторінок починають з другої.Узвичаєннно відповідати на листи якомога швидше.Правила ввічливості вимагають відповідати на лист протягом 7-10 днів.Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту урочистої події,Лист-співчуття – протягом 10 днів після сумної події.

 

 

Службове листування. Супровідний лист.

Службові листи - це листи, звичайно прості за змістом та невеликі за обсягом. Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Супровідний лист- це службовий лист,що додається до основного документа та інформаційно супроводжує його.Зазвичай це невеликий за обсягом лист,що містить назви та перелік надісланих документів,їх детальне описання,зазначаючи кількість аркушів тощо.Заголовок до тексту супровідного листа слід починати словами «Про надіслання…»або «Про направлення..».Обов*язковим реквізитом до супровідного листа є відмітка про наявність додатків.

 

ЕТИКЕТ ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ

 Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

 І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім 'я та по батькові)! Шановний пане/пані... (ім 'я, ім 'я й прізвище)! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім 'я та по батькові)! Високошановний пане...! 

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

 Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре/

Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адре- сата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа.

 Якщо цей лист - відповідь на за- прошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за... Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо... Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за... Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за... Цей лист - вияв нашої вдячності за... Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви... Дозвольте висловити свою вдячність... Вдячні Вам за запрошення... Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...

III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті: Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу під- тримку.

Наприкінці листа можна висловити сподівання

Наприкінці листа можна також попросити вибачення за турботи чи ще раз повторити його за затримку з відповіддю або запізнення

IV Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми

 З повагою З повагою і найкращими побажаннями З удячністю і повагою З належною до Вас пошаною Залишаємося з пошаною Зі щирою повагою (пошаною)

 Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставить- ся, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис».

 Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умо- ви, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис

 V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону. Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові, за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною. Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

 

42. Лист-запит

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну,

попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прей-

скурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманоюна виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов'язково вказуємо:

• підставу для запиту;

• назву товару (його марку, якість, модель тощо);

• умови й термін постачання;

• умови оплати.

 

Лист-відповідь на запит

Лист-запит, безперечно, потребує відповіді; ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, за-

пропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні. Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у від- повідь на запит надсилаєте оферту.

Оферта - це письмова пропозиція про постачання товару, яку ро- бить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції

 

Якщо Ви не можете надати пропозицію на постачання того чи ін-шого потрібного замовникові товару, неодмінно надішліть аргумен-товану відмову:

Інколи у відповіді на запит можна запропонувати змінити його умови: кількість товару, модель, термін постачання тощо.

 

43. Протокол. Вимоги до тексту протоколу.

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, за-

сідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа,конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

• стислі - записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу; • повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіаль-

ного органу; • стенографічні - весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Індекс (номер).

3. Дата.

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених

засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність при-

йнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

• вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лівого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абеткою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають

список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному,

а не у знахідному (форма Про розгляд і затвердження... не ре-комендована) відмінку.

• Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будують за схемою:

1. СЛУХАЛИ:

2. ВИСТУПИЛИ:

3. УХВАЛИЛИ:

44. Витяг з протоколу - це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Його складають, надсилають (або

передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Дата протоколу.

4. Текст витягу.

5. Дата складання витягу.

6. Підпис секретаря або голови засідання.

7. Печатка. Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала

лише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг

засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.